Surat Pemberhentian Kerja: Fungsi dan Contohnya

Surat pemberhentian kerja menjadi dokumen penting untuk menangani proses pemberhentian pekerjaan secara profesional.

Sebagai bagian penting dalam proses pemberhentian karyawan, surat ini menjadi tanggung jawab dari HRD untuk membuatnya.

Surat ini diberikan ketika perusahaan ingin melaksanakan proses pemecatan karyawan.

Lalu apa saja fungsi dari surat pemberhentian bekerja ini dan apa saja contoh dari surat pemberhentian kerja ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai surat pemberhentian untuk bekerja, mulai dari fungsinya, contoh, dan cara membuatnya.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Apa Fungsi Surat Pemberhentian Kerja?

Surat pemberhentian kerja adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk memberitahukan kepada karyawan bahwa hubungan kerja antara kedua belah pihak akan atau telah berakhir.

Surat ini menjadi bukti tertulis yang sah secara administratif maupun hukum, sekaligus menjadi rujukan bagi kedua pihak apabila di kemudian hari terjadi perselisihan terkait status kerja, hak-hak karyawan, atau alasan pemberhentian.

Surat ini dapat diterbitkan dalam berbagai konteks, mulai dari pemutusan hubungan kerja (PHK), berakhirnya kontrak kerja waktu tertentu, hingga pemberhentian karena pelanggaran disiplin.

Karena cakupannya cukup luas, istilah “surat pemberhentian kerja” sering digunakan sebagai payung umum yang mencakup beberapa jenis surat lain seperti surat PHK maupun surat pemutusan kontrak.

Ada beberapa fungsi utama diterbitkannya surat pemberhentian pekerjaan, di antaranya:

Memberikan kepastian hukum atas status pekerjaan karyawan.
Menjadi dokumen resmi yang menjelaskan alasan pemberhentian secara tertulis.
Menjadi dasar penghitungan hak-hak karyawan, seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau uang penggantian hak.
Melindungi perusahaan dari potensi tuntutan hukum di kemudian hari karena adanya bukti tertulis dan prosedural.
Menjadi referensi bagi karyawan saat melamar pekerjaan baru, terutama jika dilengkapi dengan surat pengalaman kerja atau paklaring.

Apa Saja Contoh Surat Pemberhentian Kerja?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat pemberhentian pekerjaan, berikut contohnya untuk Anda:

1. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Dinas Kesehatan

2. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Template

3. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Karena Kondisi Keuangan

4. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Cleaning Service

5. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Klinik

6. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Staff Quality Control

7. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Operasional

8. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Kinerja yang Buruk

9. Contoh Surat Pemberhentian Kerja PHK Massal

10. Contoh Surat Pemberhentian Kerja Mangkir

Anda juga bisa mendownload template surat pemberhentian kerja di bawah ini:

Download Surat Pemberhentian Kerja PDF

Kapan Surat Pemberhentian Kerja Diterbitkan?

Surat pemberhentian kerja tidak diterbitkan sembarangan.

Ada beberapa kondisi umum yang biasanya melatarbelakangi penerbitan surat ini, yakni sebagai berikut:

1. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

PHK adalah salah satu penyebab paling umum diterbitkannya surat pemberhentian kerja.

PHK dapat terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kinerja karyawan, kondisi perusahaan, hingga kesepakatan bersama antara perusahaan dan karyawan.

2. Berakhirnya kontrak kerja

Bagi karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau kontrak, surat pemberhentian pekerjaan biasanya diterbitkan saat masa kontrak berakhir dan tidak diperpanjang.

Dalam kasus ini, surat tersebut lebih tepat disebut sebagai surat pemutusan kontrak kerja.

3. Pelanggaran peraturan perusahaan

Jika karyawan melakukan pelanggaran berat terhadap peraturan perusahaan atau perjanjian kerja, misalnya tindakan indisipliner, pelanggaran kode etik, atau tindakan yang merugikan perusahaan.

Perusahaan dapat menerbitkan surat pemberhentian pekerjaan setelah melalui proses investigasi dan evaluasi sesuai prosedur internal.

4. Efisiensi atau restrukturisasi perusahaan

Kondisi bisnis yang menuntut perusahaan melakukan efisiensi, perampingan struktur organisasi, atau restrukturisasi, sering kali berujung pada pengurangan jumlah karyawan.

Situasi ini biasanya disertai dengan kompensasi khusus bagi karyawan terdampak.

5. Perusahaan tutup atau pailit

Ketika perusahaan mengalami kebangkrutan, dinyatakan pailit, atau memutuskan untuk menutup operasionalnya, seluruh karyawan pada umumnya akan menerima surat pemberhentian pekerjaan secara massal.

6. Masa percobaan tidak memenuhi evaluasi

Karyawan yang masih berada dalam masa percobaan (probation) dan dinilai tidak memenuhi standar kinerja yang ditetapkan perusahaan.

Keadaan ini bisa membuat mereka menerima surat pemberhentian pekerjaan, biasanya dengan ketentuan yang lebih sederhana dibandingkan karyawan tetap.

Siapa yang Berwenang Mengeluarkan Surat Pemberhentian Kerja?

Dalam mengeluarkan atau menerbitkan surat pemberhentian kerja, ada pihak-pihak yang memiliki wewenang yakni sebagai berikut:

1. Peran HRD

Divisi Human Resources Development (HRD) umumnya menjadi pihak yang menyiapkan, menyusun, dan mengelola administrasi surat pemberhentian pekerjaan.

HRD bertanggung jawab memastikan surat tersebut sesuai dengan prosedur perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Persetujuan manajemen

Sebelum surat diterbitkan, biasanya diperlukan persetujuan dari pihak manajemen.

Seperti manajer departemen terkait, direktur, atau pemilik perusahaan, tergantung pada skala dan kebijakan internal masing-masing organisasi.

3. Tanggung jawab perusahaan terhadap karyawan

Perusahaan, sebagai pihak yang menerbitkan surat pemberhentian pekerjaan, memiliki tanggung jawab untuk memastikan proses pemberhentian dilakukan secara adil, transparan, dan sesuai dengan ketentuan hukum.

Ini termasuk dalam memenuhi hak-hak karyawan yang diberhentikan.

Apa Saja Komponen Surat Pemberhentian Kerja?

Berikut komponen dari surat pemberitahuan kerja yakni sebagai berikut:

1. Identitas perusahaan

Komponen yang pertama adalah identitas perusahaan.

Ini meliputi nama perusahaan, alamat, dan biasanya dicantumkan dalam kop surat resmi perusahaan.

2. Identitas karyawan

Selain identitas perusahaan, surat pemberhentian pekerjaan juga berisi identitas karyawan yang bersangkutan.

Ini terdiri dari nama lengkap, jabatan, nomor induk karyawan (NIK internal), serta departemen atau unit kerja karyawan yang bersangkutan.

3. Nomor surat

Setiap surat resmi perusahaan, termasuk surat pemberhentian pekerjaan, umumnya memiliki nomor surat sesuai dengan sistem penomoran administrasi internal perusahaan.

4. Tanggal penerbitan

Komponen berikutnya adalah tanggal penerbitan.

Anda dapat menuliskan tanggal saat surat tersebut resmi dikeluarkan oleh perusahaan.

5. Alasan pemberhentian

Komponen berikutnya adalah alasan dilakukan pemberhentian.

Bagian ini menjelaskan secara singkat namun jelas mengenai alasan di balik pemberhentian pekerjaan, apakah karena PHK, berakhirnya kontrak, pelanggaran disiplin, efisiensi, atau alasan lainnya.

6. Tanggal efektif pemberhentian

Bagian ini berisi tanggal pasti kapan hubungan kerja karyawan tersebut resmi berakhir, yang menjadi acuan penting baik bagi perusahaan maupun karyawan.

7. Hak karyawan setelah pemberhentian

Di dalam surat pemberhentian pekerjaan juga berisi hak karyawan setelah pemberhentian.

Ini berisi penjelasan mengenai hak-hak yang akan diterima karyawan, seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, atau kompensasi lain sesuai dengan alasan pemberhentian dan ketentuan yang berlaku.

8. Tanda tangan pejabat berwenang

Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang memiliki wewenang, seperti kepala HRD, direktur, atau pemilik perusahaan, agar sah secara administratif.

Bagaimana Cara Membuat Surat Pemberhentian Kerja?

Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ikuti saat menyusun surat pemberhentian pekerjaan:

1. Menentukan alasan yang sesuai

Pastikan alasan pemberhentian yang dicantumkan sesuai dengan kondisi sebenarnya dan didukung oleh dokumentasi yang memadai.

Seperti hasil evaluasi kinerja, catatan pelanggaran, atau data terkait kondisi perusahaan.

2. Menggunakan bahasa yang profesional

Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan netral, serta hindari kalimat yang bernada emosional atau menyudutkan karyawan.

Meskipun alasan pemberhentian terkait pelanggaran disiplin.

3. Menyampaikan informasi secara jelas

Cara berikutnya adalah menyampaikan informasi secara jelas.

Informasi seperti tanggal efektif, alasan pemberhentian, dan hak-hak karyawan harus disampaikan secara eksplisit dan tidak menimbulkan multitafsir.

4. Mencantumkan hak-hak karyawan

Jelaskan secara rinci hak-hak yang akan diterima karyawan, termasuk mekanisme dan jadwal pembayarannya, agar karyawan memiliki kepastian.

5. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan

Sebelum surat diterbitkan, ada baiknya Anda memastikan kembali bahwa proses dan isi surat telah sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku saat ini.

Idealnya dengan berkonsultasi kepada tim legal atau konsultan ketenagakerjaan perusahaan.

Hak Karyawan Setelah Menerima Surat Pemberhentian Kerja

Lalu apa saja hak yang didapatkan karyawan setelah menerima surat pemberhentian pekerjaan?

Berikut penjelasannya untuk Anda:

1. Uang pesangon

Uang pesangon adalah kompensasi yang diberikan kepada karyawan yang di-PHK, dengan besaran yang umumnya dihitung berdasarkan masa kerja karyawan.

Untuk perhitungan mengenai uang pesangon ini, Anda bisa menyimaknya di artikel cara menghitung uang pesangon ini.

2. Uang penghargaan masa kerja

Selain pesangon, karyawan dengan masa kerja tertentu (umumnya karyawan yang telah bekerja cukup lama) juga berhak atas uang penghargaan masa kerja.

Untuk besarannya juga diatur berdasarkan lama masa kerja karyawan tersebut.

3. Uang penggantian hak

Uang penggantian hak biasanya mencakup penggantian atas cuti tahunan yang belum diambil, biaya pemulangan karyawan (jika berlaku), serta hal-hal lain yang menjadi hak karyawan sesuai dengan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

4. Dokumen yang harus diterima karyawan

Selain kompensasi finansial, karyawan yang diberhentikan juga berhak menerima dokumen administratif.

Ini terdiri dari surat pengalaman kerja atau paklaring sebagai bukti riwayat kerjanya.

5. Proses serah terima pekerjaan

Sebelum hubungan kerja resmi berakhir, karyawan biasanya diminta untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan.

Ini termasuk pengalihan tanggung jawab dan pengembalian aset perusahaan yang digunakan selama bekerja.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Surat Pemberhentian Kerja

Dalam membuat surat pemberhentian pekerjaan, ada kesalahan-kesalahan yang wajib dihindari yakni sebagai berikut:

1. Alasan pemberhentian tidak jelas

Alasan yang kabur atau tidak spesifik dapat menimbulkan kebingungan bahkan sengketa hukum di kemudian hari. Pastikan alasan dijelaskan secara faktual dan didukung bukti yang memadai.

2. Tidak mencantumkan tanggal efektif

Kesalahan kedua yang wajib dihindari adalah tidak mencantumkan tanggal efektif terakhir bekerja.

Ketiadaan tanggal efektif pemberhentian dapat menyebabkan ambiguitas mengenai kapan sebenarnya hubungan kerja berakhir, yang berdampak pada perhitungan hak-hak karyawan.

3. Bahasa yang menyinggung atau emosional

Hindari untuk menggunakan bahasa yang menyinggung atau emosional.

Penggunaan bahasa yang kasar, menyudutkan, atau emosional dapat merusak reputasi perusahaan serta berpotensi memicu konflik lebih lanjut dengan karyawan yang bersangkutan.

4. Tidak menjelaskan hak karyawan

Surat yang tidak mencantumkan hak-hak karyawan secara jelas dapat menimbulkan kesalahpahaman dan mempersulit proses administrasi selanjutnya.

5. Tidak sesuai prosedur perusahaan

Terakhir adalah tidak sesuai dengan prosedur yang dimiliki oleh perusahaan.

Penerbitan surat yang tidak melalui proses persetujuan dan evaluasi yang semestinya dapat menimbulkan masalah administratif maupun hukum bagi perusahaan.

Perbedaan Surat Pemberhentian Kerja, Surat PHK, dan Surat Pemutusan Kontrak

Meskipun sering digunakan secara bergantian, ketiga istilah ini memiliki cakupan dan konteks yang sedikit berbeda.

Tabel berikut merangkum perbedaannya secara umum:

Aspek	Surat Pemberhentian Kerja	Surat PHK	Surat Pemutusan Kontrak
Tujuan	Menginformasikan berakhirnya hubungan kerja	Menginformasikan PHK	Mengakhiri PKWT sesuai kontrak
Penyebab	Beragam	PHK	Kontrak selesai atau diakhiri
Dasar	Kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan	Peraturan ketenagakerjaan	Perjanjian kerja
Penerima	Karyawan	Karyawan	Pekerja kontrak

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai surat pemberhentian kerja yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat pemberhentian untuk bekerja bukan hanya bagian dari formalitas administratif semata, namun juga sebagai dokumen penting dengan konsekuensi hukum dan finansial bagi perusahaan atau karyawan.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola karyawan di perusahaan, gunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.