Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Salah satu tanggung jawab HRD adalah memberikan surat keterangan masa kerja kepada karyawan yang membutuhkan. Sesuai namanya, surat ini berisi mengenai informasi yang menyatakan lama masa kerja seorang karyawan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas mengenai apa yang dimaksud dengan surat keterangan masa kerja, fungsi, struktur, hingga contohnya. 

Pengertian Surat Keterangan Masa Kerja 

Surat ini dapat diperlukan oleh karyawan untuk keperluan seperti mengajukan paspor atau dalam urusan perbankan. Biasanya, karyawan yang ingin mendapatkan surat ini dapat mengajukan permintaan langsung kepada HRD perusahaan.

Isi surat tersebut akan menjelaskan bahwa karyawan masih memiliki ikatan kerja resmi dengan perusahaan dan juga akan mencantumkan perilaku dan sikap profesional karyawan selama bekerja.

Surat ini penting karena akan digunakan sebagai referensi bagi pihak yang menerimanya di masa depan.

Secara umum, surat keterangan kerja ini mengikuti format surat resmi, termasuk logo perusahaan, kop surat, tanda tangan dari direktur atau atasan karyawan, dan juga stempel resmi perusahaan untuk memastikan keabsahan surat tersebut.

Fungsi Surat Keterangan Masa Kerja

Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari surat keterangan masa kerja:

1. Verifikasi Pengalaman Kerja

Surat keterangan kerja digunakan untuk membuktikan pengalaman kerja seseorang. Dalam proses mencari pekerjaan baru, surat ini dapat menjadi bukti yang valid mengenai lama seseorang bekerja di perusahaan sebelumnya.

2. Pengajuan Pinjaman

Surat keterangan kerja seringkali dibutuhkan ketika seseorang mengajukan pinjaman, seperti pinjaman rumah, pinjaman mobil, atau pinjaman pribadi. Bank atau lembaga keuangan memerlukan informasi ini sebagai salah satu syarat untuk mengevaluasi kemampuan seseorang dalam membayar pinjaman.

3. Pembuatan Laporan Keuangan

Dalam beberapa kasus, surat keterangan kerja juga bisa digunakan untuk keperluan pembuatan laporan keuangan pribadi. Misalnya, jika seseorang ingin mengajukan kredit perumahan, penyedia kredit mungkin meminta surat keterangan ini untuk memverifikasi pendapatan dan pekerjaan yang stabil.

4. Keperluan Pribadi

Selanjutnya, surat keterangan kerja juga berfungsi untuk keperluan pribadi, seperti pengajuan visa, beasiswa, atau pembuatan kartu kredit. Dokumen ini membantu pihak yang memproses permohonan untuk memverifikasi informasi pekerjaan seseorang.

5. Verifikasi Asuransi

Beberapa perusahaan asuransi mungkin meminta surat keterangan kerja sebagai bagian dari proses verifikasi klaim asuransi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pemohon benar-benar memiliki hubungan kerja dengan perusahaan dan memenuhi syarat-syarat tertentu.

6. Verifikasi Kelayakan Program Pemerintah

Surat keterangan masa kerja juga dapat diperlukan saat mengajukan program pemerintah tertentu, seperti program bantuan perumahan atau program subsidi pendidikan. Pemerintah dapat menggunakan informasi tersebut untuk menilai kelayakan seseorang dalam menerima manfaat dari program tersebut.

Perlu Anda ingat bahwa fungsi surat keterangan kerja dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, kebutuhan karyawan, dan persyaratan lembaga terkait.

Baca Juga: Contoh Surat Tidak Diperpanjang dan Komponennya 

Apa Saja Informasi yang Tercantum dalam Surat Keterangan Masa Kerja? 

