Artificial Intelligence atau AI dalam HR memegang peranan kunci untuk meningkatkan efisiensi proses rekrutmen, menganalisis data karyawan, mengembangkan keterampilan, hingga mendukung manajemen kinerja dengan memberikan analisis yang objektif.
Selain itu, sistem AI juga membantu tim HR membuat strategi yang lebih cerdas dan adaptif dengan memberikan data-data untuk pengambilan keputusan terbaik.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu AI, penerapannya dalam bidang HR, hingga tips mengoptimalkannya.
Apa yang Dimaksud dengan AI?
Artificial Intelligence (AI) merujuk pada pengembangan sistem komputer yang dapat melakukan tugas-tugas seperti yang biasanya dilakukan oleh manusia. Hal ini termasuk kemampuan untuk belajar, berpikir, menyelesaikan masalah, dan memahami bahasa manusia.
Di era teknologi seperti sekarang ini, AI menjadi sangat penting karena mengubah cara manusia bekerja, terutama dalam bidang-bidang seperti manajemen keuangan, diagnosis media, prediksi risiko, bahkan termasuk human resources (HR) atau sumber daya manusia.
Penggunaan AI dalam HR tentunya akan membawa perubahan besar. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan tools berbasis AI untuk mengotomatisasi proses rerkutmen.
Misalnya dalam hal screening kandidat yang membantu menghemat waktu dan sumber daya yang biasanya digunakan untuk mewawancarai kandidat yang tidak memenuhi syarat terkait posisi yang tersedia.
Selain itu, dengan menggunakan AI, waktu yang tersisa bisa dioptimalkan untuk tugas-tugas HR lain, seperti mengelola lingkungan kerja yang sehat, membangun hubungan karyawan, hingga menyusun strategi perekrutan anggota tim baru.
Baca Juga: 7 Tantangan HR di Industri Startup Hingga Tips Terbaiknya
Apakah Penerapan AI dalam HR itu Penting?
Ya, penting, sebab penerapan AI memberikan berbagai manfaat bagi manajemen sumber daya manusia, di antaranya adalah:
1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
AI dalam HR membantu mengotomatisasi tugas-tugas, sehingga para profesional HR dapat lebih berfokus pada pekerjaan strategis. Hal ini termasuk screening CV, menjadwalkan wawancara, memberikan pengalaman onboarding karyawan yang dipersonalisasi.
Namun, meskipun AI menjanjikan efisiensi, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan potensi bias, kurangnya rasa emosional, dan biaya implementasi yang tinggi.
2. Peningkatan Pengalaman Kandidat
Penggunaan AI bertujuan meningkatkan pengalaman pelamar, sebab AI dapat membantu dalam berkomunikasi dengan kandidat secara personal, menghilangkan bias rekrutmen, mengatur penjadwalan wawancara, memberikan feedback secara otomatis, dan sebagainya.
Meskipun demikian, Anda tetap harus terlibat dalam meningkatkan pengalaman kandidat, karena mengandalkan AI sepenuhnya dapat menimbulkan masalah dan mengurangi keadilan.
3. Analisis Data dan Wawasan yang Ditingkatkan
AI membawa analisis data dan wawasan HR ke level berikutnya. Dengan algoritma dan kemampuan learning machine, AI memberikan pandangan menyeluruh pada data HR, yang dapat mengubah informasi menjadi pengetahuan berharga.
Meskipun AI mampu mengidentifikasi tren dan pola, perlu diingat bahwa mesin akan bekerja sesuai data yang dimasukkan, sehingga untuk mencapai kesuksesan HR tetap dubutuhkan intuisi manusia.
4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Teknologi kecerdasan buatan dengan algoritma dan kemampuan learning machine membantu para pengambil keputusan dalam tim HR untuk mengakses informasi penting.
Namun, perlu diingat bahwa meskipun AI dapat memberikan saran, bukan berarti itu pasti benar. AI hanya bekerja dengan baik jika data yang dimasukkan ke dalamnya juga memadai. Jadi, jika data tersebut tidak akurat, hasilnya juga mungkin tidak akurat.
Baca Juga: 5 Peran AI dalam Rekrutmen yang Dapat Memudahkan HR
5. Peningkatan Keadilan dan Objektivitas
Penerapan AI dalam HR dapat membantu meningkatkan keadilan dan objektivitas di tempat kerja. AI bisa memproses banyak data untuk memberikan rekomendasi tanpa bias, membantu HR membuat keputusan yang adil dan objektif terkait rekrutmen, promosi, dan keputusan HR lainnya.
6. Peningkatan Kerjasama dan Pembangunan Tim yang Lebih Baik
Solusi HR yang menggunakan AI dapat mempermudah kerja sama di tempat kerja dengan menyederhanakan proses HR, meningkatkan komunikasi antara HR dan karyawan, serta memberikan wawasan tentang dinamika tempat kerja.
Meskipun demikian, perlu Anda ingat bahwa AI tidak bisa sepenuhnya menangkap nuansa interaksi manusia secara alami, seperti kecerdasan emosional dan perbedaan budaya.
7. Budaya Kerja yang Lebih Baik
AI dalam HR dapat membantu menciptakan budaya kerja yang lebih baik dengan mengotomatisasi tugas-tigas HR dan memberikan wawasan berbasis data.
Hal ini memungkinkan tim HR berfokus pada aspek-aspek manusiawi di tempat kerja, menciptakan budaya yang inklusif, kolaboratif, dan saling mendukung.
Baca Juga: 16 Manfaat Software HR, Jenis, Hingga Cara Memilihnya
Apa Saja Contoh Penerapan AI dalam HR?
Agar lebih memahami penggunaan AI dalam bidang HR, berikut beberapa contoh penerapannya:
1. Rekrutmen
AI membantu perusahaan menemukan orang-orang yang cocok dengan pekerjaan tertentu melalui analisis resume dan pemilihan kandidat. Sebagai contoh, AI dapat menganalisis resume dan membuat daftar kandidat potensial dari LinkedIn ataupun sumber online lainnya.
Selain itu, AI juga dapat membantu dalam proses evaluasi, seperti wawancara video dan penilaian kepribadian, sehingga bisa memastikan bahwa tidak ada kandidat yang terlewatkan karena human error.
2. Evaluasi Kinerja
Munculnya teknologi AI dalam HR, memungkinkan Anda sebagai profesional HR untuk melacak kinerja karyawan sepanjang tahun. Sistem tersebut akan mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk tugas yang diselesaikan, keterlibatan dalam proyek, dan feedback dari rekan kerja.
Saat waktunya penilaian kinerja, Anda akan menerima laporan komprehensif yang membahas kekuatan dan area yang perlu diperbaiki, sehingga menjadikan proses tersebut lebih objektif dan adil.
3. Proses Onboarding/ Offboarding Karyawan
AI dapat membuat proses onboarding karyawan baru menjadi lebih mudah.
Sebagai contoh, ketika seorang karyawan baru bergabung dengan perusahaan, tools AI yang digunakan dapat membantu karyawan tersebut mengisi formulir, memperkenalkannya pada kebijakan perusahaan, dan mengatur sesi pelatihan awal.
Begitu juga saat seseorang karyawan meninggalkan perusahaan dan harus melakukan proses offboarding, AI dapat mengatur survei karyawan, pengembalian properti perusahaan, serta tugas-tugas lain untuk memastikan transisi yang lancar bagi semua pihak.
4. Inisiatif Keterlibatan Karyawan
Tim HR sering kesulitan menilai perasaan karyawan secara tepat. Untuk itu, diperlukan AI untuk membantu mengotomatisasi proses tersebut. Sebagai contoh, Anda bisa membuat survei singkat dan menarik yang meminta pendapat jujur dan tanpa identitas dari karyawan.
Kemudian, hasil dari survei tersebut dianalisis oleh alat AI untuk mendapatkan tren dan fokus area, sehingga Anda bisa meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.
5. Pengembangan Bakat dan Pelatihan
AI membantu menyesuaikan pembelajaran untuk karyawan. Di sini, AI dapat menganalisis keterampilan dan tujuan karier karyawan.
Berdasarkan informasi yang dihasilkan, AI bisa merekomendasikan kursus pelatihan atau workshop tertentu, serta menciptakan pendekatan yang dipersonalisasi dan mendorong karyawan untuk aktif terlibat dalam pengembangan karyawan.
Baca Juga: 7 Self Service Software Terbaik, Arti, Hingga Manfaatnya
6. Perencanaan Tenaga Kerja
Seorang manajer juga menggunakan AI untuk merencanakan kebutuhan timnya di masa depan. Dengan menganalisis data seperti keterampilan saat ini, tren industri dan rencana pertumbuhan perusaahaan, AI dapat memprediksi peran apa yang mungkin dibutuhkan tahun depan.
Hal ini membantu manajer atau pemimpin lainnya untuk merencanakan dan menyusun strategi, sehingga memastikan perusahaan selalu memiliki bakat yang sesuai.
