Memiliki program kerja HRD yang jelas dan terukur sangat penting untuk setiap entitas bisnis. HR sendiri mungkin merupakan departemen yang paling memiliki banyak pekerjaan di seluruh organisasi Anda – semua orang tahu bahwa mereka penting, namun hanya sedikit karyawan yang tahu alasannya.
Jadi program kerja apa yang dilakukan HRD?
Ada perbedaan besar antara departemen sumber daya manusia atau HRD yang sehat yang berkontribusi pada pertumbuhan organisasi dan tim HR yang buruk dan hanya muncul setahun sekali untuk pesta liburan perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan mendalam tentang program kerja HRD untuk memenuhi kebutuhan karyawan dalam suatu bisnis.
Apa yang Dimaksud dengan HRD?
Secara sederhana, HRD atau human resource department atau dalam bahas Indonesia berarti departemen SDM (Sumber Daya Manusia) adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan (yaitu merekrut, mempekerjakan, orientasi, pelatihan, dan memberhentikan karyawan) dan mengelola tunjangan karyawan.
Apa saja Program Kerja HRD?
Tanyakan kepada karyawan mana pun tentang apa itu departemen HR, dan Anda akan mendapatkan jawaban yang terutama berkaitan dengan aspek pekerjaan yang paling tidak nyaman: Memberi hukuman akibat pelanggaran SDM, PHK, dan pemecatan.
Namun sebenarnya, departemen SDM ada untuk mendukung karyawan. Secara harfiah, HRD adalah sumber daya untuk manusia.
Berikut adalah beberapa program kerja HRD yang harus Anda ketahui:
1. Merekrut kandidat
Tim HRD perlu memahami kebutuhan organisasi dan memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi saat merekrut untuk posisi baru.
Ini tidak sesederhana memasang iklan di Jobstreet: Anda harus menganalisis pasar, berkonsultasi dengan setiap stakeholder, dan mengelola anggaran.
Kemudian, setelah posisi diiklankan, penelitian lebih lanjut perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat yang tepat telah ditarik dan dipresentasikan.
Merekrut adalah usaha yang besar dan mahal; kandidat yang tepat bisa merevitalisasi seluruh organisasi, namun kandidat yang salah bisa mengacaukan operasi.
Baca juga: Cara Menolak Tawaran Kerja melalui Email, WhatsApp dan Telepon
2. Mempekerjakan karyawan yang tepat
HRD bertanggung jawab untuk mengatur wawancara, mengoordinasikan upaya perekrutan, dan orientasi karyawan baru.
Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen yang dibutuhkan dalam perekrutan seseorang telah diisi dan memastikan bahwa segala sesuatu mulai dari hari pertama hingga hari berikutnya berjalan dengan baik.
3. Memproses penggajian
Penggajian adalah masalah tersendiri. Setiap pay period harus ada pajak yang dihitung, tunjangan, dan jam kerja yang dikumpulkan. Potongan harus dihitung dengan seksama dan kenaikan gaji serta bonus juga harus ditambahkan.
Jika Anda berpikir bahwa menghitung pajak setahun sekali saja sudah cukup, bayangkan bagaimana rasanya berada di bagian HR dan memastikan pajak tersebut dipotong dengan benar setiap periode gajian.
Saat ini, sudah banyak tim HR yang menggunakan solusi modern seperti software payroll online untuk memudahkan penghitungan gaji dan tunjanganSalah satu software payroll yang sudah banyak digunakan tim HR di Indonesia adalah Gajihub.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Mengetahui Cuti Alasan Penting dan Aturannya di Indonesia
4. Melakukan tindakan disipliner
Tanggung jawab ini mungkin menjadi alasan mengapa HRD cenderung mendapat penilaian buruk.
Jika ditangani dengan tidak tepat, tindakan disipliner dapat menyebabkan hilangnya karyawan yang berharga dan bahkan dapat mengakibatkan litigasi atau reputasi yang buruk.
