Jika Anda merencanakan sebuah proyek, RACI matrix (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) dapat membantu menyederhanakan proses komunikasi dan merampingkan pengambilan keputusan.
Matriks ini juga dapat menghilangkan ketidakjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu dalam tim Anda.
Meskipun membuat RACI matrix membutuhkan waktu, ini merupakan langkah penting dalam proses perencanaan proyek.
Pada artikel ini, kami membahas apa itu RACI matrix, cara membuatnya, contohnya ,juga kelebihan dan kekurangannya dalam menggunakan matrix ini dalam proses manajemen proyek.
Apa yang Dimaksud dengan RACI Matrix?
RACI matrix adalah bagan penugasan tanggung jawab yang digunakan untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan tugas, pencapaian, atau keputusan utama yang terlibat dalam menyelesaikan proyek.
Akronim RACI adalah singkatan dari responsible, accountable, consulted dan informed, yang merupakan empat peran yang dapat dimainkan oleh para pemangku kepentingan dalam proyek apa pun.
Hal ini menetapkan posisi mana yang bertanggung jawab, karyawan mana yang bertanggung jawab, siapa yang perlu dikonsultasikan dan siapa yang perlu diinformasikan selama proyek berlangsung.
Responsible atau bertanggung jawab: Orang-orang yang bertanggung jawab adalah pemangku kepentingan yang melakukan pekerjaan dan menyelesaikan tujuan. Mungkin ada beberapa orang yang bertanggung jawab secara bersama-sama selama proyek berlangsung.
Akuntabel: Orang yang bertanggung jawab adalah orang yang merupakan pemilik proyek, individu yang harus menandatangani ketika tujuan selesai atau keputusan telah dibuat. Hanya ada satu orang yang bertanggung jawab atas keberhasilan proyek.
Consulted atau dikonsultasikan: Orang-orang yang harus dikonsultasikan adalah para pemangku kepentingan utama yang perlu menandatangani proyek atau yang perlu diberi masukan sebelum pekerjaan dapat diselesaikan.
Informed atau diinformasikan: Mereka yang perlu diinformasikan adalah para pemangku kepentingan yang tidak perlu dikonsultasikan secara formal atau yang tidak berkontribusi, tetapi perlu diberi informasi terbaru tentang proses proyek.
Baca juga: Pengertian Koperasi Karyawan, Dasar Hukum, dan juga Manfaatnya
Mengapa harus Menggunakan RACI Matrix?
Karena manajer proyek dapat mengembangkan RACI matrix dengan relatif cepat dan mudah, matriks ini dapat menetapkan ekspektasi yang jelas untuk hampir semua proyek. Prioritaskan penggunaan bagan RACI untuk mencapai tujuan-tujuan berikut:
Memastikan anggota memahami peran mereka
Ketika Anda menugaskan peserta untuk mengerjakan tugas-tugas proyek, kebingungan tentang peran tertentu dapat terjadi.
Ketika Anda menggunakan bagan RACI, para anggota akan memahami dengan tepat apa yang harus dilakukan. Mereka juga dapat dengan mudah mengetahui apakah mereka bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan, menandatangani tugas, atau memberikan umpan balik.
Mencegah penundaan proyek yang tidak perlu
Ketika peserta tidak memahami peran dan tanggung jawab mereka, penundaan yang tidak disengaja dapat terjadi.
Karena matriks RACI memperjelas peran dan tanggung jawab, matriks ini dapat memastikan bahwa keputusan dan persetujuan penting terjadi sesuai jadwal. Hal ini dapat membantu semua peserta menyelesaikan seluruh proyek sesuai tenggat waktunya.
Menyederhanakan komunikasi proyek
Ketika proyek menjadi lebih kompleks, matriks RACI dapat mencegah kesalahan komunikasi dan menghemat waktu.
Dengan bagan RACI, Anda dapat memastikan bahwa Anda menghubungi pemangku kepentingan yang tepat atau berkonsultasi dengan pemegang keputusan utama untuk setiap tahap proyek.
Matriks ini juga dapat membantu Anda menghindari menginvestasikan waktu untuk komunikasi yang tidak perlu atau memberikan informasi terbaru kepada pemangku kepentingan yang tidak berkepentingan.
Baca juga: Mutasi Karyawan: Pengertian, Alasan, Jenis dan Kebijakannya
Memastikan tugas dan proses utama berjalan lancar
Membuat bagan RACI memberi manajer proyek kesempatan untuk mempertimbangkan bagaimana tugas-tugas mempengaruhi satu sama lain dan tujuan bisnis lainnya.
Proses ini juga mendorong Anda untuk memikirkan pemangku kepentingan mana yang penting untuk setiap hasil. Hasilnya, proses ini memastikan bahwa proses perencanaan Anda mencakup semua orang dan tugas yang penting.
Mengatasi konflik secara dini
Ketika manajer proyek dan pemangku kepentingan memberikan tugas atau mengalokasikan sumber daya berdasarkan kasus per kasus, pengambilan keputusan yang subjektif dapat terjadi.
Dengan bagan RACI, Anda dapat melakukan pendekatan objektif terhadap manajemen proyek. Hal ini dapat membantu mencegah konflik atau perasaan tidak puas sebelum muncul.
Mendistribusikan beban kerja proyek secara merata
Jika Anda memberikan tanggung jawab saat setiap tahap proyek atau tonggak pencapaian mendekati, Anda dapat membebani peserta atau departemen tertentu.
Akibatnya, beberapa orang mungkin harus menanggung beban kerja yang terlalu besar. Ketika Anda menggunakan matriks RACI untuk memetakan peran di awal, Anda dapat segera mengidentifikasi kelebihan beban dan mendistribusikan beban kerja secara lebih merata.
Baca juga: Competency Matrix System: Pengertian, Manfaat, Komponen, dan Contohnya
Cara Membuat RACI Matrix
Berikut adalah langkah-langkah dasar yang dapat Anda gunakan untuk membuat RACI matrix:
1. Identifikasi peran proyek
Pertama, identifikasi individu-individu spesifik yang akan terlibat dalam proyek, baik sebagai anggota tim yang menyelesaikan tugas atau pemangku kepentingan yang perlu diberi informasi terbaru tentang kemajuan.
Biasanya, Anda akan mendefinisikan peran-jabatan pekerjaan-di bagian atas matriks, namun, Anda mungkin ingin menentukan orang berdasarkan nama jika ada beberapa orang yang mengisi peran yang sama atau untuk memudahkan proses.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin lebih suka menggunakan peran jika satu orang mengisi beberapa peran.
2. Mengidentifikasi tugas dan hasil kerja
Buat daftar semua tugas dan hasil yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Anda akan menempatkan semua ini di kolom paling kiri pada bagan Anda.
Meskipun ada banyak tugas pada bagan yang Anda inginkan, cobalah untuk menghindari terlalu banyak tugas agar bagan Anda sesederhana mungkin untuk dibaca.
3. Tetapkan RACI untuk setiap tugas
Telusuri setiap tugas pada bagan Anda dan tentukan orang atau peran yang harus bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut.
Setiap tugas harus memiliki satu peran/orang yang bertanggung jawab, meskipun tidak harus orang yang sama yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Selain itu, pikirkan juga siapa yang harus dikonsultasikan atau diberi tahu selama proses berlangsung dan setelah tugas atau hasil kerja selesai.
4. Bagikan matriks dengan tim Anda
Diskusikan dan bagikan matriks Anda dengan anggota tim Anda. Diskusikan peran dan tanggung jawab setiap orang dan mintalah umpan balik untuk menyelesaikan potensi konflik atau ambiguitas di antara tugas-tugas atau peran yang ditugaskan.
Baca juga: 9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya
5. Membagikan matriks kepada para pemangku kepentingan
Setelah tim Anda menyetujui matriks dan menyarankan perubahan apa pun, bagikan matriks tersebut kepada para pemangku kepentingan utama.
Dapatkan persetujuan pemangku kepentingan dan tentukan siapa yang harus dikomunikasikan atau dikonsultasikan selama proyek berlangsung. Hal ini akan membantu mengelola ekspektasi ke depannya dan menghilangkan kebingungan.
Contoh RACI Matrix
Berikut adalah contoh tampilan RACI matrx. Ketika Anda menambahkan tugas-tugas yang berbeda, Anda mungkin ingin memisahkannya sesuai dengan fase proyek yang ada di dalamnya.
Kemudian tambahkan RACI ke dalam matriks. Setiap tugas harus memiliki, minimal, satu orang yang bertanggung jawab dan satu orang yang bertanggung jawab.
| Tugas Proyek | Peran 1 | Peran 2 | Peran 3 | Peran 4 | Peran 5 | Peran 6 | Peran 7 | Peran 8 | Fase |
| Tugas/Hasil | 1 | ||||||||
| Tugas/Hasil | 1 | ||||||||
| Tugas/Hasil | 2 | ||||||||
| Tugas/Hasil | 2 | ||||||||
| Tugas/Hasil | 3 | ||||||||
| Tugas/Hasil | 3 |
Keuntungan Menggunakan RACI Matrix
Ada beberapa keuntungan dari membuat matriks RACI sebelum memulai sebuah proyek. Keuntungan tersebut antara lain:
- Memperlancar komunikasi: Dengan menggunakan matriks RACI, Anda dapat menyederhanakan komunikasi dan melibatkan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Hal ini dapat mempercepat dan menyederhanakan proses pengambilan keputusan.
- Menyederhanakan masukan dari pemangku kepentingan: Dengan membedakan antara pemangku kepentingan utama yang perlu dimintai masukan dan mereka yang hanya perlu diberitahu, Anda mengurangi kemungkinan penundaan umpan balik. Anda dapat memastikan bahwa mereka yang hanya perlu diberi tahu hanya akan diberi tahu mengenai perkembangannya.
- Membuat pendelegasian menjadi lebih mudah: Dengan membuat matriks RACI terlebih dahulu, peran setiap orang didefinisikan dengan jelas. Ada juga orang yang jelas yang bertanggung jawab atas proyek dan kepada siapa orang lain dapat meminta panduan, pertanyaan atau umpan balik.
- Memberikan harapan yang jelas: Kebingungan dihilangkan karena semua orang yang terlibat dalam proyek tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap tugas. Hal ini juga membantu para pemangku kepentingan utama untuk memahami peran mereka.
Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda
Kekurangan dari Menggunakan RACI Matrix
Ada beberapa kelemahan dalam menggunakan matriks RACI:
- Matriks ini tidak menjelaskan tindakan yang harus dilakukan oleh anggota tim.
- Dapat menambah kompleksitas pada beberapa proyek atau proses.
- Tidak cocok untuk semua jenis proyek.
Tips untuk Membuat RACI Matrix
Untuk membuat matriks RACI yang dapat diandalkan secara efisien, ingatlah praktik-praktik terbaik ini:
- Perjelas arti dari setiap peran. Buatlah semudah mungkin bagi para peserta untuk memahami peran mereka. Ketika membagikan bagan RACI, sertakan definisi untuk peran yang bertanggung jawab, bertanggung jawab, memberi informasi dan berkonsultasi sehingga para pemangku kepentingan mengetahui dengan pasti apa yang diharapkan.
- Sertakan tugas-tugas utama atau milestone penting saja. Matriks RACI berfokus pada tonggak utama proyek, bukan tugas rutin. Rampingkan matriks Anda dengan menghapus aktivitas umum seperti rapat mingguan.
- Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan konsisten. Jika memungkinkan, gunakan bahasa yang sama dalam rencana proyek dan bagan RACI. Dengan mengulang nama yang sama untuk milestone dan tugas, Anda memungkinkan para pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi tenggat waktu dan mengumpulkan detail yang relevan secara efisien.
- Hindari menugaskan terlalu banyak pemangku kepentingan. Dalam beberapa kasus, memberikan tanggung jawab yang sama kepada beberapa orang mungkin diperlukan untuk memastikan Anda menerima umpan balik yang penting. Dalam kasus lain, menunggu banyak pemangku kepentingan dapat menyebabkan penundaan yang lama, jadi hanya tetapkan tanggung jawab jika diperlukan.
- Menganalisis pola. Untuk menghindari membebani peserta secara berlebihan, pastikan matriks mencerminkan setidaknya beberapa ruang kosong untuk setiap peran. Jika beberapa peran bertanggung jawab atas sebagian besar tugas, pertimbangkan apakah Anda dapat memberi informasi alih-alih berkonsultasi dengan pemangku kepentingan atau apakah departemen lain dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab tingkat tinggi ini.
- Pastikan tanggung jawab sesuai dengan kualifikasi. Sebelum membuat peserta bertanggung jawab atas suatu tugas, pastikan mereka memiliki kualifikasi dan pengalaman yang tepat untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Sejalan dengan itu, hindari menugaskan beberapa peserta tingkat senior untuk menyelesaikan satu tugas tingkat yang lebih rendah.
- Perbarui bagan sesuai kebutuhan. Proyek dan pemangku kepentingan dapat berkembang, jadi buatlah bagan RACI yang memungkinkan fleksibilitas ini. Jika Anda membuat perubahan pada peran dan tanggung jawab, beri tahu peserta dan berikan matriks yang telah diperbarui dengan segera.
Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai RACI matrix yang bisa Anda gunakan untuk kesuksesan operasional dengan mendelegasikan setiap tugas sesuai dengan peran yang tepat.
Anda bisa menggunakan matriks ini untuk memastikan tugas berjalan optimal dan memastikan setiap perencanaan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan bersama.
Pastikan juga Anda memantau setiap produktivitas karyawan Anda dengan detail mulai dari jadwal kehadiran dan juga tingkat absensinya dengan menggunakan tools modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah HRIS berbasis online yang memiliki fitur terlengkap seperti modul payroll yang terintegrasi dengan fitur pencatatan kehadiran karyawan dan akuntansi.
Karyawan Anda juga akan lebih mudah melakukan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
1 thought on “RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya”