Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya

komunikasi bisnis 1

Cara kita berkomunikasi dengan orang lain adalah bagian kebiasaan dari diri kita sehingga kita jarang memikirkannya. Hal ini juga berlaku dalam komunikasi bisnis. Organisasi, bagaimanapun juga, bukanlah entitas yang tidak berwajah, tetapi kelompok orang yang nyata.

Komunikasi yang efektif memengaruhi proses, efisiensi, dan setiap lapisan perusahaan.

Dalam artikel kali ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan proses komunikasi bisnis yang sukses.

Apa itu Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang-orang di tempat kerja dan di luar perusahaan.
Komunikasi bisnis yang efektif adalah bagaimana karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik organisasi dan mengurangi kesalahan. Penting untuk meningkatkan keterampilan komunikasi dan proses komunikasi Anda untuk mencapai komunikasi bisnis yang efektif.

Pentingnya komunikasi bisnis juga terletak pada:

  • Mempresentasikan opsi/ide bisnis baru
  • Membuat rencana dan proposal (penulisan bisnis)
  • Mengeksekusi keputusan
  • Mencapai kesepakatan
  • Mengirim dan memenuhi pesanan
  • Penjualan yang berhasil
  • Pertemuan yang efektif
  • Memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan

Semua aktivitas yang terorganisir dalam perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis dan strategi komunikasi Anda. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi teknis dengan vendor.

Dan begitu komunikasi menjadi tidak jelas, sistem inti perusahaan berisiko berantakan. Data menunjukkan bahwa 60% profesional komunikasi internal tidak mengukur komunikasi internal.

Alasan potensial termasuk tidak tahu harus mulai dari mana, langkah selanjutnya, atau cara menghitung ROI.

Mengapa komunikasi bisnis itu penting?

Strategi komunikasi yang kuat dalam sebuah perusahaan kemungkinan akan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi.

Dan perusahaan dengan karyawan yang terhubung di tempat kerja telah melihat lonjakan produktivitas hingga 25%.

Perusahaan dengan tenaga kerja yang terlibat melihat pertumbuhan pendapatan operasional sebesar 19,2% selama periode 12 bulan. Mereka yang memiliki skor keterlibatan yang rendah menghasilkan 32,7% lebih sedikit.

Seberapa jauh Anda akan lebih sukses jika Anda memiliki keterlibatan karyawan yang lebih baik? Dan bagaimana Anda bisa memastikan proses komunikasi bisnis yang akan memungkinkannya?

Baca juga: Pengertian OKR, Cara Membuatnya, dan Bedanya dengan KPI

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Pertama-tama, mari kita bedakan jenis komunikasi utama dalam organisasi pada umumnya.

Komunikasi bisnis internal

Komunikasi bisnis internal dapat berupa:

  • Komunikasi ke atas: komunikasi apa pun yang berasal dari bawahan ke manajer. Atau dari orang lain ke atas hierarki organisasi.
  • Komunikasi ke bawah/Komunikasi manajerial: apa pun yang berasal dari atasan ke bawahan.
  • Komunikasi lateral/Komunikasi teknis: komunikasi internal atau lintas departemen antara rekan kerja

Komunikasi bisnis eksternal

Komunikasi bisnis eksternal adalah pesan apa pun yang keluar dari kantor Anda dan staf internal. Ini melibatkan berurusan dengan pelanggan, vendor, atau apa pun yang berdampak pada merek Anda.

Anda dapat mengurutkan semua komunikasi dalam spektrum ini menjadi empat jenis komunikasi bisnis.

  • Mendapatkan dan menerima instruksi dan tugas baik ke atas maupun ke bawah. Ini termasuk delegasi yang efektif dari satu orang ke orang lain. Sebagian besar masalah dalam bisnis dimulai dengan komunikasi yang tidak jelas di bidang ini.
  • Berbagi dan mendiskusikan informasi, termasuk berbagi informasi yang berlangsung dalam rapat. Ketika komunikasi gagal di bidang ini, hal itu menyebabkan tugas-tugas dilakukan dengan tidak benar atau tidak sama sekali.
  • Memberikan umpan balik, koreksi, dan disiplin kepada orang-orang yang melapor kepada Anda sehingga mereka dapat memiliki pengetahuan dan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Memberikan umpan balik yang bagus dan dapat ditindaklanjuti adalah keterampilan utama bagi siapa pun yang berada dalam posisi kepemimpinan. Komunikasi non-verbal dan bahasa tubuh juga berperan di sini.
  • Pertemuan dan diskusi pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ini dianggap sebagai salah satu diskusi paling penting bagi organisasi mana pun. Ini melibatkan pemikiran kritis yang lebih tinggi dan teknologi komunikasi yang lebih baik.
  • Hubungan masyarakat atau PR bahkan dapat dianggap sebagai bentuk komunikasi eksternal yang penting bagi strategi komunikasi Anda.

Baca juga: Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap

komunikasi bisnis

Masalah yang Sering Terjadi dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis yang jelas dan efektif sangat penting bagi tim, karyawan, manajer, dan eksekutif untuk melakukan pekerjaan mereka dan memenuhi tanggung jawab mereka.

Tanpa proses dan alat bantu yang tepat, aliran informasi akan terganggu dan orang-orang dibiarkan dalam kegelapan. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi serius bagi perusahaan, mulai dari karyawan dan pelanggan yang tidak puas hingga kehilangan keuntungan.

Aliran informasi yang transparan adalah tujuan menyeluruh yang jelas dari proses komunikasi bisnis. Tetapi, apa saja masalah yang lebih dalam yang dapat dipecahkan oleh komunikasi bisnis yang sukses?

1. Email yang berlebihan dan kurangnya produktivitas dan kejelasan sehari-hari

Di banyak tempat kerja, orang-orang kewalahan dengan jumlah pesan yang mereka terima dalam satu hari. Dalam bukunya Message Not Received, Phil Simon mengatakan rata-rata orang menerima 120 hingga 150 email per hari.

Kita dengan mudah salah menempatkan atau benar-benar mengabaikan sepotong informasi penting. Dengan adanya sistem komunikasi bisnis, perusahaan dapat mengurangi gangguan digital dan menciptakan ruang untuk ide dan pemikiran.

2. Silo komunikasi horizontal dan vertikal

Sering kali, tim dan departemen tidak bertukar informasi penting. Di lain waktu, tidak ada cara mudah untuk menjangkau manajer departemen ketika ada masalah di dalam tim.

Silo-silo ini terbentuk dengan mudah dan sering kali tanpa disadari siapa pun, tetapi bisa dengan mudah diatasi dengan adanya rencana komunikasi.

3. Komunikasi yang buruk dengan karyawan remote

Pekerjaan jarak jauh akan tetap ada. Laporan State of Remote Work dari Buffer menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan ingin bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk beberapa waktu.

Mereka mencantumkan kolaborasi dan komunikasi di antara tiga perjuangan teratas dalam hal bekerja dari jarak jauh, membuktikan nilai dari sistem komunikasi yang tepat.

4.Turnover karyawan / Keterlibatan karyawan yang rendah

Kehilangan orang-orang yang ideal dari organisasi Anda membuat kemampuan Anda untuk melayani pelanggan berisiko. Hal ini juga mahal.

Kehilangan seorang karyawan bisa menghabiskan biaya sebanyak dua kali gaji tahunan mereka, tetapi ketika perusahaan berkomunikasi secara efektif, mereka 50% lebih mungkin melaporkan tingkat perputaran di bawah rata-rata industri.

Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja

5. Layanan pelanggan yang buruk

Jika ada komunikasi yang buruk dalam suatu organisasi, dua hal terjadi dalam hal layanan pelanggan. Pertama, karyawan dalam peran yang berhadapan dengan pelanggan tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan.

Kedua, pelanggan akan merasakan moral karyawan yang rendah dan memiliki pengalaman negatif.
Faktanya, satu studi menemukan bahwa peningkatan sikap karyawan berdampak pada kepuasan pelanggan, yang kemudian menghasilkan peningkatan pendapatan.

Apa Pentingnya Komunikasi Non Verbal dalam Bisnis?

Komunikasi non verbal mencakup begitu banyak hal – mulai dari ekspresi wajah hingga nada bicara Anda dalam email.

Mengingat sebagian besar komunikasi bisnis terjadi secara tidak sinkron (artinya apa pun selain pertemuan tatap muka 1-1, tatap muka) melalui email, papan tugas manajemen proyek, atau obrolan … hampir semua komunikasi bisnis kita dapat dianggap non verbal.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memperbaiki komunikasi non verval Anda juga.

Tips terbaik? Ulangilah membaca sesuatu sebelum Anda menekan “kirim”. Ini adalah pemeriksaan yang baik untuk mendengar bagaimana pesan Anda akan disampaikan.

gajihub 3

5 Langkah untuk Mengatur Proses Komunikasi Bisnis yang Baik

Proses komunikasi bisnis yang solid sangat penting untuk kebahagiaan karyawan dan pelanggan Anda. Pada akhirnya, hal ini mengarah pada stabilitas keuangan.

Satu laporan menemukan 29% karyawan percaya bahwa alat komunikasi internal mereka saat ini tidak berfungsi.

Berikut ini beberapa alasan yang mereka cantumkan:

Informasi yang tidak relevan, pengucilan, ketidakjujuran, dan kurangnya akses ke informasi penting adalah sesuatu yang mungkin juga dialami oleh tenaga kerja Anda sendiri.

Sebuah studi oleh Salesforce menemukan bahwa 86% eksekutif, karyawan, dan pendidik menganggap komunikasi yang tidak efisien sebagai alasan di balik kegagalan di tempat kerja.

Kita tidak bisa lagi mengabaikan pentingnya kerja sama tim dan chemistry serta dampaknya terhadap produktivitas, keterlibatan, dan advokasi karyawan.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk memastikan proses komunikasi bisnis yang sukses.

1. Audit kondisi komunikasi bisnis Anda saat ini dan tetapkan tujuan

Apa pun tahap bisnis Anda, Anda memerlukan rencana komunikasi bisnis.

Namun, Anda akan membuatnya menjadi berguna jika Anda fokus pada area yang membutuhkan peningkatan terbesar saat ini, dan bekerja dengan cara Anda ke semua area lainnya nanti.

Misalnya, ini mungkin beberapa alasan mengapa komunikasi Anda perlu ditinjau kembali:

  • Kepuasan karyawan yang rendah atau pergantian karyawan yang tinggi
  • Output yang lebih rendah dari yang diharapkan di seluruh perusahaan
  • Pertumbuhan cepat yang menyebabkan kehilangan jejak informasi
  • Kurangnya transparansi informasi karena pekerjaan jarak jauh

Anda mungkin mengalami lebih dari satu dari ini, atau skenario yang sama sekali berbeda. Identifikasi dan tetapkan sasaran untuk proses komunikasi bisnis Anda berdasarkan hal itu. Misalnya, sasaran Anda bisa mencakup:

  • Tingkat perputaran atau kepuasan karyawan tertentu
  • Tingkat kepuasan pelanggan
  • Jumlah proyek yang diselesaikan
  • Jumlah interaksi antar departemen

Baca juga: Gaji Outsourcing 2022: Ini Peraturan Menurut Undang-Undang

2. Identifikasi kelompok inti dalam organisasi Anda dan hubungan mereka satu sama lain

Lihatlah struktur organisasi Anda dan semua kelompok yang terlibat dalam kemampuannya untuk berfungsi.
Catat setiap kelompok yang membutuhkan informasi untuk berfungsi. Ini harus mencakup:

  • Klasifikasi horizontal, yaitu departemen (operasi, pemasaran, desain, sumber daya manusia, penjualan, dukungan pelanggan, keuangan, dan lainnya)
  • Klasifikasi vertikal: profesional dalam tim, pemimpin tim, manajer departemen, eksekutif
  • Kelompok eksternal: pelanggan, pemasok, mitra, dan lainnya

Dari sini, pertimbangkan pekerjaan yang mereka lakukan secara berkelanjutan dan hasil yang diharapkan dari mereka.

Petakan cara mereka perlu berkomunikasi agar pekerjaan mereka dapat diselesaikan.

Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini mungkin tugas yang besar, jadi beri diri Anda banyak waktu. Beberapa pertanyaan utama yang harus dijawab adalah:

  • Tim dan orang mana yang harus berbicara dengan siapa setiap hari? Bagaimana dengan mingguan, dua mingguan, dan bulanan?
  • Komunikasi apa yang terjadi hanya ketika ada krisis yang sedang berlangsung?
  • Bagaimana para manajer dan pemimpin tim menjaga kemajuan di departemen mereka? Bagaimana cara kerja pelaporan?
  • Apakah ada perpustakaan pengetahuan yang berpotensi mengurangi pertemuan dan percakapan yang tidak perlu?
  • Proyek dan proses mana yang memerlukan persetujuan dari orang lain di perusahaan? Bagaimana persetujuan diminta dan difasilitasi?

Paling tidak, jawaban-jawaban ini harus memberi Anda wawasan tentang jumlah email, pesan, panggilan, rapat, dan dokumen yang diperlukan agar semuanya terjadi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

3. Tentukan metode komunikasi yang tepat

Selanjutnya, pilih metode komunikasi yang selaras dengan tujuan komunikasi bisnis Anda, serta interaksi di antara kelompok-kelompok inti di perusahaan Anda.

Tinjau daftar metode komunikasi yang telah kita bahas sebelumnya, dan pastikan untuk menambahkan metode komunikasi yang unik bagi perusahaan Anda:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan telepon
  • Konferensi video
  • Pertemuan tatap muka
  • Laporan dan dokumen resmi
  • Presentasi
  • Forum dan FAQ
  • Survei
  • Aktivitas manajemen pelanggan

Manakah dari semua ini yang penting bagi organisasi Anda untuk mencapai tujuannya? Apa yang opsional dan mungkin mengalami resistensi dalam pengadopsiannya? Manakah yang menciptakan risiko penambahan terlalu banyak alat dan harus disederhanakan?

Bersikaplah realistis tentang kebutuhan spesifik Anda.

Misalnya, startup yang beranggotakan lima orang di mana semua orang bekerja di kantor yang sama kemungkinan akan fokus pada:

  • Komunikasi berbasis web
  • Pertemuan tatap muka
  • Manajemen pelanggan

Perusahaan 50 orang yang sepenuhnya jarak jauh akan menginvestasikan lebih banyak sumber daya ke dalam:

  • Konferensi telepon dan video
  • Pengorganisasian dokumen yang dapat melacak proses mereka dengan maksimal

Perusahaan global yang besar mungkin akan menggunakan semua metode komunikasi yang terdaftar dan memiliki tim khusus untuk banyak dari mereka.

Baca juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya

4. Pilih alat bantu yang tepat

Tidak ada buku pegangan yang mendefinisikan alat mana yang benar-benar terbaik untuk setiap tujuan.
Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Slack versus Nextiva Chat.

Pilihan akan terus berlanjut, tetapi pilihan Anda sepenuhnya tergantung pada preferensi Anda dan tenaga kerja Anda.

Meskipun kami tidak dapat memberikan daftar alat perangkat lunak dan membiarkan Anda begitu saja, kami dapat membagikan kiat-kiat ini dalam hal memilih alat yang tepat:

  • Gunakan penyimpanan cloud untuk menyimpan dokumen penting dan data lainnya. Aktifkan sinkronisasi dan pencadangan otomatis untuk menghindari kesalahan manusia dan lupa menyimpan informasi secara manual.
  • Gunakan platform tunggal untuk email dan kalender.
  • Gunakan satu alat untuk pesan obrolan. Misalnya, jika beberapa orang menggunakan Slack dan yang lainnya Hangouts di Gmail mereka, itu akan menciptakan gesekan dan memperlambat komunikasi.
  • Terapkan sistem telepon VoIP yang mudah digunakan dan dapat diandalkan jika banyak pertemuan Anda terjadi dari jarak jauh.
  • Kembangkan pedoman merek dan editorial yang merinci nada suara dan penggunaan elemen merek. Dengan cara ini, semua komunikasi disatukan, secara internal dan eksternal.

5. Dokumentasikan prosesnya

Terakhir, catat semua yang Anda lakukan selama penyiapan ini dan ubah menjadi dokumen bersama yang dapat dilihat oleh seluruh organisasi.

Dengan cara ini, setiap karyawan dapat merujuk pada rencana komunikasi yang sengaja dikembangkan dan memutuskan tindakan terbaik untuk situasi yang mereka hadapi.

Dokumen ini juga akan membantu karyawan yang baru bergabung dengan mudah memahami semua alat bantu dan praktik komunikasi terbaik.

Anda dapat membuat pengingat kalender berulang untuk diri Anda sendiri dan tim Anda untuk meninjau kembali dokumen tersebut sekali dalam seperempat. Dengan cara ini, Anda akan memastikan rencana tersebut masih berfungsi dengan baik dan memperbaruinya jika perlu.

Baca juga: Pengertian ROA (Return On Asset) dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai komunikasi bisnis dan juga tips dalam mengelola komunikasi bisnis yang baik dalam perusahaan Anda.

Sebagai seorang pemilik bisnis atau HR, hal penting yang perlu Anda lakukan dalam menghadirkan komunikasi yang baik dalam operasional perusahaan, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa memastikan proses komunikasi HR dan karyawan berjalan dengan baik karena karyawan juga bisa mengajukan cuti secara online, mendapatkan slip gaji, melakukan absensi melalui smartphone, dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published.