Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya

SOP tim marketing memegang peranan penting, karena dokumen tersebut membantu mengatur dan menjaga konsistensi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Melalui SOP, tim marketing memiliki panduan yang jelas tentang bagaimana menjalankan berbagai pekerjaan, mulai dari manajemen penggunaan teknologi hingga pembuatan campaign pemasaran.

Dengan demikian, SOP tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga membantu tim marketing untuk mencapai hasil yang lebih baik dan konsisten secara keseluruhan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu SOP, cara membuat, hingga contohnya.

Apa yang Dimaksud dengan SOP?

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah jenis dokumen yang menjelaskan cara melakukan suatu pekerjaan dengan langkah-langkah yang mudah dipahami. Dokumen ini memberikan informasi pentig seperti apa yang harus dilakukan, mengapa, dan bagaimana cara melakukannya.

SOP membantu karyawan menjalankan tugas sehari-hari dengan lebih efisien, menghasilkan pekerjaan yang bagus, dan memastikan bahwa semua orang, termasuk tim marketing melakukan pekerjaan dengan cara yang sama.

Dengan demikian, menerapkan SOP memastikan bahwa setiap anggota tim marketing dapat menjalankan tugas secara seragam, aman, dan efisien. Beberapa ciri utama dari SOP yang ditulis dengan baik meliputi:

• Terlihat menarik (termasuk tampilan yang baik).
• Tulisan menggunakan bahasa yang jelas dan singkat.
• Mudah untuk dinavigasi.
• Memiliki format yang seragam.
• Mudah dimengerti.
• Ditulis untuk menangani tugas spesifik.
• Kaya dengan berbagai file multimedia dan elemen visual lainnya.
• Dapat dilacak dan merespons dengan baik.
• Rutin diperbarui sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Pahami Kelebihan dan Kekurangan Metode Biweekly Payroll

Apakah SOP Tim Marketing itu Penting?

Ya, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, SOP dibutuhkan tim marketing untuk tugas dikerjakan secara seragam dan efisien. Selain itu, berikut adalah beberapa alasan yang membuat dokumen ini penting:

1. Membantu Menghemat Waktu

SOP membantu menghemat waktu, karena tim tidak perlu menghabiskan waktu atau upaya untuk membuat sesuatu yang ada, misalnya seperti saat akan membuat konten baru.

Sebagai anggota tim marketing, Anda hanya perlu merujuk pada SOP dan mengikuti langkah-langkah yang telah ditentukan. Hal ini membantu Anda dan tim tetap terorganisir dan berada di jalur yang tepat untuk mencapai kesuksesan dalam campaign pemasaran.

2. Meningkatkan Efisiensi dan Profitabilitas

SOP dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan keseluruhan kampanye pemasaran. Sebab, dengan menyederhanakan proses pemasaran, Anda memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya unuk fokus pada area bisnis lain yang penting.

Peningkatan produktivitas karyawan ini juga akan menghasilkan ROI yang lebih tinggi untuk kampanye pemasaran.

3. Meningkatkan Kualitas Konten

Terakhir, SOP juga diperlukan untuk meningkatkan kualitas konten. Memiliki proses yang telah ditetapkan untuk diikuti memastikan bahwa semua konten Anda berkualitas tinggi, terhindar dari kesalahan, terdokumentasi dengan baik, serta menggunakan format secara tepat.

Dengan kualitas konten yang baik, Anda dapat membuat audiens terkesan sekaligus membangun kepercayaan mereka terhadap produk atau layanan perusahaan.

Baca Juga: 9 Langkah Membangun Reward Strategy untuk Karyawan

Bagaimana Cara Menyusun SOP Tim Marketing?

Perusahaan yang belum memiliki SOP marketing yang baik dan sesuai dengan kondisi pasar, target apsar, dan anggaran mereka, dapat menimbulkan berbagai masalah seperti ketidaksesuaian, pemborosan, serta kehilangan pelauang dalam proses pemasaran.

Oleh karena itu, perusahaan perlu membuat dan emnerapkan SOP tim marketing yang efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa langkah penting yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan SOP pemasaran di perusahaan:

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Bentuk tim yang terdiri dari individu yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang marketing, serta dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pihak yang terlibat.

2. Analisis Situasi dan Tujuan Pemasaran

Proses inni melibatkan penilaian kondisi pasar, target pasar, dan anggaran perusahaan, serta menentukan strategi, taktik, dan indikator kinerja yang sesuai. Gunakan data primer dan sekunder seperti survei, wawancara, dan laporan keuangan.

3. Penyusunan SOP Tim Marketing

Sertakan semua aspek operasional pemasaran seperti penelitian pasar, perencanaan produk, penetapan harga, distribusi, promosi, penjualan dan evaluasi.

Ingatlah untuk menggunakan format yang mudah dipahami dengan alur kerja, diagaram, tabel, formulir, dan lampiran yang relevan.

4. Simulasi dan Uji Coba SOP

Uji kelayakan, keefektifan, dan keefisienan prosedur melalui simulasi dan uji coba menggunakan skenario, studi kasus, atau data nyata dari perusahaan. Anda juga perlu melibatkan feedback dari berbagai pihak terkait.

Baca Juga: Pengertian SOP, Tips Membuatnya, dan Contoh Templatenya

5. Evaluasi dan Perbaikan SOP

Tinjau hasil simulasi dan uji coba untuk melakukan revisi, penyempurnaan, atau penambahan prosedur yang diperlukan, dengan memperhatikan aspek legalitas, keamanan, keselamatan, lingkungan, dan tanggung jawab sosial.

6. Persetujuan dari Manajemen

Dapatkan persetujuan resmi dari manajemen perusahaan melalui keputusan, rapat umum, atau sesuai dengan aturan perusahaan. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal mulai berlaku dan masa berlaku SOP.

7. Sosialisasi dan Pelatihan SOP

Sampaikan informasi dan tingkatka pemahaman kepada seluruh karyawan pemasaran dan pihak terlibat melalui seminar, workship, diskusi kelompok, atau media lain yang efektif.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengimplementasikan SOP tim marketing secara efektif.

Selain itu, SOP yang disusun dengan baik juga membantu meningkatkan kualitas, konsistensi, akuntabilitas, dan produktivitas dalam menjalankan pekerjaan terkait marketing, serta memudahkan pengukuran dan peningkatan kinerja secara berkala.

Baca Juga: Standar Kinerja: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Tips Menetapkannya

Bagaimana Format SOP Tim Marketing?

Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan SOP tim marketing, berikut adalah format umum yang bisa Anda gunakan:

1. Judul

SOP selalu dimulai dengan judul yang mencakup dengan singkat namun jelas tujuan dokumen tersebut.

2. Identifikasi

Informasi ini ditempatkan dekat bagian atas dokumen untuk keperluan indetifikasi, mencakup nomor identifikasi yang relevan, nama departemen, dan tanda tangan yang diperlukan.

3. Tujuan

Jika pembaca ingin memahami SOP lebih baik sebelum membaca lebih lanjut, bagian tujuan dapat memberikan ringkasan singkat tentang apa yang akan dijelaskan oleh SOP. Bagian ini biasanya tidak terlalu panjang, cukup satu paragraf.

4. Definisi

Jika diperlukan, sertakan definisi dari istilah-istilah khusus yang harus diketahui pembaca sebelum memulai.

5. Prosedur

Langkah-langkah dalam membuat bagian prosedur akan tergantung pada seberapa rumitnya proses tersebut. Jika prosesnya cukup sederhana, Anda bisa menggunakan daftar langkah-langkah yang diurutkan dengan nomor untuk menjelaskan secara efektif.

Jika SOP melibatkan banyak pilihan dan percabangan, menggunakan diagram alur mungkin menjadi pilihan yang lebih baik karena membantu visualisasi dengan lebih baik.

Baca Juga: Contoh Laporan Kegiatan dan Cara Menyusunnya dengan Tepat

Bagaimana Contoh SOP Tim Marketing?

Contoh SOP Tim Marketing 1

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR

BAGIAN MARKETING

TUJUAN

1. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dijual oleh perusahaan
2. Mampu mengenal konsep digital marketing dan manfaat bagi individu maupun perusahaan
3. Mampu untuk membedakan digital marketing tradisional dan modern
4. Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatuyang bermanfaat untuk mendukung peningkatan kualitas dan penjualan produk

SASARAN

Standarisasi proses pengenalan perusahaan dan penjualan produk dengan menggunakan teknologi digital guna menciptakan komunikasi terpadu, terarah, dan terukur sehingga dapat membantu memperoleh dan mempertahankan pelanggan serta membangun hubungan yang lebih mendalam dengan mereka.

III. PENANGGUNG JAWAB

Divisi Marketing

URUTAN KERJA

1. Memasarkan dan mempublikasikan tentang produk dan identitas perusahaan baik eksternal maupun internal dengan menggunakan saluran database yang didistribusikan secara online untuk menjangkau konsumen dengan cara yang relevan, pribadi, dan hemat biaya.
2. Menghasilkan ide-ide yang dituangkan dalam dunia digital. Tolak ukur kesuksesannya adalah ketika produk yang ditawarkan bisa menjadi bahan pembicaraan oleh masyarakat.
3. Memahami target pasar atas produk yang dijual.
4. Melakukan penelitian terhadap seluruh competitor (pesaing) perihal cara menggunakan saluran pemasaran digital dalam menjangkau pelanggan
5. Memprioritaskan taktik dan menentukan saluran digital yang cocok untuk produk yang ditawarkan (misalnya Youtube, Facebook, Twitter, dan sebagainya)
6. Memaksimalkan potensi saluran digital dengan benar untuk memaksimalkan tujuan dan target perusahaan.
7. Membuat indikator kinerja yang diukur dan terukur, misalnya meningkatkan penjualan online sebesar 40% dari sebelumnya, meningkatkan lalu lintas pencarian alami (organic) sebesar 45%, meningkatkan keterlibatan media social facebook 25%, dan berbagai cara lainnya.
8. Menganalisa dan menguji keefektivitasan campaign (kampanye), misalnya dengan cara melacak melalui Google Analyst, atau cara lain sebagainya.

LAMPIRAN

1. Form data pelanggan
2. Form daftar pelanggan prospek
3. Form budgeting
4. Form action plan
5. Form laporan penjualan
6. Form kuisioner / survey
7. Form schedule update status media social
8. Form schedule SMS broadcasting
9. Form checklist tools penjualan
10. Form daftar sales call / kunjung

Contoh SOP Tim Marketing 2

Contoh SOP Tim Marketing 3

Prosedur Registrasi Produk Baru – Strategi Pemasaran Produk

1. Tujuan: Registrasi produk adalah langkah untuk memperoleh izin resmi dari lembaga berwenang. Ini memastikan bahwa produk dapat dipasarkan secara sah di wilayah Indonesia sesuai dengan peraturan yang berlaku.

SOP ini memberikan panduan tentang cara melakukan proses registrasi produk.

2. Ruang Lingkup: Melibatkan dokumen sesuai peraturan, melibatkan pihak eksternal seperti Prinsipal, Bank, Instansi Pemerintah/Independent, dan pihak internal seperti Direksi, Departemen Pemasaran, Departemen Keuangan & Akuntansi, Departemen Legal, dan Departemen Logistik.

3. Definisi dan Pengertian: Izin edar adalah izin yang diberikan kepada perusahaan untuk menggunakan dan mendistribusikan produknya di Indonesia berdasarkan penilaian mutu, keamanan, dan kemanfaatan.

4. Referensi: Peraturan Pemerintah terkait.

5. Dokumen Terkait:

• Checklist Form Pendaftaran
• Form registrasi dan lampirannya
• Form Surat Perintah Bayar atau sejenisnya
• Bukti Bank
• Memo/surat nomor ijin edar

6. Prosedur Pelaksanaan:

Prosedur #1:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Mengumpulkan semua data yang diperlukan untuk proses registrasi.
• Dokumen terkait: Ceklist form pendaftaran

Prosedur #2:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Memeriksa kelengkapan data registrasi. Jika sesuai, melanjutkan dengan pra-registrasi; jika tidak, meminta data tambahan dari Prinsipal.
• Dokumen terkait: Checklist form pendaftaran

Prosedur #3:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Login ke sistem menggunakan username dan password yang ditentukan.

Prosedur #4:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Mengunggah data pra-registrasi ke Kemenkes RI melalui sistem online.
• Dokumen terkait: Form Registrasi dan lampirannya.

Prosedur #5 dan #6:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Menerima hasil pra-registrasi (SPB) dan menyiapkan dana untuk transaksi bank persepsi Kemenkes.
• Dokumen terkait: Form Surat Perintah Bayar (SPB)

Prosedur #7:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Melakukan transaksi di bank persepsi Kemenkes.
• Dokumen terkait: Form SPB

Prosedur #8:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Mengunggah bukti bank dan form SPB ke sistem online.
• Dokumen terkait: Bukti bank dan form SPB

Prosedur #9:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Menyerahkan bukti pembayaran dan data registrasi dalam bentuk kertas.
• Dokumen terkait: Bukti Bank, Form SPB, dan Dokumen Administrasi

Prosedur #10 dan #11:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Jika ada tambahan data, menginformasikan dan meminta tambahan kepada bagian pengembangan, dan meneruskan tambahan data ke Kemenkes. Jika tidak ada tambahan data, menindaklanjuti agar nomor ijin edar segera dikeluarkan.
• Dokumen terkait: Form Registrasi/Surat Penolakan nomor ijin edar.

Prosedur #12:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Mengunggah data tambahan pertama ke sistem online.
• Data terkait: Data registrasi sesuai yang diminta oleh Kemenkes.

Prosedur #13:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Jika ada tambahan data kedua, menginformasikan dan meminta tambahan data kepada bagian pengembangan, dan meneruskan tambahan data ke Kemenkes. Jika tambahan data diterima oleh Kemenkes, menindaklanjuti agar nomor ijin edar segera dikeluarkan.
• Dokumen terkait: Form registrasi / surat penolakan nomor ijin edar.

Prosedur #14 dan #15:

• Tanggung Jawab: Bagian Pengembangan
• Deskripsi: Mengambil nomor ijin edar di Kemenkes dan memberi tahu pihak terkait.
• Dokumen terkait: Memo, Email, Nomor ijin edar.

Untuk lebih memudahkan Anda dalam membuat SOP tim marketing, berikut contoh SOP yang bisa Anda download:

Download SOP Tim Marketing

Baca Juga: 10 Langkah untuk Melakukan HR Policy Development

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa SOP sangat dibutuhkan oleh tim marketing, karena dapat memberikan panduan yang jelas untuk menjalankan pekerjaan sehari-hari.

Melalui SOP yang diranceng dengan baik, efisiensi operasional pun meningkat, sehingga hasil pekerjaan menjadi lebih baik dan konsisten.

Ciri-ciri SOP yang baik sendiri umumnya memiliki tampilan yang menarik, bahasa yang jelas, mudah dinavigasi, format seragam, mudah dimengerti, dan bisa diperbarui sesuai kebutuhan.

Dengan SOP yang baik, perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, profitabilitas, dan kualitas konten pemasaran. SOP juga membantu tim pemasaran menghadapi tantangan dan perubahan industri dengan lebih baik.

Nah, agar tim marketing dapat lebih fokus dalam melaksanakan SOP yang berlaku, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR.

Software ini memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri, serta mengajukan izin dan cuti melalui aplikasi yang bisa diunduh di App Store dan Google Playstore.

Anda juga dapat mengelola seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji bulanan, bonus, hingga potongan secara otomatis melalui fitur payroll. 

Selain itu, Gajihub juga menyediakan slip gaji yang bisa dikustomisasi sesuai dengan komponen gaji karyawan dan dapat dikirim serta diunduh dalam format PDF.

Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.