Surat resign menjadi surat yang dibutuhkan karyawan ketika ingin mengundurkan diri dari perusahaan.
Resign atau mengundurkan diri ini terjadi ketika karyawan merasa tidak cocok lagi bekerja di perusahaan atau ketika karyawan mendapatkan tawaran pekerjaan yang lebih baik.
Karena resign merupakan hal yang sensitif, Anda harus bisa melakukannya dengan sebaik mungkin agar dapat meninggalkan kesan yang positif sebelum mengundurkan diri.
Lalu bagaimana cara menulis surat resign yang baik dan benar? Apa saja format yang harus diperhatikan dalam menulis surat resign ini?
Untuk mengetahui jawabannya, Anda dapat menyimak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Saja Alasan Karyawan Resign?
Surat resign atau surat pengunduran diri merupakan surat pemberitahuan resmi yang memberikan informasi kepada pemberi kerja Anda tentang kapan dan mengapa Anda meninggalkan pekerjaan
Surat ini berfungsi sebagai catatan resmi yang dapat digunakan oleh Anda dan atasan Anda untuk melacak kapan Anda memberikan pemberitahuan untuk meninggalkan pekerjaan.
Menulis surat resign juga dapat membuat Anda meninggalkan perusahaan secara positif, yang dapat membantu Anda di masa depan jika Anda membutuhkan pekerjaan yang berbeda.
Termasuk ketika Anda membutuhkan surat pengalaman kerja atau surat paklaring untuk melamar pekerjaan baru, HRD bisa dengan mudah memberikannya jika Anda mengajukan resign dengan baik.
Surat pengalaman kerja ini bisa diberikan bersamaan dengan berkas-berkas lamaran kerja lainnya, seperti CV hingga surat lamaran kerja baik surat lamaran kerja dalam bahasa Indonesia atau surat lamaran kerja bahasa Inggris.
Berikut adalah beberapa alasan karyawan memutuskan untuk resign dari pekerjaan:
1. Adanya tawaran pekerjaan baru
Terkadang saat Anda mencari pekerjaan, perusahaan dapat menawarkan posisi dalam waktu yang berdekatan satu sama lain.
Anda mungkin menerima satu tawaran pekerjaan, namun mendapatkan tawaran yang lebih baik dari perusahaan lain tak lama kemudian.
Mengambil pekerjaan yang lebih Anda minati atau memiliki tunjangan yang lebih baik adalah alasan yang baik untuk mengundurkan diri dari pekerjaan sebelum memulainya.
2. Perubahan karier
Terkadang, Anda mungkin menemukan bahwa Anda ingin berganti karier atau industri.
Ini bisa berarti kembali ke sekolah atau mencari jenis pekerjaan yang berbeda.
Jika Anda memutuskan bahwa posisi yang Anda terima bukan lagi karier yang ingin Anda kejar, pertimbangkanlah untuk mengundurkan diri dari pekerjaan tersebut.
3. Keadaan pribadi
Alasan lain untuk mengundurkan diri adalah jika, selama periode antara menerima posisi dan memulai pekerjaan, Anda mengalami perubahan dalam keadaan pribadi Anda.
Hal ini dapat mencakup keadaan darurat pribadi seperti cedera atau kematian anggota keluarga atau perubahan yang membuat pekerjaan sulit dilakukan seperti pindah ke luar negara bagian.
Jika keadaan pribadi Anda berubah, cobalah untuk memberi tahu atasan Anda sesegera mungkin.
4. Informasi baru
Anda mungkin menemukan informasi baru tentang perusahaan yang dapat meyakinkan Anda untuk mengundurkan diri dari suatu posisi.
Budaya kerja, fleksibilitas jam kerja, dan detail tunjangan adalah hal-hal yang dapat memengaruhi keputusan Anda untuk bekerja di sebuah perusahaan.
Jika Anda menemukan informasi baru yang membuat Anda mempertanyakan kecocokan Anda di sebuah organisasi, Anda mungkin ingin mengundurkan diri setelah melakukan penelitian lebih lanjut.
Bagaimana Cara Menulis Surat Resign yang Baik?
Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menulis surat resign sebelum Anda meninggalkan perusahaan:
1. Pastikan Anda ingin keluar
Sebelum Anda menulis surat pengunduran diri, pikirkan alasan mengapa Anda ingin mengundurkan diri dari posisi tersebut.
Jika ada solusi potensial untuk alasan Anda keluar, pertimbangkan untuk mengupayakannya.
Misalnya, jika Anda ditawari pekerjaan dengan gaji yang lebih baik, Anda bisa mencoba bernegosiasi dengan atasan Anda sebelum secara resmi mengundurkan diri.
Usahakan untuk mengetahui dengan pasti bahwa Anda ingin mengundurkan diri sebelum menulis surat Anda.
