Sebagai pemilik bisnis atau bagian dari tim HR, apakah Anda pernah mendengar tentang competency matrix system? Mengetahui pengalaman dan keterampilan yang dimiliki tim dapat membantu para pemimpin memutuskan bagaimana menugaskan tugas secara efektif.
Menggunakan competency matrix system adalah salah satu cara untuk lebih memahami keterampilan setiap anggota tim dan mengidentifikasi area mana pun di mana anggota tim perlu ditingkatkan agar lebih sukses dalam pekerjaan mereka.
Mempelajari alat ini dapat membantu dalam memahami bagaimana Anda dapat memaksimalkan kemampuan yang berbeda untuk setiap anggota tim untuk memaksimalkan kinerja.
Apa itu Competency Matrix System?
Competency matrix system adalah alat yang digunakan di tempat kerja untuk mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Matriks ini sering kali berupa bagan yang mencantumkan beberapa karyawan pada satu sumbu dan keterampilan pada sumbu lainnya untuk menilai kemampuan setiap orang.
Competency matrix system biasanya mencakup keterampilan yang dibutuhkan yang saat ini tidak dimiliki tim, keterampilan yang tersedia dalam tim dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Hal ini memungkinkan para pemimpin untuk secara efektif mendistribusikan tugas kepada anggota tim yang ingin menggunakan keterampilan mereka untuk tugas tersebut dan yang dapat menyelesaikan tugas dengan cara yang sukses.
Baca juga: Cara Menghitung PPh Terutang Beserta Ketentuan dan Contohnya
Manfaat Menggunakan Competency Matrix System
Ada beberapa manfaat utama menggunakan competency matrix system:
Membuat anggota tim sadar akan keterampilan mereka
Membuat competency matrix system dapat menunjukkan kepada individu di tim Anda di mana mereka unggul dan di mana mereka perlu meningkatkan keterampilan mereka.
Hal ini dapat membantu anggota tim menjadi lebih sadar akan keterampilan yang harus mereka fokuskan untuk diasah serta mengakui keterampilan yang mereka kuasai saat ini.
Saat meninjau ini, mereka juga dapat melihat di mana orang lain dalam matriks mahir untuk memotivasi diri mereka sendiri untuk meningkatkan atau menawarkan bantuan dalam pengembangan.
Menguraikan ekspektasi
Dengan mencatat dengan jelas keterampilan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, anggota tim menyadari harapan dan apa yang perlu dilakukan agar efektif dalam peran mereka.
Matriks ini sering kali mencakup semua kualitas utama yang diperlukan untuk peran atau proyek tertentu. Ini biasanya mencerminkan deskripsi pekerjaan dan karyawan dapat mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi ekspektasi kinerja.
Baca juga: Manfaat Penilaian Kinerja Bagi Perusahaan dan Karyawan
Dengan mudah menunjukkan di mana karyawan baru dibutuhkan
Competency matrix system memudahkan untuk menentukan apakah manajer perlu mempekerjakan karyawan baru untuk mengisi peran tertentu dalam tim.
Dengan mengetahui keterampilan yang kurang dari tim, perusahaan dapat menemukan orang-orang yang memiliki keterampilan ini dan mempekerjakan mereka untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Misalnya, jika beberapa anggota tim tidak memiliki keterampilan analisis data, seorang manajer dapat mempekerjakan seseorang untuk memenuhi kebutuhan ini.
Menyoroti area dalam organisasi yang harus dikembangkan
Ketika beberapa tim dalam suatu organisasi menggunakan competency matrix system, perusahaan secara keseluruhan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang area mana saja yang perlu ditingkatkan.
Organisasi kemudian dapat menggunakan informasi ini ketika memutuskan di mana harus berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan tambahan untuk meningkatkan produktivitas dan kesuksesan di seluruh perusahaan.
Mereka juga dapat melihat di mana mereka dapat meningkatkan deskripsi pekerjaan untuk menggambarkan kebutuhan posisi tertentu di seluruh organisasi dengan lebih baik.
Baca juga: Biaya Tenaga Kerja: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghematnya
Komponen dalam Competency Matrix System
Kompetensi yang tersedia
Matriks kompetensi terdiri dari kompetensi yang sudah dimiliki karyawan. Mereka adalah kompetensi karyawan selama perekrutan atau telah diperoleh karena bimbingan dan pelatihan. Kompetensi ini mencakup moral karyawan, kontak pribadi, dan hubungan dengan karyawan lain.
Kompetensi yang dibutuhkan
Matriks kompetensi terdiri dari kompetensi yang diperlukan yang dibutuhkan organisasi untuk melakukan proyek-proyeknya secara efisien dan efektif.
Mereka adalah kompetensi yang tidak tersedia dalam satuan tugas, dan mereka diperlukan. Organisasi sekarang dapat merencanakan program pelatihan dan bimbingan karyawan dengan menggunakan matriks kompetensi.
Matriks ini membantu dalam mengkategorikan karyawan tergantung pada kompetensi mereka selama bimbingan dan pelatihan karena karyawan memerlukan kompetensi yang berbeda untuk mengerjakan berbagai proyek.
Keterampilan yang dibutuhkan oleh departemen yang berbeda
Matriks kompetensi memberikan presentasi visual kompetensi yang dibutuhkan oleh departemen yang berbeda.
Manajer proyek merancang matriks kompetensi mereka yang membantu manajer SDM dalam merekrut satuan tugas baru. Matriks ini hanya berisi kompetensi yang dibutuhkan dalam proyek tertentu.
