Memecat karyawan menjadi keputusan perusahaan ketika karyawan yang bersangkutan memiliki performa yang terus menurun. Anda wajib menemukan cara memecat karyawan yang tepat agar tidak menimbulkan rasa sakit hati dan perasaan tidak adil.
Lalu bagaimana cara memecat karyawan yang tepat ini? Yuk simak penjelasan yang ada di bawah ini untuk mengetahui caranya:
Alasan Memecat Karyawan
Memecat atau memberhentikan karyawan dilakukan perusahaan bukan tanpa alasan. Bagi perusahaan, keputusan untuk memecat karyawan dilakukan karena sudah tidak memiliki alasan untuk mempertahankannya.
Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan memutuskan untuk memecat karyawan:
1. Performa Kerja Menurun
Alasan karyawan dipecat yang pertama adalah karena adanya penurunan performa pada karyawan. Penurunan ini terjadi secara terus-menerus dan selama itu tidak ada perbaikan yang dilakukan oleh karyawan.
Ketika performa pekerjaan terjadi penurunan secara terus menerus, mau tidak mau perusahaan harus melakukan pemecatan dan mengganti karyawan yang bersangkutan dengan karyawan yang kompeten.
2. Memiliki Perilaku yang Tidak Baik
Alasan kedua perusahaan memecat karyawan adalah karena karyawan yang bersangkutan memiliki perilaku yang tidak baik. Prilaku tidak baik ini contohnya seperti suka berbohong hingga melakukan pencurian atau penyalahgunaan wewenang.
Perusahaan biasanya memiliki batas kompromi karyawan untuk dipertahankan atau di-cut. Jika karyawan tersebut memiliki perilaku tidak baik dan tidak pernah ada perbaikan, mau tidak mau perusahaan harus memecat karyawan tersebut.
3. Tidak Menjalin Hubungan yang Baik dengan Rekan Kerja
Alasan selanjutnya yang membuat perusahaan memecat karyawan adalah ketika karyawan tidak bisa menjalin hubungan yang baik dengan sesama rekan kerja. Menjalin hubungan baik dengan sesama rekan kerja adalah sesuatu yang penting untuk dilakukan, mengingat bekerja di perusahaan merupakan pekerjaan tim.
Ketika karyawan tidak bisa menjalin hubungan dengan baik, maka akan menghambat pekerjaan. Tidak hanya karyawan bersangkutan yang akan dirugikan tetapi karyawan ini akan merugikan karyawan lainnya dan juga menghambat kemajuan perusahaan.
4. Tidak Disiplin
Alasan keempat adalah tidak adanya kedisiplilinan oleh karyawan tersebut. Kedisiplinan meliputi datang kerja tepat waktu hingga mengerjakan tugas sesuai tenggat yang diberikan.
Kedisiplinan dapat menggambarkan integritas dari seorang karyawan. Jadi, ketika karyawan tidak bisa disiplin, tinggal tunggu waktu perusahaan memberikan peringatan hingga akhirnya dipecat.
5. Mencemarkan Nama Baik Perusahaan
Ketika karyawan melakukan tindakan yang mencemarkan nama baik perusahaan, biasanya perusahaan tidak ragu lagi untuk melakukan pemecatan. Tindakan mencemarkan nama baik perusahaan biasa dibahas dalam kontrak kerja dan jika apa yang dilakukan karyawan sudah fatal, perusahaan pasti akan melakukan pemecatan.
Jadi, untuk menghindari pemecatan ini, sebaiknya karyawan selalu menjaga sikap, tindakan, dan perkataan baik itu ketika sedang bekerja ataupun di luar jam kerja.
6. Menyalahgunakan Fasilita Kantor
Menyalahgunakan fasilitas kantor juga bisa dijadikan alasan perusahaan melakukan pemecatan terhadap karyawannya. Fasilitas kantor yang diberikan merupakan amanah yang wajib dijaga oleh seluruh karyawan.
Jadi, sebaiknya karyawan selalu berhati-hati dalam menggunakan fasilitas tersebut.
7. Sering Membolos Kerja
Setiap perusahaan memiliki peraturan jam kerja yang wajib ditaati oleh karyawan. Jika peraturan jam kerja ini tidak ditaati, maka siap-siap karyawan tersebut akan mendapatkan teguran hingga dilakukan pemutusan hubungan kerja.
Jika memang ada halangan untuk bekerja, karyawan memiliki hak cuti yang bisa diajukan melalui HRD. Jika memang sangat mendesak, karyawan bisa mengajukan izin. Jadi, tidak ada alasan lagi bagi karyawan untuk sering membolos kerja.
Baca Juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
Hal-Hal yang Wajib Diperhatikan Sebelum Memecat Karyawan
Ada beberapa hal yang wajib diperhatikan ketika perusahaan akan melakukan pemecatan karyawan, apa saja?
1. Emosi
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika memecat karyawan adalah emosi. Anda harus bisa mengatur emosi Anda sehingga tidak ada perkataan yang akan menyakiti.
Untuk meredakan emosi ini, Anda dapat melakukannya dengan cara menenangkan diri terlebih dahulu. Anda jangan langsung memecat karyawan ketika Anda sedang emosi. Beri jeda waktu beberapa hari untuk memberitahu terkait keputusan perusahaan untuk memecat karyawan yang bersangkutan.
2. Perhatikan Hukum yang Berlaku
Selain memperhatikan emosi, Anda juga wajib memperhatikan hukum yang berlaku. Jika Anda berada di sebuah perusahaan besar, Anda harus memastikan keputusan memecat karyawan ini telah sesuai hukum yang berlaku.
Jangan sampai pemecatan yang dilakukan ini menyeret perusahaan Anda ke ranah hukum. Anda bisa menyiapkan dokumen atau catatan yang di dalamnya menunjukan kinerja karyawan yang bersangkutan.
Dokumen atau catatan tersebut berisi antara lain:
- Tinjauan kinerja selama bekerja di perusahaan
- Peringatan yang pernah diberikan
- Detail pelatihan jika ada
Jangan lupa untuk memberikan surat pemutusan hubungan kerja yang telah dilakukan peninjauan oleh tim HR untuk dikirimkan kepada karyawan yang bersangkutan.
3. Perhatikan Logistik
Memang, memecat karyawan bukan hal yang mudah. Tetapi jika Anda melakukannya sesuai prosedur yang ada, semua bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Jangan lupa untuk memikirkan logistik perusahaan yakni cara mengumpulkan kembali properti perusahaan yang selama ini dipakai oleh karyawan. Selain itu, pemecatan yang baik terhadap karyawan juga berhubungan dengan pemberian gaji terakhir karyawan serta alasan yang tepat Anda memecat karyawan tersebut.
Pikirkan juga bagaimana nantinya Anda akan meng-handle pekerjaan karyawan yang dipecat tersebut. Misalnya handle email karyawan hingga mengubah password. Pikirkan itu semua sebelum Anda memecat karyawan yang bersangkutan!
Baca Juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui
Cara Memecat Karyawan yang Baik dan Benar
Dalam memecat karyawan, ada cara memecat yang baik dan benar. Cara memecat ini merupakan cara yang sopan dan masih mengedepankan etika yang ada. Berikut cara memecat karyawan yang baik dan benar:
1. Berikan Peringatan Dahulu
Sebelum Anda memutuskan untuk memecat karyawan, ada baiknya Anda memberikan peringatan terlebih dahulu kepada karyawan yang bersangkutan. Dengan adanya peringatan terlebih dahulu, bisa menghindari karyawan bertanya-tanya dan akhirnya sakit hati.
Memecat karyawan tanpa memberikan peringatan juga sangatlah tidak etis. Kecuali jika karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal yang tidak bisa dimaafkan dan jika tidak segera dipecat akan merugikan perusahaan.
Dengan adanya surat peringatan, karyawan bisa mengetahui apa kesalahan yang telah diperbuat dan diberikan kesempatan untuk memperbaikinya. Setelah Anda memberikan surat peringatan, Anda bisa memantau perkembangan karyawan tersebut.
Jika memang karyawan yang bersangkutan bisa memperbaiki diri, Anda bisa memberikan kesempatan kedua. Jika memang tidak ada perbaikan ke depannya, maka pemecatan karyawan jadi keputusan yang tidak bisa dihindari.
2. Gunakan Kalimat yang Tepat
Untuk memecat karyawan, Anda harus menggunakan kalimat yang tepat. Jangan gunakan kata-kata kasar untuk memutus hubungan kerja ini.
Ini dilakukan untuk menghindari sakit hati atau bahkan tindakan penuntutan oleh karyawan yang bersangkutan. Memecat karyawan dengan kata-kata yang baik juga bisa memberikan branding yang baik.
Anda bisa melakukannya dengan cara mengapresiasi kinerja karyawan selama ini, kemudian menjelaskan alasan tidak bisa melanjutkan hubungan pekerjaan. Jangan lupa juga untuk mengucapkan terima kasih kepada karyawan tersebut.
3. Cari Waktu dan Suasana yang Tepat
Tidak hanya penggunaan kalimat yang baik, untuk memecat karyawan juga dibutuhkan mencari waktu dan suasana yang tepat. Perhatikan keadaan karyawan ketika Anda akan memecatnya, sebaiknya jangan lakukan pemecatan ketika karyawan sedang dalam suasana berkabung.
Jangan lakukan pemecatan secara dadakan, setidaknya berikan karyawan tersebut waktu untuk membereskan pekerjaan yang selama ini ia pegang. Berikan juga dukungan pada karyawan untuk mendapatkan pekerjaan barunya.
4. Lakukan secara Tatap Muka
Pemecatan sebaiknya juga dilakukan secara tatap muka atau secara langsung. Meski teknologi sekarang ini sudah sangat canggih, namun pastikan Anda tidak memecat karyawan melalui email, WhatsApp, hingga telepon.
Anda bisa menemui karyawan yang bersangkutan dan memberikan surat pemberhentian kerja (surat PHK) secara langsung.
5. Jadikan Rahasia
Pastikan kabar mengenai pemecatan karyawan ini tetap menjadi rahasia antara HRD dan manajerial saja. Jangan buat kabar pemecatan menyebar di antara karyawan lainnya, khususnya ketika karyawan yang bersangkutan belum mengetahuinya atau baru mengetahuinya.
Menjadikan kabar pemecatan ini sebuah rahasia akan membuat karyawan yang bersangkutan merasa dihormati dan menghindari karyawan merasa malu dan sakit hati.
6. Berikan Kompensasi
Jangan lupa untuk memberikan karyawan hak-haknya, seperti kompensasi atau gaji yang belum dibayarkan. Kompensasi merupakan hak setiap karyawan ketika terjadi pemutusan hubungan kerja oleh pihak perusahaan.
Anda bisa memberikan kompensasi ini sesuai masa jabatan karyawan dan mengikuti peraturan Undang-Undang yang ada.
7. Tetap Perlakukan dengan Baik
Cara memecat karyawan yang terakhir adalah pastikan Anda tetap memperlakukan karyawan dengan baik. Meski tidak lagi bekerja di tempat yang sama, Anda tetap harus menjalin hubungan baik dengan mantan karyawan.
Sekalipun pemecatan karyawan dikarenakan perilaku yang kurang baik, Anda tetap wajib mempelakukan karyawan tersebut dengan baik ya!
Baca Juga: Employee Attrition: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Cara Meminimalisirnya
Setelah Memecat Karyawan, Apa Langkah Selanjutnya?
Setelah melakukan pemecatan karyawan, lalu apa langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh HRD? Mengingat adanya pemecatan karyawan, pastinya akan terjadi kekosongan posisi karena ditinggalkan oleh karyawan yang bersangkutan.
Ketika terjadi kekosongan ini, ada dua pilihan yang bisa dilakukan oleh HRD yaitu melakukan perekrutan kembali atau mengganti posisi yang kosong dengan karyawan yang sudah ada.
Jika perusahaan memiliki opsi perekrutan kembali, maka perusahaan harus menyediakan waktu dan biaya untuk membuat lowongan pekerjaan dan menyeleksi kandidat yang masuk. Jika memang posisi yang ditinggalkan akan di-handle karyawan yang ada, maka HRD harus memberikan arahan kepada karyawan yang bersangkutan.
Baca Juga: Employee Attrition: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Cara Meminimalisirnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai cara memecat karyawan yang baik dan benar. Memecat karyawan merupakan keputusan yang berat dan tidak mudah, tetapi perusahaan harus melakukannya demi keberlangsungan perusahaan dan karyawan lainnya.
Jangan lupa bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang di dalamnya dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, seperti fitur absensi, cuti dan izin, payroll, employee self service, BPJS, akuntansi, hingga analisis data.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan nikmati semua kemudahan pengelolaan karyawan langsung dari gadget Anda.