Saat bekerja, penting bagi Anda untuk memperhatikan komunikasi internal agar tidak terjadi miskomunikasi antar karyawan. Sebab, 46% karyawan merasa kurang memahami atas apa yang disampaikan dalam meeting.
Sementara itu terdapat 74% karyawan yang merasa bahwa mereka kurang mendapatkan informasi mengenai berita atau perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan.
Lalu, sebenarnya apa yang dimaksud dengan komunikasi internal? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang pengertian, manfaatnya dalam dunia kerja, hingga cara meningkatkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Internal?
Komunikasi internal atau internal communication (IC) adalah sekelompok proses atau alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara efektif antar semua orang dalam suatu organisasi.
Tujuan dari komunikasi internal adalah memberikan informasi, mempengaruhi, dan melibatkan karyawan.
Melalui hal ini, perusahaan ingin membangun kepercayaan di tempat kerja, meningkatkan berbagai pengetahuan, mengoptimalkan karyawan, serta menciptakan semangat kerja yang mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Ada banyak hal yang dapat dipengaruhi oleh komunikasi internal di lingkungan pekerjaan, yaitu:
- Operasional sehari-hari
- Kolaborasi antar departemen
- Keselarasan strategi dalam perusahaan
- Kepemimpinan
- Motivasi dan produktivitas karyawan
- Pelayanan pelanggan
- Inovasi
- Pengalaman karyawan
- Budaya perusahaan
- Keterlibatan karyawan
- Tingkat retensi karyawan
Baca Juga: 20 Strategi untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
Apa Perbedaan Komunikasi Internal dan External?
Komunikasi internal merupakan cara Anda berbagi informasi di dalam organisasi atau perusahaan tempat Anda bekerja. Komunikasi inni berfokus untuk membuat semua orang mengetahui apa yang sedang terjadi, saling berbagi ide, dan menjaga agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik.
Contohnya seperti saat Anda mengirim email ke rekan kerja, mengadakan pertemuan tim, atau membaca buletin yang berisi berita-berita di dalam perusahaan. Bahasanya cenderung santai dan mungkin menggunakan kata-kata yang hanya dimengerti oleh orang dalam perusahaan tersebut.
Komunikasi internal membantu Anda bekerja sama, memahami kebijakan dan prosedur, dan membuat lingkungan kerja yang positif. Tujuannya adalah agar setiap karyawan memahami tujuan dan nilai perusahaan, sehingga semuanya dapat berjalan dengan baik.
Semenara komunikasi eksternal adalah cara Anda berbicara dan berinteraksi dengan orang di luar organisasi atau perusahaan kita. Hal ini bisa dilakukan dengan pelanggan, mitra, atau bahkan masyarakat umum.
Fokusnya adalah membuat orang di luar organisasi tahu tentang perusahaan Anda, membangun hubungan baik, dan membentuk citra atau reputasi yang positif.
Contohnya seperti ketika Anda mengirimkan rilis pers kepada media, memberikan wawancara kepada wartawan, atau membuat posting di media sosial untuk terhubung dengan para pelanggan. Bahasanya lebih serius dan perlu diatur agar sesuai dengan citra brand perusahaan.
Komunikasi eksternal membantu perusahaan memasarkan produk atau layanan, menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dan memastikan bahwa orang luar memiliki pandangan yang positif terhadap perusahaan Anda. Tujuannya adalah membentuk opini publik yang baik dan memengaruhi persepsi orang luar terhadap perusahaan.
Baca Juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya
10 Manfaat Komunikasi Internal
Ada beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan jika berhasil menerapkan komunikasi internal dengan baik, berikut beberapa di antaranya:
1. Meningkatkan Keselarasan Karyawan
Jika karyawan tidak mengenal strategi perusahaan, sulit bagi mereka untuk mengetahui kontribusi apa yang perlu diberikan. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi komunikasi internal yang dapat membantu menyampaikan strategi, visi, dan tujuan perusahaan secara konsisten.
Semakin baik karyawan mengenal tujuan perusahaan, maka semakin mudah bagi mereka untuk menyelaraskan pekerjaan guna mencapai target yang telah ditetapkan.
2. Membangun Kepercayaan
Dengan meningkatkan transparansi dan memperbaiki komunikasi, Anda dapat meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan para pemimpinnya.
Lalu, meskipun komunikasi karyawan hanya terjadi di dalam perusahaan, namun sebenarnya ada manfaat tertentu jika sebagian informasi juga dibagikan secara publik.
Sebagai contoh, sebuah studi yang dilakukan kepada pekerja di industri perhotelan menunjukkan peningkatan kepercayaan saat terdapat informasi yang ditujukan kepada karyawan dibagikan melalui media sosial.
Kepercayaan yang meningkat juga dapat menciptakan keterlibatan yang lebih tinggi, sehingga membawa berbagai manfaat lainnya.
3. Meningkatkan Keterlibatan
Keterlibatan karyawan merupakan kunci untuk mengurangi tingkat turnover karyawan, meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja karyawan. Dengan komunikasi yang baik, karyawan akan merasa didengar dan mereka cenderung lebih aktif serta terlibat di tempat kerja.
4. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Sebuah studi menunjukkan bahwa komunikasi internal berdampak langsung pada kinerja karyawan. Untuk berkontribusi pada lingkungan kerja yang positif, bangunlah komunikasi secara rutin, transparan, dan jujur.
Baca Juga: 13 Metrik Kinerja Karyawan yang Harus Anda Pantau
5. Meningkatkan Brand Image Perusahaan
Bagi perusahaan yang berhadapan langsung dengan pelanggan, karyawan di garis depanlah yang akan menjadi wajah perusahaan. Oleh karena itu, tindakan mereka secara langsung akan mempengaruhi pengalaman pelanggan terhadap produk atau layanan perusahaan.
Melalui perbaikan komunikasi karyawan, mereka yang berhadapan langsung dengan pelanggan dapat meningkatkan kemampuan dalam menyampaikan informasi spesifik terkait produk, yang bisa membuat brand image perusahaan semakin baik.
6. Manajemen Masalah yang Lebih Baik
Strategi komunikasi internal yang baik akan membantu karyawan untuk menyampaikan informasi, sesulit apapun informasi tersebut. Hal ini sangat penting dalam situasi perusahaan yang tengah mendesak.
7. Mengurangi Risiko Keamanan
Tidak mengherankan jika karyawan kerap dianggap sebagai risiko keamanan terbesar bagi sebuah perusahaan. Perubahan kebijakan IT, pelanggaran keamanan, dan pembaruan wajib adalah beberapa hal yang harus dipahami karyawan untuk menajag keamanan tinggi.
Hanya saja, informasi teknis terkadang bisa sulit dipahami, sehingga Anda perlu merancang strategi komunikasi dengan baik dan media yang paling tepat untuk menyampaikan informasi tersebut.
Baca Juga: 360 Degree Feedback: Pengertian Lengkap dan Contoh Pertanyaannya
8. Meningkatkan Feedback
Komunikasi karyawan yang baik harus berjalan secara dua arah. Sayangnya, terdapat penelitian yang menunjukkan bahwa 37% karyawan merasa bahwa perusahaan kurang memiliki sistem untuk memberikan feedback terkait perbaikan masalah.
Selain itu, karyawan yang merasa didengar cenderung lebih berani untuk melaporkan pelanggaran atau masalah perusahaan.
9. Meningkatkan Praktik HR
Komunikasi internal tidak hanya berfungsi untuk menciptakan hubungan antara berbagai departemen di dalam organisasi. Strategi komunikasi yang baik dapat membantu Anda dan tim HR untuk memahami kebutuhan karyawan.
Melalui strategi tersebut, Anda dapat mendorong karyawan untuk memberikan feedback, serta membangun kebijakan yang akan mengatasi masalah mereka.
10. Mengurangi Konflik
Konflik di tempat kerja dapat terjadi ketika karyawan memiliki pendapat yang berbeda, salah paham, atau merasa tidak diakui. Namun, dengan komunikasi internal yang baik, hampir semua konflik bisa diatasi.
Oleh karena itu, perusahaan harus menciptakan budaya yang menghargai keberagaman, pendengaran, dan penyelesaian masalah dengan cepat.
Mengakui perbedaan ini dan memberi kesempatan bagi setiap orang untuk berbicara serta berbagi masalah mereka, bisa membantu menyelesaikan konflik di tempat kerja.
Baca Juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya
Tantangan Umum Komunikasi Internal
Untuk menciptakan strategi komunikasi yang baik antar karyawan terdapat beberapa tantangan umum, beberapa di antaranya adalah:
- Cara komunikasi yang ketinggalan zaman. Misalnya, ada karyawan yang tetap menggunakan intranet lama yang tidak dapat diakses oleh orang lain untuk berbagi informasi penting.
- Ketimpangan dalam komunikasi. Sebagai contoh, perusahaan mungkin lupa memperhatikan karyawan yang bekerja dari jarak jauh. Perbedaan dalam apa yang dibagikan di kantor dan kepada karyawan yang bekerja dari luar kantor bisa menyebabkan kesenjangan. Akibatnya, karyawan merasa tidak diikutsertakan atau informasi yang dibagikan tidak berlaku untuk mereka.
- Silo informasi atau pengetahuan. Adanya pembagian informasi yang tidak saling berbagi di dalam organisasi dapat menyulitkan penyebaran dan manfaat dari pengetahuan yang ada.
- Informasi yang berlebihan. Penting untuk menyesuaikan isi pesan agar sesuai dengan penerima. Jika terlalu banyak informasi yang disampaikan, pesan tersebut beresiko tidak akan dibaca sama sekali.
Baca Juga: Group Interview: Arti, Kelebihan dan Kekurangan, Hingga Tips Suksesnya
Jenis-Jenis Komunikasi Internal
Untuk lebih efektif berkomunikasi di dalam perusahaan, penting untuk memahami jenis komunikasi internal berikut ini:
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal merupakan komunikasi antar karyawan yang berbeda tingkatan. Jenis komunikasi ini bisa terjadi dalam pertemuan resmi, seperti rapat atau melalui percakapan santai antara seorang atasan dan karyawan di departemen mereka.
Dalam komunikasi vertikal, atasan akan memberi arahan kepada karyawan dan membantu mereka memahami harapan perusahaan.
Komunikasi ini juga memungkinkan karywan berbicara dengan atasan mereka tentang keinginan dan kebutuhan mereka. Komunikasi vertikal membantu menjaga semangat perusahaan, karena atasan mendengarkan karyawan dan memahami cara terbaik untuk mengoptimalkannya.
Hal tersebut membuat karyawan bekerja lebih efisien dan dapat meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
2. Komunikasi Horizontal
Komuinkasi horizontal adalah komunikasi antar karyawan yang berada di tingkat yang sama dalam struktur organisasi. Misalnya, saat dua karyawan yang bekerja pada proyek yang sama mendiskusikan tentang pembagian tugas.
Komunikasi horizontal yang baik sangat penting dalam membantu karyawan bekerja dengan lebih baik, membangun tim yang solid, serta menciptakan hubungan sosial yang baik di lingkungan kerja.
Baca Juga: Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja
3. Komunikasi Formal
Komunikasi formal terjadi ketika seorang karyawan menyampaikan informasi kepada karyawan lain melalui media resmi perusahaan, seperti rapat resmi, email perusahaan, atau saat penilaian kinerja karyawan.
Komunikasi formal berfungsi untuk menetapkan kebijakan perusahaan, mengatur struktur proyek, dan memahami harapan perusahaan dengan jelas.
4. Komunikasi Informal
Komunikasi informal terjadi ketika karyawan berbicara secara verbal maupun noverbal tanpa melalui media resmi perusahaan. Ini bisa berupa percakapan santai antar karyawan, pesan teks, atau email yang tidak mengikuti aturan perusahaan.
Meskipun informal, komunikasi jenis ini tetap penting juga berperan dalam keberhasilan perusahaan.
Komunikasi ini menjaga kebahagiaan karyawan dan juga cara yang lebih cepat dan efisien bagi karyawan untuk berkomunikasi dan membahas proyek tanpa harus melalui prosedur resmi yang mungkin lebih lama.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
Apa Saja Contoh Komunikasi Internal di Tempat Kerja?
Berikut adalah beberapa contoh komunikasi internal di tempat kerja:
1. Pesan Cepat (Instant Messaging):
Platform pesan cepat memungkinkan pertukaran informasi secara instan di antara karyawan. Tim manajemen dan karyawan dapat menerima notifikasi di desktop atau ponsel untuk tetap mengikuti semua pembaruan.
Platform ini sesuai untuk pengingat pertemuan dan pembicaraan mengenai proyek, meskipun karyawan juga dapat menggunakannya untuk percakapan lebih santai untuk memperkuat hubungan antar karyawan.
2. Surel (Email)
Surel adalah salah satu metode komunikasi tradisional di tempat kerja. Layanan surel organisasi dapat digunakan untuk mengirim pesan yang lebih panjang yang tidak bersifat mendesak.
3. Presentasi
Perusahaan sering mengadakan presentasi dan mengundang karyawan untuk hadir. Presentasi dapat terdiri dari manajemen atau pembicara tamu yang berbagi pembaruan industri, saran karier, atau laporan tentang kemajuan perusahaan.
Pembicara dapat menggunakan slide pendukung untuk menyampaikan poin-poin utama kepada audiens.
4. Pertemuan
Banyak tim mengadakan pertemuan mingguan atau bahkan harian untuk memastikan produktivitas dan kepatuhan pada tenggat waktu.
Manajemen dapat memberikan pembaruan kemajuan dan berbagi feedback, tetapi karyawan juga dapat berperan aktif dalam pertemuan.
Mereka dapat mengajukan pertanyaan, menjelaskan instruksi, atau menyarankan strategi baru untuk diimplementasikan.
5. Sesi Pelatihan
Sesi pelatihan penting untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi. Dengan memberikan instruksi yang komprehensif dan menjawab pertanyaan karyawan, tim manajemen memastikan karyawan memiliki persiapan yang cukup untuk melaksanakan tugas mereka.
Sesi pelatihan juga dapat meningkatkan retensi dengan mengakomodasi karyawan baru ke dalam budaya perusahaan.
6. Panggilan Telepon
Ketika karyawan tidak berada di ruang kerja yang sama, mereka dapat menjadwalkan panggilan telepon. Metode komunikasi ini ideal untuk karyawan jarak jauh yang ingin berbagi pembaruan dan berkolaborasi pada proyek secara real-time.
Selain itu, panggilan telepon dapat mencegah potensi miskomunikasi yang terjadi melalui surel atau pesan instan.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
7. Evaluasi Kinerja
Tim manajemen melakukan evaluasi kinerja secara teratur untuk menilai kemajuan karyawan. Mereka biasanya memulai dengan mengamati karyawan saat mereka menjalankan tugas atau mengevaluasi pekerjaan yang mereka serahkan.
Setelah menggunakan skala penilaian standar, atasan dapat bertemu dengan karyawan untuk memuji usaha mereka dan memberikan feedback jika diperlukan.
8. Pemasaran Internal
Pemasaran internal memungkinkan organisasi mempertahankan branding yang konsisten melalui metode komunikasi internal. Misalnya, sebuah organisasi mungkin menggunakan logo mereka pada buletin dan surel untuk memastikan karyawan mengenali materi tersebut.
Pemasaran internal juga melibatkan penggunaan nada dan palet warna yang seragam dengan kampanye pemasaran eksternal.
9. Survei
Perusahaan sering menggunakan survei untuk meminta feedback karyawan. Meskipun survei dapat bersifat umum, biasanya mereka menangani isu tertentu seperti budaya perusahaan atau kebutuhan pelatihan.
Setelah karyawan mengirimkan tanggapan mereka, perusahaan dapat menggabungkan saran-saran tersebut dan mengembangkan program-program yang sesuai.
10. Manajemen Konflik
Ketika perselisihan terjadi, tim manajemen sering menggunakan manajemen konflik. Teknik-teknik ini melibatkan mendengarkan aktif dan menentukan cara terbaik untuk mendamaikan kepribadian yang berbeda.
Ketika sebuah organisasi menerapkan manajemen konflik, karyawan dapat membangun hubungan yang lebih baik dan menjaga semangat kerja.
Baca Juga: Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja
Siapa yang Bertanggung Jawab dalam Komunikasi Internal?
Secara sederhana, semua orang bertanggung jawab atas komunikasi internal. Namun, setiap orang dalam perusahaan memiliki peran yang berbeda-beda. Berikut penjelasannya:
1. Pemimpin
Tim eksekutif perusahaan harus benar-benar terlibat dalam komunikasi di dalam perusahaan. Mereka wajib menghadirkan komunikasi tepat waktu, terbuka, dan jujur. Selain itu, mereka juga harus menyampaikan visi, tujuan, dan misi perusahaan dengan jelas.
2. Manajer
Manajer memiliki peran penting dalam meningkatkan pengalaman karyawan. Mereka harus menyampaikan informasi penting kepada para karyawan di bawah mereka. Tugas mereka adalah menghubungkan tujuan perusahaan dengan kontribusi sehari-hari dari para karyawan.
3. Karyawan
Para karyawan juga memiliki peran kunci dalam komunikasi di dalam perusahaan. Mereka bisa membantu dengan berbagi informasi dan saran melalui alat komunikasi seperti Slack atau forum lainnya.
Baca Juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya
Tips Membangun Komunikasi Internal yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah kunci untuk menciptakan strategi komunikasi internal yang baik:
1. Kenali Siapa yang Akan Menerima Informasi
Penting bagi Anda untuk mengetahui kepada siapa pesan tersebut ditujuka, dan apa pesan utama yang ingin disampaikan. Kemudian, saat hendak berkomunikasi bicaralah dengan pihak terkait untuk memastikan informasi yang ingin disampaikan sudah jelas.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana
Masing-masing karyawan biasanya disibukan dengan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, sampaikan informasi dengan bahasa yang jelas dan singkat. Hindari penggunaan bahasa teknis yang sulit dihapami.
Selain itu, informasi juga harus terbuka dan transparan, terutama ketika membahas hal-hal penting. Penyampaian yang terlalu rumit atau berbelit-belit dikhawatirkan akan membuat komunikasi internal kurang efektif.
3. Sedikit Informasi Lebih Baik
Karyawan tidak ingin kewalahan dalam menerima banyak informasi. Oleh karena itu, untuk menarik perhatian mereka, informasi yang disampaikan harus singkat dan padat. Cobalah untuk menyederhanakannya agar informasi terkesan lebih padat dan tidak membingungkan.
4. Ajak Karyawan untuk Berpartisipasi dan Memberikan Feedback
Komunikasi satu arah dapat membuat karyawan merasa tidak terlibat, sementara komunikasi dua arah akan memungkinkan hubungan komunikasi yang lebih baik antar karyawan dan pimpinan.
Untuk itu, atur strategi komunikasi internal dengan baik agar karyawan merasa dihargai dan didengar.
Pastikan strategi tersebut membuka kesempatan karyawan untuk memberikan feedback atau pendapat lainnya. Sebab, masukan dari karyawan sangat berharga untuk meningkatkan upaya komunikasi.
Baca Juga: Pahami Cara Mengatasi Mansplaining dalam Lingkungan Kerja
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa komunikasi internal memegang peranan penting dalam kesuksesan perusahaan.
Hal ini disebabkan karena komunikasi antar karyawan secara langsung berdampak pada kegiatan operasional bisnis, keterlibatan dan retensi karyawan, budaya perusahaan, pelayanan pelanggan, dan masih banyak lagi.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengatur strategi komunikas internal secara matang. Agar lebih fokus dalam penyusunan strategi tersebut, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur.
Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: