Ingin mempelajari cara membuat surat kuasa alias surat otoritas? Posting blog ini adalah yang Anda butuhkan!
Memberikan wewenang kepada seseorang dalam hal resmi adalah proses yang penting. Anda tidak bisa hanya mengatakan ‘Hei, bisakah Anda melakukan ini untuk saya’?
Anda harus membuat dokumen tertulis yang benar untuk proses otorisasi. Anda mungkin memerlukan surat ini ketika Anda sakit dan ingin orang lain mengambil alih tugas Anda.
Surat ini juga mungkin diperlukan apabila Anda mengirim orang lain untuk mengambil dokumen penting atas nama Anda.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan contoh surat kuasa, komponen dalam di dalamnya, dan bagaimana Anda bisa membuat surat ini.
Apa itu Surat Kuasa?
Menurut definisinya, surat kuasa atau surat otorisasi adalah dokumen hukum yang mengizinkan pihak ketiga (terkadang disebut sebagai agen) untuk bertindak atas nama orang yang menulis surat tersebut.
Secara sederhana, menulis dengan menulis surat ini berarti Anda memberi wewenang atau secara hukum mengizinkan seseorang untuk bertindak atas nama Anda.
Ketika Anda melakukan ini, Anda secara langsung bertanggung jawab atas tindakan yang terjadi, jadi pastikan Anda selalu memberi wewenang kepada orang yang Anda percayai.
Surat kuasa digunakan dalam skenario seperti :
- Anda sedang sakit dan ingin seseorang menggantikan tugas Anda
- Memberi wewenang kepada seseorang untuk mengambil alih rekening bank Anda.
- Orang lain akan mengambil beberapa dokumen bisnis penting Anda.
- Seseorang bepergian atas nama Anda.
- Anda ingin orang lain bertanggung jawab atas bisnis Anda, dll.
Baca juga: 16 Tipe Kepribadian Myers-Briggs di Tempat Kerja
Jenis-jenis dan Contoh Surat Kuasa
Ada berbagai jenis surat kuasa yang berdasarkan undang-undang yang berlaku, berikut adalah beberapa jensi dan juga contohnya:
1. Surat Kuasa Istimewa
Ini adalah jenis surat yang harus dikeluarkan ketika pemberi kuasa tidak bisa mengurus perihal sangat penting.
Contoh urusan penting yang membutuhkan surat ini adalah mediasi atau sumpah penentu.
Berikut adalah contoh dari jenis surat tersebut:
2. Surat Kuasa Perantara
Surat ini adalah surat yang mewakilkan para agen perdagangan, broker, atau makelar. Surat ini berisi tentang pemberian perintah kepada pihak kedua.
Pihak kedua berperan sebagai agen untuk melakukan perbuatan di bawah hukum dengan pihak ketiga. Dibawah ini adalah contoh suratnya:
Baca juga: Omnibus Law: Pengertian, Tujuan, dan Poin Pentingnya
3. Surat Kuasa Pribadi atau Umum
Jenis surat kuasa umum berfungsi sebagai dokumen peralihan kuasa untuk kepentingan umum.
Contoh surat ini adalah untuk pengambilan uang atau harta kekayaan. Menurut hukumonline.com, secara umum surat ini mampu memberi kuasa tentang perihal yang mengatur kepentingan pemberi kuasa.
Dibawah ini adalah contoh surat tersebut:
4. Surat Kuasa Insidentil
Jenis surat selanjutnya adalah surat kuasa insidentil.
Surat kuasa insidentil adalah dokumen pemberian kuasa pada seseorang yang masih memiliki hubungan darah dengan pemberi kuasa. Suratnya didasari dengan prinsip untuk berbicara di pengadilan setelah mendapatkan izin dari ketua pengadilan.
Penerima kuasa tidak diperbolehkan berprofesi sebagai pengacara dan dilarang mendapatkan uang dari pemberi kuasa. Pemberi kuasa juga tidak boleh memberikan kuasa insidentil dengan jangka waktu setahun ke belakang.
Di bawah ini adalah contoh surat tersebut:
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Gaji, Komponen, dan File yang Bisa Anda Download
5. Surat Kuasa Khusus
Surat kuasa khusus meliputi kegiatan tertentu yang dialihkan ke penerima kuasa.
Bedanya dengan surat kuasa istimewa adalah kegiatan-kegiatan yang diwakilkan harus sangat jelas tertera di dalam surat. Sebagai contoh, apabila urusannya mencakup pengadilan, maka suratnya harus rinci.
Misalnya, suratnya harus menjelaskan tentang apa saja yang akan terjadi di dalam pengadilan. Hal tersebut dimulai dari replik, gugatan, sampai pengajuan alat bukti. Penerima kuasa tidak bisa melakukan hal-hal yang tidak tercantum di dalam surat ini.
Berikut adalah contoh suratnya:
6. Surat Kuasa Resmi
Ini adalah jenis surat kuasa yang dibuat oleh perorangan untuk sebuah instansi. Surat ini biasanya dibuat oleh para pemimpin perusahaan kepada pekerja yang dipercaya. Pekerja tersebut kemudian akan memiliki wewenang seperti yang disebutkan di dalam surat.
Dibawah ini adalah contoh suratnya:
Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat dan File yang Bisa Anda Download
Pentingnya Surat Kuasa
Dalam bisnis, surat ini merupakan surat formal yang sangat penting. Berikut adalah beberapa alasannya
1. Memberikan kredibilitas pada kata-kata Anda
Dokumen formal tertulis memverifikasi dan melegitimasi kata-kata Anda.
Mari kita ambil contoh surat ketika Anda sakit dan ingin kolega Anda menggantikan pekerjaan Anda selama dua hari.
Sekarang jika Anda hanya memberi tahu dia dan dia menerimanya, tergantung pada struktur perusahaan Anda, atasan mungkin tidak tahu dan kolega bisa mendapat masalah.
Jika ada yang mengatakan sesuatu, menunjukkan surat itu sudah cukup untuk tidak menimbulkan masalah lebih lanjut.
2. Melacak akuntabilitas
Apabila Anda memberi wewenang kepada seseorang untuk melakukan tugas atas nama Anda, dan mereka menerimanya, mereka juga bertanggung jawab atas tugas tersebut. Jika terjadi kesalahan, orang tersebut dapat dengan mudah dilacak dan dimintai pertanggungjawaban.
Misalnya, Anda mengirim junior Anda untuk mengumpulkan beberapa dokumen atas nama Anda dan memberikan surat kuasa untuk hal yang sama. Dalam perjalanan, ia kehilangan dokumen-dokumen itu. Sekarang, dia akan langsung bertanggung jawab atas kehilangan tersebut dan membayar kompensasi. Sedangkan jika dokumen tertulis tidak diberikan, Anda akan bertanggung jawab atas kehilangan tersebut.
Baca juga: Download Surat Skorsing Karyawan Beserta Pengertian dan Komponennya
3. Dokumen yang mengikat secara hukum
Surat ini terdiri dari seseorang yang mengajukan klaim dan menandatangani di bawahnya. Kedua belah pihak diharuskan menandatangani dokumen tersebut. Hal ini menjadikannya dokumen yang mengikat secara hukum.
Jika dan ketika masalah hukum muncul, surat tersebut dapat digunakan sebagai bukti dalam proses pengadilan.
4. Memastikan setiap detail dengan baik
Ketika Anda menulis surat ini, Anda dengan jelas menentukan nama orang tersebut, tanggal otorisasi bersama dengan tugas yang Anda berikan wewenang kepada orang tersebut untuk dilakukan.
Jadi, jika di kemudian hari mereka melakukan lebih atau kurang dari apa yang diizinkan untuk mereka lakukan, dokumen tersebut dapat dirujuk untuk memverifikasi.
Baca juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya
Bagaimana Cara Menulis Surat Kuasa? (Komponen, Format & Nada)
Ketika Anda mulai menulis dokumen, menyusun struktur adalah langkah pertama. Ini juga merupakan langkah yang paling penting karena, dengan struktur yang tidak tepat, pesan Anda mungkin tidak akan tersampaikan dengan cara yang benar.
Komponen
- Judul
- Kalimat pembuka (berisi keterangan waktu)
- Identitas pemberi kuasa
- Identitas penerima kuasa
- Perihal yang dikuasakan
- Jenis pemberian kuasa (umum, khusus, perantara, insidentil, atau istimewa)
- Klausul hak retensi
- Klausul hak subtitusi
- Penutup surat
- Tanda tangan semua pihak yang terlibat
Ada dua jenis surat kuasa.
