Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya

Mendapatkan pekerjaan impian adalah harapan setiap pencari kerja, terlebih seorang fresh graduate. Tapi terkadang pekerjaan tidak berjalan sesuai yang diharapkan dan di saat inilah Anda membutuhkan surat pengunduran diri.

Surat pengunduran diri merupakan surat yang dibuat ketika seorang karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan tempatnya bekerja. Anda harus membuat surat pengunduran ini dengan sebaik-baiknya agar tidak meninggalkan kesan buruk kepada perusahaan yang akan Anda tinggalkan.

Lalu bagaimana cara membuat surat pengunduran diri ini dan apa hal-hal yang wajib dipenuhi dalam surat ini? Yuk simak penjelasan lengkapnya di bawah ini:

Pengertian Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri atau surat resign karyawan adalah surat resmi yang dikirim oleh seorang karyawan kepada atasan atau HRD yang menyatakan niatnya untuk meninggalkan posisinya saat ini di perusahaan. Ini mencakup perincian tentang hari terakhir kerja dan menguraikan langkah selanjutnya untuk transisi.

Sederhananya, ini adalah cara resmi untuk berhenti dari pekerjaan. Surat resign karyawan dapat ditulis sebagai surat tercetak atau pesan email, dan tergantung pada kontrak kerja Anda, surat tersebut dapat memiliki efek langsung atau menjadi efektif di kemudian hari.

Baca Juga: 10 Reomendasi Software Payroll dan HR Terbaik

Fungsi Surat Pengunduran Diri

Surat resign karyawan memiliki beberapa fungsi, apa saja? Berikut jawabannya yang wajib Anda ketahui:

1. Membantu Menjaga Hubungan Positif

Menulis surat pengunduran diri adalah cara yang sopan dan hormat untuk menyelesaikan hubungan kerja yang baik dengan perusahaan Anda. Ini menunjukkan upaya yang Anda lakukan untuk menghormati atasan dan senior Anda ketika Anda memutuskan untuk meninggalkan perusahaan.

Ini berarti bahwa resign Anda meninggalkan kesan yang baik dan membantu Anda mempertahankan hubungan positif dengan atasan Anda lama bahkan setelah Anda pergi.

Selain semua ini, surat ini juga dapat membantu memastikan bahwa Anda mendapatkan rekam jejak yang baik sebagai karyawan yang baik untuk referensi Anda di masa mendatang.

2. Menunjukkan Rasa Syukur

Menulis surat resign karyawan adalah yang terbaik untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada atasan Anda karena telah membantu Anda selama bekerja di perusahaan tersebut. Di dalam surat pengunduran diri juga dapat ditunjukan rasa syukur Anda pernah menjadi bagian perusahaan dan bersyukur mengenal rekan kerja Anda di perusahaan tersebut.

Ini adalah kesempatan sempurna untuk mengucapkan “terima kasih” yang sebesar-besarnya kepada mereka karena telah mendukung Anda sepanjang perjalanan profesional Anda. Ini juga akan meninggalkan kesan yang baik pada atasan Anda.

Baca Juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download

3. Mempersiapkan Perusahaan

Surat resign karyawan Anda adalah pemberitahuan bagi perusahaan Anda untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan pergi dan mencantumkan tanggal Anda pergi juga.

Ini memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan Anda untuk merencanakan dan mempersiapkan keberangkatan Anda, dan menemukan pengganti atau pengganti posisi Anda.

4. Bukti Pengunduran Diri

Dengan surat resign karyawan, Anda meresmikan keputusan Anda untuk berhenti dari pekerjaan Anda. Ini bertindak sebagai dokumen resmi dan bukti bahwa Anda telah meninggalkan perusahaan.

Ini juga membantu departemen SDM untuk mencatat waktu Anda di perusahaan untuk hal-hal seperti penggajian dan referensi di masa mendatang.

Singkatnya, segala sesuatu tentang surat resign menunjukan sebuah profesionalisme. Ini pastinya sangat penting saat Anda menaiki tangga karier.

Komponen Surat Pengunduran Diri

Ada beberapa komponen dalam surat resign karyawan yang wajib ada, apa saja?

1. Kepala Surat

Komponen pertama yang wajib ada dalam surat resign yang Anda buat adalah kepala surat. Kepala surat adalah bagian penting dalam surat resmi. Oleh karenanya bagian ini wajib ada dalam surat resign Anda.

Lalu apa saja yang ada dalam kepala surat ini? Ada beberapa bagian yang ada dalam kepala surat yakni tempat dan tanggal surat dibuat, nama penerima, dan juga alamat yang dituju.

2. Isi Surat

Komponen kedua yang wajib ada dalam surat resign adalah isi surat. Ini adalah inti dari surat pengunduran diri yang Anda buat, dimana Anda mengutarakan niat Anda untuk meninggalkan perusahaan tempat Anda selama ini bekerja.

Ada beberapa bagian yang terdapat dalam isi surat, antara lain:

• Data dirip;
• Maksud dan tujuan;
• Kesan Anda kepada perusahaan;
• Permohonan maaf dari Anda;
• Harapan Anda kepada perusahaan.

3. Penutup Surat

Komponen terakhir dalam surat resign adalah penutup surat. Pada bagian ini Anda mengucapkan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan yang Anda terima selama ini.

Pada bagian akhir, Anda menuliskan nama terang Anda dan juga membubuhkan tanda tangan Anda di atasnya.

Baca Juga: Apa Itu Work from Home, Kelebihan, dan Bedanya dengan Kerja Remote

Cara Membuat Surat Pengunduran Diri

Berikut cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat surat resign karyawan:

1. Gunakan Format Surat Bisnis

Sebelum Anda mulai menulis surat resign karyawan Anda, pastikan untuk mengikuti format surat bisnis yang tepat. Jangan lupa untuk menyertakan tajuk dengan nama atasan Anda bersama dengan alamat perusahaan, tanggal, sapaan yang tepat, dll.

Ini jadi bagian yang sangat penting jika Anda memberikan salinan cetak atau versi cetak dari surat tersebut. Anda tidak ingin memberikan surat dengan format yang tidak rata, jadi pastikan Anda menggunakan spasi yang tepat di seluruh surat Anda dan ratakan semuanya sesuai dengan margin juga.

2. Nyatakan Niat Anda

Paragraf pembuka Anda harus dimulai dengan fakta bahwa Anda akan mengundurkan diri dari posisi Anda di perusahaan.

Pastikan bahwa Anda sangat jelas tentang niat Anda sehingga atasan Anda tidak salah paham bahwa Anda terbuka untuk tinggal jika mereka menawarkan gaji yang lebih tinggi atau fasilitas lainnya.

Ingat, Anda sedang menulis surat pengunduran diri secara resmi, jadi tidak perlu menutup-nutupi atau berkreasi dengan baris pertama Anda.

Berikut adalah contoh kalimat pembuka: “Terimalah surat ini sebagai pemberitahuan pengunduran diri saya dari jabatan saya sebagai (masukkan jabatan Anda di sini).” ATAU “Dengan sangat menyesal saya menyerahkan surat pengunduran diri saya sebagai (memasuki posisi Anda).”

3. Sebutkan Hari Terakhir Anda

Jika Anda berpikir bahwa Anda bisa menggambarkan niat Anda untuk pergi dalam surat resign karyawan dan melanjutkan, maka Anda salah. Surat Anda harus menyertakan rincian lain mengenai pengunduran diri Anda sehingga ada kemudahan dalam transisi untuk perusahaan Anda.

Itulah mengapa menyebutkan hari kerja terakhir Anda adalah bagian penting dari surat pengunduran diri Anda, karena memberi atasan Anda waktu yang wajar untuk bersiap mencari pengganti posisi Anda.

