Bagian dari mengelola bisnis adalah menangani kinerja dan perilaku karyawan yang tidak memenuhi standar Anda. Salah satu cara untuk mengambil tindakan disipliner adalah dengan memberikan surat peringatan tertulis kepada karyawan.
Surat peringatan karyawan dapat mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka, dan mereka memberikan bukti kinerja yang buruk jika Anda memutuskan untuk memecat karyawan tersebut.
Pada artikel kali ini kita akan mempelajari dasar-dasar surat peringatan karyawan secaea lengkap dan memberikan contoh surat peringatan karyawan yang bisa Anda download langsung dan gratis.
Apa itu Surat Peringatan Karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah dokumen formal yang menyatakan kesalahan karyawan, seperti kegagalan untuk mematuhi kebijakan perusahaan, perilaku tidak profesional, atau keterlambatan.
Buku pegangan karyawan atau employee handbook perusahaan Anda harus berisi informasi tentang apa yang dianggap sebagai pelanggaran menurut kebijakan SDM Anda.
Ini sering mencakup bagaimana karyawan perlu memperbaiki perilaku dan konsekuensi tambahan. Sebuah peringatan tertulis sering datang setelah peringatan lisan jika karyawan tidak membaik.
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Peringatan Karyawan?
Pertimbangkan untuk memasukkan elemen-elemen ini dalam pemberitahuan peringatan karyawan Anda:
- Nama Perusahaan
- Nomor peringatan
- Nama karyawan dan jabatan
- Nama penyelia
- Nama perwakilan SDM
- Tanggal pengeluaran
- Pernyataan pengantar
- Pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan
- Konsekuensi dari kegagalan untuk memperbaiki pelanggaran
- Tanda tangan dan tanggal supervisor
- Pernyataan pengakuan karyawan
- Tanda tangan dan tanggal karyawan
Baca juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya
Bagaimana Cara Memperingatkan Seorang Karyawan?
Peringatan sering kali merupakan bagian dari disiplin progresif di tempat kerja. Banyak perusahaan memulai dengan peringatan lisan dan berkembang menjadi peringatan tertulis.
Anda juga dapat membuat rencana dengan karyawan tersebut untuk memperbaiki perilaku mereka sebelum Anda memberikan konsekuensi yang lebih parah, hingga pemutusan hubungan kerja.
Saat memperingatkan seorang karyawan tentang perilaku atau kinerja, bersikaplah jelas dan tegas. Beri tahu mereka tentang apa yang akan terjadi jika mereka tidak memperbaiki masalah. Biarkan karyawan tahu bahwa Anda ingin mereka berhasil.
Baca juga: Pengertian PKWT dan Contoh PKWT yang Bisa di Download
Template Surat Peringatan Karyawan
Templat formulir peringatan karyawan ini bisa membantu Anda membuat dokumen pemberitahuan peringatan karyawan Anda sendiri.
[Nama perusahaan]
Peringatan [nomor]
Nama karyawan:
Judul pekerjaan:
Nama Pengawas:
Nama Perwakilan SDM:
Tanggal:
Yang terhormat [Nama Lengkap Karyawan]
Departemen SDM Anda telah diberitahu oleh manajer Anda bahwa Anda telah melakukan tindakan berikut yang tidak mematuhi kebijakan [Nama Perusahaan]:
- Pelanggaran 1: Penjelasan
- Pelanggaran 2: Penjelasan (jika lebih dari satu pelanggaran)
- Pelanggaran 3: Penjelasan (jika lebih dari dua pelanggaran)
Anda menerima peringatan lisan pada [Tanggal].
Konsekuensi berikut akan diterapkan, dalam urutan eskalasi, jika Anda tidak menunjukkan peningkatan atau menghentikan pelanggaran kebijakan perusahaan:
- Peringatan lisan kedua
- Pemberitahuan peringatan terdokumentasi kedua
- Penangguhan pekerjaan tanpa bayaran selama satu minggu kerja
- Pemberitahuan peringatan ketiga dan terakhir diikuti dengan pertemuan langsung
- Pemutusan Hubungan Kerja (Jika peringatan dan penangguhan yang lalu tidak menghasilkan perbaikan tindakan)
Kami bertekad untuk terus mendaftarkan pengetahuan ahli Anda sebagai [jabatan] di perusahaan kami, dan kami akan melakukan apa pun yang kami bisa untuk membantu Anda meningkatkan kinerja Anda untuk memenuhi standar kualitas kami.
Tanda Tangan Supervisor: (Nama supervisor di sini) Tanggal: (Tanggal disetujui di sini)
Pengakuan Karyawan: Saya dengan ini mengakui bahwa saya telah melakukan pelanggaran di atas dan mampu dan bersedia untuk melakukan koreksi yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan saya dengan [Nama Perusahaan]
Tanda Tangan Pegawai : (Nama pegawai disini) Tanggal : (Tanggal baca disini)
Baca juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya
Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan
Ada beberapa tips yang perlu diperhatikan saat memberikan peringatan tertulis kepada karyawan.
- Berikan peringatan lisan terlebih dahulu: Peringatan tertulis seharusnya hanya mengikuti peringatan lisan dan kegagalan karyawan untuk memperbaiki tindakan yang dibahas. Jadwalkan pertemuan satu lawan satu untuk membahas perilaku tersebut, dan beri mereka waktu untuk menunjukkan kepatuhan sebelum beralih ke pernyataan tertulis.
- Uraikan pelanggaran dengan jelas: Cantumkan tanggal tertentu, orang yang terlibat, dan detail lainnya untuk memastikan alasan peringatan itu jelas.
- Akhiri dengan pernyataan positif: Nyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah untuk meningkatkan hubungan mereka dengan karyawan dan peluang untuk sukses bersama.
Pertanyaan Umum Tentang Surat Peringatan Karyawan
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang pemberitahuan peringatan karyawan:
Metode apa yang harus Anda gunakan untuk menyampaikan surat peringatan kepada karyawan?
Kirim dokumen ini dalam email, dengan baris subjek yang menunjukkan subjek dengan jelas, atau kirimkan salinan cetak melalui HR. Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan untuk memberikan dokumen tertulis kepada karyawan dan mendiskusikan rencana perbaikan.
Tindakan apa yang merupakan pelanggaran dan membuat pemutusan hubungan kerja otomatis?
Peringatan umumnya membahas kegagalan untuk mematuhi kebijakan tempat kerja, kinerja kerja yang tidak konsisten, atau kehadiran yang terlambat.
Beberapa peristiwa mungkin memerlukan penghentian segera, termasuk pelecehan di tempat kerja, aktivitas penipuan, atau kekerasan verbal dan fisik terhadap rekan kerja.
Baca juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download
Apa yang harus terjadi setelah Anda mengeluarkan surat peringatan kepada seorang karyawan?
Setelah menyampaikan surat peringatan, temui karyawan tersebut untuk membahas langkah selanjutnya. Dengarkan kekhawatiran mereka dan tekankan keinginan Anda untuk memperbaiki situasi.
Pantau dengan cermat kinerja karyawan dan pujilah mereka atas perbaikan untuk mempertahankan pandangan positif.
Berapa banyak surat peringatan yang harus Anda berikan kepada karyawan?
Setiap perusahaan menetapkan kebijakannya sendiri tentang jenis peringatan yang digunakan dan jumlah peringatan yang diterima karyawan sebelum pemutusan hubungan kerja atau tindakan disipliner lainnya.
Anda dapat memberikan satu peringatan lisan sebelum beralih ke peringatan tertulis untuk masalah yang sama. Beberapa perusahaan menggunakan metode tiga peringatan atau SP 3 sebelum memecat seorang karyawan, tetapi seringkali tergantung pada kebijaksanaan Anda berdasarkan situasinya.
Beberapa pelanggaran mungkin cukup serius untuk melewatkan peringatan dan memecat karyawan dengan segera. Periksa dengan undang-undang ketanagakerjaan untuk memahami aspek hukum memecat seorang karyawan.
Bagaimana cara mengakhiri surat peringatan?
Akhiri surat peringatan dengan langkah selanjutnya atau koreksi yang diharapkan untuk masalah tersebut. Perjelas apa yang akan terjadi jika karyawan tidak memperbaiki masalah.
Sertakan tempat di bagian bawah untuk tanda tangan manajer dan karyawan. Sertakan pernyataan yang mengatakan tanda tangan menunjukkan bahwa karyawan tersebut menerima surat tersebut.
Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Apakah PIP merupakan peringatan tertulis?
Rencana peningkatan kinerja atau biasa dikenal dengan performance improvement plan (PIP) tidak sama dengan peringatan tertulis, tetapi sering digunakan bersama dengan peringatan tertulis atau jenis teguran lainnya.
PIP menguraikan masalah kinerja, tujuan peningkatan, dan langkah-langkah yang perlu diambil karyawan untuk mencapainya. Anda dapat mengembangkan PIP untuk karyawan tersebut pada saat yang sama dengan peringatan tertulis, atau Anda dapat memberi mereka peringatan terlebih dahulu dan membuat PIP jika mereka tidak memperbaikinya sendiri.
Baca juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan
Contoh Surat Peringatan Karyawan dan Template yang Bisa Anda Download
Berikut adalah contoh surat peringatan karyawan yang dibuat:
TechMarket Technology Systems & Solutions Co.
Surat Peringatan 1
Nama Karyawan: Andianto
Jabtan Pekerjaan: System administrator
Nama Supervisor: Budi
Nama Perwakilan SDM: Fauzzi
Tanggal: 2/07/22
Kepada Andianto yang terhormat,
Departemen SDM Anda telah diberi tahu oleh manajer Anda bahwa Anda telah melakukan tindakan berikut yang tidak mematuhi kebijakan Perusahaan Sistem & Solusi Teknologi TechMarket:
- Pelanggaran 1: Kegagalan untuk memenuhi tenggat waktu proyek awal untuk 1/21/22 dan batas waktu make up untuk 1/28/2
- Anda menerima teguran lisan pada tanggal 25 Januari 2022
Konsekuensi berikut akan diterapkan, dalam urutan eskalasi, jika Anda tidak menunjukkan peningkatan atau menghentikan pelanggaran kebijakan perusahaan:
- Peringatan lisan kedua
- Pemberitahuan peringatan kedua dikeluarkan
- Penangguhan pekerjaan tanpa bayaran selama satu minggu kerja
- Pemberitahuan peringatan ketiga dan terakhir diikuti dengan pertemuan langsung
- Pemutusan hubungan kerja
Kami bertekad untuk terus memperjuangkan posisi Anda sebagai System administrator internal di perusahaan kami, dan kami akan melakukan apa pun yang kami bisa untuk membantu Anda meningkatkan kinerja Anda untuk memenuhi standar kualitas kami.
Tanda tangan supervisor: Budi, Tanggal: 2/07/22
Pengakuan Karyawan: Dengan ini saya mengakui bahwa saya telah melakukan pelanggaran di atas dan mampu serta bersedia melakukan koreksi yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan saya di Perusahaan Sistem & Solusi Teknologi TechMarket.
Tanda tangan karyawan: Andianto, Tanggal: 2/07/20
Anda juga mendownload tempate surat peringatan karyawan format pdf yang biasa digunakan oleh kebanyakan perusahaan di Indonesia melalui tautan ini.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan
Kesimpulan
Memberikan surat peringatan karyawan memang bukanlah opsi populer, namun tindakan ini kadang diperlukan untuk meningkatkan kedisiplinan dan menjaga produktivitas karyawan Anda.
Terkadang, sebelum memberikan peringatan kepada karyawan terkait, Anda memerlukan data karyawan yang lengkap untuk mempelajari langkah yang akan Anda ambil selanjutnya.
Misalnya jika karyawan A baru melakukan pelanggaran sebulan lalu dan sekarang melakukan pelanggaran lagi, maka ada baiknya Anda melihat histori performa kinerja karyawan A untuk membuat keputusan apakah akan menerbitkan surat peringatan kedua atau langsung memecatnya. Sayangnya, jika Anda tidak memiliki sistem HR yang modern maka Anda akan kesulitan untuk melakukan hal ini.
Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR Gajihub untuk manajemen HR yang lebih baik dan optimal.
Gajihub adalah software payroll dan HR yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Jika Anda tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
5 thoughts on “Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Gratis”