Download Template Tanda Terima Gaji Karyawan

Tanda terima gaji merupakan bukti resmi sekaligus transparansi peruashaan terhadap karyawan.

Tanda terima gaji ini tidak hanya sekadar dokumen, melainkan juga merupakan hak setiap karyawan untuk mengetahui rincian penghasilan yang diterimanya.

Namun, proses pembuatan slip gaji tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Jika terjadi kesalahan dalam perhitungan, hal tersebut dapat merugikan salah satu pihak, baik karyawan maupun perusahaan.

Oleh karena itu, akurassi menadi hal utama yang harus diperhatikan dalam penyusunan tanda terima gaji.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu tanda terima gaji, komponen penting, dan template gratis yang bisa diunduh.

Bagaimana Template Tanda Terima Gaji?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat tanda terima gaji, berikut template gratis yang bisa Anda download:

DOWNLOAD TEMPLATE TANDA TERIMA GAJI PDF

DOWNLOAD TEMPLATE TANDA TERIMA GAJI WORD

Selain dengan mendownload template di atas, Anda juga bisa menggunakan template slip gaji dari GajiHub.

Tidak hanya gratis, slip gaji ini juga bisa dikustomisasi sesuai dengan komponen gaji masing-masing karyawan.

Apa yang Dimaksud dengan Tanda Terima Gaji?

Tanda terima gaji atau slip gaji adalah dokumen resmi yang berisi rincian gaji bulanan seorang karyawan beserta potongan-potongan yang dikenakan, termasuk pajak maupun iuran lainnya.

Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang berbeda terkait potongan kompensasi, misalnya untuk pembayaran asuransi kesehatan, ketenagakerjaan, atau tunjangan lain yang sifatnya wajib maupun opsional.

Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, pemberian slip gaji sebenarnya tidak disebutkan sebagai kewajiban yang mutlak harus diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.

Namun, jika mengacu pada Pasal 17 Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, perusahaan diwajibkan memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian penerimaan pekerja atau buruh pada saat gaji dibayarkan.

Artinya, meskipun tidak disebutkan langsung dalam undang-undang sebelumnya, regulasi turunan telah menegaskan pentingnya transparansi dalam pembayaran upah.

Pemberian slip gaji ini tentu memiliki manfaat ganda.

Bagi karyawan, slip gaji dapat menjadi bukti tertulis yang sah terkait penghasilan mereka, yang juga bisa digunakan untuk keperluan administrasi lain seperti pengajuan kredit, pinjaman, atau pembelian rumah.

Sementara bagi perusahaan, slip gaji menjadi salah satu bentuk profesionalitas sekaligus sarana menjaga hubungan kerja yang sehat melalui transparansi.

Dengan adanya slip gaji yang jelas dan akurat, potensi kesalahpahaman atau sengketa mengenai pembayaran upah dapat diminimalisir.

Mengapa Perusahaan Wajib Memberikan Tanda Terima Gaji ke Karyawan?

Tanda terima gaji tidak hanya berfungsi sebagai bentuk transparansi antara karyawan dan manajemen.

Lebih dari itu, dokumen ini juga memiliki berbagai fungsi tambahan yang sangat bermanfaat, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Berikut sejumlah manfaat slip gaji:

1. Memberikan Informasi Detail Tentang Gaji

Tanda terima gaji berisi rincian penghasilan bulanan karyawan.

Umumnya terdapat tiga komponen utama, yaitu gaji pokok, potongan (misalnya pajak atau iuran), serta tunjangan atau bonus yang diterima.

Dari informasi ini, karyawan bisa mengetahui berapa nominal gaji bersih yang benar-benar diterima.

Selain itu, tanda terima gaji juga dapat menjadi sarana evaluasi performa bulanan.

Contohnya, jika ada potongan karena keterlambatan atau tambahan insentif karena berhasil mencapai target, hal tersebut akan tercatat jelas.

Dengan demikian, tanda terima gaji tidak sekadar catatan angka, tetapi juga cerminan dari kedisiplinan dan pencapaian kerja karyawan.

2. Digunakan untuk Pengajuan Kartu Kredit dan Administrasi Lainnya

Tanda terima gaji juga berperan penting dalam keperluan administratif.

Saat mengajukan kartu kredit, bank biasanya mensyaratkan dokumen ini sebagai bukti bahwa seseorang memiliki pekerjaan tetap dan penghasilan stabil.

Hal ini menjadi pertimbangan penting bagi lembaga keuangan dalam menilai kemampuan pemohon untuk membayar cicilan.

Tidak hanya kartu kredit, slip gaji juga sering digunakan untuk pengajuan pinjaman bank, pembelian rumah dengan skema KPR, hingga pengurusan visa ke luar negeri.

Dengan begitu, tanda terima gaji berfungsi sebagai dokumen resmi yang memperkuat posisi karyawan dalam berbagai aspek kehidupan.

3. Negosiasi Gaji di Pekerjaan Baru

Tanda terima gaji juga memiliki peran penting saat Anda berencana pindah ke perusahaan lain.

Dokumen ini bisa menjadi bukti resmi mengenai besaran gaji terakhir yang Anda terima.

Dengan adanya slip gaji, Anda memiliki dasar yang kuat untuk melakukan negosiasi gaji di tempat kerja baru.

Perusahaan biasanya mempertimbangkan tanda terima gaji sebagai acuan dalam menentukan kisaran gaji yang akan ditawarkan.

Hal ini membantu calon karyawan agar tidak menerima penawaran di bawah standar, sekaligus mempermudah perusahaan dalam menyesuaikan kompensasi dengan pengalaman serta kemampuan yang dimiliki.

Apa Saja Komponen Penting dalam Tanda Terima Gaji?

Tanda terima gaji memuat beberapa komponen penting yang mencerminkan pendapatan sekaligus potongan yang diterima oleh karyawan.

Berikut adalah beberapa komponen yang biasanya terdapat dalam slip gaji:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah jumlah penghasilan tetap yang diterima karyawan dari perusahaan setiap bulan.

Besaran gaji pokok biasanya sudah ditentukan dalam kontrak kerja dan dapat berbeda antar karyawan, tergantung pada jabatan, pengalaman, serta faktor lainnya.

Gaji pokok juga menjadi dasar perhitungan untuk komponen lain seperti tunjangan, bonus, maupun potongan.

2. Tunjangan

Tunjangan merupakan tambahan penghasilan yang diberikan perusahaan di luar gaji pokok.

Bentuk tunjangan bisa berupa tunjangan keluarga, tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, tunjangan pendidikan, dan lain-lain.

Tunjangan diberikan untuk membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan tertentu yang tidak tercakup oleh gaji pokok.

3. Bonus atau Insentif

Bonus atau insentif adalah tambahan penghasilan yang diberikan sebagai bentuk apresiasi atas pencapaian atau kinerja karyawan yang baik.

Besaran bonus atau insentif biasanya ditentukan berdasarkan target kinerja yang telah ditetapkan perusahaan.

Bonus dapat diberikan dalam bentuk uang tunai, barang, maupun fasilitas lainnya.

4. Allowance (Penggantian Biaya)

Allowance atau penggantian biaya merupakan kompensasi atau biaya tertentu yang dikeluarkan karyawan dalam menjalankan tugasnya.

Contohnya adalah uang makan, uang komunikasi, uang perumahan, hingga uang pajak.

Tujuan pemberian allowance adalah untuk mengganti biaya tambahan yang muncul selama karyawan melaksanakan pekerjaannya.

5. Potongan Gaji

Potonngan gaji adalah pengurangan dari penghasilan karyawan untuk berbagai keperluan seperti pajak penghasilan, iuran BPJS, iuran pensiun, cicilan pinjaman, dan sebagainya.

Potongan ini dilakukan sesuai dengan aturan perusahaan maupun regulasi pemerintah yang berlaku.

Biasanya potongan gaji dilakukan secara otomatis dan bersifat wajib bagi karyawan.

Bagaimana Format Tanda Terima Gaji?

Setiap perusahaan bisa saja memiliki format slip gaji yang berbeda.

Namun, secara umum ada beberapa elemen penting yang biasanya selalu dicantumkan agar jelas dan mudah dipahami.

Saat ini, banyak perusahaan menggunakan alat atau software HRIS untuk membuat tanda terima gaji.

Cara ini lebih praktis karena bisa memastikan kepatuhan terhadap aturan yang berlaku, menjaga keamanan data.

Selain itu, juga memudahkan perusahaan dalam mengisi informasi karyawan maupun perusahaan untuk kemudian menghasilkan tanda terima gaji yang bisa diunduh.

Namun, jika Anda ingin membuatnya secara manual berikut format yang umum digunakan:

Informasi Karyawan

Bagian ini berisi data dasar karyawan, seperti nama lengkap, nomor ID karyawan, dan jabatan atau posisi yang sedang dijalani.

Periode Pembayaran

Periode pembayaran menjelaskan rentang tanggal gaji yang diberikan, misalnya dari 1 Januari 2023 sampai 31 Januari 2023.

Gaji Kotor

Gaji kotor adalah jumlah total penghasilan sebelum dilakukan potongan.

Komponen ini meliputi gaji pokok, tunjangan, bonus, maupun pendapatan lain yang diterima dalam periode tersebut.

Potongan Gaji

Bagian ini menampilkan rincian potongan yang mengurangi gaji kotor.

Potongan dapat berupa pajak penghasilan, iuran BPJS, asuransi kesehatan, iuran pensiun, atau cicilan pinjaman.

Semua potongan biasanya ditulis secara terperinci lengkap dengan nominalnya.

Gaji Bersih

Gaji bersih adalah jumlah akhir yang diterima karyawan setelah seluruh potongan dikurangkan dari gaji kotor.

Nominal ini biasanya yang masuk ke rekening karyawan.

Informasi Tambahan

Beberapa perusahaan juga mencantumkan detail tambahan, seperti jumlah jam kerja, lembur, saldo cuti, hingga bonus atau insentif yang diperoleh.

Sangat penting untuk memeriksa slip gaji dengan teliti setiap bulan. Pastikan semua detail yang tercantum sudah sesuai.

Jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian, sebaiknya segera menghubungi bagian payroll perusahaan agar bisa mendapatkan penjelasan dan perbaikan.

Bagaimana Cara Membuat Tanda Terima Gaji?

Tanda terima gaji bukan hanya bukti pembayaran, tetapi juga bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan.

Untuk membuat tanda terima gaji yang rapi dan sesuai standar, ada beberapa langkah yang bisa diikuti:

1. Siapkan Informasi Dasar Karyawan

Langkah pertama adalah menuliskan data karyawan yang menerima gaji. Informasi ini biasanya meliputi:

• Nama lengkap karyawan
• Nomor identitas/ID karyawan
• Jabatan atau posisi kerja
• Departemen atau divisi

Data ini penting agar tanda terima gaji jelas siapa penerimanya dan bisa dijadikan arsip resmi perusahaan.

2. Tentukan Periode Pembayaran

Tulis dengan jelas periode gaji yang dibayarkan, misalnya 1–31 Januari 2025.

Periode ini membantu karyawan mengetahui untuk waktu kerja bulan apa gaji yang diterimanya.

3. Rincikan Komponen Gaji

Masukkan semua komponen penghasilan karyawan, seperti:

• Gaji pokok sesuai kontrak kerja
• Tunjangan (misalnya kesehatan, transportasi, keluarga, atau pendidikan)
• Bonus/insentif sesuai pencapaian kinerja
• Allowance/penggantian biaya seperti uang makan, komunikasi, atau perumahan

Dengan rincian ini, karyawan bisa melihat transparansi penghasilan yang mereka terima.

4. Catat Potongan Gaji

Jangan lupa menuliskan potongan yang berlaku, seperti:

• Pajak penghasilan (PPh 21)
• Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Iuran pensiun
• Cicilan pinjaman (jika ada)

Tuliskan secara terperinci agar karyawan paham alasan nominal gaji bersih mereka berkurang.

5. Hitung Gaji Bersih

Setelah semua komponen penghasilan dan potongan dicatat, hitung jumlah akhir atau gaji bersih yang akan diterima karyawan.

