Pengertian Personalia, Fungsi, Lingkup Tugas, Tujuan dan Prinsipnya

Sebagai pemilik binsis atau tim HR, apakah Anda mengetahui dengan jelas pengertian personalia? Manajemen personalia adalah salah satu landasan  dasar dalam departemen sumber daya manusia. Manajemen personalia terdiri atas semua tugas administratif dan rutin dalam departemen sumber daya manusia.

Personalia dalam bisnis memiliki fungsi  penting. Jika Anda tertarik berkarir dalam dunia SDM, penting bagi Anda untuk mengetahui pengertian dan tugas personalia secara lengkap dan mendalam untuk menunjang kemajuan karir Anda.

Baca terus artikel ini sampai selesai untuk mengetahui secara mendalam pengertian personalia beserta tugas, fungsi, dan prinsip manajemen personalia yang wajib Anda ketahui.

Pengertian Manajemen Personalia

Manajemen personalia juga disebut sebagai administrasi personalia atau pekerjaan personalia transaksional. Administrasi semacam ini berhubungan secara intensif dengan hubungan antara karyawan dan perusahaan.

Dalam rangka tugas transaksional, data juga ditransfer ke pihak ketiga. Misalnya, payroll accounting yang  diteruskan ke otoritas yang bertanggung jawab.

Manajemen personalia mencakup semua tugas administratif dan rutin yang terlibat dalam departemen sumber daya manusia – mulai dari mempekerjakan hingga memecat karyawan.

Dalam prosesnya manajer personalia juga mengatur dan membuat peraturan hukum dan perundingan bersama, kebijakan perusahaan, dan kontrak karyawan baru

Manajer personalia adalah profesional administratif yang mengawasi proses perekrutan dan pengembangan profesional karyawan dalam suatu organisasi.

Banyak perusahaan menyertakan profesional personalia sebagai bagian dari tim sumber daya manusia yang lebih besar, tetapi organisasi yang lebih kecil mungkin memiliki manajer personalia individu yang melakukan semua tugas administratif.

Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat dan File yang Bisa Anda Download 

Fungsi Personalia

Manajemen personalia memenuhi fungsinya dengan melakukan tugas-tugas berikut ini:

• Menyediakan informasi dalam waktu singkat: Mereka menyediakan informasi terkini untuk karyawan individual, kelompok tertentu, atau seluruh staf dalam waktu singkat. Data biasanya dapat diambil dari file personalia. Sistem informasi personalia menjadi semakin penting dalam konteks ini.
• Proses penanganan: Karyawan dipekerjakan, dipindahkan, dipromosikan, atau meninggalkan perusahaan. Manajemen personalia bertanggung jawab atas penanganan proses-proses ini.
• Pendaftaran karyawan: Selain mendaftarkan karyawan ke otoritas terkait, manajemen personalia juga bertugas mendaftarkan gaji karyawan ke kantor pajak, kantor jaminan sosial, dan perusahaan asuransi (jika ada).
• Kontrol: Fluktuasi, waktu absen, lembur, hak liburan, dan jam kerja diperiksa oleh manajemen personalia. Kontrol waktu kerja sangat relevan untuk pengaturan waktu fleksibel.
• Perlindungan personel: Administrasi personalia memastikan bahwa kesehatan dan keselamatan kerja karyawan diperhatikan dan data pribadi diperlakukan sesuai dengan undang-undang perlindungan data saat ini.

Bagian personalia juga harus berurusan dengan data yang sangat sensitif dan pribadi seperti nama, alamat, data medis, data akun, sertifikat, dan CV setiap hari. Data ini tunduk pada perlindungan khusus oleh hukum. Departemen sumber daya manusia juga perlu mematuhi peraturan hukum yang berlaku dalam semua prosedur.

Baca juga: Perbedaan HRD dan Personalia yang Harus Anda Tahu

Lingkup Tugas Personalia

1. Mengatur sistem upah yang sesuai peraturan

Tugas utama dari manajemen personalia adalah untuk mengatur sistem upah yang sesuai peraturan dan ketentuan kepada karyawan sehingga mereka dapat termotivasi untuk memperluas kerja sama penuh mereka dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem pengupahan harus bersifat memotivasi mereka untuk bekerja lebih dan lebih lagi.

2. Rekrutmen, seleksi dan penentuan pekerjaan karyawan

Para pekerja termotivasi untuk melamar pekerjaan di organisasi dengan bantuan iklan dan tindakan lainnya. Pekerja dan karyawan terbaik dipilih melalui tes tertulis dan wawancara. Setelah memilih mereka, mereka ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai.

3. Melakukan edukasi dan pelatihan karyawan

Tugas lain yang sangat penting dari manajemen personalia adalah menyediakan fasilitas edukasi dan pelatihan sebaik mungkin bagi karyawan.

Program-program edukasi  dan pelatihan dapat dimulai untuk kepentingan karyawan lama dan baru. Selama masa pelatihan, karyawan dibayar tunjangan dengan tarif tetap. Setelah menyelesaikan pelatihan, mereka ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan mereka.

4. Analisis pekerjaan, distribusi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan

Semua pekerjaan yang harus dilakukan dalam perusahaan bisnis dan industri dianalisis secara kritis sehingga dapat ditentukan pekerjaan mana yang harus ditugaskan kepada seorang karyawan.

5. Hubungan masyarakat

Manajemen personalia juga harus melakukan beberapa aktivitas untuk hubungan masyarakat. Kegiatan-kegiatan ini termasuk memelihara kontak dengan organisasi kesejahteraan sosial, untuk memberikan informasi yang diperlukan tentang organisasi, untuk menerbitkan artikel, dll.

Baca juga: Manajemen Personalia: Pengertian, Jenis, Elemen, dan Manfaatnya

6. Aktivitas kesejahteraan tenaga kerja

Manajemen personalia harus melakukan banyak kegiatan demi kesejahteraan tenaga kerja. Ini termasuk program kesehatan dan keselamatan, fasilitas rekreasi dan kegiatan pendidikan, dll. Kegiatan-kegiatan ini meningkatkan efisiensi dan kemampuan karyawan.

7. Mengelola data karyawan

Manajemen personalia juga harus mengelola dan menjaga semua data yang relevan mengenai karyawan organisasi, seperti – jumlah pekerja, ketidakhadiran, pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan, daftar upah, dll.

8. Perencanaan dan evaluasi karyawan

Personalian juga akan membuat kegiatan-kegiatan untuk menentukan kebijakan dan program personalia, untuk mengevaluasi kebijakan dan program, untuk melakukan audit personalia, dll.

Tujuan Personalia

Setelah mengetahui  pengertian dan tugas personalia, saatnya membahas tujuan personalia.

Tujuan utama manajemen personalia sendiri adalah mempertahankan dan mampu menyediakan data personalia yang akurat dan terkini.

Hal ini memastikan komunikasi internal yang optimal dalam perusahaan. Selain itu, pekerjaan administratif yang efisien merupakan prasyarat untuk kelancaran kerja sama internal.

Secara umum, tugas administrator personalia adalah mengatur dan menyederhanakan semua proses yang menyangkut karyawan perusahaan.

Dengan melakukan tugasnya secara efisien dan akurat, manajemen personalia dapat mencapai tujuannya: untuk membangun, mempertahankan, atau memperluas kepuasan karyawan.

Tingkat kepuasan karyawan yang tinggi dan sistem manajemen personalia yang berfungsi dengan baik, merupakan keuntungan kreatif yang menentukan bagi perusahaan.

Jika karyawan puas, mereka bekerja lebih produktif dan kreatif, mereka lebih jarang sakit, dan mereka memiliki tingkat loyalitas yang lebih tinggi kepada perusahaan mereka.

Baca juga: HR Recruiter: Pengertian dan Tanggung Jawabnya

Prinsip Utama dalam Manajemen Personalia

Prinsip-prinsip  dalam manajemen personlia berubah seiring dengan perubahan kondisi, termasuk pola perilaku manusia.

Namun prinsip-prinsip utama manajemen personalia dapat dilihat sebagai berikut:

1. Karyawan harus dibuat merasa berharga

“Manusia tidak hidup dari roti saja”. Ada sesuatu selain uang yang memotivasi mereka untuk bekerja mencapai tujuan organisasi.

Perasaan pencapaian, harga dalam pekerjaan seseorang, hubungan yang harmonis dengan rekan kerja lainnya dan kerja sama dengan administrasi – semua faktor ini perlu dipertimbangkan oleh administrasi jika efisiensi dan produktivitas karyawan ingin dipertahankan dan ditingkatkan.

2. Menyediakan informasi yang relevan bagi karyawan

Sebuah organisasi harus memiliki saluran komunikasi dua arah yang dikembangkan dengan baik sehingga informasi, instruksi, perintah, dan aturan yang diperlukan diteruskan kepada karyawan dan respons yang tepat dapat tersedia.

Informasi harus diberikan pada saat yang tepat, jika tidak, banyak kerugian yang dapat ditimbulkan kerahasiaan sering menimbulkan kecurigaan di benak karyawan.

3. Karyawan harus ditangani sebagai individu dalam organisasi bukan perorangan

Orang-orang direkrut karena mereka memiliki kualitas teknis, profesional dan kualitas lainnya yang diperlukan.

Tetapi apakah mereka bekerja sama satu sama lain? Dengan kelompok dan dengan administrasi sebagian besar diatur oleh perasaan pribadi mereka, sikap budaya dan sosial, standar etika dan latar belakang keluarga.

Faktor-faktor ini dan faktor teknis harus diprogramkan ke dalam operasi organisasi. Administrasi harus cepat memahami bagaimana perasaan karyawan tentang penugasan kerja, kebijakan personalia, dan keputusan yang mempengaruhi kepentingan mereka.

Oleh karena itu, karyawan harus diperlakukan secara keseluruhan dan bukan hanya pada individu tertentu saja.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya

4. Keadilan

Keadilan harus menjadi panduan utama dalam kebijakan dan tindakan administrasi. Keadilan dalam berurusan dengan karyawannya akan memenangkan kepercayaan dari karyawannya.

 5. Upah yang sama untuk pekerjaan yang sama

Semua karyawan terlepas dari jenis kelamin atau golongan mereka tetapi melakukan jenis pekerjaan yang sama, harus dibayar sama, dan upah yang dibayarkan harus memadai.

6. Menilai kekuatan atau kecerdasan karyawan dengan benar

Pengetahuan tentang kekuatan karyawannya akan selalu berdampak pada kerja sama mereka. Jika kesempatan yang tepat tidak tersedia bagi karyawan, kebencian dan frustrasi dapat terjadi; atau mereka dapat meninggalkan bisnis atau melakukan perbuatan yang merugikan. Oleh karena itu, karyawan harus dikaitkan dengan proses pengambilan keputusan.

7. Upah harus diperoleh, bukan diberikan

Upah yang akan diberikan harus sepadan dengan upaya yang dilakukan untuk mendapatkannya. Upah tersebut harus diberikan kepada karyawan karena apa yang telah dicapainya dan bukan semata-mata sebagai hadiah yang tidak dihargai sebaik imbalan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

8. Jadilah contoh yang baik

Berbicara saja tidak akan membawa hasil yang diinginkan “Tindakan lebih baik daripada sekedar kata-kata”; dan ini meyakinkan karyawan bahwa mereka benar-benar melakukan apa yang dikatakan atau dimaksudkannya.

Baca juga: 4 Jenis dan 17 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan

Digitalisasi Manajemen Personalia dengan Gajihub

Itulah pengertian, tugas, sampai prinsip personalia yang penting Anda tahu. Saat ini proses pengelolaan personalia sudah lebih mudah dengan sistem digitalisasi.

Dan sepanjang proses digitalisasi, banyak tugas administrasi personalia dapat disederhanakan. Selain itu, kami di Gajihub mempertimbangkan peraturan perlindungan data, sehingga membuat produk kami semakin menarik.

Misalnya, fungsi dalam program-program ini memungkinkan data dihapus secara otomatis setelah waktu tertentu.

Berikut adalah beberapa hal yang Anda dapatkan saat menggunakan software payroll dan HR Gajihub sebagai solusi kemudahan manajemen personalia Anda:

File personalia digital

File personalia digital mengelola data personalia karyawan, sama seperti file kertas. File personalia digital memiliki keunggulan yang menentukan dibandingkan file klasik.

Misalnya, administrasi pusat data membebaskan staf manajemen personalia dari beberapa tugas, karena file digital dapat diproses secara bersamaan oleh beberapa pengguna. Individu yang berwenang dapat mengakses file personalia digital kapan saja.

Dengan bantuan sistem autentikasi, akses hanya dapat diberikan kepada pengguna terpilih. Akses terbatas juga dimungkinkan, sehingga hanya data tertentu yang dapat dilihat oleh satu pengguna.

Manajemen waktu kerja dan ketidakhadiran

Khususnya dalam hal manajemen waktu kerja dan waktu absen, beberapa proses dapat dikelola secara digital:

• Perhitungan absensi
• Fluktuasi di perusahaan
• Jumlah jam lembur
• Ketidakhadiran karena sakit, cuti, dll.
• Pencatatan waktu yang fleksibel

Employee self service

Employee self service adalah cara lain untuk mengurangi padatnya tugas pada administrasi personalia. Dengan menggunakan Gajihub, karyawan dapat melakukan tugas administratif individual secara mandiri.

Misalnya, mereka dapat melihat dan mengubah sendiri data pribadi mereka, yang juga membantu mencegah kesalahan input oleh staf manajemen personalia khususnya.

Fitur employee self service juga memungkinkan termasuk pemrosesan permintaan cuti secara mandiri atau pencatatan waktu yang dikelola sendiri.

Namun demikian, penyederhanaan proses-proses ini dengan Gajihub membawa keuntungan tidak hanya dalam hal administrasi personalia, tetapi juga bagi karyawan. Mereka mendapatkan wawasan yang lebih baik mengenai proses perusahaan: karyawan dapat melihat status pemrosesan permintaan cuti saat ini, misalnya.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.