Surat undangan rapat adalah dokumen yang menginformasikan sekelompok orang kapan dan di mana perusahaan mereka mengadakan rapat.
Surat-surat ini secara efektif mengkomunikasikan informasi rapat sehingga penerima tahu kapan rapat tersebut diadakan. Jika Anda adalah bagian dari tim administrasi perusahaan, maka Anda mungkin ingin mempelajari cara menulis surat untuk menginformasikan rapat.
Dalam artikel ini, kami membahas cara menulis surat undangan rapat dengan menjelaskan apa saja yang harus disertakan dalam surat tersebut dan memberikan template yang bisa Anda download serta contohnya.
Apa yang Harus Disertakan Dalam Surat Undangan Rapat?
Surat undangan atau pemberitahuan rapat memiliki beberapa komponen, seperti:
- Jenis pertemuan: Ini menginformasikan kepada penerima tentang jenis rapat apa pertemuan ini. Ada rapat reguler, tahunan, dan khusus.
- Peserta rapat: Ada beberapa kelompok orang yang dapat diundang oleh perusahaan ke rapat. Penting untuk menyertakan peserta rapat, sehingga setiap kelompok tahu apakah mereka seharusnya menghadiri pertemuan tersebut.
- Tanggal dan waktu rapat: Tujuan utama surat pemberitahuan rapat adalah untuk memberi tahu penerima tentang tanggal dan waktu rapat. Profesional yang menulis surat tersebut menyertakan informasi ini, sehingga para peserta datang tepat waktu.
- Tujuan rapat: Setiap surat pemberitahuan rapat mencakup rapat majelis. Hal ini memberikan konteks kepada pembaca mengenai isi pertemuan.
- Lokasi pertemuan: Surat-surat ini juga menyertakan lokasi pertemuan. Ini adalah informasi penting karena penerima perlu tahu di mana perusahaan mengadakan rapat.
- Agenda rapat: Surat pemberitahuan juga menyertakan agenda rapat, yang merupakan daftar topik yang dibahas dalam rapat. Menambahkan informasi ini membantu penerima mempersiapkan diri untuk pertemuan tersebut.
Baca juga: 10 Contoh Surat Permohonan Magang dan Tips Membuatnya
Cara Menyusun Email Undangan Rapat Bisnis
Seiring dengan bekembangnya teknologi, saat ini sudah banyak bisnis yang membuat undangan rapat melalui email. Berikut adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan saat membuat email undangan rapat bisnis:
Tulis baris subjek yang ringkas
Baris subjek email yang dibuat dengan baik untuk undangan rapat sangat penting. Gunakan kata-kata yang akan memotivasi orang untuk menghadiri pertemuan Anda.
Hal ini sangat penting jika Anda mengirimkan undangan rapat kepada orang-orang yang tidak sering Anda kirimi email.
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Sertakan agenda rapat
Jumlah detail yang Anda sertakan terserah Anda, tetapi akan membantu untuk memberikan agenda rapat. Dengan cara ini, rapat akan terstruktur dengan baik dan tidak akan ada keraguan tentang apa yang akan dibahas dalam rapat tersebut.
Selain itu, mengirimkan agenda rapat dapat membantu penerima Anda memikirkan tentang apa yang ingin mereka angkat pada rapat tersebut.
Baca juga: Download Contoh Surat Rekomendasi Karyawan dan Template Gratisnya
Gunakan gambar dalam surat undangan
Gambar menceritakan seribu kata, bukan? Nah, gambar juga meningkatkan keterlibatan pengguna. Open rate dan response rate email Anda akan lebih tinggi jika Anda menggunakan gambar yang bagus dalam surat undangan meeting Anda.
Gunakan warna dan logo perusahaan
Ini selalu merupakan praktik terbaik untuk memasukkan warna dan logo perusahaan Anda dalam surat undangan.
Jika Anda membuat dokumen PDF untuk undangan rapat, Anda akan ingin menggunakan kop surat perusahaan Anda. Jika Anda hanya mengirim undangan rapat melalui email, pastikan Anda menggunakan tanda tangan email profesional.
Baca Juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya
Kapan/Mengapa/Di mana rapat bisnis
Ini mungkin tampak jelas, tetapi terkejut betapa banyak orang lupa untuk memasukkan informasi penting.
- Kapan – Tanggal/waktu pertemuan akan diadakan? Pastikan bahwa tanggal tersebut bukan hari libur nasional. Selain itu, jangan jadwalkan pertemuan terlalu siang, karena mungkin akan berjalan lebih lama dari yang Anda perkirakan.