Konsep yang sama juga berlaku di seluruh perusahaan, bahkan eksekutif global dapat memanfaatkan AI untuk memperluas wawasan mereka.
7. Chatbot dan Asisten Virtual HR
Adanya teknologi chatbot AI juga dapat dimanfaatkan sebagai asisten HR 24/7. Melalui chatbot tersebut, karyawan dapat bertanya tentang kebijakan cuti, benefit, dan sebagainya, sehingga memungkinkan tim HR berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi.
Sementara itu, karyawan tetap bisa mendapatkan jawaban instan melalui chatbot, yang membantu meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
Apakah AI dalam HR Memiliki Tantangan?
Ya, meskipun memudahkan tim HR dalam melaksanakan pekerjaannya, AI juga memiliki beberapa tantangan tertentu, di antaranya adalah:
1. Privasi dan Keamanan Data
Privasi dan keamanan data menjadi perhatian serius saat Anda berbicara tentang penggunaan AI dalam HR, dan mengabaikannya bisa berakibat buruk.
Informasi pekerja yang bersifat pribadi, seperti gaji, data pribadi, dan penilaian kinjerja harus dijaga agar tetap aman di dunia maya dan tidak jatuh ke tangan yang salah.
Jika keamanan data terancam, hal tersebut bisa menyebabkan masalah serius seperti pencurian identitas, kerugian finansial, dan merusak reputasi.
Solusi:
Departemen HR harus proaktif dengan menerapkan langkah-langkah kuat untuk menjaga privasi dan keamanan data. Hal ini melibatkan pengguaan eksipsi, otentikasi multi-faktor, dan audit kemanan secara teratur untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kerentanan.
Selain itu, HR perlu mengedukasi calon karyawan dan karyawan tentang pentingnya privasi dan keamanan data serta mendorong kesadaran untuk melindungi informasi pribadi mereka.
2. Bias dalam Algoritma AI
Bias dalam algoritma AI bisa menjadi masalah besar bagi departemen HR yang bergantung pada AI untuk pengambilan keputusan. Seperti manusia, algoritma AI bisa menjadi bias, sehingga menghasilkan keputusan yang tidak adil dan diskriminatif.
Sebagai contoh, jika data pelatihan untuk mengembangkan algoritma AI mengandung informasi yang bias, seperti steorotip berdasarkan gender atau ras, hasilnya bisa cenderung tidak adil.
Solusi:
Sebagai tim HR, Anda perlu memantau dan mengurangi risiko bias dalam algoritma AI.
Hal ini melibatkan audit secara teratur terhadap data yang digunakan untuk melatih algoritma AI, untuk memastikan data yang tersebut mencerminkan populasi secara adil, dan menghindari penggunaan data yang mengandung bias atau informasi yang diskriminatif.
Selain itu, tingkatkan transparansi untuk membuat keputusan yang dihasilkan oleh algoritma AI dapat dijelaskan dengan baik kepada karyawan guna membangun kepercayaan.
3. Resistensi terhadap Perubahan dan Kurang Pemahaman
Penggunaan AI dalam HR membawa perubahan besar dalam dunia kerja, namun tidak semua orang siap menerimanya. Beberapa orang mungkin akan mengalami kesulitan beradaptasi dengan teknologi dan cara baru melakukan pekerjaan.
Solusi:
Untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan, penting untuk menggunakan AI dengn pikiran yang strategis dan inovatif.
Misalnya dengan meningkatkan komunikasi yang jelas tentang nilai dan tujuan AI, pelatihan untuk memberikan keterampilan yang diperlukan kepada profesional HR, dan pendekatan transparan terhadap penggunaan AI.
Selain itu, memperkenalkan AI secara bertahap juga membantu para profesional HR beradaptasi dengan perubahan tersebut.
4. Biaya Tinggi dan Keahlian Teknis yang Diperlukan
Pengguaan AI di HR membutuhkan biaya yang cukup mahal dan pengetahuan teknis untuk mengimplementasikannya. Hal ini bisa menjadi masalah utama bagi organis
Penggunaan AI di HR bisa mahal dan memerlukan pengetahuan teknis untuk mengimplementasikannya dan menjaga agar tetap berjalan. Ini bisa menjadi masalah utama bagi organisasi dengan anggaran terbatas.
Solusi:
Investasi yang tepat dalam teknologi dan SDM merupakan kunci untuk mengatasi biaya tinggi dan kebutuhan keahlian teknis. Anda bisa menyeimbangkan antara biaya dan kemampuan, serta memiliki tim yang berkompeten unutk memanfaatkan AI secara efektif.
Meskipun investasi awal bisa mahal, perusahaan akan mendapatkan manfaat jangka panjang, seperti peningkatan akurasi dan pengalaman kandidat untuk memberikan hasil yang baik.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Semua Jenis Usaha
Bagaimana Masa Depan AI dalam HR?
Pada tahun 2030, diperkirakan bahwa AI akan menciptakan kegiatan ekonomi global senilai $13 triliun. Menurut Richard Coombes, ahli tranformasi HR di Deloitte, AI diharapkan dapat mengurangi bias perilaku dan presepsi dalam interaksi manusia.
Dengan perkembangan teknologi AI, perusahaan dapat mengharapkan lebih banyak otomatisasi, personalisasi, dan pengambilan keputusan berbasis data dalam SDM.
Kecerdasan buatan akan terus membantu meningkatkan praktik SDM seperti pemasangan lowongan pekerjaan, penyaringan kandidat, dan manajemen kinerja karyawan.
Dengan memberikan data dan wawasan secara real-time, AI juga akan membantu profesional HR untuk membuat keputusan yang lebih cerdas.
Namun, saat AI semakin terintegrasi dalam operasi HR, profesional HR tetap harus memastikan bahwa AI digunakan secara efisien dan adil.
Baca Juga: 8 Tantangan HR di Industri Retail dan Solusi Terbaiknya
Apakah Penggunaan AI Menggantikan Peran HR?
Tidak, AI dalam HR bukan untuk menggantikan pekerja manusia, tetapi untuk meningkatkan kemampuan mereka. Sebagai profesional HR, Anda memiliki peran yang sangat penting dalam membuat keputusan yang kompleks dan mengelola hubungan dengan karyawan.
Selain itu, Anda juga membawa pemikiran strategis, peran khusus, pemahaman bisnis, dan keterampilan kritis ke dalam pekerjaan mereka.
Meskipun AI sangat baik dalam melakukan tugas-tugas rutin secara otomatis, para ahli HR memiliki kemampuan khusus untuk mengartikan data yang dihasilka AI dan menggunakan wawasan strategis mereka untuk menyelaraskan inisiatif HR dengan tujuan perusahaan.
Peran khusus HR seperti hubungan dengan karyawan dan keragaman serta inklusi memerlukan sentuhan manusiawi yang tidak dapat dicapai oleh AI.
Selain itu, keterampilan interpersonal mereka, seperti empati, dan kecerdasan emosional sangat penting untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan menjaga budaya perusahaan yang positif.
Dengan kata lain, AI dan profesional HR bekerja sama secara simbiosis, di mana teknologi membantu mengoptimalkan kegiatan operasional dan keahlian manusia mendorong fungsi strategis HR, serta merawat hubungan dengan karyawan.
Baca Juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan
Kesimpulan
Penggunan AI dalam HR memiliki peran kunci dalam meningkatkan efisiensi proses, menganalisis data karyawan, dan mendukung manajemen kinerja.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil keputusan dengan lebih baik, meningkatkan keadilan, kerjasama tim dan budaya kerja yang lebih baik.
Namun, meskipun AI membawa banyak keuntungan, ada tantangan seperti privasi data, potensi bias dalam lagoritma, resistensi terhadap perubahan, dan biaya tinggi yang perlu dibayar.
Oleh karena itu, penting untuk mencapai keseimbangan antara teknologi dan keahlian manusia untuk memastikan penerapan AI yang efektif.
Salah satu hal yang bisa Anda lakukan adalah menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub untuk mengurus pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi karyawan, mulai dari presensi hingga payroll.
Sebagai contoh, dengan fitur absensi dari Gajihub, Anda bisa memantau kehadiran karyawan secara akurat, karena fitur tersebut sudah dilengkapi dengan GPS dan selfie.
Selain itu, melalui fitur employee self service (ESS), karyawan juga dapat melakukan presensi secara mandiri, serta mengajukan izin dan cuti.
Sementara untuk pekerjaan yang membutuhkan strategi dan pertimbangan lebih, seperti penguatan budaya perusahaan dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat bisa Anda lakukan bersama anggota tim HR lainnya.
Agar lebih fokus pada berbagai kerjaan di atas, Gajihub juga menyediakan fitur payroll yang memungkinkan Anda untuk melakukan proses penggajian lebih otomatis.
Anda juga bisa mengirimkan slip gaji kepada seluruh karyawan dalam format PDF, sehingga meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan coba gratis hingga 14 hari.