Skill Will Matrix adalah tools untuk mengukur manajemen kinerja dan keterlibatan karyawan yang berharga bagi para manajer atau pemilik bisnis.
Seperti yang kita tahu, para manajer memainkan peran penting dalam keterlibatan, produktivitas, dan retensi karyawan. Oleh karena itu, cara manajer berinteraksi dengan tim mereka secara langsung berdampak pada kinerja dan keterlibatan.
Skill Will Matrix menyediakan cara yang sederhana namun ampuh bagi para manajer untuk menyesuaikan interaksi mereka agar dapat melakukan keduanya secara efektif.
Namun, apa sebenarnya Skill Will Matrix itu, dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk membantu karyawan dan organisasi Anda berkinerja lebih baik? Mari kita bahas secara mendalam.
Apa yang Dimaksud dengan Skill Will Matrix?
Skill Will Matrix adalah alat yang membandingkan kemauan untuk melakukan tugas dengan tingkat keterampilan yang dimiliki karyawan untuk melakukan tugas dengan baik.
Hal ini digambarkan dalam kuadran 2×2. Setiap kuadran menunjukkan bagaimana manajer harus terlibat dengan atau mengelola karyawan yang berada di kuadran tertentu.
- Kuadran I: Keterampilan Tinggi, Kemauan Tinggi
- Kuadran II: Keterampilan Rendah, Kemauan Tinggi
- Kuadran III: Keterampilan Rendah, Kemauan Rendah
- Kuadran IV: Keterampilan Tinggi, Kemauan Rendah
Menurut World of Work, “ini adalah matriks 2×2 yang sering digunakan oleh para manajer untuk menilai kinerja individu.
Matriks ini menempatkan “kemauan” (kemauan, antusiasme, dan dorongan diri) pada matriks vertikal dan “keterampilan” (kemampuan inti) pada matriks horizontal. Kemauan berhubungan dengan motivasi.”
Singkatnya, matriks ini memungkinkan para manajer untuk menentukan bagaimana membantu setiap karyawan meningkatkan kinerja mereka.
Hal ini, pada gilirannya, akan menghasilkan tenaga kerja yang termotivasi dan terlibat, yang bersedia dan mampu membantu Anda mencapai tujuan bisnis dan hasil yang diinginkan.
Sebagai pemimpin HR, Anda dapat mengajarkan para manajer cara menggunakan matriks ini dan strategi manajemen kinerja apa yang dapat mereka terapkan.
Baca juga: Pengertian Rotasi Pekerjaan, Manfaat, dan Contohnya
Sejarah Skill Will Matrix
Organisasi-organisasi telah menggunakan Skill Will Matrix selama beberapa dekade; sebuah bukti akan nilainya bagi para manajer dalam mengawasi kinerja bawahan mereka.
Paul Hersey dan Ken Blanchard mendapatkan alat ini dari model kepemimpinan situasional yang mereka ciptakan pada tahun 1970-an.
Seperti istilahnya, kepemimpinan situasional melibatkan manajemen dan kepemimpinan yang melenturkan gaya manajerial dan kepemimpinan mereka agar sesuai dengan situasi spesifik dan individu karyawan yang mereka hadapi.
Model Kepemimpinan Situasional diilustrasikan di bawah ini, dan jika Anda membandingkannya dengan Matriks Keinginan Keterampilan di atas, Anda dapat melihat kesamaannya.
Meskipun matriks ini terkadang dianggap terlalu sederhana, namun tetap dapat memandu Anda secara efektif dalam menemukan pendekatan manajemen terbaik untuk karyawan Anda.
Baca juga: Employee Attrition: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Cara Meminimalisirnya
Apa Perbedaan Antara Skill dan Will?
Skill atau keterampilan
‘Keterampilan’ adalah kompetensi yang dimiliki karyawan untuk menjalankan perannya secara efektif. Orang memperoleh dan mengembangkan keterampilan melalui pembelajaran dan latihan. Keterampilan juga dapat diukur dalam hal tingkat kemahiran – pemula, menengah, mahir, dan ahli.
Will atau kemauan
‘Kemauan’ menandakan tingkat motivasi yang dimiliki karyawan untuk melakukan tugas atau fungsi dalam suatu peran.
Beberapa hal yang dapat memengaruhi tingkat kemauan karyawan – tingkat keterampilan, aspirasi profesional, budaya tim dan organisasi, serta kehidupan pribadi.
Dari daftar ini, terbukit bahwa manajer harus sangat terlibat dengan staf mereka untuk mengetahui keterampilan apa yang dimiliki oleh tim mereka, tingkat kemahiran setiap anggota tim, dan juga memahami pendorong motivasi yang memengaruhi kemauan mereka.
Menurut ExecVision, “target itu objektif. Anda memiliki KPI yang konkret dan praktik terbaik untuk diukur. Sebaliknya, kemauan, lebih subjektif, dan hanya bisa diungkap melalui percakapan dan observasi tatap muka.”