- Mengapa – Apa tujuan dari pertemuan tersebut? Ini harus menjadi ikhtisar singkat tentang mengapa Anda mengadakan rapat. Ini bisa opsional jika Anda sudah menjelaskan hal ini dalam agenda rapat.
- Di mana – Apakah rapat akan diadakan di ruang rapat di tempat bisnis Anda, atau di tempat lain? Pastikan untuk menyertakan alamat jika Anda mengundang orang-orang di luar organisasi Anda.
Baca juga: Surat Paklaring Kerja: Arti, Fungsi, Syarat hingga Templatenya
Sampaikan durasi rapat
Beberapa kalender orang dipesan secara berurutan, itulah sebabnya Anda harus memberikan gambaran kepada peserta tentang berapa lama pertemuan akan berlangsung.
Anda mungkin perlu memperkirakan berdasarkan agenda pertemuan yang Anda sediakan. Perkiraan lebih baik daripada tidak ada perkiraan sama sekali, dan platform pertemuan Anda akan menghargai sikap tersebut.
Minta tanggapan
Tidak ada yang lebih membuat mengesalkan daripada mengirim undangan rapat dan hanya mendapatkan 5% penerima yang merespons. Anda harus menentukan tanggal RSVP.
Jika tidak, itu akan membuat organisasi menjadi mimpi buruk, terutama jika Anda menyewa tempat. Anda memerlukan tanggal batas waktu yang jelas untuk mendapatkan tanggapan dan pastikan Anda menyebutkannya di dalam undangan.
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya
Cara Menulis Surat Undangan Rapat
Berikut adalah lima langkah untuk menulis surat pemberitahuan rapat:
1. Buat header
Mulailah dengan membuat header dan tajuk untuk surat pemberitahuan rapat. Ini berada di bagian atas halaman dan mencakup informasi yang relevan, seperti nama dan alamat perusahaan dan tanggal.
Header juga menyertakan baris subjek yang memberi tahu penerima apa isi surat tersebut. Anda bisa saja menulis bahwa ini adalah pemberitahuan rapat. Header memberikan informasi umum kepada pembaca tentang rapat dan topik surat.
2. Tulis informasi rapat
Di bawah header, tulis paragraf singkat yang mencakup informasi rapat. Paragraf ini memberikan informasi kepada pembaca mengenai waktu, tempat, dan lokasi pertemuan.
Paragraf ini juga menyatakan judul dan jenis rapat, bersama dengan peserta rapat. Pada bagian ini, tambahkan pernyataan singkat tentang topik pertemuan.
Ini memberi penerima gambaran umum tentang pertemuan sehingga mereka tahu apa yang diharapkan. Usahakan agar bagian ini tetap singkat dengan hanya menyertakan informasi yang relevan tentang pertemuan tersebut.
Baca juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
3. Buat daftar agenda
Setelah Anda memasukkan informasi pertemuan, buat daftar bernomor atau berpoin yang mencakup agenda pertemuan.
Ini biasanya mencakup topik utama pertemuan. Cobalah untuk membatasi daftar ini pada poin diskusi utama pertemuan.
Tujuan agenda adalah untuk memberikan ringkasan singkat tentang pertemuan tersebut kepada pembaca. Biasanya, Anda mencantumkan item agenda dalam urutan kronologis.
4. Akhiri surat
Terakhir, Anda dapat menyimpulkan surat tersebut. Ini adalah pernyataan singkat yang mengucapkan terima kasih kepada pembaca.
Jika diinginkan, Anda dapat menyertakan pengingat untuk datang ke pertemuan pada waktu dan tempat yang tepat.
Di bawah paragraf ini, tambahkan pernyataan penutup. Anda dapat menulis “Hormat kami” atau “Salam” dan menandatangani nama dan informasi kontak Anda. Ini termasuk jabatan, nomor telepon dan alamat email Anda.
Baca juga: Contoh Surat Cuti dan Cara Membuatnya dengan Mudah
5. Jika diperlukan, revisi surat
Setelah Anda selesai menulis surat, baca dan revisi. Hal ini untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam dokumen Anda. Sangat penting bahwa surat Anda bebas dari kesalahan karena Anda mewakili perusahaan Anda.
Memiliki surat tanpa kesalahan di dalamnya membantu Anda terlihat profesional. Bacalah dokumen dan periksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca.
Juga, pastikan bahwa informasi, seperti tanggal, waktu dan lokasi, semuanya benar. Ini penting karena Anda ingin memberikan informasi pertemuan yang benar kepada penerima. Cobalah membaca dokumen Anda dengan keras untuk menemukan kesalahan yang terlewatkan.
Baca Juga: Download Contoh Surat Keterangan Gaji Gratis dan Mudah
Tips Menulis Surat Undangan Rapat
1. Pastikan Anda menindak lanjuti surat undangan
Jika Anda belum menerima tanggapan atas surat awal yang Anda kirim, pastikan Anda mengirim email tindak lanjut untuk meminta tanggapan.
2. Tambahkan sentuhan pribadi
Telah terbukti bahwa email yang dipersonalisasi mendapatkan tingkat pembukaan yang lebih tinggi. Memasukkan nama penerima di subjek atau di baris pertama email akan secara dramatis meningkatkan tingkat respons.
3. Jangan membuat terlalu panjang
Rentang perhatian kebanyakan orang jauh lebih pendek akhir-akhir ini karena bombardir email pemasaran yang konstan.
Tidak perlu menceritakan kisah hidup Anda di sini. Buatlah tetap singkat, langsung ke sasaran, dan relevan. Semakin pendek surat undangan, semakin banyak orang yang akan merespons.
Baca juga: Download 10 Contoh Surat Keterangan Kerja Gratis
4. Koreksi, koreksi, dan koreksi
Pastikan Anda memeriksa ulang semua kata-kata Anda dan bagaimana Anda telah mengeksekusi email undangan. Apakah Anda salah mengeja nama seseorang?
Kesalahan-kesalahan seperti itu bisa sangat memalukan dan sering kali akan menghantui Anda untuk waktu yang lama (melalui rekan-rekan Anda yang menggoda Anda). Periksa kembali apakah tempat tersebut tersedia sebelum mengklik kirim.
5. Kirim notulen rapat setelah rapat selesai
Apa pun hasilnya, selalu kirimkan email ucapan terima kasih setelah rapat. Tujuan Anda harus memastikan bahwa semua orang yang menghadiri rapat senang dengan tempat, minuman, dan topik yang dibahas.
Ini juga merupakan waktu yang tepat untuk mengirim notulen rapat, sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibahas dan hasilnya.
Baca juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
Download Contoh Surat Undangan Rapat
Contoh Surat Undangan 1
Pertimbangkan untuk menggunakan contoh surat pemberitahuan rapat ini sebagai panduan saat membuat surat pemberitahuan rapat Anda sendiri:
Lite Energy Corp.
555 Mh Thamrin.
Tanah Abang, Jakarta Pusat
21 Agustus 2022Dengan ini diberitahukan bahwa rapat Rapat Umum Tahunan ke-10 para pemangku kepentingan Lite Energy Corp. dijadwalkan pada tanggal 21 September 2022, pada pukul 14:00 di aula konferensi di 555 Mh Thamrin.
Agenda
- Menyetujui risalah rapat dari pertemuan terakhir.
- Merevisi kebijakan buku pegangan.
- Melakukan pemungutan suara atas prosedur perusahaan yang baru.
- Memilih dewan direksi baru.
- Untuk merevisi anggaran perusahaan.
Terima kasih atas waktu dan kerja keras Anda. Harap datang pada pertemuan tanggal 21 September, 10 menit sebelum pertemuan dimulai.
Hormat kami,
Andi Rudian
Sekretaris Perusahaan
(555) 555-5555
William.Monson@email.com
Baca Juga: Contoh Surat Cuti dan Cara Membuatnya dengan Mudah
Contoh Surat Undangan 2
Contoh Surat Undangan 3
Contoh Surat Undangan 4
Contoh Surat Undangan 5
Contoh Surat Undangan 6
Contoh Surat Undangan 7
Contoh Surat Undangan 8
Contoh Surat Undangan 9
Contoh Surat Undangan 10
Anda juga bisa mendownload tempate surat undangan rapat dalam bentuk .docs melalui tautan ini.
Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Itulah pemabahasan lengkap mengenai tips dan cara membuat surat undangan rapat beserta contoh dan juga template yang bisa Anda unduh secara gratis.
Membuat surat undangan yang baik sangat penting agar informasi yang ingin Anda sampaikan bisa secara jelas ditangkap oleh penerima surat tersebut.
Untuk proses pengiriman pemberitahuan informasi internal perusahaan yang lebih baik, Anda juga bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR Gajihub yang memiliki fitur timeline sehingga memungkinkan perusahaan membagikan informasi kepada karyawan dan bisa dilihat secara realtime oleh karyawan yang bersangkutan.
Gajihub sendiri merupakan software payroll dan HRIS berbasis online yang memiliki fitur terlengkap seperti pencatatan kehadiran yang terintegrasi dengan sistem payroll, penghitungan tunjangan dan pajak otomatis, employee self service, dan masih banyak lagi.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melaui tautan ini,
1 thought on “Download 10 Contoh Surat Undangan Rapat”