Matriks kompetensi sangat penting seperti aset lainnya dalam organisasi dan harus dilakukan setiap tahun untuk menentukan kemajuan karyawan.
Karyawan yang berkinerja rendah dan mereka yang sulit mengadaptasi keterampilan baru dapat diganti dengan karyawan yang kompeten.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Lingkungan Kerja yang Kondusif?
Cara Membuat Competency Matrix System
Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ambil untuk membuat competency matrix system untuk tim Anda:
1. Tentukan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
Langkah pertama dalam membuat competency matrix system adalah menguraikan dengan jelas keterampilan mana yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Pertimbangkan untuk menjadi sespesifik mungkin ketika mendefinisikan keterampilan dan menguraikan apa yang diharapkan untuk setiap keterampilan dalam proyek.
Misalnya, jika Anda menulis dokumentasi baru, Anda mungkin perlu memasukkan keahlian materi pelajaran, keterampilan mengedit, dan keterampilan komunikasi.
2. Mengukur tingkat keterampilan setiap anggota tim saat ini
Langkah selanjutnya dalam membuat competency matrix system yang sukses adalah membuat daftar setiap anggota tim dan menilai tingkat keterampilan mereka saat ini untuk setiap keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Anda bisa menilai keterampilan mereka dengan menanyakan kepada mereka tentang kemahiran mereka dalam setiap keterampilan atau dengan melakukan uji kompetensi.
Anda dapat menilai tingkat kompetensi setiap karyawan untuk suatu keterampilan secara jelas dengan menggunakan sistem angka.
Berikut ini adalah contoh sistem penilaian yang dapat digunakan:
- Tidak ada kompetensi/pengalaman
- Tingkat kompetensi/pengalaman umum
- Tingkat kompetensi/pengalaman menengah
- Tingkat kompetensi/pengalaman tingkat lanjut
Dengan menggunakan skala ini, Anda bisa menunjukkan tingkat kompetensi setiap karyawan pada competency matrix system.
Baca juga: Human Experience Management: Pengertian, Manfaat, dan Komponennya
3. Beri nilai tingkat minat setiap anggota tim dalam suatu keterampilan
Setelah menentukan tingkat keterampilan setiap anggota tim untuk keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, Anda kemudian ingin menilai tingkat minat anggota tim baik dalam menggunakan keterampilan yang sudah mereka miliki atau mempelajari keterampilan baru.
Hal ini memastikan bahwa anggota tim bekerja pada tugas yang mereka sukai atau tertarik untuk melakukannya dan membantu mencegah kelelahan selama proyek berlangsung.
Anda dapat menilai setiap keterampilan untuk setiap karyawan sebagai “tidak tertarik” atau “tertarik”. Cukup meminta karyawan untuk memberikan tingkat minat mereka untuk setiap keterampilan sudah cukup untuk langkah ini.
4. Gunakan informasi dari competency matrix system untuk menentukan keterampilan yang kurang dibutuhkan
Setelah Anda mengisi competency matrix system, Anda sekarang dapat menggunakan informasi ini untuk melihat keterampilan apa yang dibutuhkan tetapi tim Anda tidak memilikinya.
Anda kemudian bisa melatih anggota tim tentang keterampilan ini atau merekrut karyawan baru yang sudah mahir dalam keterampilan ini.
Pertimbangkan untuk bertemu dengan tim dan individu untuk mengembangkan rencana pelatihan jika memungkinkan.
Anda juga dapat berkomunikasi dengan sumber daya manusia pada tahap ini jika Anda berpikir Anda mungkin perlu mempekerjakan seseorang untuk mengisi kekosongan.
Baca juga: 13 Metrik Kinerja Karyawan yang Harus Anda Pantau
Contoh Competency Matrix System
Berikut ini adalah contoh penggunaan competency matrix system untuk menentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu proyek serta karyawan mana yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan:
Tingkat kompetensi:
- Tidak ada kompetensi/pengalaman
- Tingkat kompetensi/pengalaman umum
- Tingkat kompetensi/pengalaman menengah
- Tingkat kompetensi/pengalaman tingkat lanjut
Tingkat ketertarikan:
- Tidak tertarik
- Tertarik
| Anggota tim | Analisis data | Manajemen proyek | Pemasaran | Layanan pelanggan | Sistem komputer |
| Yolanda | 4/2 | 2/1 | 3/2 | 3/2 | 2/1 |
| Sharon | 2/2 | 3/2 | 1/1 | 3/2 | 4/2 |
| Anwar | 2/1 | 3/2 | 2/2 | 2/1 | 3/2 |
| Chris | 2/1 | 3/2 | 3/2 | 2/1 | 4/2 |
| Thomas | 3/2 | 2/1 | 2/1 | 3/2 | 3/1 |
Baca juga: 7 Langkah Melakukan Perencanaan Pelatihan Karyawan dan Tipsnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai competency matrix system beserta contohnya yang mungkin berguna untuk Anda.
Dengan membaca artikel ini akan membantu Anda untuk memperoleh penilaian tentang keahlian dan minat para karyawan, sehingga perusahaan bisa mencapai tujuan yang selama ini ditargetkan dengan hasil maksimal.
Untuk mengelola data kompetensi dari banyak karyawan Anda dengan lebiih mudah, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa mengelola data seluruh karyawan dan terintegrasi dengan sistem payroll, absensi, penghitungan tunjangan, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
1 thought on “Competency Matrix System: Pengertian, Manfaat, Komponen, dan Contohnya”