Namun, untuk meminimalisir subjektivitas dalam menentukan ‘Will’, penilaian kepribadian, seperti Hogan Assessment, dapat membantu dalam menentukan ‘sisi baik’ dan ‘sisi buruk’ karyawan, serta ‘motivasi, nilai, dan preferensi’.
Tergantung di mana karyawan ditempatkan dalam matriks berdasarkan tingkat keterampilan dan kemauan mereka, gaya manajemen kinerja yang berbeda akan digunakan.
Baca juga: HR Scorecard: Pengertian, Cara Buat, Kelebihan, dan Kekurangannya
Contoh Pengaplikasian dari Skill Will Matrix
Skill Will Matrix mungkin paling berguna pada saat transisi organisasi. Perubahan organisasi berikut ini menjelaskan kegunaannya:
Pekerjaan pasca-pandemi
Setelah satu tahun bekerja remote, perampingan besar-besaran di beberapa industri, dan ledakan perekrutan di industri lainnya, masyarakat kembali ke tingkat normalitas sebelum pandemi.
Oleh karena itu, banyak organisasi yang akan segera kembali ke kantor. Namun, tahun lalu telah menjadi tahun yang transformasional bagi banyak karyawan dan organisasi.
Sikap terhadap pekerjaan, beban kerja, perspektif tentang kehidupan keluarga, kompetensi (keterampilan baru yang diperoleh), aspirasi karier, profil kesehatan, dan kebutuhan finansial telah berubah.
Seorang manajer mungkin akan merasa bahwa menyelesaikan Skill Will Matrix akan memberikan wawasan dan berguna saat organisasi kembali ke ‘keadaan normal’.
Merger dan akuisisi
Setelah akuisisi dan merger, seorang manajer mungkin akan merasa berguna untuk mengelola dan memotivasi anggota tim yang bergabung dengan lebih baik.
Manajer baru
Seorang manajer baru dipekerjakan dari luar organisasi untuk mengelola tim yang sudah ada sebelumnya.
Manajer akan menemukan alat ini sangat berguna selama beberapa bulan pertama bekerja untuk mengelola dan memahami keterampilan dan preferensi kerja tim yang baru.
Hal ini membantu mencegah kesalahan awal dalam memilih gaya interaksi yang sesuai dan mencapai kemenangan cepat.
Restrukturisasi organisasi
Mungkin ada lebih banyak kesempatan kerja di beberapa unit bisnis selama restrukturisasi organisasi, namun lebih sedikit di unit bisnis lainnya setelah restrukturisasi.
Matriks Keinginan Keterampilan akan membantu para pemimpin membuat keputusan yang mendukung tujuan organisasi yang baru dan mempertahankan karyawan kunci.
Proyek yang agile
Memilih anggota untuk proyek-proyek agile bisa menjadi proses yang menantang dan terkadang kompetitif.
Dikombinasikan dengan Matriks Kompetensi, Matriks Keinginan Keterampilan dapat diadaptasi untuk membantu pimpinan dengan cepat menentukan karyawan yang paling kompeten dan termotivasi untuk membangun tim yang tangkas yang memberikan hasil yang tepat waktu.
Baca juga: Employee Value Proposition (EVP): Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Studi Kasus: Perekrutan manajer baru
Dani baru saja bergabung dengan sebuah organisasi sebagai HR Manajer dan mengelola sebuah tim yang terdiri dari 4 karyawan.
Shelly telah bergabung dengan tim selama empat tahun sebagai Perekrut. Dalam peran sebelumnya, Shelly adalah seorang HR generalist selama empat tahun di organisasi lain.
Mita adalah HR coordinator. Dia bergabung dengan tim 12 bulan yang lalu, segera setelah lulus dengan gelar BA di bidang Administrasi Bisnis.
Kayla adalah Senior HR Generalist, dan dia telah bergabung dengan tim selama enam tahun. Lalu ada Stella; dia telah menjadi Payroll officer selama 18 bulan.
Setelah bekerja dan mengamati tim selama sekitar dua bulan, Dani ingin lebih memahami kapasitas dan tingkat motivasi tim dalam melakukan pekerjaan mereka.
HR menyarankannya untuk menggunakan Skill Will Matrix dan mengambil langkah-langkah berikut:
- Dani meninjau evaluasi kinerja tim selama tiga tahun terakhir.
- Dia meminta umpan balik tentang kinerja tim dan kemampuan setiap orang dari para pemangku kepentingan utama.
- Dia meninjau setiap Hogan Assessment Results mereka
- Beliau bertemu dengan anggota tim secara individual untuk membahas tinjauan, umpan balik dari para pemangku kepentingan, hasil Hogan Assessment, dan mendengarkan saat mereka mengungkapkan pendorong, aspirasi, dan tantangan mereka sendiri.
Baca juga: RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya
Menyelesaikan Skill Will Matrix
Setelah Dani menyelesaikan langkah-langkah di atas, ia menyelesaikan Skill Will Matrix seperti yang diilustrasikan di bawah ini:
- Kayla – Kuadran I: Keterampilan Tinggi, Kemauan Tinggi
- Stella – Kuadran II: Keterampilan Rendah, Kemauan Tinggi
- Mita – Kuadran III: Keterampilan Rendah, Kemauan Rendah
- Shelly – Kuadran IV: Keterampilan Tinggi, Kemauan Rendah
Kayla – keterampilan tinggi dan kemauan tinggi (Delegasi)
Dani mengetahui bahwa Kayla adalah seorang yang berkinerja tinggi dan ambisius, hanya membutuhkan sedikit bantuan dalam pekerjaannya.