Satu ketika Anda tahu penerimanya dan diarahkan di tempat tertentu, dan yang lainnya di mana Anda memberikan klaim umum yang memungkinkan seseorang untuk melakukan tugas atas nama Anda jika dan ketika diperlukan.
Format Surat Kuasa (Khusus)
Nama lengkap Anda (Spasi tunggal)
Alamat Anda (Jangan lupa menambahkan kode ZIP)
Tanggal (DD.MM.YYYY)
Nama lengkap/formal penerima (Dengan gelar yang tepat yaitu Bapak, Ibu, Nona, Dr. Dll)
Alamat penerima
Yang terhormat,
Mulailah surat dengan menyebutkan nama dan nomor rekening/verifikasi identifikasi lain dari orang yang Anda beri wewenang untuk melakukan tugas tersebut.
Kemudian, nyatakan secara ringkas alasan Anda mendelegasikan tugas kepada orang tersebut. (Mengapa Anda memberi wewenang kepada orang lain harus disebutkan di sini).
Tentukan tugas-tugas yang harus dilakukan orang tersebut atas nama Anda. Hal ini dilakukan agar agen tidak memanfaatkan kekuasaan yang diberikan dan melakukan lebih atau kurang dari apa yang menjadi wewenangnya.
Akhiri surat tersebut dengan ucapan terima kasih karena telah mengizinkan orang lain untuk melakukan tugas yang semula menjadi tugas Anda.
Hormat kami,
Nama lengkap Anda
Tanda tangan
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya
Format Surat Kuasa (Umum)
Kepada siapa pun, yang berkepentingan
Nama Anda, nama orang yang Anda otorisasi, dan alasan di baliknya.
Ucapkan terima kasih dan sebutkan rincian kontak Anda jika mereka memiliki pertanyaan.
Terima kasih
Nama lengkap Anda
Tone dari Surat Kuasa
- Karena digunakan dalam operasi formal, nada surat otorisasi juga harus formal.
- Sebagian besar diketik dan dicetak daripada ditulis tangan agar lebih berdampak dan bertindak sebagai bukti yang kuat.
- Tone-nya harus berwibawa daripada menuntut. Misalnya, Anda mengatakan ‘Saya dengan ini memberikan wewenang kepada Jack untuk melakukan tugas XYZ atas nama saya’ daripada ‘Jack akan melakukan tugas saya’.
- Isi harus singkat dan jelas. Jangan berlarut-larut untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran Anda. Berikan kasus Anda dengan menggunakan tidak lebih dari 3 baris. Selain itu, jangan sampai terlalu pribadi.
- Sebutkan CTA. Selalu berikan detail kontak Anda dalam catatan, jika terjadi kesalahan. Jangan lupa bahwa bahkan setelah mendelegasikan tugas, Anda tetap bertanggung jawab.
Baca juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya
Kesimpulan
Itulah pengertian lengkap surat kuasa dan berbagai contohnya yang harus Anda tahu juga manfaatnya dalam sebuah bisnis. Terkadang dalam membangun bisnis yang sukses, ada kalanya kita menemukan halangan sehingga mengharuskan kita mendelegasikan kita atau memberi kuasa pada orang lain.
Dengan adanya surat ini, maka seluruh perintah Anda berkekuatan hukum dan penerima tugas akan mendapatkan tanggung jawab yang Anda berikan.
Kepercayaan pada orang lain memang menjadi salah satu hal penting dalam membangun budaya kerja yang baik. Dengan kepercayaan yang baik, akan tumbuh komunikasi yang efektif dan proses kerja yang optimal.
Disisi lain, jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau tim HR yang membutuhkan solusi manajemen SDM yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.
Denga menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan manajemen data karyawan, mendapatkan solusi payroll yang terintegrasi dengan pencatatan kehadiran karyawan, terintegrasi dengan software akuntansi modern Kledo, dan masih banyak lagi.
Selain itu, karyawan Anda juga akan mendapatkan kemudahan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.
Jadi, apalagi yang Anda tunggu? Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.