2. Lihatlah kontrak kerja Anda
Beberapa perusahaan memiliki kebijakan dalam kontrak kerja tentang berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda berikan sebelum mengundurkan diri atau informasi lain tentang meninggalkan perusahaan.
Jika ada kebijakan khusus dalam kontrak Anda, hal ini dapat memengaruhi bagaimana dan kapan Anda menulis surat pengunduran diri.
Meskipun tidak ada kebijakan resmi, cobalah untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan mengundurkan diri dari pekerjaan Anda sesegera mungkin agar mereka bisa mencari orang lain untuk menggantikan posisi Anda.
3. Tujukan surat resign Anda
Saat menulis surat resign, Anda perlu mengetahui siapa saja yang perlu membacanya sehingga Anda dapat mengalamatkan surat Anda dengan tepat di awal.
Biasanya, surat pengunduran diri dikirim ke atasan langsung.
Jika Anda tidak tahu siapa atasan Anda, Anda bisa mengalamatkan surat tersebut kepada manajer perekrutan atau anggota HRD.
Pertimbangkan untuk melakukan riset tentang perusahaan untuk menentukan ke mana harus mengirimkan surat Anda.
4. Sertakan detail yang relevan
Mulailah surat Anda dengan menyertakan informasi pribadi seperti nama, nomor telepon, dan alamat email.
Anda juga bisa memilih untuk menyertakan detail tentang orang yang Anda tuju dalam surat Anda, seperti nama perusahaan atau alamat perusahaan.
Pastikan surat Anda diberi tanggal yang jelas sehingga Anda dan atasan Anda dapat menggunakannya sebagai catatan resmi.
5. Nyatakan tujuan Anda
Setelah Anda mencantumkan informasi pribadi Anda dan alamat penerima surat, sebutkan bahwa Anda berencana untuk mengundurkan diri dari posisi Anda.
Menyebutkan tujuan surat di awal akan membantu mengatur suasana dan memberi tahu pembaca apa yang diharapkan.
Cobalah untuk menyebutkan niat Anda untuk mengundurkan diri di awal surat Anda, mungkin di kalimat pertama.
6. Berikan tanggal yang spesifik
Pastikan Anda menyertakan tanggal hari terakhir Anda bekerja di perusahaan.
Karena Anda menulis untuk pekerjaan yang belum Anda mulai, Anda mungkin tidak bekerja di perusahaan tersebut sama sekali.
Jika ini benar, cantumkan hari ketika Anda seharusnya mulai bekerja dan jelaskan mengapa Anda belum bisa memulai pekerjaan tersebut.
7. Minta maaf
Perusahaan mungkin menganggap Anda keluar sebelum Anda mulai bekerja sebagai hal yang sulit karena mereka mengharapkan Anda untuk mengisi posisi yang kosong.
Cobalah untuk meminta maaf atas ketidaknyamanan ini dalam surat pengunduran diri Anda.
Dengan meminta maaf, perusahaan akan tahu bahwa Anda menyadari bagaimana pilihan ini dapat mempengaruhi mereka, dan dapat meningkatkan niat baik mereka terhadap Anda.
8. Berikan alasan mengapa Anda resign
Jelaskan secara singkat mengapa Anda tidak bisa lagi mengambil posisi pekerjaan tersebut.
Anda bisa menyebutkan sebanyak atau sesedikit mungkin detail yang Anda rasa nyaman untuk disampaikan.
Tulislah alasan Anda dengan jujur dan cobalah untuk mempertahankan nada yang positif.
Misalnya, jika Anda harus keluar karena krisis keluarga, Anda bisa mengatakan “Karena keadaan yang tidak terduga, saya harus kembali ke kampung halaman dan tidak bisa lagi bekerja di perusahaan Anda”.
9. Berterima kasih kepada pemberi kerja Anda
Berterima kasihlah kepada atasan yang telah mempekerjakan Anda pada awalnya dan sebutkan betapa bersyukurnya Anda atas kesempatan untuk mengisi posisi mereka.
Menjelaskan rasa terima kasih Anda atas pekerjaan tersebut dapat membantu menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda masih menghargai posisi tersebut dan dapat meningkatkan peluang Anda untuk mempertahankan hubungan positif dengan perusahaan.
Pertimbangkan untuk menyebutkan aspek-aspek spesifik dari pekerjaan atau perusahaan yang Anda hargai.
10. Tawarkan bantuan
Memiliki seseorang yang keluar sebelum mereka memulai suatu posisi adalah peristiwa yang tidak terduga.
Jika ada cara yang bisa Anda lakukan untuk membantu atasan Anda menyesuaikan diri dengan transisi tersebut, pertimbangkanlah untuk menawarkan bantuan kepada mereka dalam surat pengunduran diri Anda.
Pastikan bahwa Anda bersedia menindaklanjuti bantuan yang Anda tawarkan.