Nominal inilah yang biasanya ditransfer ke rekening karyawan.

6. Tambahkan Informasi Tambahan (Opsional)

Beberapa perusahaan juga menambahkan detail lain, seperti:

• Jumlah jam kerja
• Lembur
• Saldo cuti
• Bonus tambahan

Informasi ini tidak wajib, tetapi bisa menambah kejelasan slip gaji.

7. Gunakan Format yang Konsisten

Perusahaan bisa membuat format tanda terima gaji sendiri, baik menggunakan Excel, Word, maupun aplikasi HR khusus.

Oleh karena itu, pastikan formatnya konsisten agar mudah dibaca dan diarsipkan.

8. Periksa Kembali Sebelum Dibagikan

Sebelum diserahkan kepada karyawan, pastikan semua informasi sudah akurat.

Jika ada kesalahan, segera perbaiki agar tidak menimbulkan salah paham.

Apa Perbedaan Tanda Terima Gaji dan Surat Keterangan Gaji?

Ketika membahas mengenai tanda terima gaji atau slip gaji, maka tidak bisa dipisahkan dari surat keterangan gaji.

Masih banyak pihak yang menganggap tanda terima gaji ini sama dengan surat keterangan gaji, padahal keduanya berbeda.

Tanda terima gaji atau slip gaji merupakan dokumen yang dijadikan bukti bahwa gaji telah dikirimkan kepada karyawan, lengkap dengan komponen gaji di dalamya.

Sedangkan surat keterangan gaji dibuat untuk kebutuhan di luar perusahaan, seperti untuk mengajukan kredit, mengajukan kpr, hingga mengajukan visa.

Untuk lebih lengkapnya mengenai surat keterangan gaji, Anda bisa membacanya di artikel download surat keterangan gaji ini.

Apa Saja Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Penggajian Karyawan?

Dalam penggajian karyawan, ada kesalahan yang perlu dihindari oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

1. Tidak Menyesuaikan Gaji dengan Standar Industri

Salah satu kesalahan yang perlu dihindari adalah menetapkan gaji hanya berdasarkan kemampuan perusahaan tanpa mempertimbangkan rata-rata gaji di Indonesia berdasarkan industri, jabatan, pengalaman, dan lokasi kerja.

Upah minimum memang menjadi salah satu acuan penting dalam pengupahan, tetapi perusahaan sebaiknya tidak menjadikannya sebagai satu-satunya patokan ketika menentukan gaji seluruh karyawan.

Dalam ketentuan pengupahan, pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih berpedoman pada struktur dan skala upah.

2. Tidak Mengevaluasi Gaji Ketika UMK Mengalami Kenaikan

Kesalahan berikutnya adalah tidak melakukan evaluasi gaji ketika terjadi kenaikan UMK atau UMP.

Perlu dipahami bahwa kenaikan upah minimum tidak selalu berarti seluruh karyawan harus mendapatkan kenaikan gaji dengan persentase yang sama.

Namun, perusahaan tetap perlu mengevaluasi struktur dan skala upah agar pengupahan tetap adil dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Anda juga bisa menentukan kenaikan gaji karyawan dengan perhitungan yang tepat.

Baca artikel lengkapnya di artikel Menghitung Kenaikan Gaji ini.

3. Mengabaikan Dampak Inflasi terhadap Daya Beli Karyawan

Selain kenaikan UMK, perusahaan juga sebaiknya memperhatikan kondisi inflasi ketika melakukan evaluasi kompensasi.

Inflasi menyebabkan harga barang dan jasa meningkat sehingga nilai riil dari pendapatan karyawan dapat mengalami penurunan.

Dengan kata lain, gaji yang nominalnya tetap belum tentu memiliki daya beli yang sama dari tahun ke tahun.

Dalam kebijakan upah minimum, inflasi juga menjadi salah satu variabel yang diperhitungkan dalam penyesuaian upah minimum.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya bertanya, “Apakah gaji karyawan sudah memenuhi UMK?”, tetapi juga mengevaluasi apakah struktur kompensasi masih kompetitif terhadap kondisi ekonomi dan pasar tenaga kerja.

Karyawan juga bisa mengajukan permohonan kenaikan gaji kepada perusahaan dan perusahaan harus menerimanya dengan baik jika memang alasannya jelas.

Untuk mengajukan permohonan kenaikan gaji ini karyawan perlu melengkapinya dengan surat permohonan kenaikan gaji.

Anda bisa membaca artikel Contoh Surat Permohonan Kenaikan Gaji ini untuk informasi lengkapnya.

4. Tidak Memeriksa Kesesuaian Komponen Gaji

Kesalahan lain adalah tidak memeriksa kembali komponen gaji sebelum tanda terima diberikan kepada karyawan.

Tanda terima gaji sebaiknya mencantumkan informasi yang jelas mengenai gaji pokok, tunjangan, lembur atau komponen pendapatan lainnya, potongan, serta jumlah gaji bersih yang diterima sesuai sistem pengupahan perusahaan.

Hal ini penting karena struktur upah dapat terdiri dari beberapa komponen. PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang telah mengalami perubahan, mengatur berbagai aspek pengupahan termasuk bentuk upah, struktur dan skala upah, upah minimum, serta perlindungan upah.

Dengan informasi yang lengkap, karyawan dapat lebih mudah memeriksa apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan haknya.

5. Tidak Memperbarui Tanda Terima Setelah Ada Perubahan Gaji

Perusahaan juga perlu menghindari penggunaan template tanda terima gaji yang tidak diperbarui.

Misalnya, karyawan mendapatkan kenaikan gaji karena perubahan jabatan atau penyesuaian struktur upah, tetapi nominal pada dokumen pembayaran masih menggunakan data lama. Kesalahan seperti ini dapat menimbulkan kebingungan antara HR, bagian keuangan, dan karyawan.

Karena itu, setiap perubahan seperti kenaikan gaji, perubahan tunjangan, perubahan jabatan, atau perubahan komponen potongan perlu diperbarui pada sistem penggajian sebelum tanda terima dibuat.

6. Tidak Melakukan Evaluasi Gaji Secara Berkala

Terakhir, perusahaan sebaiknya tidak hanya mengevaluasi gaji ketika muncul masalah.

Evaluasi kompensasi dapat dilakukan secara berkala, misalnya setiap tahun, dengan membandingkan struktur gaji perusahaan terhadap perubahan UMK/UMP, inflasi, kondisi industri, serta data pasar tenaga kerja.

Data BPS dapat menjadi salah satu sumber referensi karena statistik ketenagakerjaan menyediakan informasi mengenai rata-rata upah/gaji berdasarkan sektor dan wilayah.

BPS juga secara berkala menerbitkan publikasi mengenai kondisi pekerja dan rata-rata upah di Indonesia.

Dengan evaluasi rutin, perusahaan dapat menjaga agar struktur gaji tetap kompetitif sekaligus mengurangi risiko kehilangan karyawan akibat kompensasi yang tidak lagi sesuai dengan kondisi pasar.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa tanda terima gaji merupakan dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti pembayaran sekaligus bentuk transparansi perusahaan kepada karyawan.

Dokumen ini tidak hanya mencatat jumlah gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan, tetapi juga menjadi hak karyawan untuk mengetahui secara detail penghasilan yang mereka terima.

Keberadaan slip gaji sangat penting karena dapat digunakan sebagai dokumen administrasi dalam berbagai keperluan, mulai dari pengajuan pinjaman, kredit, hingga proses negosiasi gaji di tempat kerja baru.

Selain itu, penyusunan tanda terima gaji harus dilakukan dengan akurat, konsisten, dan sesuai regulasi agar tidak merugikan salah satu pihak.

Dengan adanya slip gaji yang jelas, perusahaan dapat menjaga hubungan kerja yang sehat, meminimalisir potensi sengketa, serta menunjukkan profesionalitas dalam manajemen SDM.

Untuk memudahkan tim HR dalam proses penggajian karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.

Selain memberikan slip gaji gratis, fitur payroll yang dimiliki aplikasi ini juga memudahkan proses penghitungan gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga iuran BPJS.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.