Ada beberapa alasan yang membuat Anda perlu membuktikan pekerjaan Anda. Misalnya, saat hendak mengajukan kredit, beasiswa, ataupun mendaftar pekerjaan di perusahaan lain. Untuk itu, Anda dapat menyerahkan surat paklaring kerja kepada pihak yang bersangkutan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa yang dimaksud dengan surat paklaring kerja, fungsi, syarat, hingga contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Paklaring Kerja?
Surat paklaring kerja adalah surat yang berfungsi untuk mengkonfirmasi bahwa seorang karyawan pernah bekerja di suatu perusahaan pada posisi tertentu.
Surat ini umumnya diterbitkan oleh perusahaan yang ditinggalkan sebelum akhirnya karyawan tersebut melamar dan pindah kerja ke perusahaan baru. Isinya menjelaskan jenjang karier karyawan, mulai dari awal hingga akhir masa kerjanya.
Secara umum, surat paklaring kerja digunakan sebagai syarat lampiran dokumen saat seseorang ingin melamar pekerjaan di perusahaan baru. Melalui surat paklaring, perusahaan baru dapat menilai kualitas seseorang dari prestasi dan kontribusi yang tercantum dalam surat tersebut.
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Fungsi Surat Paklaring Kerja
Selain untuk melamar pekerjaan di perusahaan baru, surat paklaring kerja memiliki beberapa fungsi lainnnya, seperti:
1. Melamar Pekerjaan Baru
Biasanya, ketika perusahaan ingin mempertimbangkan apakah seorang karyawan cocok untuk posisi yang dilamar, mereka akan melihat pengalaman kerja sebelumnya. Hal inilah yang membuat surat paklaring kerja sangat penting.
Surat paklaring dapat menjadi bukti utama yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa calon karyawan memiliki pengalaman dalam bidang pekerjaan tertentu. Perusahaan dapat menggunakan surat tersebut sebagai dasar penilaian awal.
2. Pengajuan Kartu Kredit atau Pinjaman Bank
Pada beberapa perusahaan, seseorang dapat meminta surat paklaring kerja saat masih berstatus sebagai karyawan. Biasanya, surat tersebut diajukan untuk keperluan pinjaman atau aplikasi kartu kredit.
Hal ini disebabkan karena bank ingin megetahui status pekerjaan karyawan dan kemampuan mereka dalam membayar pinjaman atau tagihan kartu kredit.
Oleh karena itu, surat paklaring berfungsi untuk membuktikan bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja dan menerima gaji secara teratur.
Dalam beberapa kasus, karyawan juga meminta agar surat paklaring mencantumkan besaran gaji yang mereka terima. Tujuannya, agar bank percaya bahwa mereka memiliki pekerjaan yang stabil. Selama perusahaan tidak keberatan, maka tidak ada masalah hukum terkait permintaan tersebut.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Paklaring Kerja dan Juga Templatenya
3. Membuat BPJS Ketenagakerjaan
Seperti yang Anda ketahui, setiap karyawan perlu memiliki BPJS Ketenagakerjaan (BPJS TK) agar dapat mencairkan Jaminan Hari Tua (JHT). Salah satu syarat untuk membuat BPJS TK adalah menunjukkan surat paklaring kerja.
Dengan menunjukkan surat tersebut, Anda bisa mendapatkan seluruh atau sebagian dari JHT. Jadi, untuk mendapatkan dana JHT upayakan untuk memiliki surat paklaring yang telah dilegalisir.
4. Pengajuan Beasiswa Jalur Profesional
Jika Anda tertarik untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan S2/S3 dengan beasiswa, salah satu syarat yang perlu dipenuhi adalah menunjukkan surat paklaring. Melalui surat tersebut, Anda dapat membuktikan secara resmi kepada pemberi beasiswa.
Paklaring dapat membuktikan bahwa Anda benar-benar pekerja di perusahaan tersebut dengan kualitas dan juga prestasi yang berhasil dicapai sebagaimana terlampir.
Selain paklaring, umumnya Anda juga membutuhkan surat rekomendasi dari atasan atau pimpinan. Tujuannya, untuk menyatakan bahwa pihak perusahaan tidak keberatan jika karyawannya menempuh pendidikan tersebut.
Baca Juga: Syarat Pencairan BPJS Ketenagakerjaan
Syarat Untuk Mengajukan Surat Paklaring Kerja
Untuk memperoleh surat paklaring, berikut syarat-syarat yang harus Anda penuhi:
1. Minimal Telah Bekerja Satu Tahun
Paklaring hanya bisa diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama tahun. Oleh karena itu, jika masa kerja Anda kurang dari satu tahun, Anda belum bisa mendapatkan surat paklaring. Hal ini juga sejalan dengan etike dalam berkarier.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Permohonan Magang dan Tips Membuatnya
2. Mengundurkan Diri dengan Baik
Selain sebagai bukti sah bahwa Anda telah bekerja di sebuah perusahaan, paklaring juga berfungsi sebagai surat rekomendasi atau referensi dari perusahaan lama. Oleh karena itu, Anda wajib mengundurkan diri secara resmi dan baik-baik.
3. Memenuhi Seluruh Kewajiban Sebelum Mengundurkan Diri
Sudat paklaring adalah dokumen resmi yang tidak bisa dikeluarkan dengan sembarangan, Anda perlu memenuhi semua persyaratan dan kewajiban yang ada sebelum dapat memperolehnya.
Oleh karena itu, pastikan untuk menyelesaikan kewajiban Anda, mulai dari melakukan pekerjaan hingga mengirim surat pengunduran diri, baru setelah itu Anda dapat meminta dokumen ini.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
Langkah Mengajukan Surat Paklaring Kerja
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk mengajukan paklaring kepada pemberi kerja:
1. Tentukan Tujuan dan Format
Sebelum meminta paklaring dari pemberi kerja, tentukan tujuan dan format suratnya. Tujuan paklaring akan menentukan informasi yang harus disertakan. Format paklaring akan menentukan tata letak dan desain surat.
2. Kumpulkan Semua Informasi yang Diperlukan
Kumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk paklaring, seperti nama Anda, jabatan, masa kerja, gaji, dan informasi lain yang relevan.
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
3. Siapkan Surat Permintaan
Buat surat permintaan paklaring kepada atasan atau bagian SDM dengan mencantumkan tujuan permintaan, informasi pribadi, informasi kontak, dan informasi khusus yang diperlukan.
4. Ajukan Surat Permintaan
Kirim surat permintaan kepada pemberi kerja dengan menyerahkan langsung atau melalui email. Pastikan untuk melakukan tindak lanjut agar surat permintaan Anda diterima.
Jika Anda hendak mengajukannya melalui email berikut contoh format pengajuan paklaring yang bisa digunakan:
To: hrd@ptmajujaya.co.id
Cc: ceo@ptmajujaya.co.id
Subject: Permohonan Surat Paklaring Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama:
Jabatan:
Alamat:
Tempat, Tanggal Lahir:
Posisi Terakhir:
Bermaksud untuk mengajukan surat paklaring dari PT ____ (isi dengan nama perusahaan Anda) di mana surat tersebut akan saya gunakan untuk kepentingan _____ (isi sesuai tujuan Anda).
Dengan diterimanya surat paklaring tersebut, saya menyatakan bahwa saya telah memenuhi segala pekerjaan dan kewajiban saya di PT (si dengan nama perusahaan Anda).
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(nama dan tanda tangan)
5. Tunggu Proses Paklaring
Tunggu pemrosesan dan penyiapan paklaring oleh pemberi kerja. Waktu prosesnya bisa berbeda-beda, tergantung pada pemberi kerja. Anda mungkin perlu melakukan tindak lanjut untuk memastikan prosesnya berjalan lancar.
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
6. Periksa Paklaring
Periksa paklaring yang diterima dan pastikan informasi yang tercantum akurat dan sudah lengkap. Jika ada kesalahan, sampaikan kepada pemberi kerja agar dapat diperbaiki.
7. Gunakan Paklaring dengan Baik
Gunakan COE sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Simpan salinan untuk referensi pribadi dan berikan salinan kepada pihak yang membutuhkannya.
Baca Juga: Download Contoh Surat Keterangan Gaji Gratis dan Mudah
Panduan Membuat Surat Paklaring Kerja
Jika Anda perlu membuat surat paklaring kerja untuk seseorang, penting untuk memastikan bahwa surat tersebut memberikan informasi yang benar dan mengikuti format yang tepat.
1. Ikuti Format Surat Bisnis
Gunakan format surat bisnis standar saat menulis surat Anda. Sertakan informasi kontak perusahaan pada bagian atas, tanggal. Pastikan untuk menyertakan salam pembuka di awal dan tanda tangan tangan tulisan di akhir.
2. Buatlah dengan Ringkas
Surat paklaring sebaiknya tidak terlalu panjang. Jangan tambahkan informasi yang tidak diminta oleh karyawan. Misalnya, jangan memberikan penilaian tentang kinerja karyawan tersebut.
Baca Juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
3. Sertakan Semua Informasi yang Diminta
Sebagian paklaring mencakup nama orang tersebut, departemen tempat mereka bekerja di perusahaan terkadang juga jabatan spesifik mereka, dan lama waktu mereka telah bekerja.