Kayla telah melamar peran manajer yang diemban Dani. Namun, dia tidak memiliki pengalaman manajerial. Dani memutuskan untuk menantang, membina dan memberdayakannya. Dia menugaskan Kayla sebagai mentor rekan kerja dan, pada kesempatan tertentu, mengizinkan Kayla untuk menjadi wakil dirinya saat dia mengelola tim.
Dani menyadari bahwa seiring dengan pertumbuhan organisasi, pengalaman, motivasi, dan watak Kayla membuatnya menjadi anggota yang berharga bagi tim dan bahkan dirinya. Akan menjadi kerugian besar jika Kayla meninggalkan organisasi.
Shelly – Keterampilan tinggi tapi kemauan rendah (Excite)
Shelly adalah potensi penghambat. Dani perlu mengidentifikasi mengapa motivasinya sangat rendah dan mencari cara untuk membangkitkan semangat dan memotivasinya.
Apa yang ia pelajari adalah Shelly merasa bosan setelah ia merasa telah menguasai suatu tugas. Shelly berganti pekerjaan/organisasi setiap 3-4 tahun.
Dani berkonsultasi dengan HR Director, dan mereka berdua sepakat bahwa pertumbuhan organisasi akan segera membutuhkan HR Business Partner.
Shelly akan menjadi HR Business Partner yang kuat mengingat kompetensi, pengalaman, dan profil kepribadiannya yang tinggi.
Mereka mengkomunikasikan hal ini kepada Shelly, yang sangat senang dengan prospek tantangan baru ini. Dani mulai menyusun rencana pengembangan HRBP selama 12 bulan untuknya.
Baca juga: Competency Matrix System: Pengertian, Manfaat, Komponen, dan Contohnya
Stella – Kemauan tinggi tapi keterampilan rendah (Guide)
Dia memiliki sikap yang baik dan telah mengembangkan hubungan kerja yang positif dengan tim dan staf.
Namun, Stella membutuhkan bimbingan ekstra dan pelatihan kinerja. Dia mudah terdistraksi dan tidak cukup memperhatikan detail. Hal ini menyebabkan kesalahan berulang dan keluhan dari HR Director.
Untuk mengembangkan keterampilan utamanya, Dani membuat rencana tindakan. Dia mengidentifikasi pelatihan administrasi penggajian yang bisa diikuti oleh Stella.
Dia juga menghabiskan banyak waktu untuk duduk bersama Stella selama minggu persiapan penggajian untuk memberikan umpan balik yang sering mengenai prosesnya.
Danu mengembangkan daftar periksa dan pedoman prosedural dengan aturan yang jelas untuk membantu Stella menjadi lebih perhatian dan akurat.
Langkah-langkah ini tidak hanya menutup kesenjangan keterampilan Stella, tetapi juga meningkatkan pengalaman karyawan dan citra Departemen SDM.
Mita – Kemauan rendah dan keterampilan rendah (Direct)
Sayangnya, Mita adalah karyawan yang berkinerja rendah. Oleh karena itu, Dani memberinya tujuan-SMART goals, rencana kerja, dan mengadakan pertemuan check-in mingguan dengannya.
Namun, selama percakapan dengan Mita, sebelum menyelesaikan Skill Will Matrix, Dani mengetahui bahwa Mita benar-benar ingin mengejar karir di bidang Marketing & Communications.
Dia mengejar peran HR Coordinator untuk mendapatkan pengalaman kerja, mendapatkan penghasilan dan masuk ke dalam organisasi.
Dani secara pribadi mendiskusikan strategi keluar untuk Mita dengan HR Director. Meskipun perannya adalah peran junior, namun sangat penting untuk memberikan layanan SDM kepada semua karyawan dan Departemen SDM.
Sangat penting untuk memiliki seseorang dengan keterampilan yang tepat dan kemauan untuk secara konsisten memberikan layanan yang berkualitas.
Melalui proses ini, Dani dapat menyesuaikan manajemen timnya dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan kinerja dan motivasi mereka dengan memberdayakan, menggairahkan, membimbing, dan mengarahkan mereka.
Baca juga: 9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Sederhananya, Skill Will Matrix adalah kerangka kerja yang berharga dan titik awal untuk menentukan teknik pembinaan kinerja karyawan.
Metode manajemen kinerja ini membantu Anda mengungkap dan menjembatani kesenjangan keterampilan, memanfaatkan kekuatan karyawan Anda, dan memotivasi mereka berdasarkan nilai dan preferensi mereka.
Pastikan juga Anda menggunakan alat pengelolaan HR dan manajemen data karyawan modern untuk proses dan cara kerja yang lebih optimal.
Salah satu alat yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap, harga terbaik, dan mudah digunakan.
Tidak percaya? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.