Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau keputusan secara tertulis kepada pihak-pihak terkait, baik di dalam maupun luar institusi.
Melalui surat ini, proses pengambilan keputusan, koordinasi antar bagian atau unit, serta pelaksanaan tugas-tugas administratif dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan teratur.
Selain itu, surat dinas juga memastikan alur informasi dilaksanakan secara tepat, sehingga meminimalkan risiko terjadinya kesalahpahaman dan konflik di antara anggota organisasi.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu surat dinas, fungsi, strukur, contoh, hingga templatenya yang bisa diunduh.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Dinas?
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang biasanya digunakan oleh instansi atau lembaga untuk berkomunikasi dengan pihak lain.
Surat ini biasanya dibuat untuk menginformasikan urusan yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan resmi dari lembaga atau instansi.
Surat dinas memiliki ciri-ciri tertentu, seperti dibuat dengan format khusus sesuai standar yang telah ditetapkan, serta ditulis dengan bahasa formal sesuai aturan tata bahasa yang berlaku.
Baca Juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya
Apa Saja Fungsi dari Surat Dinas?
Surat dinas memiliki beberapa fungsi yang mencakup hal penting, di antaranya adalah:
1. Sebagai Perwakilan
Surat dinas memungkinkan seseorang untuk mewakili dirinya sendiri tanpa harus bertemu langsung dengan penerima surat.
Namun, sebagai penulis surat, Anda harus hati-hati dalam penulisannya karena surat tersebut mencerminkan citra diri dan dapat berperan sebagai wakil instansi.
2. Alat Pengikat Hukum
Surat dinas memiliki kekuatan hukum sebagai bukti resmi untuk berbagai permasalahan. Oleh karena itu, penting untuk mengarsipkan surat dinas dengan baik untuk keperluan di masa depan.
3. Pedoman Kerja
Surat dinas juga dapat berfungsi sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
4. Bukti Tertulis
Surat ini juga dapat menjadi bukti tentang apa yang dikomunikasikan dan mencatat hal penting dalam suatu instansi atau organisasi.
Baca Juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
Apa Saja Ketentuan dalam Menulis Surat Dinas?
Menulis surat dinas membutuhkan pemahaman terhadap ketentuan dasarnya, terutama yang berkaitan dengan bahasa, isi/jenis, dan bentuk surat.
Oleh karena itu, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan isi atau jenis surat dinas yang sesuai dengan kebutuhan.
Hal ini penting karena isi atau jenis surat yang dipilih harus disesuaikan dengan format penulisan dan bagian-bagian yang ada di dalam surat dinas.
Adapun beberapa ketentuan dalam menulis surat dinas di antaranya adalah:
- Penggunaan bahasa baku yang menghindari penggunaan kata-kata tidak resmi seperti “nggak”, dan lebih memilih kata yang lebih formal seperti “tidak”.
- Penggunaan kalimat yang efektif, singkat, jelas, padat, dan tepat untuk mengkomunikasikan pesan.
- Penggunaan pilihan kata yang tepat sesuai dengan konteks dan kebutuhan.
- Pemenggalan kata yang memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang berlaku.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang sesuai dengan EYD.
Dengan memahami ketentuan-ketentuan tersebut, penulisan surat dinas dapat dilakukan dengan lebih baik dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya
Bagaimana Struktur Surat Dinas?
Surat dinas terdiri dari beberapa bagian yang masing-masing memiliki ketentuan tersendiri dalam penulisannya. Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
- Berisi identitas pengirim, termasuk nama instansi, alamat, dan logo.
- Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
- Alamat kantor ditulis dengan huruf kapital hanya pada bagian awal masing-masing kata.
- Logo atau lambang instansi ditempatkan di sebelah kiri.
2. Tanggal Surat
- Memuat tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.
- Tidak perlu mencantumkan nama kota jika sudah terlihat pada kepala surat.
- Penulisan bulan menggunakan huruf awal kapital.
3. Nomor Surat
- Terdiri dari nomor urut surat, kode instansi & admin, bulan, dan tahun pembuatan.
- Penulisan nomor surat mengikuti aturan yang berlaku di instansi atau lembaga.
4. Lampiran Surat
- Menyatakan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat utama.
- Dapat ditulis secara lengkap atau disingkat menjadi “Lamp.” dengan huruf awal kapital.
5. Perihal Surat
- Berisi pokok atau inti dari surat tersebut.
- Penulisan menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama.
6. Tujuan/Alamat Surat
- Minimal terdiri dari nama dan alamat penerima surat.
- Dimulai dengan bentuk penghormatan, seperti “Yang terhormat” atau “Kepada”.
- Nama kota tidak ditulis dengan huruf kapital seluruhnya.
7. Salam Pembuka
- Menggunakan salam pembuka yang lazim, seperti “Dengan hormat”.
- Salam ditulis dengan huruf kapital pada awalnya dan diakhiri dengan tanda koma.
Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
8. Isi Surat
- Terdiri dari paragraf pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.
- Isi surat disusun dengan singkat, jelas, dan tepat.
9. Salam Penutup
- Menggunakan salam penutup yang sesuai, seperti “Hormat kami”.
- Salam penutup ditulis dengan huruf kapital pada awalnya dan diakhiri dengan tanda koma.
10. Tanda Tangan
- Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Tanda tangan ditempatkan setelah salam penutup.
11. Nama Pengirim & NIP
- Nama pengirim ditulis lengkap jika tempat yang tersedia cukup.
- Nama pengirim ditulis dengan huruf kapital pada awalnya.
- NIP ditulis dengan huruf kapital seluruhnya tanpa tanda titik.
12. Tembusan Surat
- Opsional dan ditulis jika diperlukan.
- Kata “Tembusan” ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri tanda titik dua.
13. Inisial
- Kode singkatan nama orang yang mengonsep dan mengetik surat.
- Kode pertama menyatakan inisial pengonsep, sedangkan kode kedua menyatakan pengetiknya.
- Dengan memahami setiap bagian tersebut, penulisan surat dinas dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Baca Juga: Download 10 Contoh Surat Undangan Rapat
Bagaimana Contoh Menulis Surat Dinas secara Tepat?
Sebagai surat resmi yang mewakili suatu instansi, surat dinas harus disusun secara tepat dengan format dan ketentuan yang telah ditentukan.
Berikut beberapa contoh surat yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Surat Dinas terkait Undangan Acara
2. Surat Dinas terkait Penugasan atau Izin
3. Surat Permohonan/ Permintaan
4. Surat Dinas Edaran
5. Surat Edaran
6. Surat Undangan Rapat
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
7. Surat Peminjaman Ruang
Kepala Surat:
Universitas Nusantara
Jalan Merdeka No. 123, Jakarta
Tanggal Surat:
Jakarta, 29 April 2024
Nomor Surat:
005/UN/IV/2024
Lampiran Surat:
Tidak ada
Hal Surat:
Hal: Permohonan Peminjaman Ruang Aula untuk Acara Seminar
Tujuan/Alamat Surat:
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan
Universitas Nusantara
Jalan Merdeka No. 100, Jakarta
Salam Pembuka:
Dengan hormat,
Isi Surat:
Kami bermaksud untuk mengajukan permohonan peminjaman Ruang Aula Universitas Nusantara untuk keperluan acara seminar dengan rincian sebagai berikut:
Nama Acara: Seminar Kewirausahaan Mahasiswa
Tanggal: Rabu, 15 Mei 2024
Waktu: Pukul 08.00 – 12.00 WIB
Jumlah Peserta: Sekitar 100 orang
Acara ini merupakan bagian dari kegiatan tahunan kami yang bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang kewirausahaan kepada mahasiswa. Dalam acara ini, akan dihadirkan pembicara-pembicara dari praktisi bisnis dan akademisi yang berkompeten di bidangnya.
Kami memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk memberikan izin peminjaman Ruang Aula pada tanggal dan waktu tersebut di atas. Kami juga akan bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan ruangan setelah acara selesai.
Salam Penutup:
Hormat kami,
Tanda Tangan:
Nama Pengirim:
Siti Rahayu
Ketua Panitia Seminar Kewirausahaan Mahasiswa
Universitas Nusantara
Jabatan/NIP:
NIP: 1234567890
Tembusan Surat:
Bapak/Ibu Rektor Universitas Nusantara
Bapak/Ibu Kepala Biro Administrasi Umum Universitas Nusantara
Inisial:
Inisial: SR/RS
8. Surat Izin Perawatan
PT Harmoni Sukses
Jalan Raya Indah No. 50
Kota Damai, Indonesia
Tanggal: 29 April 2024
Nomor Surat: 012/PTHS/IV/2024
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT Harmoni Sukses
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari Departemen Produksi bermaksud untuk mengajukan permohonan izin terkait perawatan mesin produksi. Rincian permohonan izin adalah sebagai berikut:
Tanggal Perawatan: 5 Mei 2024
Waktu: Pukul 08.00 – 12.00 WIB
Lokasi: Area Pabrik PT Harmoni Sukses
Kami membutuhkan waktu tersebut untuk melakukan perawatan rutin guna menjaga kinerja optimal mesin produksi kami. Kami akan berupaya seoptimal mungkin agar perawatan tidak mengganggu jalannya proses produksi.
Demikian permohonan izin ini kami sampaikan. Kami mohon arahan dan persetujuan dari Bapak/Ibu pimpinan terkait permohonan ini.
Hormat kami,
[Signature]
Departemen Produksi
PT Harmoni Sukses
Tembusan:
Bagian Kepegawaian
Departemen Teknik
Arsip
9. Surat Undangan Pelatihan
PT Sejahtera Jaya
Jalan Karya Bersama No. 10
Kota Maju, Indonesia
Tanggal: 29 April 2024
Nomor Surat: 025/PTSJ/IV/2024
Kepada Seluruh Karyawan PT Sejahtera Jaya
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin mengumumkan bahwa akan ada acara pelatihan internal yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 15 Mei 2024
Waktu: Pukul 08.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Pertemuan Utama PT Sejahtera Jaya
Pelatihan ini akan membahas topik-topik terkait peningkatan produktivitas dan pengembangan keterampilan kerja. Kami sangat mendorong seluruh karyawan untuk hadir agar dapat memperoleh manfaat dari acara ini.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Signature]
Bagian Sumber Daya Manusia
PT Sejahtera Jaya
Tembusan:
Direksi
Bagian Kepegawaian
Departemen Pengembangan SDM
10. Surat Perjalanan Dinas
11. Surat Keterangan Dinas 
12. Template Surat Dinas
[Nama Instansi/Organisasi]
[Alamat Instansi]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Hal : [Isi Hal Surat]
Kepada Yth,
[Alamat Penerima Surat]
[Kota, Kode Pos]
Perihal: [Perihal Surat]
[Dengan/Assalamualaikum/Yang Terhormat/Salam Sejahtera],
[Isi Surat]
[Paragraf Pembuka – Isi pokok surat, seperti pemberitahuan, permintaan, laporan, undangan, dll.]
[Paragraf Inti – Isi utama dari surat, menjelaskan maksud atau tujuan surat.]
[Paragraf Penutup – Penegasan, ucapan terima kasih, imbauan, harapan, dll.]
[Contoh: Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.]
Hormat Kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Instansi/Organisasi]
Tembusan:
[Nama dan Jabatan]
[Nama dan Jabatan]
[Nama dan Jabatan]
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa surat dinas berperan penting untuk menjaga komunikasi yang efektif dan terstruktur di dalam suatu institusi atau organisasi.
Dengan menggunakan surat dinas, informasi, instruksi, dan keputusan dapat disampaikan secara tertulis dengan jelas dan formal kepada pihak-pihak terkait, baik di dalam maupun di luar institusi.
Hal ini juga membantu memastikan bahwa proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pelaksanaan tugas administratif dapat dilakukan dengan lebih teratur dan efisien.
Selain melalui surat dinas, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengelolaan administrasi, khususnya administrasi karyawan, dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, Anda dapat dengan mudah menyampaikan informasi kepada seluruh anggota organisasi melalui fitur timeline. Berikut tutorialnya:
Tak hanya itu, dengan berbagai fitur seperti absensi, payroll, hingga kelola cuti dan izin, Gajihub juga memudahkan perusahaan dalam mengelola administrasi karyawan menjadi lebih efisien dan akurat.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.