Tanyakan kepada karyawan Anda apakah ada informasi tambahan yang perlu disampaikan. Misalnya, beberapa surat mencantumkan gaji orang tersebut. Namun, jangan mencantumkan detail tambahan ini tanpa diminta.
4. Sertakan Informasi Kontak Anda
Di bagian akhir surat, tawarkan diri untuk menjawab pertanyaan tambahan. Berikan bentuk kontak untuk penerima, seperti nomor telepon atau email Anda.
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
5. Edit dan Periksa Sebelum Mengirim Surat
Surat ini mungkin sangat penting bagi karyawan atau mantan karyawan Anda, seperti tempat tinggal mereka, pekerjaan masa depan, atau asuransi mereka mungkin bergantung pada surat ini.
Oleh karena itu, luangkan waktu untuk membuat surat ini seprofesional mungkin. Bacalah surat tersebut untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum mengirimkannya.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya
Format Surat Paklaring Kerja
Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat paklaring, berikut adalah format yang bisa Anda gunakan:
1. Kop Surat Perusahaan
Bagian ini menunjukkan bahwa surat yang dikeluarkan adalah resmi dari perusahaan tempat karyawan bekerja.
2. Nama Perusahaan
Masukkan nama lengkap dan alamat perusahaan.
3. Nama Surat
Cantumkan bagian ini pada atas tengah surat.
4. Nomor Referensi
Sertakan nomor surat sebagai arsip untuk memudahkan pelacakan surat.
5. Isi Surat
Bagian ini berisi pernyataan resmi bahwa karyawan telah bekerja di perusahaan dalam posisi tertentu dan untuk jangka waktu tertentu. Sebaiknya tulis surat paklaring menggunakan bahasa baku.
6. Penutup
Diisi dengan tujuan pembuatan surat pengesahan. Bagian ini dibuat sejelas mungkin, misalnya menjelaskan tujuan mengajukan surat, apakah untuk lamaran kerja, persyaratan mengajukan beasiswa S2, dan sebagainya.
Setelah itu, surat yang sudah ada dilengkapi dengan tanda tangan dan cap basah dari atasan.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
10 Contoh Surat Paklaring Kerja
Berikut adalah beberapa contoh surat paklaring yang bisa Anda jadikan contoh dalam pembuatannya:
1. Contoh Surat Paklaring Kerja dalam bahasa Indonesia
2. Contoh Surat Paklaring Kerja 2
2. Contoh Surat Paklaring Kerja dalam bahasa Inggris
4. Contoh Surat Paklaring Kerja 4
5. Contoh Surat Paklaring Kerja 5
6. Contoh Surat Paklaring Kerja 6
7. Contoh Surat Paklaring Kerja 7
8. Contoh Surat Paklaring Kerja 8
9. Contoh Surat Paklaring Kerja 9
10. Contoh Surat Paklaring Kerja 10
Baca Juga: Buku Panduan Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Template Surat Paklaring Kerja
Untuk mempermudah Anda dalam pembuatan surat paklaring, berikut template yang bisa Anda gunakan:
[Nama Perusahaan]
[Alamt Lengkap]
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
No :
Perihal :
Kepada, pihak yang berkepentingan. Kami dari PT Gemilang Angkasa menyatakan bahwa:
Nama :
Alamat :
Jabatan :
Sebenar-benarnya termasuk sebagai salah satu karyawan perusahaan kami dalam kurun waktu antara [tanggal masuk] hingga [tanggal selesai kerja]. Semasa kerja, Saudara [nama] memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.
Kami sebagai perwakilan dari [nama perusahaan] mengucapkan terima kasih atas kerja keras serta kerjasama Saudara [nama] selama berstatus karyawan. Semoga di masa depan, Saudara [nama] bisa memperoleh karier yang gemilang.
[Tempat, tanggal]
[Jabatan Karyawan]
[Nama Lengkap]
Anda juga bisa mendownload template surat paklaring kerja di bawah ini:
Download Template Surat Paklaring Kerja
Baca Juga: Pentingnya Analisis Kesetaraan Gaji bagi Pekerja dan Perusahaan
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui surat paklaring kerja berfungsi untuk membuktikan bahwa seorang karyawan pernah bekerja di suatu perusahaan pada posisi tertentu.
Untuk mendapatkan surat ini, karyawan harus memenuhi beberapa syarat yang telah ditentukan oleh masing-masing perusahaan.
Untuk membantu Anda dalam mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR. Dengan Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan HR dan payroll yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
Catatan Kaki: