Dowload 10 Contoh Surat Teguran dan Templatenya

Tahukah Anda bahwa di dalam perusahaan ada aturan yang harus dipenuhi ketika menegur karyawan?

Tindakan menegur ini diberikan perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap aturan, norma, ataupun kebijakan yang dimiliki perusahaan.

Biasanya teguran ini diberikan dalam bentuk surat yang langsung disampaikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Surat teguran ini dijadikan sebagai alat komunikasi resmi yang menyampaikan peringatan atau pemberitahuan terhadap perilaku atau tindakan karyawan yang melanggar aturan.

Secara umum, selain menggunakan istilah surat teguran, perusahaan juga sering menggunakan istilah surat peringatan.

Meski sering digunakan secara bergantian, namun makna yang dimiliki oleh kedua surat ini serupa.

Di beberapa perusahaan ada yang menggunakan surat teguran sebagai bentuk pemberitahuan awal yang lebih ringan di mana perusahaan masih memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerja atau perilaku.

Sedangkan pada surat peringatan dianggap sebagai bentuk pemberitahuan yang lebih serius setelah diberikan beberapa surat teguran sebelumnya.

Lalu bagaimana cara membuat surat teguran ini dan apa saja contoh surat teguran?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh surat teguran, aturan dalam memberikannya, hingga templatenya.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Bagaimana Aturan dalam Memberikan Teguran kepada Karyawan?

Surat teguran merupakan salah satu bentuk teguran yang diberikan secara tertulis oleh perusahaan kepada karyawan yang dinilai perlu dilakukan tindakan.

Contohnya adalah ketika seorang karyawan terbukti melakukan kesalahan yang merugikan perusahaan.

Surat teguran ini memiliki jenis yang berbeda-beda, mulai dari SP1, SP2, dan SP3 dan biasanya diberikan sebelum diambil keputusan pemutusan hubungan kerja.

Surat teguran ini sering kali diberikan ketika manajer atau atasan telah memberikan peringatan lisan kepada karyawan yang bersangkutan.

Dalam memberikan surat teguran ini ada aturan yang harus diikuti oleh perusahaan, yakni sesuai UU Ketenagakerjaan.

Dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 dijelaskan bahwa setiap karyawan yang melakukan pelanggan tidak bisa diberhentikan secara langsung.

Sebelum perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja, perusahaan harus memberikan surat teguran terlebih dahulu, mulai dari SP1, SP2, hingga SP3.

Ketentuan ini dikecualikan jika terdapat ketentuan pemberhentian kerja secara pihak oleh perusahaan yang dijelaskan di dalam perjanjian kontrak kerja.

Selain itu, tindakan atau perbuatan yang melanggar atau layak diberikan teguran juga dijelaskan di dalam kontrak kerja.

Selain itu, sesuai dengan penjelasan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, di mana jangka waktu berlakunya surat teguran karyawan adalah 6 bulan.

Pihak yang mengeluarkan surat teguran ini adalah dari divisi HR di mana selain menerbitkan surat teguran, HR juga bertugas untuk mengawasi karyawan setelah diberikan surat teguran dan menentukan sanksi atau tidak lanjut yang perlu dilakukan.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Panggilan Internal dan Fungsinya

Apa Tujuan dari Surat Teguran Karyawan?

Surat teguran karyawan memiliki tujuan sebagai berikut:

1. Sebagai Alat Pembinaan

Tujuan yang pertama adalah sebagai alat pembinaan kepada karyawan di mana dengan memberikan surat ini diharapkan karyawan dapat memperbaiki sikap dan performa.

2. Memberikan Efek Jera

Memberikan surat teguran juga sebagai langkah untuk memberikan efek jera kepada karyawan.

Dengan diberikan surat teguran ini diharapkan karyawan tidak mengulangi kesalahan dan memperbaiki sikap atau kinerja yang dimiliki.

3. Sebagai Bukti Tertulis yang Sah

Surat teguran juga dijadikan sebagai bukti tertulis yang sah di mata hukum.

Karena diberikan secara bertahap dari SP1 hingga SP3, jika nantinya terjadi pemutusan hubungan kerja, surat-surat yang telah diberikan ini dapat dijadikan bukti sah bahwa perusahaan telah melakukan prosedur peringatan.

4. Dasar Tindak Lanjut

Jika memang tidak ada perbaikan dari sisi karyawan, maka perusahaan bisa menjadikan surat sebagai dasar untuk tindak lanjut.

Misalnya akan dilakukan PHK, maka surat teguran ini dapat dijadikan bukti bahwa perusahaan telah memberikan peringatan sebelumnya.

Baca Juga: Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja: Contoh dan Templatenya

Bagaimana Format Surat Teguran untuk Karyawan?

Dalam membuat surat teguran, ada format-format yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut:

1. Bagian judul surat, nomor, dan tanggal surat diterbitkan.
2. Nama lengkap dan jabatan atau divisi dari karyawan yang bersangkutan.
3. Isi dan alasan surat teguran diterbitkan.
4. Keterangan tambahan lainnya, misalnya tujuan dari diberikannya surat teguran yakni sebagai peringatan awal sehingga karyawan dapat taat aturan dan tidak mengulangi kesalahan.
5. Nama dari pembuat surat teguran dan tanda tangan di atas materai.

Baca Juga: Tata Tertib Perusahaan: Manfaat, Contoh, dan Cara Membuatnya

Bagaimana Karakteristik dari Surat Teguran Karyawan?

Di dalam surat teguran karyawan, ada karakteristik-karakteristik yang dimiliki, yakni:

1. Dari Sifat yang Dimiliki

Dari sifat yang dimilikinya, surat teguran bersifat preventif.

Preventif yang dimaksud di sini adalah dijadikan sebagai langkah awal untum melakukan perbaikan.

2. Dari Konteksnya

Dari konteks yang dimilikinya, surat teguran diberikan untuk pelanggaran ringan, misalnya dari keterlambatan kerja yang tidak berulang, kesalahan administratif, hingga pelanggaran kecil terhadap aturan yang ada di perusahaan.

3. Tujuannya

Dari tujuannya, surat teguran ini diberikan untuk mengingatkan karyawan untuk segera memperbaiki perilaku sebelum terjadi permasalahan yang lebih serius.

4. Konsekuensinya

Di dalam surat teguran tidak ada konsekuensi hukum yang signifikan, namun surat ini dapat didokumentasikan sebagai referensi jika terjadi pelanggaran yang lebih serius.

Baca Juga: Pelanggaran Karyawan: Pengertian dan Tips Meminimalisirnya

Contoh Surat Teguran untuk Karyawan

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat teguran untuk karyawan, berikut contoh surat teguran yang dapat menjadi referensi untuk Anda:

1. Contoh Surat Teguran Template

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP1)

Nomor: 001/SP1/HRD/V/2026

Kepada Yth.

Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi dan pengamatan perusahaan, diketahui bahwa Saudara telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, yaitu terlambat masuk kerja secara berulang sebanyak 7 kali selama bulan Mei 2026 tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Tindakan tersebut tidak sesuai dengan ketentuan disiplin kerja yang berlaku di perusahaan dan berpotensi mengganggu operasional serta produktivitas kerja.

Melalui surat ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada Saudara. Diharapkan Saudara dapat memperbaiki sikap dan kedisiplinan kerja serta tidak mengulangi pelanggaran yang sama di kemudian hari.

Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan.

Demikian surat peringatan ini dibuat untuk menjadi perhatian dan perbaikan di masa mendatang.

[Lokasi], [Tanggal]

Mengetahui,

HRD Manager

(tanda tangan)

[Nama HRD]

Penerima,

(tanda tangan)

[Nama Karyawan]

2. Contoh Surat Teguran Salah Input Data Pembayaran

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 010/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Hendra Wijaya
NIK : KRY-2020-019
Jabatan : Staff Keuangan
Departemen : Finance
Tanggal Bergabung : 7 April 2020

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil audit internal, ditemukan kesalahan input data pembayaran yang dilakukan Saudara pada tanggal 22 Mei 2026 sehingga mengakibatkan keterlambatan pembayaran kepada vendor perusahaan.

Perusahaan meminta Saudara untuk meningkatkan ketelitian dalam menjalankan tugas serta mematuhi prosedur kerja yang berlaku agar kejadian serupa tidak terulang.

Demikian surat teguran ini dibuat sebagai bentuk pembinaan dan evaluasi.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Hendra Wijaya

3. Contoh Surat Teguran Sikap Tidak Profesional

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 009/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Yudi Setiawan
NIK : KRY-2023-066
Jabatan : Staff Purchasing
Departemen : Procurement
Tanggal Bergabung : 15 Mei 2023

Dengan hormat,

Perusahaan menerima laporan mengenai perilaku Saudara yang tidak profesional terhadap rekan kerja berupa penggunaan kata-kata yang tidak pantas saat jam kerja.

Perusahaan mengharapkan Saudara menjaga etika komunikasi dan profesionalisme dalam lingkungan kerja.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Yudi Setiawan

4. Contoh Surat Teguran Meninggalkan Area Kerja

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 008/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Ahmad Fauzi
NIK : KRY-2021-087
Jabatan : Operator Gudang
Departemen : Warehouse
Tanggal Bergabung : 10 September 2021

Dengan hormat,

Pada tanggal 28 Mei 2026, Saudara meninggalkan area kerja selama jam operasional tanpa persetujuan atasan langsung.

Perusahaan mengingatkan bahwa setiap karyawan wajib memperoleh izin sebelum meninggalkan tempat kerja selama jam kerja berlangsung.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Ahmad Fauzi

5. Contoh Surat Teguran Tidak Menyelesaikan Laporan

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 007/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Fajar Nugroho
NIK : KRY-2022-036
Jabatan : Project Coordinator
Departemen : Project Management
Tanggal Bergabung : 3 Januari 2022

Dengan hormat,

Saudara tidak menyelesaikan laporan proyek bulanan sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan sehingga menghambat proses pelaporan manajemen.

Perusahaan meminta Saudara meningkatkan pengelolaan pekerjaan dan memastikan seluruh tugas diselesaikan tepat waktu.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Fajar Nugroho

6. Contoh Surat Teguran Penggunaan Kendaraan Operasional Tanpa Izin

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 006/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Eko Saputra
NIK : KRY-2020-054
Jabatan : Staff IT
Departemen : Teknologi Informasi
Tanggal Bergabung : 20 Oktober 2020

Dengan hormat,

Perusahaan menemukan penggunaan kendaraan operasional perusahaan untuk kepentingan pribadi tanpa izin pada tanggal 25 Mei 2026.

Tindakan tersebut melanggar kebijakan penggunaan aset perusahaan. Saudara diminta untuk tidak mengulangi tindakan serupa di kemudian hari.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

7. Contoh Surat Teguran Penjualan di Bawah Target

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 005/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Siti Nurhaliza
NIK : KRY-2023-027
Jabatan : Sales Executive
Departemen : Sales & Marketing
Tanggal Bergabung : 8 Maret 2023

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi kinerja periode Februari–Mei 2026, pencapaian target penjualan Saudari berada di bawah standar minimum perusahaan selama empat bulan berturut-turut.

Perusahaan meminta Saudari untuk meningkatkan kinerja dan berkoordinasi dengan atasan langsung dalam menyusun rencana perbaikan.

Demikian surat teguran ini dibuat sebagai bentuk pembinaan.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Siti Nurhaliza

8. Contoh Surat Teguran Tidak Menjalankan SOP

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 004/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Rahmat Hidayat
NIK : KRY-2021-073
Jabatan : Teknisi Mesin
Departemen : Maintenance
Tanggal Bergabung : 12 Juli 2021

Dengan hormat,

Berdasarkan laporan supervisor, Saudara tidak menjalankan prosedur operasional standar (SOP) dalam proses pemeriksaan mesin pada tanggal 30 Mei 2026 sehingga menyebabkan terjadinya gangguan operasional.

Perusahaan mengingatkan agar Saudara selalu mematuhi SOP yang telah ditetapkan demi menjaga keselamatan kerja dan kelancaran operasional.

Demikian surat teguran ini diberikan untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Rahmat Hidayat

9. Contoh Surat Teguran Tidak Menggunakan Seragam Kerja

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 003/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Dedi Kurniawan
NIK : KRY-2024-008
Jabatan : Customer Service
Departemen : Operasional
Tanggal Bergabung : 5 Februari 2024

Dengan hormat,

Pada tanggal 29 Mei 2026, Saudara diketahui tidak menggunakan seragam kerja sesuai ketentuan perusahaan tanpa alasan yang dapat dibenarkan.

Penggunaan seragam merupakan bagian dari standar profesionalisme dan identitas perusahaan yang wajib dipatuhi oleh seluruh karyawan.

Perusahaan mengharapkan Saudara mematuhi aturan yang berlaku agar pelanggaran serupa tidak terulang.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Dedi Kurniawan

10. Contoh Surat Teguran Tidak Hadir Bekerja

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT TEGURAN

Nomor: 002/ST/HRD/VI/2026

Data Karyawan

Nama : Andi Pratama
NIK : KRY-2022-041
Jabatan : Operator Produksi
Departemen : Produksi
Tanggal Bergabung : 15 Agustus 2022

Dengan hormat,

Perusahaan mencatat bahwa Saudara tidak hadir bekerja pada tanggal 27–28 Mei 2026 tanpa pemberitahuan maupun dokumen pendukung yang sah.

Tindakan tersebut melanggar tata tertib perusahaan mengenai kewajiban kehadiran dan pelaporan ketidakhadiran karyawan.

Perusahaan meminta Saudara untuk lebih bertanggung jawab dan mengikuti prosedur perizinan yang berlaku apabila berhalangan hadir.

Demikian surat teguran ini disampaikan untuk menjadi perhatian.

Jakarta, 1 Juni 2026

HRD Manager

Rina Kartika

Penerima Teguran

Andi Pratama

Download Contoh Surat Teguran PDF

Download Template Surat Teguran Karyawan

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat teguran, berikut template-nya yang bisa Anda download:

Download Template Surat Teguran Format Doc

Apa Saja Perbedaan Utama Surat Teguran dan Surat Peringatan Karyawan?

Selain surat teguran, perusahaan juga bisa memberikan teguran dalam bentuk surat peringatan.

Memang keduanya memiliki fungsi yang hampir sama, namun ada perbedaan-perbedaan yang dimiliki keduanya, yakni:

1. Dari Tingkat Keseriusan Pelanggarannya

Dari tingkat keseriusan pelanggarannya, surat teguran dan surat peringatan memiliki perbedaan sebagai berikut:

• Surat teguran: Diberikan jika terjadi pelanggaran ringan yang biasanya terjadi sekali atau jarang terjadi, misalnya terjadi keterlambatan presensi atau adanya kesalahan kecil di dalam pekerjaan.
• Surat peringatan: Diberikan untuk pelanggaran yang lebih serius atau dilakukan berulang kali, misalnya absen tanpa keterangan selama berkali-kali, adanya pelanggaran etika, hingga ketidakpatuhan terhadap perintah langsung dari atasan.

2. Tujuan yang Dimiliki

Dari tujuannya, surat teguran dan surat peringatan memiliki perbedaan sebagai berikut:

• Surat teguran: Memiliki tujuan untuk memberikan peringatan awal kepada karyawan sehingga karyawan dapat memperbaiki sikap dan perilaku sebelum dilakukan tindakan yang lebih serius.
• Surat peringatan: Tujuannya adalah untuk memberikan peringatan secara formal dengan konsekuensi jelas yang harus dihadapi karyawan jika tidak ada perubahan perilaku.

Baca Juga: 10 Cara Mendisiplinkan Karyawan dan Manfaat Pentingnya

3. Konsekuensi yang Timbul

Dari konsekuensi yang timbul, surat teguran dan surat peringatan memiliki perbedaan sebagai berikut:

• Surat teguran: Tidak menimbulkan konsekuensi secara langsung bagi karyawan. Surat ini diberikan sebagai upaya memberikan kesempatan agar karyawan memperbaiki diri.
• Surat peringatan: Surat peringatan memiliki tahapan yang membawa konsekuensi lebih serius, termasuk terjadinya pemecatan jika surat peringatan ketiga dikeluarkan dan karyawan tidak memperbaiki sikap.

4. Dokumentasi dan Tahapannya

Dari dokumentasi dan tahapannya, surat teguran dan surat peringatan memiliki perbedaan sebagai berikut:

• Surat teguran: Surat teguran dapat terdokumentasikan di dalam catatan karyawan, namun surat ini seringkali tidak membawa implikasi hukum yang besar dan hanya disimpan sebagai referensi.
• Surat peringatan: Memiliki sifat sangat formal dan terdokumentasikan dengan baik. Biasanya diberikan secara bertahap, mulai dari SP 1 hingga SP 3 sesuai pelanggaran yang telah dilakukan.

Baca Juga: 10 Cara Mengatasi Karyawan Tidak Disiplin dan Penyebabnya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai contoh surat teguran yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat teguran diberikan kepada karyawan sebagai langkah awal agar karyawan memperbaiki sikap ataupun kinerjanya.

Memberikan surat teguran penting dilakukan karena bisa dijadikan referensi jika harus dilakukan tindak tegas karena tidak ada perubahan dari karyawan.

Oleh karenanya penting bagi Anda untuk membuat surat teguran dengan tepat dan contoh surat teguran di atas dapat dijadikan sebagai referensi untuk Anda.

Untuk mendukung pengelolaan karyawan di perusahaan, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.