Contoh Surat PHK dan Cara Membuatnya

PHK adalah ketika perusahaan atau organisasi harus memberhentikan seorang karyawan atau beberapa karyawan karena alasan selain kinerja atau perilaku. Ketika PHK terjadi, manajer sumber daya manusia atau spesialis dapat mengomunikasikan perubahan kepada karyawan mereka dengan surat PHK.

Jika Anda seorang manajer sumber daya manusia atau spesialis yang menghadapi PHK di perusahaan Anda, Anda mungkin ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis surat PHK yang efektif.

Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu PHK, menjelaskan cara menulis surat PHK dan memberikan contoh beberapa surat PHK.

Apa itu PHK?

PHK adalah ketika perusahaan perlu memberhentikan karyawan karena alasan selain kinerja atau perilaku. PHK dapat bersifat sementara atau permanen dan biasanya terjadi ketika perusahaan atau bisnis tidak berkinerja baik secara finansial.

Memberhentikan karyawan adalah salah satu strategi yang dapat digunakan organisasi untuk mengurangi pengeluaran mereka dan meningkatkan kesehatan keuangan mereka.

PHK juga dapat terjadi ketika sebuah perusahaan pindah, menyelesaikan merger, menghadapi penurunan ekonomi atau pembelian.

Surat PHK mengkomunikasikan perubahan ini kepada karyawan yang terkena dampak dan menjelaskan detailnya.

Surat PHK dapat membahas aspek-aspek seperti tunjangan, pendapatan, peralatan dan peralatan dan ketika perubahan mulai berlaku.

Aturan dan spesifikasi tentang bagaimana dan kapan surat pemberhentian harus mengkomunikasikan perubahan ini tergantung pada ukuran perusahaan, jumlah karyawan dan di mana perusahaan dan karyawan berada.

Undang-undang Indonesia yang Mengatur Tentang PHK

Karena urgensinya, PHK memiliki aturan perundangan- undangan yang mendasarinya dalam aturan perburuhan antara lain: pasal 154A ayat (1) UU No. 13 Tahun 2013 Tentang Ketenagakerjaan (UU 13/2003),  Undang- undang No. 11 tahun 2020 Tentang Cipta Kerja (UU 12021), dan pelaksanaanya diatur dalam pasal 3 Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 2021 Tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu. Di dalam juga membahas tentang aturan jam kerja, waktu istirahat, dan pemutusan hubungan kerja (PP 35/2021).

Prinsip dilakukannya PHK sebenarnya adalah semua pihak dalam hal ini perusahaan, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya untuk tidak terjadi PHK sesuai dengan pasal  151 ayat (1) UU 13/2003 jo. Pasal 37 ayat (1) PP 35/2021).  Lebih lanjut tentang Undang- undang PHK PP 35/2021 Bab V terinci seperti berikut ini:

• Pasal 36 mengatur tentang berbagai alasan yang bisa mendasari terjadinya PHK bagi para pekerja. Alasan PHK inilah yang mendasari ketentuan perhitungan hak atas dampak yang bisa dialami para pekerja setelah di PHK.
• Pasal 37 sampai pasal 39 mengatur tentang cara PHK sejak tahap pemberitahuan sampai proses PHK tersebut dijalankan dalam perusahaan. Jika PHK tidak mencapai kesepakatan antara pemberi kerja dan pekerja, maka tahap yang harus dilakukan adalah melalui mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial sesuai dengan ketentuan aturan undang- undang.
• Pasal 40 sampai pasal 59 mengatur tentang hal akibat terjadinya PHK seperti uang pesangon, uang penghargaan saat masa kerja, uang pengganti hak, dan uang pisah. Perhitungan tersebut dilakukan berdasarkan alasan atau dasar dijatuhkannya PHK terhadap pekerja tertentu.

Alasan Yang Membolehkan Perusahan Melakukan PHK

Berdasarkan pasal 154A ayat (1) UU No. 13 tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan (UU 13/2003) jo. Undang-undang No. 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU 11/2021) dan peraturan turunannya yakni Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja (PP 35/2021), pada pasal 36 mengatur PHK diperbolehkan dilakukan dengan alasan berikut ini:

1. Perusahaan terjadi bentuk penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan dan pekerja atau buruh tidak akan melanjutkan hubungan kerja atau sebuah pengusaha tidak ingin menerima pekerja atau buruh
2. Perusahaan menerapkan bentuk efisiensi dengan menutup perusahaan atau disebabkan karena perusahaan mengalami kerugian
3. Perusahaan tutup karena mengalami kerugian secara terus menerus dalam jangka waktu 2 (dua) tahun
4. Perusahaan tutup karena kondisi yang memaksa (force majeure)
5. Perusahaan mengalami kondisi penundaan kewajiban pembayaran utang
6. Perusahaan mengalami pailit
7. Ada bentuk permohonan pemutusan hubungan kerja yang diajukan oleh pekerja atau buruh karna pengusaha melakukan perbuatan sebagai berikut ini:
   • Melakukan Penganiayaan, Penghinaan secara kasar atau mengancam pekerja atau buruh
   • Membujuk atau menyuruh pekerja atau buruh untuk berbuat yang bertentangan dengan peraturan perundang- undangan
   • Perusahaan tidak membayar upah tepat pada waktu yang telah ditentukan dalam kontark kerja selama 3 (tiga) bulan berturut- turut atau lebih, walaupun pengusaha membayar upah secara tepat waktu setelah itu
   • Tidak melakukan kewajiban sesuai janji atau kontark yang disepakati oleh pekerja atau buruh
   • Memberikan perintah kepada pekerja atau buruh untuk melakukan pekerjaan di luar yang diperjanjikan dalam kontrak kerja
   • Memberi pekerjaan yang berbahaya untuk jiwa, keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan kepada pekerja atau buruh, sedangkan pekerjaan tersebut tidak dicantumkan pada perjanjian kontrak kerja
8. Ada putusan dari lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial agar pengusaha tidak melakukan perbuatan terhadap permohonan yang diajukan oleh pekerja atau buruh dan memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja
9. Pekerja atau buruh mengajukan pengunduran diri atas kemauan sendiri yang harus memenuhi syarat berikut ini:
   • Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat- lambatnya pada 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran diri dimulai
   • Tidak terikat dengan ikatan dinas
   • Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal pengunduran diri dimulai
10. Pekerja atau buruh mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih secara berturut- turut tanpa ada keterangan secara tertulis dan dilengkapi dengan bukti yang sah dengan konfirmasi panggilan dari pengusaha 2 (dua) kali, baik lisan atau tertulis
11. Pekerja atau buruh terbukti melakukan pelanggaran pada ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang sebelumnya sudah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut dengan jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan, kecuali perihal ini telah ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama
12. Pekerja atau buruh tidak dapat melakukan pekerjaan selama 6 (enam) bulan karena telah ditahan pihak yang berwajib dengan dugaan melakukan tindak pidana
13. Pekerja atau buruh mengalami sakit yang berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya setelah melampaui batas pengobatan selama 12 (dua belas) bulan
14. Pekerja atau buruh telah memasuki usia pensiun
15. Pekerja atau buruh telah meninggal dunia

Bagaimana Cara Menulis Surat PHK?

Surat PHK adalah alat penting untuk berkomunikasi dengan karyawan selama PHK. Jika Anda seorang manajer sumber daya manusia atau spesialis dalam perusahaan yang menghadapi PHK, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menulis surat PHK:

1. Alamat surat langsung ke karyawan

Dengan mengarahkan surat itu langsung ke karyawan Anda, Anda mempersonalisasi komunikasi Anda. Anda juga dapat memastikan bahwa surat-surat itu ditujukan kepada individu yang benar.

Jika organisasi Anda memberhentikan banyak karyawan, Anda dapat menggunakan program autofill untuk memastikan setiap anggota tim menerima surat yang ditujukan kepada mereka.

2. Langsung dan ringkas bahwa karyawan tersebut di PHK

Kalimat pertama surat Anda harus dengan jelas mengomunikasikan tujuan surat itu. Sangat penting untuk bersikap langsung, daripada mencoba memoderasi pesan.

Anggota tim Anda mungkin menghargai pendekatan langsung, sehingga mereka tidak perlu membuat asumsi atau mencoba menafsirkan pesan.

Boleh saja menggunakan bahasa yang mengomunikasikan penyesalan, tetapi itu harus melengkapi pesan daripada mengaburkannya. Pastikan untuk memasukkan tanggal pasti saat PHK mereka dimulai.

Contoh: Sayangnya, karena restrukturisasi baru-baru ini, Anda diberhentikan dari posisi Anda saat ini sebagai manajer kantor. Hari terakhir Anda bekerja adalah 05 Agustus 2021.

3. Ucapkan terima kasih kepada karyawan atas kontribusinya

Berterima kasih kepada anggota tim atas waktu dan energi mereka adalah penting, karena itu menunjukkan rasa terima kasih perusahaan. Ini juga membantu untuk mengomunikasikan alasan pemecatan bukan karena kinerja.

Anda dapat berterima kasih kepada mereka atas kontribusi tertentu atau untuk pekerjaan yang telah mereka lakukan di posisi mereka. Seberapa spesifik Anda dalam bagian surat ini dapat bergantung pada karyawan dan ukuran perusahaan.

Contoh: PT ABC. mengucapkan terima kasih atas dedikasi Anda selama lima tahun bersama perusahaan, dan khususnya atas kepemimpinan Anda dalam proyek restrukturisasi teknologi.

4. Memberikan panduan untuk hak finansial dan pesangon karyawan

Karyawan perlu tahu kapan dan bagaimana mereka dapat menerima gaji terakhir atau pesangon mereka. Jika karyawan tersebut juga memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan, praktik terbaiknya adalah memberikan informasi tentang kapan tunjangan tersebut berakhir.

Anda dapat memasukkan informasi tentang saldo waktu istirahat mereka saat ini dan bagaimana pengaruhnya terhadap gaji terakhir mereka.

Jika surat pemberhentian Anda adalah email, pertimbangkan untuk menautkan langsung ke halaman web dengan informasi tentang polis asuransi kesehatan mereka dan informasi manfaat lainnya.

Jika benar- benar seorang pekerja dijatuhi PHK, maka pengusaha wajib membayar kompensasi yang besarannya sesuai dengan alasan PHK tersebut dikeluarkan.

Jenis kompensasi tersebut adalah uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan uang pisah, dengan ketentuan detailnya sebagai berikut ini:

Uang Pesangon

1. Masa kerja kurang dari 1 tahun dibayar 1 bulan upah
2. Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun dibayar 2 bulan upah
3. Masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun dibayar 3 bulan upah
4. Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun dibayar 4 bulan upah
5. Masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 tahun dibayar 5 bulan upah
6. Masa kerja 5 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 tahun dibayar 6 bulan upah
7. Masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 tahun dibayar 7 bulan upah
8. masa kerja 7 tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 tahun dibayar 8 bulan upah
9. masa kerja 8 tahun atau lebih dibayar 9 bulan upah

Uang Penghargaan Masa Kerja

1. Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun dibayar 2 bulan upah
2. Masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 tahun dibayar 3 bulan upah
3. Masa kerja 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 tahun dibayar 4 bulan upah
4. Masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun dibayar 5 bulan upah
5. Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 tahun dibayar 6 bulan upah
6. Masa kerja 18 tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 tahun dibayar 7 bulan upah
7. Masa kerja 21 tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 tahun dibayar 8 bulan upah
8. Masa kerja 24 tahun atau lebih dibayar 10 bulan upah

Uang Penggantian Hak

1. Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur keberlakukannya
2. Biaya atau ongkos pulang untuk pekerja dan keluarganya ke tempat pekerja diterima bekerja
3. Hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama masing- masing perusahaan

5. Sertakan nama, jabatan, dan info kontak Anda

Tanda tangani surat pemberhentian PHK dengan penutupan profesional dan sertakan informasi kontak Anda. Jika anggota tim memiliki pertanyaan atau komentar tambahan, termasuk informasi kontak Anda memudahkan untuk memfasilitasi komunikasi profesional.

Anda dapat menyertakan nomor telepon dan email perusahaan Anda, atau menyertakan jadwal untuk membuat janji. Penutupan profesional yang dapat diterima meliputi:

• Terima kasih
• Salam
• Terbaik untuk Anda
• Dengan hormat

Contoh Surat PHK

Berikut adalah beberapa contoh surat PHK yang bisa Anda pilih:

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor : 050/ PT. EX/PHK/AN/2022

Perihal : Surat Pemutusan Hubungan Kerja Atau Surat Pemberhentian Kerja
Kepada Yth,
Sdr. Adam Bagyo
Di tempat

Dengan hormat,