11. Selesaikan dan kirimkan surat resign Anda
Akhiri surat Anda dengan menawarkan diri untuk menjawab pertanyaan dan catatan akhir yang profesional, seperti ‘dengan hormat’ atau ‘salam’.
Setelah itu, kirimkan surat pengunduran diri Anda ke perusahaan.
Meskipun surat pengunduran diri biasanya diberikan secara langsung, Anda bisa mempertimbangkan untuk mengirim surat melalui email karena Anda tidak pernah secara resmi mulai bekerja.
Apa Saja Format Surat Resign?
Untuk membuat surat resign dengan baik dan benar, ada beberapa format yang perlu Anda perhatikan, yaitu:
1. Kepala surat
Format yang pertama adalah kepala surat. Kepala surat ini terdiri dari tempat dan tanggal pembuatan surat, nama penerima, dan alamat yang dituju.
Kepala surat terletak di bagian paling atas surat.
2. Isi surat
Format yang kedua adalah isi surat. Isi surat ini terdiri dari beberapa hal berikut ini, seperti:
- Data diri pengirim surat
- Maksud dan tujuan surat
- Ungkapan apresiasi kepada perusahaan
- Ucapan permohonan maaf dari pengirim surat
- Harapan untuk perusahaan
3. Penutup surat
Format yang terakhir adalah penutup surat. Pada bagian penutup ini, Anda bisa mengucapkan terima kasih kepada perusahaan.
Di bagian akhir, tuliskan nama Anda dan bubuhi tanda tangan di atas nama Anda.
Apa Perbedaan Surat Resign dengan Surat Pemberhentian Kerja?
Ketika membahas mengenai surat resign, maka sering dikaitkan dengan surat pemberhentian kerja.
Meski sama-sama digunakan untuk mengakhiri hubungan kerja, namun surat resign memiliki dasar yang berbeda, khususnya dari pihak yang mengakhiri hubungan kerja, alasan, dan konsekuensi hukumnya.
Surat resign ditulis oleh karyawan yang ingin mengajukan pengunduran diri atau mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan, sedangkan surat pemberhentian kerja ditulis oleh perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan.
Untuk penjelasan lebih lengkapnya mengenai surat pemberhentian kerja, Anda bisa menyimaknya di artikel Surat Pemberhentian Kerja ini.
Apa Saja Contoh Surat Resign?
Berikut contoh surat resign yang dapat Anda jadikan referensi dalam menulis surat resign:
1. Contoh surat resign tulisan tangan
2. Contoh surat resign marketing executive
3. Contoh surat resign template
4. Contoh surat resign sederhana
5. Contoh surat resign finance
6. Contoh surat resign staf purchasing
7. Contoh surat resign admin produksi
8. Contoh surat resign bahasa Inggris
9. Contoh surat resign copywriter
10. Contoh surat resign designer grafis
Bagaimana Template Surat Resign yang Benar?
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai surat resign yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa surat resign dibutuhkan ketika Anda ingin mengajukan resign atau mengundurkan diri dari perusahaan.
Selain bagian dari administrasi dan profesionalisme, surat resign juga memiliki tujuan agar Anda bisa meninggalkan kesan yang positif kepada perusahaan.
Hal ini karena pengunduran diri merupakan proses yang sensitif, baik dari sisi karyawan atau perusahaan.
Bagi perusahaan, pengunduran diri karyawan berkaitan dengan turnover rate yakni tingkat pergantian karyawan.
Semakin sedikit karyawan yang mengajukan resign maka semakin baik pula reputasi perusahaan.
Ketika banyak karyawan yang meninggalkan perusahaan maka perusahaan harus mencari pengganti di mana ini dibutuhkan waktu yang tidak sedikit.
Oleh karenanya penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan secara baik dan benar agar semakin sedikit karyawan yang resign dari perusahaan.
GajiHub hadir sebagai software absensi yang mendukung kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan.
Dengan GajiHub pengelolaan karyawan menjadi lebih mudah dan otomatis sehingga HRD bisa memiliki waktu untuk lebih memperhatikan kesejahteraan karyawan, misalnya dengan memberikan pelatihan kepada karyawan.
Ada berbagai fitur yang dimiliki oleh GajiHub mulai dari untuk kemudahan pengelolaan kehadiran, kemudahan pengelolaan penggajian, hingga pengelolaan cuti dan izin juga ada.
Anda bisa daftar GajiHub di tautan ini dan ada akses gratis yang bisa Anda dapatkan selama 14 hari.
Klik sekarang juga!
- 10 Contoh Surat Resign dari Berbagai Role dan Cara Membuatnya - 9 November 2026
- Psikotes Gambar Orang: Cara Penilaian dan Apakah Relevan? - 6 October 2026
- Tips Lolos Psikotest dan Manfaatnya untuk Bisnis - 6 October 2026