Sesuai yang tercantum pada Pasal 1602z KUHPerdata, surat keterangan masa kerja mencakup berbagai informasi, seperti: 

1. Pengusaha wajib memberikan surat pernyataan keterangan kerja kepada karyawan yang membutuhkan. 

2. Isi surat pernyataan atau keterangan kerja meliputi: 

• Sifat pekerjaan 
• Lama masa kerja
• Bagaimana cara karyawan melaksanakan kewajiban kerjanya (atas permintaan karyawan)
• Bagaimana cara hubungan kerja berakhir (atas permintaan karyawan)

3. Jika karyawan mengakhiri hubungan kerja dengan melawan hukum, maka pengusaha berhak menyebutkannya dalam surat keterangan kerja 

4. Pengusaha bertanggung jawab kepada pekerja dan pihak ketiga atas kerugian yang timbul karena hal-hal sebagai berikut: 

• Pengusaha menolak memberikan surat keterangan yang diminta oleh pekerja
• Pengusaha menuliskan keterangan yang tidak benar
• Pengusaha memberikan suatu tanda pada surat pernyataan yang dimaksudkan untuk memberikan sesuatu keterangan tentang pekerja yang tidak tercantum dalam surat pernyataannya sendiri
• Pengusaha memberikan keterangan-keterangan kepada pihak ketiga yang bertentangan dengan surat pernyataannya

5. Bahwa perjanjian yang menghapuskan atau membatasi kewajiban-kewajiban pengusaha memberikan surat keterangan kerja, dinyatakan batal.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa surat keterangan masa kerja merupakan hal yang wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang membutuhkan. Selain itu, perusahaan juga harus mematuhi aturan mengenai informasi yang perlu dan tidak boleh untuk dicantumkan.

Baca Juga: Contoh Surat dan Cara Membuat Email Permintaan Tidak Masuk Kerja 

Syarat Mengajukan Surat Kerja Untuk Karyawan

Tak hanya perusahaan saja yang memiliki aturan tertentu dalam memberikan surat keterangan kerja, namun karyawan juga harus memenuhi beberapa syarat jika ingin mendapatkan surat ini. Simak syaratnya berikut ini.

1. Telah bekerja minimal satu tahun 

Perlu Anda ketahui bahwa surat keterangan masa kerja hanya diberikan bagi karyawan yang telah bekerja tidak kurang dari satu tahun. Sebab, karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 tahun dianggap tidak memenuhi kriteria. Hal ini juga sejalan dengan etika dalam  berkarier.

2. Mengundurkan diri secara terhormat 

Surat keterangan kerja ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa Anda pernah bekerja di suatu perusahaan. Jika Anda mengundurkan diri secara terhormat, tentu perusahaan akan memberikan surat keterangan masa kerja. Namun, jika Anda  resign begitu saja tanpa pamit maka perusahaan tidak akan memberikan surat tersebut.

3. Penuhi semua kewajiban sebelum resign 

Surat keterangan kerja merupakan dokumen resmi yang penting, tapi Anda harus memenuhi persyaratan dan kewajiban tertentu sebelum bisa mendapatkannya. Jadi, pastikan Anda menyelesaikan semua tanggung jawab Anda, seperti pekerjaan atau mengirim surat pengunduran diri, sebelum meminta surat ini.

Baca Juga: 15 Alasan Resign Terbaik dan Tetap Profesional

Cara Membuat Surat Keterangan Masa Kerja

Jika seorang karyawan telah memenuhi persyaratan yang berlaku, barulah HRD perusahaan dapat memberikan surat keterangan masa kerja. Lantas, bagaimana cara membuatnya? Simak tahap-tahapnya berikut ini.

1. Kop surat perusahaan 

Sebagai HRD, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencantumkan kop surat perusahaan di bagian atas. Kop tersebut berfungsi untuk menunjukkan bahwa surat diterbitkan secara resmi dari perusahaan.

2. Nama perusahaan 

Setelah kop surat, cantumkan nama perusahaan dengan jelas di bagian atas surat, diikuti dengan alamat perusahaan. Pastikan alamat tersebut terperinci dan dapat dihubungi dengan mudah.

3. Nama surat 

Pada bagian tengah atas surat, tuliskan “Surat Keterangan Masa Kerja” dengan format yang jelas. Hal ini akan membantu penerima surat mengidentifikasi isi surat dengan lebih mudah.

4. Nomor referensi 

Setelah nama surat, cantumkan pula nomor referensi yang membuat surat dapat dilacak dengan mudah.

5. Isi surat 

Bagian isi surat merupakan inti dari surat keterangan masa kerja. Pada bagian ini, sertakan informasi yang relevan seperti nama karyawan, posisi atau jabatan yang dipegang, tanggal mulai bekerja, dan tanggal berakhirnya masa kerja jika ada. Anda juga dapat menyertakan informasi tentang apakah karyawan tersebut memiliki catatan kerja yang baik atau mencapai prestasi tertentu selama masa kerja. Pastikan informasi tersebut disampaikan dengan jelas dan akurat.

6. Penutup 

Terakhir, tulislah kalimat penutup dengan menyertakan tujuan pembuatan surat keterangan kerja, apakah untuk melamar pekerjaan, sebagai syarat melamar beasiswa Magister, ataupun yang lainnya. Setelah itu, lengkapi surat dengan tanda tangan dan cap perusahaan.

Baca Juga: Download Contoh Surat Keterangan Gaji Gratis dan Mudah

Contoh Surat Keterangan Masa Kerja 

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa terdapat beberapa tujuan yang membuat karyawan mengajukan surat keterangan kerja kepada HRD. Berikut ini adalah beberapa contoh dokumen yang dapat Anda jadikan pedoman, mulai dari surat keterangan kerja secara umum dalam bahasa Indonesia dan Inggris, untuk keperluan visa, dan sebagainya.

1. Surat Keterangan Masa Kerja Umum

PT Gemilang Angkasa

Jalan Cibaduyut 23, Bandung, Jawa Barat

SURAT KETERANGAN MASA KERJA

 

No : 150/112/435

Perihal : Surat Keterangan Masa Kerja

 

Kepada, pihak yang berkepentingan. Kami dari PT Gemilang Angkasa menyatakan bahwa:

Nama : Muhammad Renaldi

Alamat : Jl. Mars No.56, Margahayu, Bandung, Jawa Barat

Jabatan : Graphic Designer

Sebenar-benarnya termasuk sebagai salah satu karyawan perusahaan kami dalam kurun waktu antara 1 Juni 2020 – 1 Juni 2022. Semasa kerja, Saudara Muhammad Renaldi memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Kami sebagai perwakilan dari PT Gemilang Angksa mengucapkan terima kasih atas kerja keras serta kerjasama Saudara Muhammad selama berstatus karyawan. Semoga di masa depan, Saudara Muhammad Renaldi bisa memperoleh karier yang gemilang.

 

Bandung, 4 Juni 2022

Graphic Designer

Muhammad Renaldi

2. Surat Keterangan Kerja dalam bahasa Inggris

3. Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

4. Surat Keterangan Kerja untuk Bekerja di Perusahaan Lain

5. Surat Keterangan Kerja untuk Beasiswa

Template Surat Keterangan Kerja

Setelah melihat beberapa contoh di atas, tentunya Anda semakin memahami bagaimana cara membuat surat keterangan kerja yang baik dan benar. Nah, untuk mempermudah Anda dalam menyusun dokumen tersebut, Anda dapat menggunakan template surat keterangan kerja yang dapat Anda unduh secara gratis di bawah ini.

[Nama Perusahaan]

[Alamt Lengkap]

SURAT KETERANGAN MASA KERJA

 

No :

Perihal :

 

Kepada, pihak yang berkepentingan. Kami dari PT Gemilang Angkasa menyatakan bahwa:

Nama :

Alamat :

Jabatan :

Sebenar-benarnya termasuk sebagai salah satu karyawan perusahaan kami dalam kurun waktu antara [tanggal masuk] hingga [tanggal selesai kerja]. Semasa kerja, Saudara [nama] memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Kami sebagai perwakilan dari [nama perusahaan] mengucapkan terima kasih atas kerja keras serta kerjasama Saudara [nama] selama berstatus karyawan. Semoga di masa depan, Saudara [nama] bisa memperoleh karier yang gemilang.

 

[Tempat, tanggal]

[Jabatan Karyawan]

[Nama Lengkap]

Download Template Surat Keterangan Kerja 

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat keterangan masa kerja, mulai dari pengertian, manfaat, ketentuan, dan bagaimana cara mendapatkannya. Perlu Anda ingat bahwa untuk membuat dokumen ini ada beberapa informasi yang wajib dicantumkan dan jangan memasukkan informasi yang salah untuk menghindari kerugian bagi berbagai pihak.

Untuk membantu Anda dalam mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR. Dengan Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan HR dan payroll yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.