Setiap organisasi atau perusahaan tentunya melakukan kegiatan surat-menyurat, salah satunya yang berkaitan dengan lembar disposisi. Inilah yang membuat staf administrasi di kantor perlu memahami pengertian disposisi hingga bagaimana cara membuatnya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian disposisi, manfaat, sampai contohnya.
Pengertian Disposisi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disposisi adalah pendapat seorang pejabat terkait urusan yang tercantum dalam surat dinas dan langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan.
Menurut Supriyono dalam bukunya yang berjudul Modul Tata Naskah Dinas, disposisi diberikan oleh atasan kepada bawahan, atau pejabat dalam satu level sebagai koordinasi, dan jika terdapat disposisi yang tidak lazin maka akan ditindak lanjuti dan ditujukan kepada atasan.
Disposisi umumnya berisi pertunjuk singkat tentang tindak lanjut terhadap suatu surat. Meskipun hanya petunjuk singkat, lembar disposisi ini sangat berperan penting dalam proses pengelolaan surat.
Disposisi ini juga berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan instruksi, petunjuk, dan arahan dari atasan apa yang harus dilakukan kepada staf.
Alur disposisi dalam kegiatan surat-menyurat, umumnya diawali dengan adanya surat masuk yang ditujukan ke atasan yang biasanya berisikan suatu tugas atau kegiatan yang harus segera ditindaklanjuti.
Kemudian, atasan akan memberikan instruksi atau tugas kepada bawahan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Terdapat beberapa ketentuan yang perlu diisi dalam lembar disposisi, seperti nomor surat dan indeks kode administrasi.
Jika lembar-lembar tersebut sudah diisi dengan lengkap, surat disposisi ini akan diberikan kepada pihak staf administrasi untuk segera diteruskan kepada atasan.
Baca Juga: Pahami Pentingnya AD ART Organisasi dan Cara Menyusunnya
Manfaat Disposisi
Dalam pengelolaan surat dan komunikasi di perusahaan, disposisi memiliki beberapa manfaat, seperti:
1. Instruksi Tindak Lanjut yang Jelas
Disposisi memberikan petunjuk tertulis secara jelas mengenai langkah-langkah yang harus diambil terkait dengan surat. Hal ini membantu menghindari kebingungan atau kesalahan dalam penanganan surat.
2. Pencatatan dan Tracking
Disposisi memungkinkan pencatatan sistematis terhadap setiap surat yang masuk, sehingga membantu dalam hal pelacakan dan pengawasan mengenai langkah-langkah yang diambil terkait dengan surat tertentu.
3. Koordinasi dan Komunikasi
Selain itu, disposisi juga berfungsi sebagai alat komunikasi internal yang efektif. Dengan memahami disposisi, semua pihak yang terlibat dapat memahami status surat dan tindakan yang diambil. Hal ini dapat menciptakan koordinasi yang lebih baik di dalam departemen atau individu.
Baca Juga: 10 Manfaat Komunikasi Internal dalam Perusahaan dan Tips Membangunnya
4. Terhindar dari Keterlambatan
Disposisi membantu dalam menetapkan batas waktu atau deadline terkait penindaklanjutan surat, sehingga dapat mencegah ketermbatan, yang bisa menyebabkan masalah krusial.
5. Audit dan Pengawasan
Penggunaan disposisi memudahkan pengawasan dan pemeriksaan atas langkah-langkah yang diambil. Hal ini dapat membantu dalam proses audit internal dan eksternal.
6. Arsip dan Penyimpanan
Melalui disposisi, informasi mengenai tindak lanjut surat dapat diarsipkan dengan baik, sehingga mempermudah proses penyimpanan catatan terkait tindakan yang diambil.
7. Proses Evaluasi
Dengan melakukan analisis disposisi dan tindak lanjut yang dilakukan, perusahaan bisa mengidentifikasi area mana saja yang perlu ditingkatkan dalam proses pengelolaan surat.
Baca Juga: Evaluasi Kinerja: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tahapannya
Struktur Surat Disposisi
Seperti surat-surat pada umumnya, disposisi memiliki struktur yang telah ditentukan. Berikut adalah unsur-unsur yang perlu dicantumkan dalam surat disposisi:
1. Penerima Surat atau Tujuan Surat
Pada bagian ini, surat harus mencantumkan identitas atau nama pihak yang akan menerima disposisi. Biasanya, informasi ini juga mencakup jabatan atau departemen yang bersangkutan.
2. Pengirim Surat
Bagian ini mencatat identitas atau nama pejabat yang mengeluarkan disposisi, serta jabatan atau departemen yang relevan.
3. Perihal
Pada bagian perihal, surat perlu secara ringkas menjelaskan pokok persoalan atau masalah yang menjadi subjek disposisi.
4. Isi Disposisi
Bagian ini merupakan inti dari surat disposisi, yakni berisi arahan atau pertunjuk dari pejabat yang harus diikuti oleh penerima disposisi. Isi disposisi sebaiknya dijelaskan secara jelas, konkret, dan detail agar penerima disposisi dapat memahami perintah dengan baik.
5. Lampiran
Apabila terdapat dokumen atau surat dinas terkait yang perlu diperiksa oleh penerima disposisi, maka dokumen tersebut perlu dilampirkan dalam surat disposisi. Dengan adanya lampiran ini, penerima pun dapat lebih memahami konteks atau informasi tambahan yang relevan.
6. Tanggal dan Nomor Surat
Bagian ini mencatat tanggal penerbitan surat disposisi, serta nomor unik surat untuk keperluan pengarsipan dan referensi di masa depan.
7. Tanda Tangan dan Cap
Surat disposisi termasuk surat resmi, sehingga umunya ditandatangani oleh pejabat yang mengeluarkan disposisi. Tanda tangan tersebut juga harus dilegnkapi dengan cap resmi yang sah.
Tindakan ini dilakukan untuk memastikan keabsahan serta keputusan dari pejabat yang bersangkutan.
Perlu diketahui bahwa setiap perusahaan memiliki struktur surat disposisi yang berbeda, tergantung pada kebijakan dan peraturan yang berlaku. Meskipun demikian, unsur-unsur di atas dapat menjadi kerangka dasar untuk penyusunan surat disposisi.
Baca Juga: Download Contoh Surat Undangan Rapat
Alur Pencatatan pada Surat Disposisi
Setalah memahami pengertian disposisi dan unsur-unsur apa saja yang perlu dicantumkan dalam surat, selanjutnya Anda perlu memahami bagaimana alur pencatatannya. Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Menerima Surat Masuk
Staf biro umum menerima surat masuk dari kurir dan kemudian menandatangani bukti tanda terima surat. Penandatanganan ini penting dan wajib dilakukan, karena tanpa adanya bukti penerimaan, maka surat masuk tidak bisa disampaikan kepada yang bersangkutan.
Oleh karena itu, agar surat dapat segera diproses, staf harus menunjukkan bukti pengiriman yagn sudah diberi tanda tangan.
2. Memisahkan Surat
Selanjutnya, staf biro umum perlu memisahkan surat yang telah diterima, dengan membagi antara surat masuk dari dalam, contohnya Nota Dinas dan surat masuk dari luar, seperti permohonan peminjaman tempat, permohonan biaya, dan lain-lain.
Pemisahan surat ini bertujuan untuk memudahkan proses pengelolaan surat, misalnya mengetahui surat mana saja yang perlu diproses dengan cepat.
3. Mencatat Surat pada Lembar Disposisi
Setelah memisahkan surat masuk, selanjutnya surat dicatat pada lembar disposisi yang terdiri dari dua rangkap. Ketika proses pencatatan selesai, maka dua lembar disposisi tersebut akan dipisahkan.
Misalnya, jika dua rangkap lembar disposisi tersebut berwarna pink dan putih, maka yang pink akan diberikan kepada bagian yang bersangkutan, dan lembar berwarna putih akan disimpan untuk keperluan arsip.
4. Memberikan Surat kepada Atasan
Saat surat sudah diberikan lembar disposisi, selanjutnya surat diberikan kepada atasan atau pimpinan, agar surat bisa ditindaklanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi dari atasan.
5. Menginput Lembar Disposisi ke dalam Sistem
Setelah atasan memberikan instruksi melalui lembar disposisi, lembar tersebut akan diinput ke dalam sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai data dari organisasi atau perusahaan tersebut.
7. Mendistribusikan Surat
Setelah lembar disposisi dicatat ke dalam sistem, selanjutnya surat akan didistribusikan kepada penerima atau bagian yang tercantum dalam surat.
Hal ini bertujuan agar surat dapat segera ditindak lanjuti sesuai instruksi yang telah diberikan atasan. Apabila proses distribusi telah usai, maka pencatatan surat pada lembar disposisi pun sudah selesai.
Baca Juga: Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya
Contoh Lembar Disposisi
Agar lebih memahami pengertian disposisi dan bagaimana cara pembuatannya, simak contoh-contoh berikut ini:
Contoh 1
| LEMBAR DISPOSISI | |||
| Indeks | : Permintaan Penawaran | Rahasia : | |
| Penting : | |||
| Rutin | : √ | ||
| Kode | : PM/001 | Tanggal Penyelesaian : 19 Maret 2016 | |
| Nomor Surat : 152/PM/111/2016 | |||
| Asal Surat | : PT Polar Mulyo | ||
| Isi Ringkas : Permintaan Penawaran Alat-Alat Tulis Kantor | |||
| Tanggal diterima Pengolah : 18 Maret 2016 | |||
| Instruksi/Informasi : Untuk Pelaksanaan Selanjutnya (Buatkan penawaran yang diminta) | Diteruskan Kepada : Ketua Divisi Pemasaran | ||
| Sesudah digunakan harap segera kembali Kepada : Siti Rahmah N.A.
Unit : Kearsipan |
|||
| Tanggal Kembali : 19 Maret 2016 | |||
Contoh 2
| LEMBAR DISPOSISI | |||
| Indeks | : Pesanan Barang | Rahasia : | |
| Penting : | |||
| Rutin | : √ | ||
| Kode | : PS/001 | Tanggal Penyelesaian : 14 Maret 2016 | |
| Nomor Surat : 105/KU/III/2016 | |||
| Asal Surat : PT Kedaung Unggul | |||
| Isi Ringkas : Pesanan barang perlengkapan kantor | |||
| Tanggal diterima Pengolah : 13 Maret 2016 | |||
| Instruksi/Informasi : Untuk Pelaksanaan Selanjutnya (Kirim Pesanan yang diminta) | Diteruskan Kepada : Ketua divisi Penjualan | ||
| Sesudah digunakan harap segera kembali Kepada : Siti Rahmah N.A.
Unit : Kearsipan |
|||
| Tanggal Kembali : 14 Maret 2016 | |||
Contoh 3
| LEMBAR DISPOSISI | |
| Indeks : Pemberitahuan | Rahasia : |
| Penting : √ | |
| Rutin : | |
| Kode : PH/001 | Tanggal Penyelesaian : 25 Maret 2016 |
| Nomor Surat :144/MS/III/2016 | |
| Asal Surat : PT. Mitra Sejati | |
| Isi Ringkas : Pemberitahuan pindah alamat kantor PT. Mitra Sejati | |
| Tanggal diterima Pengolah : 23 Maret 2016 | |
| Instruksi/Informasi : Teliti dan Saran / Pertimbangan pembelian | Diteruskan Kepada : Ketua Divisi Pembelian |
| Sesudah digunakan harap segera kembali Kepada : Siti Rahmah N.A.
Unit : Kearsipan |
|
| Tanggal Kembali : 25 Maret 2016 | |
Contoh 4
| LEMBAR DISPOSISI | ||||
|
Indek : |
Kode |
No. Urut |
Tgl. Penyelesaian |
|
|
Perihal Isi Ringkas |
||||
|
Asal Surat |
Tgl. |
Nomor : |
Lampiran |
|
|
Diajukan/diteruskan Kepada |
Instruksi/Informasi |
|||
Cara pengisian lembar disposisi :
- Kolom Index : Diisi: Masalah/Nama/ Tempat/Orang/Benda/ lembaga
- Kolom Kode : Diisi Kode Klasifikasi surat
- Kolom Nomor Urut : Diisi Nomor pencatatan surat
- Kolom Tanggal Penyelesaian : Diisi tanggal penyelesaian surat
- Kolom Perihal Isi Ringkas : Diisi Perihal dan isi ringkas surat
- Kolom Asal Surat : Diisi asal naskah dinas
- Kolom Tanggal : Diisikan tanggal naskah dinas
- Kolom Nomor : Diisikan nomor surat
- Kolom Lampiran : Diisikan Jumlah lampiran surat
- Kolom diteruskan : Diisikan nama Pejabat yang akan diberikan disposisi
- Kolom Instruksi/Informasi : Diisikan instruksi dari atasan dan informasi dari bawahan
Contoh 5
Baca Juga: 8 Pekerjaan Paling Cocok untuk Kepribadian INTJ, Apa Saja?
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian disposisi merujuk pada petunjuk singkat yang menjelaskan tentang tindak lanjut terhadap suatu surat.
Melalui lembar disposisi, staf atau penerima disposisi pun dapat memahami apa yang diinstruksikan oleh atasan.
Nah, selain atasan, tentunya setiap karyawan juga memiliki kebutuhan yang perlu disampaikan kepada manajemen perusahaan.
Oleh karena itu, selain mengoptimalkan fungsi dari lembar disposisi, perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana karyawan menyampaikan kebutuhannya.
Salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur employee self service (ESS). Melalui fitur ini, karyawan dapat mengajukan cuti atau izin, serta melakukan presensi dari smartphone masing-masing.
Selain itu, jika tugas yang diinstruksikan dalam disposisi berkaitan dengan kunjungan klien, karyawan juga bisa mencatat kunjungan tersebut, sehingga manajemen perusahaan bisa memantau produktivitas mereka.
Tertarik untuk mencoba fitur ESS dari Gajihub dan berbagai fitur menarik lainnya? Klik tautan ini untuk coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: