Program atau rencana kerja yang menyeluruh adalah kunci keberhasilan proyek apa pun. Panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda membuat rencana kerja yang sempurna untuk tim Anda.
Jika Anda kesulitan dalam mengelola manajemen proyek, Anda tidak sendirian. Sebuah survei baru-baru ini menemukan bahwa hanya 58% organisasi yang sepenuhnya memahami nilai manajemen proyek, dan ini merupakan alasan mengapa setengah dari semua proyek gagal total.
Keberhasilan atau kegagalan suatu proyek tergantung pada apa yang terjadi selama fase perencanaan dalam membuat program kerja.
Anda memerlukan program kerja yang solid dan menyeluruh, bukan hanya untuk memastikan bahwa proyek Anda berhasil, tetapi juga agar proyek Anda mencapai sasaran yang tepat.
Pada artikel kali ini kami akan mambahas apa itu program kerja, manfaatnya, jenis, serta cara membuat program kerja yang baik untuk tahapa manajemen proyek Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Program Kerja?
Program kerja atau biasa dikenal rencana kerja adalah dokumen tertulis yang dirancang untuk merampingkan proyek. Tujuannya adalah untuk membuat referensi visual untuk tujuan, sasaran, tugas, dan anggota tim yang bertanggung jawab untuk setiap area. Setiap anggota tim Anda harus diperbarui berdasarkan kemajuan dan status saat ini.
Jika Anda memiliki proyek yang kompleks, Anda bisa membuat program kerja khusus Anda sendiri. Ketika Anda sudah jelas tentang strategi Anda dan apa yang Anda butuhkan untuk menjadi sukses, template rencana kerja dapat menghemat waktu, karena Anda akan memasukkan tugas, anggota tim, tujuan, dan jadwal.
Biasanya program kerja meliputi:
- Menetapkan sasaran dan tujuan
- Menetapkan tanggung jawab tim
- Menetapkan jadwal proyek
- Menetapkan anggaran
Mengerjakan rincian ini dengan cermat sebelum memulai proyek besar dapat mengidentifikasi tanggung jawab anggota tim, mengurangi kemungkinan Anda akan melampaui anggaran, dan meningkatkan kemungkinan mencapai tujuan Anda dalam jangka waktu yang ditentukan.
Baca juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya
Jenis-jenis Program Kerja
Ada beberapa program kerja yang bisa Anda buat, tergantung pada siapa yang akan menggunakan dokumen tersebut. Tujuan dan jenis proyek dapat memengaruhi detail spesifik yang harus disertakan. Jenis rencana kerja yang paling umum adalah:
Program kerja karyawan
Individu dan kelompok kecil biasanya menggunakan jenis dokumen ini sebagai alat untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana yang efektif dengan pedoman dan langkah-langkah tindakan untuk menyelesaikan proyek. Rencana ini bisa mencakup:
- Tujuan proyek
- Anggaran yang diproyeksikan
- Bahan-bahan dan biaya yang diperlukan untuk proyek
- Perkiraan waktu penyelesaian
Misalnya, tim pemasaran dapat membuat rencana kerja untuk kampanye iklan baru. Sasaran mereka mungkin mencakup peningkatan penjualan sebesar 25% dan lalu lintas web sebesar 15%.
Mereka juga dapat membuat daftar peran masing-masing anggota tim, seperti menulis salinan iklan, menghubungi mitra distribusi dan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk masing-masing.
Baca juga: Pengertian OKR, Cara Membuatnya, dan Bedanya dengan KPI
Program kerja manajer
Mirip dengan program kerja karyawan, dokumen ini memiliki cakupan proyek yang lebih besar dan mungkin termasuk:
- Manfaat proyek bagi bisnis
- Daftar terperinci biaya dan anggaran yang terkait dengan proyek
- Statistik yang menunjukkan bagaimana bisnis akan meningkat karena proyek tersebut
Misalnya, manajer di departemen pemasaran dapat membuat rencana strategis triwulanan. Sasarannya bisa mencakup peningkatan penjualan online sebesar 20%, daftar tujuan seperti meluncurkan kampanye iklan online dan mempekerjakan ahli strategi SEO untuk meningkatkan visibilitas online.
Ini mungkin termasuk anggaran terperinci, statistik dan informasi tentang pertumbuhan bulanan.
Program kerja pemilik bisnis
Mirip dengan rencana bisnis agile yang mungkin digunakan seorang pengusaha, rencana kerja pemilik bisnis mungkin berfokus pada tujuan tahunan atau proposal produk baru. Jenis rencana kerja ini juga akan mencakup riset pasar dan proyeksi jangka panjang.
Misalnya, pemilik perusahaan e-commerce dapat membuat program kerja yang mencakup tujuan tahunan seperti meningkatkan laba bersih sebesar 25%, dengan tujuan spesifik untuk mencapai tujuan tersebut.
Namun, program kerja ini juga bisa mencakup riset pasar tentang tren pasar saat ini dan rencana untuk mengeksplorasi peluang baru untuk menghasilkan pendapatan.
Baca juga: Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap
Apa Manfaat Program Kerja?
Seperti yang kami sebutkan di atas, program kerja Anda akan bertindak sebagai roadmap Anda untuk keseluruhan proyek.
Tidak hanya akan membuat Anda dan tim Anda tetap terorganisir, tetapi juga akan memastikan bahwa Anda mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan utama, departemen terkait, akuntabilitas/risiko yang relevan, dan banyak lagi.
Selain itu, hal ini membantu mengelola ekspektasi pada tingkat pemangku kepentingan serta pada tingkat manajerial dan anggota tim-semua orang yang memulai dengan langkah yang benar memiliki peluang yang lebih baik untuk mencapai tujuan yang benar juga.
Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
Bagaimana Cara Membuat Program Kerja?
Membuat program kerja adalah proses yang memerlukan banyak pihak yang berkepentingan dan membutuhkan sebanyak mungkin detail yang ditetapkan sebelum Anda mempresentasikannya kepada para pemangku kepentingan.
Berikut adalah beberapa tahapannya:
1. Identifikasi nama proyek, tujuan, dan timeline
Dengan melakukan ini, Anda dapat memberi tahu pemberi persetujuan proyek Anda bahwa proyek Anda akan memakan waktu satu kuartal, enam bulan atau satu tahun mengingat tujuan proyek, serta informasi lainnya yang akan Anda isi setelah langkah ini.
Anda juga harus memberi tahu pemberi persetujuan proyek Anda tentang tujuan proyek Anda. Apakah proyek Anda akan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik?
Mungkin pesaing Anda merilis versi upgrade dari produk yang Anda miliki, dan Anda perlu meningkatkan skala untuk memenuhi permintaan pasar. Apa pun tujuan akhirnya, pastikan bahwa tujuan itu dinyatakan langsung dari awal.
Baca juga: Key Result Area: Pengertian, Cara Membuatnya, dan Manfaatnya
2. Masukkan rencana kerja Anda ke dalam konteks
Tuliskan pendahuluan dan latar belakang untuk menguraikan dengan lebih baik mengapa Anda membutuhkan proyek ini terjadi dan apa yang membuat Anda mempertimbangkan untuk mencoba memenuhi tujuan akhir itu sejak awal.
Menciptakan konteks dan menetapkan masalah membantu menjelaskan mengapa Anda membutuhkan solusinya. Hal ini akan membantu memfasilitasi manajemen kerja yang baik dan menyeluruh.
Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda
3. Tetapkan sasaran dan tujuan Anda
Sasaran Anda mungkin terdengar seperti tujuan Anda, tetapi tujuan sebenarnya sedikit lebih spesifik karena lebih berorientasi jangka panjang – misalnya, tim Anda belajar lebih banyak tentang proses peluncuran perbaikan bug atau cara merespons umpan balik pelanggan/pasar secara lebih langsung.
Demikian pula, tujuan proyek Anda harus dapat diukur. Misalnya, tujuan proyek ini setelah peluncuran adalah untuk menciptakan peningkatan xx% pelanggan bulanan aktif, atau jumlah moneter tertentu dalam pendapatan yang dihasilkan.
Yang terbaik adalah menggunakan SMART goals Anda di sini. Buatlah apa yang spesifik, apa yang dapat diukur, apa yang dapat dicapai, apa yang relevan dan apa yang dapat dilakukan dalam kerangka waktu proyek.
4. Tentukan dan koordinasikan sumber daya Anda
Ketika Anda menentukan dan mengoordinasikan sumber daya Anda, pastikan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa banyak anggaran yang akan digunakan untuk proyek ini?
- Dari departemen apa anggaran akan dialokasikan?
- Siapa yang Anda perlukan dalam tim?
- Alat perencanaan proyek yang mana (seperti pelacakan waktu, kolaborasi tim, alat manajemen proyek) yang akan diperlukan untuk merampingkan proyek?
Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya
5. Pahami kendala Anda
Dan terutama pertimbangkan tiga kendala pokok yaitu waktu, anggaran, dan sumber daya. Karena pada titik ini, Anda sudah mencantumkan ketiganya dalam langkah-langkah sebelumnya, Anda sekarang dapat memperhitungkan risiko yang mungkin menghambat proses tersebut.
Mungkin beberapa anggota tim Anda mengambil beberapa hari sakit selama periode waktu ini; mungkin tugas-tugas yang tidak terduga harus dieksekusi; mungkin beberapa alat Anda mengalami kerusakan yang membutuhkan lebih banyak uang yang ditarik dari anggaran.
Apa pun kendala Anda, pertimbangkan apa pun yang mungkin terasa seperti risiko yang dapat menyebabkan kendala besar, yang dapat memengaruhi penyelesaian hasil atau bahkan sasaran dan tujuan proyek Anda.
6. Diskusikan risiko dan akuntabilitas
Risiko perlu dinilai dari berbagai sudut. Pertimbangkan waktu cuti, waktu liburan yang telah diperoleh staf, dan hari libur perusahaan.
Pertimbangkan kecelakaan diluad perkiraan apa pun yang mungkin memengaruhi anggaran atau jadwal Anda secara langsung.
Dan kemudian tunjuk seseorang untuk mengambil alih jika lingkungan menjadi menguntungkan bagi risiko-risiko tersebut untuk menjadi kenyataan.
Ciptakan rasa akuntabilitas sehingga semua anggota tim dapat memiliki kepentingan yang terukur dalam keberhasilan hasil proyek untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan.
Tidak hanya mencakup dasar-dasarnya, tetapi setiap detail dalam rencana kerja proyek Anda dengan sisir bergigi rapat. Dengan setiap pertanyaan potensial atau bendera merah yang sudah tercakup, Anda akan bisa mendapatkan tanda tangan dari para pemangku kepentingan dan memulai proyek Anda dengan ekspektasi yang tepat dalam pikiran.
Ingatlah bahwa rencana kerja Anda adalah rencana tindakan yang akan memandu proyek Anda, jadi semakin banyak detail yang Anda miliki tentang kendala dan potensi risiko, semakin baik tim Anda akan melakukan tugas mereka untuk menghasilkan hasil kerja dan mencapai tujuan dan sasaran.
Baca juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
7. Jalankan dan evaluasi
Lanjutkan dan mulailah melaksanakan program kerja. Setelah proyek berjalan, evaluasi bagaimana proyek berjalan secara teratur – mungkin setiap minggu untuk proyek enam bulan.
Kemungkinannya adalah, Anda akan menemukan beberapa masalah yang akan memerlukan penyesuaian terhadap rencana kerja. Jangan khawatir – itulah gunanya langkah kelima.
Jika Anda mengalami salah satu kendala yang Anda identifikasi, jalankan rencana cadangan dan sesuaikan rencana kerja yang sesuai. Jika Anda telah melakukan perencanaan proyek yang tepat, Anda harus cukup fleksibel untuk melakukan hal ini.
Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya
Kesimpulan
Itulah pengertian lengkap mengenai program kerja dan tahapan yang harus Anda lakukan untuk membuat program dan rencana kerja yang maksimal, terukur, dan efisien.
Gunakan software untuk melacak proyek dan melihat bagaimana kinerjanya. Hampir mustahil untuk mengumpulkan semua data yang diperlukan secara manual, jadi manfaatkan alat bantu yang canggih di luar sana untuk melakukan pengumpulan data bagi Anda, dan kemudian menghasilkan laporan terperinci yang akan memberi Anda wawasan berharga, termasuk data karyawan Anda.
Untuk memudahkan Anda dalam mengelola data karyawan, penghitungan payroll, dan seluruh proses HR dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR terbaik di Indonesia, Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan cocok untuk semua jenis dan skala bisnis.
Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan solusi yang diberikan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Pengertian Program Kerja dan Cara Membuatnya”