Setelah menyelesaikan tinjauan pekerjaan karayawan dengan supervisor atau manajer, mereka mungkin akan memberikan performance improvement plan.
Performance improvement plan (PIP) memberikan sasaran yang jelas untuk meningkatkan pekerjaan karyawan dan berkontribusi lebih banyak kepada tim kerja.
Dari sisi karyawan, PIP juga bisa membantu mereka mengembangkan keterampilan baru untuk mendapatkan promosi.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu performance improvement plan, mengeksplorasi beberapa tips tentang cara menanggapi performance improvement plan, dan memberikan beberapa contoh.
Apa yang Dimaksud dengan Performance Improvement Plan?
Performance improvement plan, juga disebut rencana tindakan kinerja karyawan, adalah dokumen yang merinci bidang-bidang di mana seorang karyawan kurang dan apa yang dapat mereka lakukan untuk meningkatkannya.
Biasanya memiliki tenggat waktu untuk mencapai tujuan yang ditentukan-biasanya 30, 60 atau 90 hari. Dokumen ini juga menentukan hasil potensial jika kinerja mereka terus tidak memenuhi standar.
Performance improvement plan juga bisa mempersiapkan Anda untuk promosi atau perpindahan lateral. Jika atasan Anda melihat bahwa Anda akan lebih cocok untuk pekerjaan lain, mereka mungkin akan menempatkan Anda pada performance improvement plan untuk melihat apakah Anda benar-benar dapat melakukan tugas-tugas baru dan seberapa baik.
Hal ini memberikan kesempatan kepada manajer Anda untuk menentukan apakah Anda cocok untuk peran tersebut sebelum menyetujui perubahan ini. Hal ini juga membantu Anda memutuskan apakah Anda ingin pindah kerja.
Baca juga: Performance Appraisal: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kelebihan, Kekurangan, dan Tips Melakukannya
Manfaat Performance Improvement Plan
Berikut ini adalah manfaat performance improvement plan:
Memotivasi karyawan untuk melakukan yang terbaik
Performance improvement plan dapat mendorong karaywan untuk unggul dalam pekerjaan mereka.
Hal ini memungkinkan karaywan mengetahui bahwa manajer atau supervisor mereka peduli terhadap bawahan dan ingin melihat mereka berkembang. Ketika karyawan merasa dihargai, mereka cenderung lebih terlibat dan produktif.
Mempersiapkan karaywan untuk promosi
Jika manajer ingin mempersiapkan karyawan tersebut untuk pekerjaan baru, mereka sering memberi karyawan serangkaian tugas dan panduan dengan PIP. Jika hasilnya positif, karayawan yang bersangkutan mungkin bisa mendapatkan promosi.
Meningkatkan keterampilan dan kemampuan karyawan
Performance improvement plan membantu karayawan menyadari potensi mereka sendiri dengan memungkinkan mereka untuk meningkatkan keterampilan yang sudah dimiliki dan menunjukkan bagaimana mereka bisa mendapatkan keterampilan baru.
Anda mungkin juga dapat mengukur kemajuan karaywan Anda dengan lebih baik saat mereka mengembangkan kemampuan dengan PIP, yang dapat membantu mereka menunjukkan upaya terbaik dalam bisnis.
Baca juga: Underperformance Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya
Tips dalam Menanggapi Performance Improvement Plan
Sebagai karyawan, akan sangat membantu untuk mengetahui cara menanggapi PIP jika Anda menerimanya. Berikut ini beberapa tips tentang cara menanggapi performance improvement plan:
1. Miliki sikap positif
Mengerjakan performance improvement plan Anda dengan sikap positif dapat membantu Anda mencapai sasaran dengan lebih mudah dan menciptakan kebiasaan kerja yang baik.
Jika Anda memulai PIP dengan pola pikir untuk meningkatkan keterampilan dan sikap Anda terhadap tanggung jawab sehari-hari, hal ini bisa menunjukkan kepada atasan Anda, bahwa Anda menanggapi saran mereka dengan serius dan mendekatinya dengan tekad yang bulat.
2. Bertanggung jawab
Jika manajer atau atasan Anda mendekati Anda dengan performance improvement plan, pertimbangkan untuk mendengarkan dengan saksama pembinaan dan saran mereka, dan bertanggung jawab atas ketidaksempurnaan apa pun dalam pekerjaan Anda yang mungkin menyebabkan situasi ini.
Hal ini bisa membantu menunjukkan kepada atasan bahwa Anda serius untuk berkembang sebagai karyawan dan bahwa Anda memiliki keinginan untuk terus bekerja dengan perusahaan.
Misalnya, jika pemberi kerja menyebutkan kesulitan Anda dalam memenuhi tenggat waktu, Anda bisa menanggapinya dengan: “Saya sangat menyesal karena melewatkan beberapa tenggat waktu. Saya berharap bisa meningkatkan keterampilan manajemen waktu saya dan memenuhi tugas saya dengan lebih baik di perusahaan ini.”
Baca juga: 10 Tips Melakukan Penilaian Kinerja Organisasi
3. Minta waktu tambahan
Kadang-kadang pemberi kerja akan memberikan tenggat waktu kepada PIP Anda. Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk meminta waktu tambahan untuk memenuhi sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan oleh manajer atau atasan Anda.
Meminta perpanjangan tenggat waktu dapat membantu Anda memenuhi performance improvement plan Anda dengan memberi Anda lebih banyak waktu untuk melakukan perbaikan.
Misalnya, jika atasan memberi tahu Anda bahwa mereka akan meninjau kinerja Anda lagi setelah tiga minggu, tanyakan apakah mungkin untuk memiliki waktu empat atau lima minggu untuk memenuhi persyaratan mereka dan meningkatkan keterampilan kerja Anda.
Baca juga: Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya
4. Minta bantuan
Meminta bantuan dari manajer Anda dapat memberi Anda wawasan tentang cara memenuhi tanggung jawab pekerjaan Anda dan menunjukkan kesediaan Anda untuk meningkatkan keterampilan Anda.
Hal ini dapat membantu untuk membuat pertanyaan Anda spesifik dan menggunakannya untuk menanyakan lebih lanjut tentang cara memenuhi atau melampaui harapan manajer Anda.
Misalnya, jika manajer Anda mengatakan bahwa hasil kerja Anda tidak sesuai dengan kualitas yang mereka cari, pertimbangkan untuk meminta mereka menjelaskan secara lebih rinci kualitas pekerjaan yang mereka harapkan dan bagaimana Anda bisa memenuhi harapan tersebut.
Baca juga: Apa itu PMTK dalam PHK? Berikut Penjelasan Lengkapnya
5. Tingkatkan upaya Anda
Meningkatkan upaya kerja Anda dapat membantu menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhi tujuan PIP.
Hal ini bisa termasuk menghasilkan lebih banyak hasil kerja untuk manajer Anda, memberikan jam kerja ekstra di kantor atau lokasi bisnis Anda, dan muncul untuk bekerja tepat waktu dan siap untuk pergi.
Namun demikian, akan sangat membantu jika Anda mengetahui batas-batas Anda dan hanya meningkatkan upaya Anda sampai pada titik yang tidak membuat Anda lelah.
Hal ini bisa membantu Anda mempertahankan tingkat upaya ini setelah Anda memenuhi performance improvement plan Anda.
6. Lakukan pemeriksaan secara teratur
Memeriksa dengan manajer atau atasan Anda secara teratur tentang kemajuan PIP Anda dapat membantu menunjukkan kepada atasan Anda dedikasi Anda untuk meningkatkan diri dan dapat membantu Anda mengetahui apakah langkah-langkah yang Anda ambil untuk memenuhi tujuan performance improvement plan Anda berhasil.
Pertimbangkan untuk berbicara dengan manajer Anda secara konsisten, baik mingguan atau dua mingguan, untuk mengetahui apakah Anda memenuhi harapan mereka atau jika Anda perlu mengubah metode pendekatan Anda terhadap tujuan PIP.
Baca juga: Career Capital: Pengertian dan Cara Mengembangkannya
7. Berbicara dengan tim Anda
Kolega dan rekan kerja Anda bisa menjadi contoh yang luar biasa tentang cara meningkatkan kebiasaan dan keterampilan kerja Anda.
Berbicara dengan mereka tentang bagaimana mereka melakukan pendekatan terhadap tanggung jawab peran mereka dan meminta saran dari mereka, bisa menunjukkan kepada mereka dan atasan Anda, bahwa Anda bersedia bekerja keras dan merespons dengan baik performance improvement plan Anda.
Misalnya, jika manajer Anda memberi tahu Anda bahwa laporan penjualan Anda kurang detail atau berkualitas, pertimbangkan untuk berbicara dengan kolega penjualan lainnya dan lihat apakah mereka bersedia berbagi kiat atau teknik tentang cara meningkatkannya.
Baca juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
8. Tetapkan target Anda sendiri
Selain dari tujuan performance improvement plan Anda, akan sangat membantu untuk menetapkan sasaran Anda sendiri yang dapat Anda capai juga.
Target atau sasaran ini bisa bersifat pribadi bagi Anda dan perkembangan yang Anda inginkan, atau mungkin menambahkan tantangan atau tingkat lain pada sasaran PIP.
Dengan mencoba menyelesaikan sasaran atau tujuan yang lebih sulit daripada yang ditugaskan oleh manajer atau atasan Anda, Anda mungkin bisa mencapai sasaran atasan Anda dengan lebih mudah.
Misalnya, jika atasan Anda memberi tahu Anda bahwa Anda perlu melakukan 12 penjualan lagi untuk memenuhi persyaratan performance improvement plan Anda, pertimbangkan untuk menetapkan sasaran bagi diri Anda sendiri untuk melakukan 15 atau 20 penjualan.
Hal ini bisa membantu Anda bekerja lebih keras dan mungkin melampaui sasaran manajer Anda sambil menunjukkan kepada mereka bahwa Anda bersedia untuk berkembang dalam peran Anda di perusahaan.
Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya
Contoh Performance Improvement Plan
Berikut ini beberapa contoh performance improvement plan:
Contoh 1
Andiawan
Manajer Akun Penjualan
1 Desember 2022
Alasan Performance Improvement Plan
Tujuan dari performance improvement plan ini adalah untuk mengidentifikasi masalah dalam kinerja kerja Anda, mengklarifikasi ekspektasi posisi dan membantu Anda tetap memiliki reputasi yang baik di ComTech Company.
Performance improvement plan
Dokumen ini memberi Anda rencana untuk meningkatkan kinerja Anda di bidang-bidang berikut:
- Masalah no. 1: Anda diharapkan mempertahankan tingkat retensi pelanggan sebesar 60% setiap kuartal.
- Anda tidak memenuhi target retensi minimum untuk Q3 2020.
- Masalah no. 2: Anda diharapkan memenuhi setidaknya 70% dari kuota triwulanan.
- Anda tidak memenuhi kuota penjualan minimum untuk Q3 2020.
Tindakan yang Diperlukan untuk Meningkatkan Kinerja
Untuk meningkatkan kinerja Anda, Anda diharuskan menyelesaikan aktivitas berikut dalam waktu 60 hari:
- Memastikan setidaknya lima janji temu prospek per minggu
- Berkomitmen untuk setidaknya tiga jam waktu telepon, di kantor, setiap hari
- Melakukan tidak kurang dari dua kunjungan langsung dengan pelanggan yang sudah ada per kuartal
- Kirimkan daftar prospek mingguan Anda kepada supervisor Anda setiap hari Selasa pukul 10 pagi.
- Bertemu dengan manajer Anda setiap hari Jumat pukul 10 pagi untuk mendiskusikan daftar prospek, kesepakatan yang tertunda dan janji temu yang telah diselesaikan
- Selesaikan modul penjualan Tingkat 2 perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi pada akhir Agustus 2023.
- Mintalah bantuan dan bimbingan dari manajer Anda sesuai kebutuhan
Dengan mengikuti performance improvement plan ini, kami yakin Anda akan dapat meningkatkan kinerja dan memenuhi harapan CompTech Company.
Jika Anda gagal memenuhi 70% dari kuota Q4 Anda dan mencapai tingkat retensi pelanggan sebesar 60% pada tanggal 31 Desember 2023, Anda akan dikenakan tindakan disipliner, termasuk pemindahan, penurunan pangkat, atau pemutusan hubungan kerja.
[Tanda tangan]
Baca juga: Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap
Contoh 2
*Nama Supervisor: Erlinda Harrison, Manajer Sumber Daya Manusia*
*Nama Karyawan: Budi Suseno, Perwakilan Layanan Pelanggan*
*Tanggal: 31 Desember 2020*
*Alasan: Anda terus melampaui angka penjualan Anda sebesar 10% setiap kuartal selama lima kuartal terakhir. Karena prestasi Anda, kami ingin menempatkan Anda pada PIP untuk membantu Anda mempersiapkan diri untuk posisi manajer penjualan.*
*Harapan: Selama 30 hari ke depan, kami ingin Anda memimpin Tim A dalam peran pengawasan. Tugas baru akan mencakup memimpin rapat shift, menyelesaikan masalah pelanggan yang meningkat, menjawab pertanyaan karyawan dan melakukan kontak dengan 10 pelanggan baru per minggu. Jika kinerja Anda memuaskan pada akhir 30 hari, kami akan mulai memproses promosi Anda menjadi manajer penjualan.*
*Rekomendasi: Anda akan menemukan serangkaian tautan di bawah ini yang mengarahkan Anda ke sumber daya yang bermanfaat dalam database kami. Jika Anda memiliki pertanyaan selama periode tersebut, jangan ragu untuk bertanya kepada saya. Saya akan segera mengirimkan undangan email kepada Anda.*
[Tanda Tangan Manajer]
Erlinda Harisson
[Tanda Tangan Karyawan]
Budi Suseno
Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja
Contoh 3
Nama karyawan: Katrina
Jabatan pekerjaan: Data Scientist 1
Tanggal 15 Februari 2021
*Alasan performance improvement plan: Pada tanggal 24 Januari, kami membahas masalah dalam entri data Anda. Pada dua kesempatan, ditemukan bahwa Anda salah memasukkan data ke dalam kumpulan big data dan kesalahan tidak terdeteksi sampai data diproses. Pada hari Jumat, 12 Februari, Anda membuat kesalahan dalam mencatat informasi keterlibatan pelanggan dengan tidak menyertakan salah satu variabel dalam kumpulan data. Hal ini menyebabkan visualisasi yang dihasilkan tidak akurat dan miring.*
*Harapan: Berhati-hatilah saat melakukan entri data dan pastikan semua input mencerminkan data secara akurat. Selain itu, pastikan visualisasi akurat dan data diproses dengan benar.*
Tindakan:
- Selesaikan pelatihan dalam pemrosesan data dan praktik terbaik SPSS pada akhir Februari.
- Mintalah supervisor Anda untuk meninjau pekerjaan Anda untuk akurasi.
- Luangkan waktu satu jam setelah Anda menyelesaikan setiap tugas entri data untuk meninjau input untuk kedua kalinya guna memastikan bahwa data tersebut akurat.
Saya akan memeriksa kemajuan Anda setiap minggu (Jumat pukul 10:00 pagi) dan secara teratur meninjau hasil tugas Anda saat selesai. Performance improvement plan ini berlaku efektif hari ini dan mencakup 30 hari ke depan. Saya akan meninjau hasil upaya Anda pada 30 Februari 2021.
[Tanda Tangan Manajer]
Ananda Setiawan
[Tanda Tangan Karyawan]
Katrina
Baca juga: Key Result Area: Pengertian, Cara Membuatnya, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai performance improvement plan yang berguna baik untuk Anda bagi pemilik bisnis, tim HR, atau karyawan dalam sebuah bisnis.
Untuk memantau dan mengelola kinerja karyawan dengan lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HRIS yang lebih modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang memiliki fitur lengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.