Company email policy menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam mengamankan data dan menjaga integritas perusahaan. Dengan mengatur penggunaan email, perusahaan dapat melindungi informasi sensitif dari potensi ancaman keamanan seperti kebocoran data dan serangan malware.
Selain itu, kebijakan ini juga membantu perusahaan untuk mematuhi regulasi dan hukum terkait pribasi dan perlindungan data.
Namun, sebenarnya apa yang disebut dengan company email policy? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, beserta manfaat, hingga contoh templatenya.
Apa yang Dimaksud dengan Company Email Policy?
Company email policy atau kebijakan email perusahaan merupakan aturan yang dipilih oleh sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan menggunakan email sesuai dengan tujuan bisnis mereka. Meskipun setiap organisasi memiliki kebijakan yang berbeda, ada beberapa istilah umum yang biasanya berlaku untuk kebanyakan perusahaan.
Kebijakan email ini membantu memastikan bahwa karyawan memahami tanggung jawab mereka ketika menggunakan email, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, serta bahwa semua syarat tersebut telah disetujui dan ditandatangani.
Artinya, jika terjadi pelanggaran terhadap aturan tersebut, karyawan bisa dimintai pertanggungjawaban.
Selain itu, kebijakan email yang baik juga membantu meningkatkan keamanan siber. Meskipun karyawan mungkin sudah terbiasa menggunakan email dan platform email terkenal seperti Office 365, dengan membuat peraturan terkait pengiriman informasi rahasia, kita dapat mengurangi dampak yang mungkin muncul jika ada email yang terancam keamanannya.
Baca Juga: Download Survei Onboarding, Arti, Manfaat, dan Tips Optimalisasi
Apakah Company Email Policy itu Penting?
Secara sederhana, kebijakan email yang efektif dapat mendorong komunikasi yang baik dan produktif sambil tetap melindungi perusahaan dari masalah hukum, kerusakan reputasi, dan risiko keamanan.
Selain itu, berikut adalah sejumlah alasan yang membuat kebijakan email perusahaan penting:
1. Email untuk Bisnis
Pastikan bahwa penggunaan alamat email bisnis hanya untuk kepentingan bisnis. Anda dapat menyatakan dengan jelas bahwa penggunaan email bisnis untuk hal-hal pribadi sangat dilarang, atau memberikan panduan tentang cara menangani email pribadi apabila diperlukan.
Misalnya, aturan bisa mencakup waktu karyawan dapat mengirim pesan pribadi dan larangan menggunakan email bisnis untuk mendaftar akun yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
2. Email adalah Milik Perusahaan
Informasikan kepada karyawan bahwa semua email perusahaan adalah milik perusahaan. Artinya, setiap email yang dikirim, diterima, dibuat, atau disimpan di sistem komputer perusahaan dapat dilihat dan mungkin digunakan dalam kasus hukum.
3. Jaringan dan Keamanan Perusaahaan
Berikan pehatian khusus pada keamanan karena email adalah sasaran umum bagi pelanggaran keamanan. Terutama serangan phising dan spear phishing yang dapat merugikan bisnis kecil.
Selain itu, berikan pemahaman kepada karyawan tentang ancaman keamanan melalui pelatihan dan terapkan aturan email yang cerdas.
Beberapa aturan sederhana melibatkan keragu-raguan terhadap tautan atau permintaan yang tidak dikenal, tidak membuka lampiran dari sumber yang tidak dikenal, tidak mengklik tautan dalam email, tidak merespons permintaan informasi pribadi melalui email, dan mengenkripsi informasi sensitif yang dikirim melalui email.
4. Hal yang Tidak Diperbolehkan
Company email policy berguna untuk menyebutkan jenis komunikasi yang dilarang oleh kebijakan perusahaan, terutama demi mencegah perilaku buruk atau ilegal dan melindungi perusahaan dari tanggung jawab hukum.
Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menetapkan bahwa email yang dikirim melalui sistem perusahaan Anda:
- Tidak boleh digunakan untuk melecehkan, mengancam, atau bersifat ofensif atau mengganggu.
- Tidak boleh mencakup bahasa atau gambar terkait dengan ras, jenis kelamin, usia, orientasi seksual, pornografi, keyakinan agama atau politik, asal usul nasional, atau disabilitas.
5. Penerimaan Email yang Tidak Pantas
Selalu dorong karyawan untuk melaporkan penerimaan email yang tidak pantas dengan konten yang dilarang kepada atasan atau manajer. Bahkan, perusahaan sebaiknya memiliki protokol untuk menyelidiki dan menanggapi laporan email yang tidak pantas dengan segera.
Baca Juga: 10 Langkah untuk Melakukan HR Policy Development
6. Menyimpan Email
Kebijakan email Anda sebaiknya menjelaskan email apa yang harus disimpan, di mana, dan untuk berapa lama. Ingatlah bahwa berbagai industri dan bisnis mungkin tunduk pada standar regulasi yang berbeda.
7. Etiket Email
Etiket email adalah aturan sopan yang perlu diikuti dalam berkomunikasi melalui email. Meski tidak selalu menjadi bagian resmi kebijakan, bisnis dapat memberikan panduan kepada karyawan terkait:
- Baris Tanda Tangan: Tentukan informasi yang harus dimasukkan oleh karyawan dalam tanda tangan email mereka.
- Balas Semua: Batasi balasan hanya kepada mereka yang perlu mengetahui informasi yang disampaikan agar menghormati waktu dan kapasitas kotak masuk orang lain.
- Meneruskan: Jangan meneruskan email tanpa izin, atau setidaknya tinjau kontennya sebelum meneruskannya untuk menghindari mengirimkan informasi yang bersifat pribadi.
- Menanggapi: Karyawan seharusnya merespons email, baik dari dalam maupun luar perusahaan, dalam waktu yang wajar.
8. Work life balance
Teknologi membantu Anda bekerja lebih efisien, tapi terkadang bisa membuat Anda terllau sibuk. Tergantung pada jenis pekerjaan dan norma di perusahaan, mungkin baik untuk membuat aturan tentang penggunaan email.
Hal ini bertujuan untuk menghindari gangguan dari teknologi, baik terhadap waktu pribadi maupun produktivitas. Beberapa aturan yang bisa dipertimbangkan termasuk tidak mengirim email di luar jam kerja atau saat liburan, mengurangi penggunaan email di antara rekan kerja (sehingga lebih banyak berbicara langsung), dan membatasi penggunaan email pada jam kerja tertentu.
Tujuannya adalah agar kita dapat tetap fokus dan seimbang antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
9. Konsekuensi Jika Melanggar Aturan
Aturan tidak bermanfaat jika tidak diterapkan, jadi harus ada cara untuk memastikan aturan diikuti. Karyawan harus tahu konsekuensi jika melanggar aturan email, termasuk tindakan disiplin yang bisa berujung pada pemecatan.
10. Pemahaman Tentang Kebijakan
Agar karyawan memahami tentang kebijakan email perusahaan, kebijakan tersebut harus mudah diakses, baik dalam buku panduan karyawan, di posting di dalam sistem informasi perusahaan, atau disimpan di tempat yang dapat diakses oleh semua.
Untuk memastikan pemahaman yang lebih baik, sangat membantu jika diadakan pelatihan dan diskusi tentang kebijakan, dan karyawan diminta untuk menandatangani bahwa mereka telah membaca dan memahami aturan serta harapan yang telah ditetapkan.
Baca Juga: HR Compliance: Arti, Peran HR, Hingga Cara Menegakkannya
Apa yang Sebaiknya Dimasukkan dalam Company Email Policy?
Pedoman kebijakan email sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan Anda, tetapi ada beberapa hal umum yang perlu dipertimbangkan. Hal-hal ini mencakup:
- Dilarang menggunakan email perusahaan untuk urusan pribadi.
- Tidak boleh mengirimkan informasi rahasia atau milik perusahaan melalui email.
- Panduan penggunaan lampiran.
- Karyawan diharapkan menggunakan penyedia email yang disetujui.
- Kebijakan penyimpanan email.
- Aturan penggunaan pesan otomatis (auto-responder).
Baca Juga: 8 Prinsip dalam Implementasi Etika HR di Lingkungan Kerja
Apa Saja Contoh Penggunaan Email yang Tidak Pantas di Tempat Kerja?
Setiap bentuk pelecehan atau intimidasi melalui email sebaiknya dimasukkan sebagai penggunaan email yang tidak pantas di tempat kerja.
Terdapat beberapa penggunaan email yang tidak pantas di tempat kerja, contohnya:
- Materi seksis, rasial, atau materi yang mengandung unsur ofensif lainnya.
- Materi yang mengandung fitnah.
- Konten yang dilindungi hak cipta.
- Tautan ke materi yang tidak pantas.
Selain itu, harus ada konsekuensi untuk pelanggaran kebijakan email, hal ini sebaiknya dijelaskan dengan jelas kepada karyawan agar mereka mengetahui hukuman yang mungkin diterima, terutama jika hukumannya serius seperti pemutusan hubungan kerja.
Baca Juga: Pengertian dan Contoh Non-Discrimination Policy
Bagaimana Cara Menerapkan Company Email Policy?
Setelah perusahaan membuat sejumlah kebijakan, langkah selanjutnya adalah menerapkannya dengan baik. Hal ini penting agar kebijakan tersebut memberikan dampak yang signifikan.
Berikut tiga cara implementasi secara tepat:
1. Sampaikan Company Email Policy
Cara menyampaikan kebijakan tersebut memiliki peran besar dalam kesuksesan adopsi. Anda perlu menuliskan kebijakan secara jelas dan mendistribusikannya kepada semua karyawan, termasuk yang baru bergabung, melalui alamat email perusahaan.
Pastikan kebijakan tersebut mudah dibaca dan diakses, misalnya dengan menyediakannya di websure perusahaan. Selain itu, integrasikan pedoman kebijakan email dalam pelatihan karyawan dan masukkan dalam buku panduan atau manual. Serta, selalu tinjau dan perbarui pedoman jika ada kekurangan atau kesalahan yang ditemukan.
2. Buat Secara Konsisten
Konsistensi sangat penting dalam membuat dan melaksanakan pedoman kebijakan email. Oleh karena itu, pedoman ini harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan jenis industri yang dijalani. Dengan kata lain, pedoman tersebut harus masuk akal.
Pastikan juga bahwa pedoman mematuhi semua regulasi yang berlaku. Selain itu, Anda juga perlu konsisten dalam menerapkan semua prosedur dan konsekuensi disipliner.
3. Dapatkan Persetujuan Karyawan untuk Pemantauan Email Perusahaan
Karyawan seharusnya tidak berharap memiliki privasi saat di tempat kerja karena peralatan dan sistem yang digunakan adalah milik perusahaan.
Namun, pastikan karyawan menandatangani kebijakan email yang menjelaskan bahwa mereka akan dipantau selama bekerja dan alasan di baliknya.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Bagaimana Contoh Template Company Email Policy?
Ringkasan Kebijakan & Tujuan
Company email policy perusahaan ini membantu karyawan menggunakan alamat email perusahaan dengan benar. Email merupakan bagian penting dari pekerjaan sehari-hari kita. Kami ingin memastikan agar karyawan memahami batasan penggunaan akun email korporat mereka.
Tujuan kami adalah melindungi data rahasia dari kebocoran dan menjaga reputasi serta properti teknologi kami.
Cakupan
Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan, vendor, dan mitra yang diberikan akses ke email perusahaan. Email ini dapat ditugaskan kepada individu (contoh: employeename@companydomain) atau departemen (contoh: hr@companydomain.com).
Elemen Kebijakan
Email korporat adalah alat yang kuat yang membantu karyawan dalam pekerjaan mereka. Karyawan seharusnya menggunakan email perusahaan terutama untuk keperluan terkait pekerjaan. Namun, kami ingin memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menggunakan email mereka untuk alasan pribadi.
Kami akan menjelaskan apa yang dianggap sebagai penggunaan yang sesuai dan tidak sesuai.
Penggunaan Email Perusahaan yang Tidak Sesuai
Karyawan kami mewakili perusahaan setiap kali mereka menggunakan alamat email korporat mereka. Mereka seharusnya tidak:
- Mendaftar di situs web dan layanan ilegal, tidak dapat diandalkan, tidak terhormat, atau mencurigakan.
- Mengirim konten pemasaran tidak sah atau email permintaan tanpa izin.
- Mendaftar di layanan pesaing tanpa izin.
- Mengirim pesan dan konten yang menghina atau diskriminatif.
- Dengan sengaja mengirimkan spam ke email orang lain, termasuk rekan kerja.
- Perusahaan kami berhak memantau dan mengarsipkan email korporat.
Penggunaan Email Perusahaan yang Sesuai
Karyawan diizinkan menggunakan email korporat untuk keperluan terkait pekerjaan tanpa batasan. Misalnya, karyawan dapat menggunakan email mereka untuk:
- Berkomunikasi dengan pelanggan dan mitra saat ini atau calon pelanggan dan mitra.
- Masuk ke perangkat lunak yang mereka beli dengan akses yang sah.
- Memberikan alamat email kepada orang yang mereka temui di konferensi, pameran karir, atau acara perusahaan lainnya untuk tujuan bisnis.
- Mendaftar di newsletter, platform, dan layanan online lainnya yang membantu mereka dalam pekerjaan atau pertumbuhan profesional.
Penggunaan Pribadi
Karyawan diizinkan menggunakan email korporat untuk beberapa alasan pribadi. Misalnya, karyawan dapat menggunakan email korporat mereka untuk:
- Mendaftar di kelas atau pertemuan.
- Mengirim email kepada teman dan keluarga selama tidak mengirimkan spam atau mengungkap informasi rahasia.
- Mengunduh ebook, panduan, dan konten lain untuk penggunaan pribadi selama aman dan sesuai.
- Karyawan harus mematuhi kebijakan ini setiap saat, selain panduan kerahasiaan dan perlindungan data kami.
Keamanan Email
Email sering menjadi sasaran serangan hacker, pelanggaran kerahasiaan, virus, dan malware lainnya. Masalah ini dapat membahayakan reputasi, legalitas, dan keamanan peralatan kami. Karyawan harus:
- Memilih kata sandi yang kuat dengan setidaknya delapan karakter (huruf kapital dan kecil, simbol, dan angka) tanpa menggunakan informasi pribadi (misalnya, tanggal lahir).
- Mengingat kata sandi tanpa menuliskannya dan menjaganya sebagai rahasia.
- Mengubah kata sandi email setiap dua bulan.
Selain itu, karyawan seharusnya selalu waspada terhadap email yang membawa malware atau upaya phishing. Kami menginstruksikan karyawan untuk:
- Hindari membuka lampiran dan mengklik tautan jika kontennya tidak dijelaskan dengan baik (misalnya, “Tonton video ini, sangat menakjubkan.”).
- Curigai terhadap judul yang menarik perhatian.
- Periksa email dan nama pengirim yang tidak dikenal untuk memastikan keasliannya.
- Cari inkonsistensi atau tanda merah (misalnya, kesalahan tata bahasa, huruf kapital, jumlah tanda seru yang berlebihan).
- Jika seorang karyawan tidak yakin apakah email yang diterimanya aman, mereka dapat bertanya kepada [departemen keamanan] kami.
- Kami mengingatkan karyawan kami untuk selalu memperbarui program anti-malware mereka.
Tanda Tangan Email
Kami mendorong karyawan untuk membuat tanda tangan email yang mencerminkan profesionalisme dan mewakili perusahaan kami dengan baik.
Penjual dan eksekutif, yang mewakili perusahaan kepada pelanggan dan pemangku kepentingan, sebaiknya memperhatikan cara mereka menutup email.
Berikut adalah contoh template tanda tangan email yang dapat diterima:
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan], [Nama Perusahaan dengan tautan]
[Nomor telepon] | [Alamat Perusahaan]
Karyawan juga dapat menyertakan gambar profesional, logo perusahaan, dan tautan serta video terkait pekerjaan dalam tanda tangan email mereka. Jika mereka tidak yakin cara melakukannya, mereka dapat meminta bantuan dari Manajer Kantor atau atasan mereka.
Tindakan Disipliner
Karyawan yang tidak mematuhi kebijakan ini akan menghadapi tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja. Contoh alasan untuk pemutusan hubungan kerja meliputi:
- Menggunakan alamat email korporat untuk mengirim data rahasia tanpa izin.
- Mengirim email yang menyinggung atau tidak pantas kepada pelanggan, rekan kerja, atau mitra.
- Menggunakan email korporat untuk kegiatan ilegal.
Baca Juga: Indisipliner Karyawan: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa company email policy adalah kebijakan yang memandu karyawan dalam penggunaan email perusahaan dengan benar, melindungi kerahasiana data, hingga menjaga reputasi perusahaan.
Kebijakan ini berlaku untuk semua pihak yang memiliki akses ke email perusahaan, mengatur penggunaan yang sesuai, melarang tindakan tidak etis seperti pengiriman konten diskriminatif, dan menekankan pentingnya keamanan email.
Sejalan dengan penerapan kebijakan email perusahaan, Anda juga perlu mempertimbangkan untuk menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub, yang terbukti mementingkan privasi karyawan dalam setiap aktivitas yang dilakukan.
Gajihub mengikuti serangkaian pedoman yang ketat untuk melindungi seluruh informasi karyawan, sehingga sudah bisa dipastikan keamanannya.
Software ini juga memiliki berbagai fitur menarik, mulai dari absensi, employee self service, hingga payroll. Dengan demikian, manajemen perusahaan dapat lebih berfokus pada strategi terkait kebijakan email perusahaan dan menyerahkan urusan administrasi kepada Gajihub.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.