Anda dapat menyatakan hari kerja terakhir Anda tepat setelah Anda menyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri. Bahkan, Anda bahkan bisa menuliskannya dalam kalimat yang sama.

Misalnya: “Dengan ini saya mengajukan surat pengunduran diri saya sebagai (memasuki jabatan Anda) efektif pada tanggal 1 Agustus 2022.” ATAU “Hari terakhir saya bekerja adalah 1 Agustus 2022.”

4. Nyatakan Alasan Anda (Opsional)

Menyatakan alasan Anda untuk meninggalkan pekerjaan Anda saat menulis surat pengunduran diri Anda tidak wajib. Namun, jika Anda memiliki hubungan dekat dengan majikan Anda, Anda harus menyebutkan alasannya.

Bahkan dalam situasi seperti itu, Anda tidak perlu menjelaskan secara rinci alasan Anda. Tetap sederhana dan ringkas.

Namun, Anda dapat menyatakan alasan Anda jika itu karena alasan kesehatan atau tawaran pekerjaan di perusahaan lain atau cuti hamil, dan seterusnya. Tapi, pilihan sepenuhnya terserah Anda.

Inilah cara Anda dapat melakukannya: “Saya baru-baru ini ditawari peluang baru di perusahaan yang berbeda dan telah memutuskan untuk menerima tawaran itu.” ATAU “Saya telah memutuskan untuk mengundurkan diri karena alasan pribadi.”

5. Tawarkan Bantuan dengan Transisi

Sebagian besar surat pengunduran diri menyertakan tawaran untuk membantu transisi keberangkatan Anda. Jangan menjanjikan apa pun yang tidak dapat Anda berikan, hanya karena kesopanan belaka.

Tetapi, jika Anda berada dalam posisi untuk menawarkan bantuan, maka nyatakan kesediaan Anda untuk membantu dalam masa transisi.

Bisa melalui perekrutan karyawan baru atau pelatihan pengganti Anda sehingga mereka dapat meneruskan tugas Anda dengan lancar. Dengan cara ini Anda dan atasan Anda dapat menyelesaikan situasi dengan rasa saling menghormati.

Begini cara Anda dapat menyatakannya: “Saya bersedia membantu transisi tugas saya agar perusahaan tetap berfungsi dengan lancar setelah kepergian saya. Saya tersedia untuk membantu merekrut serta melatih pengganti saya.”

6. Terima kasih kepada Atasan Anda

Anda mungkin tidak berpikir bahwa surat pengunduran diri Anda memiliki banyak aspek, tetapi yang paling penting adalah mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada atasan Anda.

Anda dapat mendokumentasikan kenangan positif, mengakui peluang yang diberikan kepada Anda, dan berterima kasih kepada atasan atau manajer Anda dengan menghargai upaya mereka dalam membantu Anda belajar di dalam perusahaan.

Ini tidak hanya meninggalkan kesan abadi pada atasan Anda, tetapi juga merupakan langkah strategis karena Anda dapat mempertahankan hubungan ini untuk referensi di masa mendatang.

Berikut adalah sesuatu yang dapat Anda katakan: “Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tulus atas semua kesempatan yang telah Anda berikan kepada saya dan untuk semua pengetahuan yang telah saya peroleh di perusahaan Anda selama bertahun-tahun.” ATAU “Terima kasih telah melangkah lebih jauh untuk memastikan kesuksesan saya di posisi saya.”

7. Selesaikan

Menyelesaikan surat resign Anda akan tergantung pada apa yang Anda nyatakan sebelumnya dalam surat Anda. Itu bisa diakhiri dengan tawaran bantuan dalam transisi atau dengan ucapan terima kasih yang tulus.

Apa pun itu, Anda harus memastikannya dalam nada yang positif.

Anda dapat meninggalkan informasi kontak pribadi Anda sehingga mudah bagi mereka untuk menghubungi Anda. Kemudian, Anda dapat mengakhiri surat Anda dengan mengatakan “Salam Hormat” atau “Hangat” atau “Hormat kami” sebelum Anda menulis nama Anda atau menandatangani surat Anda di bagian bawah.

8. Koreksi Koreksi Koreksi

Setelah Anda menyerahkan surat pengunduran diri Anda, nantinya tidak akan ada penarikan kembali. Jadi, periksa kesalahan ketik atau kesalahan tata bahasa, dan pastikan nadanya positif.

Anda dapat memeriksa ulang dengan membuat teman atau kolega mengoreksi surat Anda untuk terakhir kalinya untuk memastikan semuanya dalam kondisi prima.

Harap diperhatikan: Semua aturan ini berlaku – baik Anda menyerahkan surat pengunduran diri biasa atau jika Anda mengirimkannya melalui email.

Satu-satunya perbedaan adalah bahwa email Anda tidak mengharuskan Anda untuk menulis alamat atasan Anda atau menyebutkan tanggal di dalamnya. Anda cukup memasukkan “Pengunduran Diri” sebagai judul Anda di subjek email bersama dengan nama Anda sehingga atasan Anda memiliki gagasan tentang apa yang diharapkan.

Baca Juga: Manajemen SDM: Pengertian, Fungsi, Tugas, Tujuan, dan Tips Mengelolanya

Tips Membuat Surat Resign Karyawan

Sekarang setelah Anda mengetahui proses langkah demi langkah penulisan surat resign karyawan dan bagaimana tampilannya dalam praktik, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda ingat dalam membuat surat resign:

1. Jadilah Profesional

Ada kecenderungan orang untuk menyelam jauh ke dalam masalah pribadi mereka atau bahkan kadang-kadang mengkritik perusahaan. Hindari ini di semua biaya.

Anda tidak ingin meninggalkan dengan nada pahit dan membuat kesan buruk. Jadi, jadilah profesional dan cobalah untuk tetap berpegang pada sisi positif!

2. Tetap Singkat

Setelah Anda duduk untuk menulis surat pengunduran diri, Anda mungkin tergoda untuk menulis banyak hal. Tetapi sertakan hanya detail yang paling penting atau perlu dalam surat pengunduran diri.

Tidak lebih, tidak kurang. Ingat, surat pengunduran diri bukanlah tempat untuk curhat atau mengomel, jadi cobalah membuatnya singkat, sederhana, dan to the point!

3. Menginformasikan secara Pribadi

Jangan mencoba untuk mengejutkan majikan Anda suatu hari nanti dengan surat pengunduran diri Anda. Luangkan waktu untuk memberi tahu atasan Anda secara langsung tentang pengunduran diri Anda.

Ini adalah etiket profesional yang umum. Ini juga untuk memastikan bahwa Anda memelihara hubungan yang saling menghormati dan sehat dengan majikan Anda.

Contoh Surat Resign

1. Contoh 1

2. Contoh 2

3. Contoh 3

4. Contoh 4

5. Contoh 5

Kesimpulan

Dari penjelasan surat pengunduran diri di atas, Anda bisa mendapatkan gambaran bagaimana membuat surat resign yang baik dan benar. Jangan sampai Anda meninggalkan kesan yang buruk ketika meninggalkan perusahaan tempat Anda bekerja selama ini.

Mendapatkan surat pengunduran diri adalah hal yang sangat dihindari oleh suatu perusahaan. Di sini diketahui pentingnya pengelolaan karyawan bagi sebuah perusahaan, sehingga ketika ada karyawan yang memutuskan mengundurkan diri perusahaan bisa dengan cepat menanganinya.

Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS untuk memudahkan pengelolaan karyawan ini. GajiHub menjadi software payroll dan aplikasi HRIS terbaik yang wajib Anda pilih.

GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan ini, mulai dari payrool, HRIS, absensi, PPh 21, hingga pengelolaan izin dan cuti. Yuk daftar GajiHub di tautan ini dan rasakan kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.