Dalam metode biweekly payroll, perusahaan akan membayar karyawan setiap dua minggu. Metode ini memberikan keuntungan dalam mengelola mengelola pembayaran gaji dan administrasi perusahaan, karena meminimalisir frekuensi pengeluaran dan memudahkan perencaan keuangan.
Sementara bagi karyawan, sistem penggajian ini dapat memberikan sabilitas dalam pendapatan, sehingga mereka bisa merencanakan keuangan pribadi dengan lebih mudah.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu biweekly payroll, kelebihan dan kekurangan, hingga contoh penghitungannya.
Apa yang Dimaksud dengan Biweekly Payroll?
Biweekly payroll atau pembayaran dua mingguan adalah karyawan menerima uang setiap dua minggu sekali pada hari tertentu. Artinya, karyawan akan mendapatkan gaji 26 kali dalam setahun, dan umumnya dua kali dalam sebulan.
Naun, ada juga yang menerima pembayaran hingga tiga kali dalam satu bulan, tergantung pada jadwal pembayaran yang diterapkan.
Hal ini merupakan salah satu cara penggajian yang umum digunakan oleh perusahaan karena kemudahannya.
Selain itu, biweekly payroll sangat cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan yang dibayar perjam, karena memudahkan dalam perhitungan lembur dan karyawan tentunya lebih menyukai pembayaran yang dilakukan secara konsisten.
Baca Juga: 9 Langkah Membangun Reward Strategy untuk Karyawan
Apakah Biweekly Payroll dan Semi-monthly Payroll itu Sama?
Tidak, meskipun terkesan sama, keduanya tetap memiliki perbedaan tertentu.
Biweekly payroll artinya karyawan akan dibayar setiap dua minggu sekali, sehingga ada 26 kali pembayaran dalam satu tahun. Seme2ntara semi-monthly payroll atau pembayaran setengah bulan artinya karyawan dibayar dua kali dalam sebulan, total 24 kali dalam setahun.
Jika menerapkan biweekly payroll, karyawan selalu dibayar pada hari yang sama setiap dua minggu sekali. Hal ini memberikan kepastian hari pembayaran setiap bulan, dengan tambahan dua periode pembayaran.
Sementara gaji per setengah bulan biasanya dilakukan pada tanggal 15 dan akhir bulan, meskipun ada juga perusahaan yang memilih tanggal 1 dan 15 setiap bulan. Metode pembayaran gaji ini cocok untuk perusahaan yang sebagian besar terdiri dari karyawan tetap.
Baca Juga: Penerapan AI dalam HR, Manfaat, Hingga Tantangannya
Apa Saja Keuntungan Menerapkan Biweekly Payroll?
Untuk memahami frekuensi terbaik untuk perusahaan dan karyawan, Anda perlu mengetahui keuntungan dari metode biweekly payroll, yaitu:
1. Konsistensi yang Lebih Besar
Dengan jadwal pembayaran dua mingguan, karyawan tahu bahwa mereka akan menerima gaji pada hari yang sama setiap dua minggu sekali.
Dibandingkan dengan jadwal pembayaran setengah bulan, di mana tanggal pembayaran mungkin jatuh pada hari yang berbeda setiap bulannya, konsistensi membantu karyawan mengelola keuangan mereka dengan lebih baik.
2. Lebih Banyak Cek Gaji
Lebih banyak cek gaji artinya karyawan mendapatkan dua cek gaji tambahan dalam setahun dengan jadwal pembayaran dua mingguan.
Meskipun gaji dua mingguan lebih kecil dibandingkan dengan pembayaran bulanan atau setengah bulanan, namun karena ada lebih banyak hari pembayaran, maka karyawan mendapatkan dua kali gaji yang bisa dianggap sebagai bonus.
Selain itu, biweekly payroll juga memudahkan karyawan untuk mengelola keuangan, mengurangi utang, atau menyimpan lebih banyak uang.
3. Mudah Menghitung Lembur
Jika karyawan yang dibayar bulanan tidak mendapatkan lembur, karyawan yang dibayar per jam mendapatkannya. Jadwal pembayaran per dua minggu juga memudahkan perhitungan lembur dibandingkan dengan bisnis yang menggunakan sistem penggajian dua kali sebulan.
Sebagai contoh, jika jam kerja lembur karyawan jatuh di antara dua periode pembayaran setengah bulan yang berbeda, karyawan perlu melakukan penyesuaian, yang bisa menyebabkan kebingungan bagi tim HR yang menangani penggajian.
Baca Juga: Rapel Gaji: Arti, Alasan, Dampak, Hingga Contoh Perhitungannya
Apa Saja Kerugian Menerapkan Biweekly Payroll?
Selain memiliki kelebihan, juga terdapat sejumlah kekurangan dalam metode pembayaran per dua mingguan:
1. Pencatatan Buku yang Rumit
Adanya 26 kali pembayaran gaji, menyebabkan ada dua bulan yang memiliki tiga periode pembayaran alih-alih dua. Hal inni membuat pencatatan keuangan menjadi rumit dan sulit untuk merencanakan aliran kas ke depan.
Akibatnya, catatan pembayaran gaji mungkin tidak selalu sejalan dengan catatan penerimaan gaji pada neraca keuangan, ini juga berarti Anda perlu menyiapkan pembayaran gaji untuk dua bulan yang memiliki tiga kali periode pembayaran.
2. Gaji yang Lebih Kecil
Karena pembayaran per dua minggu diproses lebih sering dibandingkan pembayaran dua kali sebulan, gaji yang diterima akan lebih kecil. Namun, karyawan akan menerima dua pembayaran tambahan setiap tahun untuk mengimbangi hal ini.
3. Sulit untuk Membuat Anggaran
Dengan dua pembayaran tambahan pada jadwal biweekly payroll, hal ini dapat menyulitkan perencanaan anggaran jika bisnis tidak mempersiapkan untuk bulan-bulan yang membutuhkan tiga kali pembayaran.
Oleh karena itu, perusahaan yang menggunakan jadwal pembayaran ini perlu memastikan bahwa mereka memiliki cukup uang di rekening gaji mereka untuk menutupi pengeluaran ini.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
4. Potensi Biaya Lebih Tinggi
Jika saat ini perusahaan Anda menggunakan layanan pengelolaan gaji seperti software payroll, sistem pembayaran per dua minggu kemungkinan menyebbakan biaya tahunan yang lebih tinggi.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memilih software payroll yang memungkinkan proses penggajian tanpa batas.
Salah satu software payroll sekaligus HR adalah Gajihub. Melalui fitur payroll-nya, Anda bisa menetapkan jadwal penerimaan gaji yang variatif pada masing-masing karyawan. Canggihnya lagi, Anda juga bisa melakukan pembayaran gaji ke berbagai bank.
Selain itu, agar karyawan lebih memahami skema penggajian mereka, Anda bisa memanfaatkan slip gaji yang dapat dibuat secara otomatis dan dikirimkan kepada seluruh karyawan, serta dapat diunduh dalam format PDF.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya.
Bagaimana Contoh Penghitungan Biweekly Payroll?
Untuk lebih memahami perhitungan gaji per dua minggu, simak contoh berikut ini:
Susan adalah karyawan yang dibayar pe rjam dengan upah Rp25.000 per jam, dan dia secara rutin bekerja 40 jam seminggu.
Untuk siklus pembayaran terakhir, Susan bekerja dengan total 81 jam. Berikut cara perhitungannya:
Langkah 1: Anda perlu menentukan gaji kotor Susan. Berikut adalah rumusnya:
80 jam reguler x Rp25.000 = Rp2.000.000
Langkah 2: Selanjutnya, Anda perlu menghitung jam lembur. Ini dilakukan dengan mengambil jumlah jam lembur dan mengalikannya dengan 1,5 untuk menghitung total lembur yang akan dibayarkan:
1 jam lembur x Rp25.000 x 1,5 = Rp37.500
Langkah 3: Selanjutnya, tambahkan gaji reguler Susan ke gaji lemburnya untuk mendapatkan gaji kotornya:
Rp2.000.000 + Rp37.500 = Rp2.037.500
Langkah 4: Kurangi jumlah gaji kotor dengan menghitung pajak dan potongan lain yang mungkin dimiliki Susan. Misalnya, katakanlah potongan Susan adalah Rp420.000 untuk pajak dan Rp50.000 untuk asuransi. Menghitung gaji bersihnya akan sebagai berikut:
Rp2.037.500 gaji kotor – Rp420.000 pajak – Rp50.000 asuransi = Rp1.567.500 gaji bersih.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik
Apa yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Metode Pembayaran?
Saat memilih metode pembayaran, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan. Di antaranya adalah:
1. Software Payroll
Perusahaan perlu mempertimbangkan software payroll yang mereka gunakan. Sebab, beberapa software mungkin akan mengenakan biaya setiap kali proses penggajian, sehingga perusahaan mungkin lebih memilih pembayaran setiap setengah bulan untuk menghemat biaya.
Untuk itu, Anda perlu memilih software payroll secara tepat agar bisa meminimalkan biaya pengeluaran.
2. Anggaran
Pertimbangan anggaran perusahaan juga berperan penting. Beberapa perusahaan mungkin lebih memilih pembayaran setiap dua minggu karena lebih mudah untuk menyusun anggarannya, sementara yang lain mungkin lebih memilih untuk melakukan penggajian setiap setengah bulan.
Anda perlu menetapkan metode pembayaran secara konsisten agar dapat merencanakan keuangan dengan lebih baik.
3. Kepuasan Karyawan
Kepuasan karyawan adalah faktor penting. Beberapa karyawan mungkin lebih menyukai pembayaran yang lebih sering, seperti setiap dua minggu atau bahkan setiap minggu, karena memudahkan mereka dalam mengatur anggaran.
Oleh karena itu, Anda perlu melakukan survei atau berbicara langsung dengan karyawan untuk memahami preferensi mereka.
4. Industri
Jenis industri perusahaan juga mempengaruhi pilihan siklus pembayaran. Beberapa industri, seperti manufaktur atau konstruksi mungkin lebih cenderung membayar setiap minggu karena jam kerja yang tidak teratur.
Namun, banyak perusahaan dari berbagai industri memilih pembayaran setiap dua minggu karena lebih konsisten, baik untuk perusahaan maupun karyawan.
Baca Juga: 10 Software Payroll Usaha Dagang untuk Mengoptimalkan Bisnis
Selain Biweekly Payroll, Apa Saja Alternatif Lainnya?
Selain menerapkan metode biweekly payroll, Anda juga dapat melakukan penggajian dengan beberapa metode lainnya, seperti:
1. Mingguan
Metode ini cenderung disukai karyawan akrena mereka dibayar lebih sering dibandingkan opsi lainnya.
Namun, dari sisi administratif metode ini membuthukan lebih banyak waktu dan membutuhkan tenaga lebih. Hanya saja saja secara matematis lebih mudah untuk menerapkan sistem penggajian mingguan.
2. Setengah Bulan
Seperti yang telah dijelaskan di atas, istilah ini mengacu pada periode pembayaran yang dilakukan dua kali dalam sebulan pada hari yang sama dalam satu bulan. Misalnya, setiap tanggal 14 dan 28 atau tanggal 15 dan hari terakhir di setiap bulannya.
Metode ini cukup nyaman bagi karyawan, karena siklus gaji biasanya berakhir mendekati hari terakhir bulan tersebut sehingga membuat penganggaran menjadi lebih mudah.
Namun, dalam hal penghitungan lembur, hal ini dapat lebih membingungkan dan jika karyawan melacak jam kerja mereka secara manual, dikhawatirkan mereka kelupaan untuk menyerahkan daftar kehadiran mereka.
3. Bulanan
Dengan gaji bulanan, karyawan dibayar pada hari yang sama setiap bulannya. Sistem yang konsisten ini memudahan karyawan untuk menyerahkan jumlah jam kerja mereka dan mengetahui kapan mereka akan menerima gaji.
Hal ini juga memudahkan tim HR, karena perusahaan hanya perlu melakukan 12 kali penggajian dalam setahun.
4. Complex
Tergantung pada karyawan Anda, beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menjalankan dua metode pembayaran yang terpisah. Sebagai contoh, Anda mungkin menjalankan pembayaran per dua mingguan untuk karyawan per jam dan setengah bulan untuk karyawan lainnnya.
Hal ini dapat membantu tim HR untuk membuat perhitungan lembur menjadi lebih sederhana.
Baca Juga: 8 Jenis Struktur Peningkatan Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa biweekly payroll atau pembayaran dua mingguan adalah metode penggajian di mana karyawan menerima gaji setiap dua minggu sekali.
Dengan 26 periode pembayaran dalam setahun, metode ini memberikan konsistensi yang lebih besar bagi karyawan dan memudahkan perhitungan lembur, terutama untuk karyawan yang dibayar per jam.
Untuk memilih metode pembayaran yang tepat, perusahaan perlu mempertimbangkan software payroll yang digunakan, kepuasan karyawan, dan jenis industri.
Selain biweekly payroll, juga terdapat alternatif lain seperti pembayaran mingguan, setengah bulan, bulanan, atau bahkan kombinasi metode yang kompleks.
Dengan demikian, penting bagi Anda untuk memahami keburuhan eprusahaan dan preferensi karyawan dalam memilih metode yang paling sesuai.
Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan pemilihan yang tepat dapat memberikan manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Namun, apapun metode penggajian yang digunakan perusahaan, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang dapat menghitung seluruh komponen gaji sesuai dengan metode yang diterapkan.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan coba gratis hingga 14 hari.