Namun jika ditangani dengan tepat, tindakan disipliner dapat menghasilkan kesuksesan bagi karyawan.
Misalnya, jika perusahaan mengetahui bahwa seorang karyawan secara rutin terlambat dan terus terlambat bahkan setelah karyawan tersebut menerima beberapa peringatan, HR dapat turun tangan dan menyelidiki alasan keterlambatannya.
Ini bisa menjadi kesempatan untuk memberikan tunjangan seperti konseling kepada karyawan atau menawarkan sumber daya tambahan untuk membantu karyawan tersebut belajar tepat waktu.
Daripada menanggung biaya pemecatan dan kemudian merekrut pengganti karyawan tersebut, ini bisa menjadi kesempatan belajar yang dapat meningkatkan karier karyawan tersebut.
Di sisi lain, terkadang tindakan disipliner bukanlah tindakan terbaik yang bisa diambil dan seorang karyawan harus dilepaskan.
Departemen sumber daya manusia terbaik tahu kapan seorang karyawan tidak cocok untuk perusahaan dan akan lebih bahagia di tempat lain.
Tergantung pada SDM untuk mengembangkan hubungan yang cukup kuat dengan manajer dan karyawan untuk mengidentifikasi kekompakan dan kesehatan tim.
Baca juga: 12 Tips Menghadapi Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja
5. Memperbarui kebijakan
Kebijakan perlu diperbarui (atau setidaknya diperiksa) setiap tahun seiring dengan perubahan organisasi. Adalah tugas HRD untuk melakukan pembaruan resmi terhadap kebijakan dan menyarankan perubahan pada kebijakan ketika kebijakan tersebut tidak lagi sesuai dengan perusahaan atau karyawan.
Terkadang sebuah kebijakan harus diperbarui sebagai reaksi terhadap suatu kejadian. SDM harus selalu dilibatkan dan diajak berkonsultasi mengenai keputusan-keputusan ini.
Baca juga: RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya
6. Menjaga dan menyimpan setiap dokumen karyawan
Menyimpan catatan SDM merupakan kewajiban yang diamanatkan oleh hukum.
Catatan ini membantu pemberi kerja mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk membantu proses perekrutan dan menganalisis data demografis serta mematuhi peraturan.
Catatan ini juga berisi informasi pribadi dan kontak darurat untuk setiap karyawan.
7. Melakukan analisis tunjangan
Tetap kompetitif adalah hal yang sangat penting ketika mencoba menarik talenta terbaik.
Karyawan yang menjanjikan bisa saja memilih perusahaan lain dengan gaji yang lebih rendah jika tunjangannya lebih menarik.
HR harus secara rutin menyelidiki perusahaan serupa untuk melihat apakah tunjangan mereka kompetitif.
baca juga: Mutasi Karyawan: Pengertian, Alasan, Jenis dan Kebijakannya
Bagaimana HRD Membantu Karyawan?
Selain ketujuh contoh di atas, yang sebagian besar merupakan tanggung jawab operasional, HR tidak terlalu banyak melakukan fungsi kuantitatif: Fungsi ini ada untuk membantu karyawan berkembang.
Bagaimanapun juga, karyawan adalah aset terbesar bagi organisasi mana pun. Maka dari itu, melindungi kesejahteraan mereka adalah hal yang paling penting.
Berikut adalah empat program kerja HRD membantu mendukung kebutuhan emosional dan karier karyawan:
1. Menyediakan pertumbuhan karier
Stagnasi adalah hal yang buruk bagi bisnis, dan merupakan hal yang cerdas untuk mempertahankan karyawan terbaik Anda di perusahaan.
HRD dapat menyediakan program kerja untuk menyiapkan jalur karier yang membantu memandu setiap karyawan menuju masa depan yang panjang di perusahaan. HR kemudian dapat melakukan pengecekan secara berkala untuk membimbing karyawan lebih lanjut dalam jalur karier mereka.
2. Menawarkan pendidikan berkelanjutan
Terkadang pertumbuhan karir yang disebutkan di atas membutuhkan pelatihan tambahan. Organisasi Anda dapat memberikan bantuan pendidikan, dan HR dapat membantu menentukan kelas dan program pelatihan mana yang terbaik bagi karyawan di jalur karier yang telah ditentukan.
HRD juga dapat bekerja sama dengan manajer untuk memastikan bahwa jadwal kerja karyawan cukup fleksibel untuk memungkinkan karyawan menghadiri kelas.
Baca juga: Tips Memilih Kandidat Karyawan Terbaik
3. Melatih dan mendukung manajer
Manajer tidak dilahirkan. Mereka diciptakan.
SDM dapat membantu memberikan panduan manajemen kepada para manajer, memastikan bahwa departemen dan tim berjalan sesehat dan berfungsi sebaik mungkin.
Hal ini dapat mencakup pengiriman manajer ke pelatihan dan retret formal secara berkala.
4. Mendukung kesehatan tubuh dan mental
Penting untuk diingat bahwa karyawan adalah manusia.
Mereka akan membutuhkan bantuan untuk menghadapi penyakit mental, masalah kesehatan, utang, kehamilan, adopsi, dan berbagai peristiwa kehidupan lainnya.
HRD dapat membuat program kerja yang bertujuan untuk membantu mendukung karyawan melalui semua keadaan ini dan keadaan lainnya.
Baca juga: Tips Memilih Karyawan Fresh Graduate Bagi Bisnis
Kapan Harus Menghubungi HRD?
Saat Anda mengembangkan prosedur orientasi, berikan edukasi kepada karyawan baru mengenai kapan mereka harus menghubungi HRD dan sumber daya apa saja yang ditawarkan HRD.
Human resource department harus secara teratur menjadwalkan wawancara empat mata dengan karyawan untuk mengetahui perkembangan karier mereka, kenyamanan dalam pekerjaan mereka, dan masalah lain yang mungkin dialami karyawan.
Dengan mempertimbangkan tanggung jawab ini, karyawan seharusnya merasa nyaman untuk menghubungi departemen SDM mereka dalam situasi seperti ini, dan situasi yang serupa:
- Ketika Anda (atau rekan kerja) mengalami pelecehan atau diskriminasi dari rekan kerja Anda, termasuk manajer Anda
- Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang tunjangan, termasuk asuransi kesehatan yang disediakan perusahaan atau hak-hak yang dijamin oleh hukum
- Ketika keadaan pribadi Anda berubah (misalnya memiliki anak, perlu mengurangi jam kerja, membutuhkan akomodasi untuk penyandang disabilitas)
- Ketika Anda memiliki pertanyaan tentang kemajuan di perusahaan, termasuk peluang untuk menjadi bayangan karyawan lain atau berpartisipasi dalam pelatihan tambahan
- Ketika Anda membutuhkan pihak ketiga yang objektif untuk menyelesaikan masalah terkait pekerjaan
Baca juga: Standar Kinerja: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Tips Menetapkannya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai program kerja HRD yang harus Anda ketahui untuk proses bisnis dan budaya perusahaan yang lebih baik.
Dengan memiliki program kerja yang jelas, proses pengelolaan sumber daya manusia dalam bisnis Anda bisa lebih optimal dan meningkatkan output yang maksimal.
Gunakan juga tools modern untuk mempermudah proses kerja seluruh tim HRD Anda seperti menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, tim HR Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan dan penghitungan payroll dan tunjangan otomatis, mengelola jam shifting karyawan, memantau data kehadiran, dan melakukan approval cuti.
Selain itu, karyawan Anda juga akan dimudahkan dengan fitur ESS Gajihub sehingga memudahkan mereka melakukan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
6 thoughts on “11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui”