Software HR memiliki peran krusial dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Manfaat software HR di antaranya adalah pengelolaan administratif seperti cuti, beenfit, gaji, hingga pelacakan kinerja karyawan.
Dengan menggunakan software HR, perusahaan dapat meningkatkan pengalaman karyawan, mematuhi aturan ketenagakerjaan, dan membuat keputusan berbasis data yang lebih baik.
Selain itu, masih banyak manfaat dari software HR, yang akan dibahas Gajihub pada artikel kali ini. Yuk, simak penjelasan lengkapnya.
Apakah Penting untuk Menggunakan Software HR?
Ya, penggunaan software HR di dunia bisnis sangat penting. Hal ini disebabkan karena software tersebut menjadi alat penting bagi karyawan untuk mengurus hal-hal yang tidak langsung berhubungan dengan tugas utama mereka, seperti pengelolaan cuti, tunjangan, dan gaji.
Sebagai bagian dari tim HR, Anda bisa menggunakan software ini untuk mempermudah proses pengumpulan dan pemeliharaan data karyawan secara akurat, dengan memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi aturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Selain itu, manajer dapat memanfaatkan software HR untuk menyusun jadwal kerja, memantau produktivitas karyawan, dan masih banyak lagi.
Perusahaan-perusahaan besar banyak mengunakan informasi yang diperoleh dari software HR untuk meningkatkan pengalaman kerja karyawan menjadi lebih baik.
Oleh karena itu, penggunaan software HR sangat penting untuk membantu kegiatan operasional perusahaan berjalan lebih efisien, memastikan aturan diikuti dengan benar, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih modern.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
Apa Saja Jenis-Jenis Software HR?
Singkatnya, ada tiga jenis software HR yang umum digunakan, yaitu HRIS, HRMS, dan HCM. Berikut penjelasannya:
1. Human Resources Information System (HRIS)
HRIS berfokus pada pengelolaan data dasar karyawan, termasuk administrasi penggajian, pelacakan waktu, dan manajemen benefit.
Jenis software HR ini cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang umumnya hanya membutuhkan kebutuhan dasar pengelolaan SDM.
2. Human Resources Management System (HRMS)
HRMS merupakan perluasan dari HRIS dengan tambahan fitur seperti manajemen bakat, onboarding, offboarding, dan otomatisasi dalam proses rekrutmen.
Biasanya HRMS digunakan oleh perusahaan menengah yang menginginkan integrasi lebih dalam pengelolaan SDM.
3. Human Capital Management
HCM dilengkapi dengan fitur-fitur yang lebih komprehensif dan berfokus pada analitik data, manajemen tenaga kerja, dan pengembangan karyawan.
Software ini cocok untuk perusahaan besar dengan skala operasional yang kompleks dan kebutuhan strategis HR yang tinggi.
Saat memilih penggunaan HRIS, HRMS, dan HCM Anda dapat mempertimbangkan ukuran perusahaan, kebutuhan bisnis, tingkat kematangan bisnis, dan kemampuan teknologi yang dimiliki.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Semua Jenis Usaha
Apa Saja Manfaat Software HR?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, software HR dapat memberikan kemudahan dalam banyak hal, terutama dalam membuat pekerjaan sehari-hari karyawan menjadi lebih mudah dan teratur.
Berikut adalah beberapa manfaat dari software HR yang perlu Anda ketahui:
1. Mengelola Berbagai Tugas SDM
Sumber daya manusia tidak hanya seputar mencatat presensi dan melakukan tugas-tugas administrasi lainnya. Namun, sebagai tim HR, Anda juga perlu melakukan proses penggajian, menyusun strategi rekrutmen, dan masih banyak lagi.
Untuk itu, Anda membutuhkan software HR agar dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang bersifat pengulangan.
2. Mengoptimalkan Tugas Administratif
Pekerjaan administratif menjadi lebih efisien dengan menggunakan software HR. Selain itu, semua informasi terkait karyawan dapat disimpan dalam satu tempat, sehingga lebih terorganisir.
Dengan demikian, Anda dapat lebih berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan pertimbangan dan strategi tertentu.
3. Mengurangi Penggunaan Kertas
Penyimpanan informasi secara elektronik dapat membantu mengurangi jumlah penggunaan kertas yang sulit disimpan dan diorganisir, serta mengurangi risiko hilangnya dokumen penting.
Selain itu, software HR juga membuat perusahaan lebih ramah lingkungan karena menggunakan lebih sedikit kertas dalam kegiatan operasional sehari-hari.
4. Akses Instan ke Informasi
Ketika semua informasi disimpan di cloud atau server lokal, para profesional HR dan karyawan dapat mengakses apa yang mereka butuhkan segera tanpa harus berkomunikasi satu sama lain.
Baca Juga: Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi
5. Memantau Key Performance Indicator (KPI)
Selain itu, penggunaan software HR adalah melacak dan melaporkan kinerja Anda sendiri sebagai profesional HR. Sebab, dengan software ini, Anda bisa memantau beberapa hal berikut:
Retensi Karyawan
Retensi karyawan menjadi perhatian utama bagi para pengusaha. Dalam hal ini, masa kerja karyawan secara otomatis tercatat dalam software HR perusahaan, sehingga membuat Anda tetap up to date mengenai tingkat retensi karyawan.
Dengan demikian, Anda dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai.
Efisiensi Karyawan
Efisiensi karyawan dapat diukur dengan berbagai cara, seperti pendapatan per karyawan, waktu di kantor atau lokasi kerja, penyelesaian tugas, atau faktor lainnya.
Informasi dan aktivitas karyawan yang secara teratur tercatat dalam software HR, Anda dapat dengan mudah mengakses data sesuai kebutuhan Anda.
Absensi
Kehadiran karyawan adalah satu satu KPI penting. Selain ingin memastikan bahwa karyawan mengikuti jadwal kerja yang telah ditetapkan, tentunya Anda juga perlu melacak faktor-faktor yang mempengaruhi kehadiran karyawan, seperti sakit, berduka, atau stres.
Dengan menggunakan software HR, Anda pun dapat mengetahui absensi karyawan, baik bagi mereka yang mengajukan izin maupun tidak.
6. Membantu Menghemat Biaya
Mengelola biaya gaji dan benefit merupakan prioritas utama bagi semua perusahaan, karena berbagai komponesasi tersebut termasuk dalam pengeluaran terbesar.
Dengan demikian, software HR memberikan solusi bagi Anda dan tim HR untuk menghemat biaya tanpa mengurangi pengalaman karyawan.
Misalnya dalam hal manajemen absensi, software HR dapat membantu mengelola kehadiran karyawan secara akurat, mengurangi biaya yang berkaitan dengan absensi dan memberikan laporan mengenai absensi karyawan.
7. Mengurangi Kesalahan
Mengotomatisasi penggajian sangat berharga untuk berbagai jenis bisnis, karena pengelolaan data manual dapat menghasilkan kesalahan dalam proses penggajian.
Selain membutuhkan waktu untuk memperbaiki kesalahan, kesalahan penggajian misalnya dalam pemotongan pajak dapat menyebabkan perusahaan dikenai sanksi.
8. Mematuhi Regulasi
Manfaat software HR selanjutnya adalah memastikan bisnis regulasi mengenai ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.Misalnya dalam hal pemeriksaan hak-hak karyawan, seperti cuti dan kompensasi, serta kepatuhan terkait kesehatan dan keselamatan.
Selain itu, perusahaan juga bisa memastikan perhitungan pajak dan BPJS secara akurat.
9. Membantu Mengambil Keputusan yang Lebih Baik
Selanjutnya, software HR dapat membantu untuk mencari, menganalisis, dan melaporkan data karyawan secara mudah.
Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cerdas dengan menyediakan bukti secara cepat. Selain itu, otomatisasi penggajian juga membantu mengurangi kesalahan yang sering muncul dalam input data.
10. Memantau Kehadiran Karyawan
Karyawan yang tidak disiplin seringkali melakukan korupsi jam kerja, yang membuat perusahaan mengalami kergian dalam hal waktu dan uang.
Dengan menggunakan software HR, Anda dapat memantau kehadiran karyawan, serta melaporkan kepada manajer mereka masing-masing apabila terjadi pelanggaran terkait kehadiran.
Baca Juga:Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya
11. Perlindungan Data
Proses HR memastikan kebijakan keamanan tetap up to date dan membantu karyawan mengidentifikasi potensi ancaman, seperti email phishing.
Software ini juga memberikan akses terbatas untuk internal dan melindungi data karyawan dari akses yang tidak sah.
12. Mengelola Benefit dengan Lebih Baik
Baik perusahaan besar maupun kecil, proses pengelolaan benefit karyawan merupakan hal yang sangat kompleks, sehingga Anda membutuhkan software HR untuk mengotomatisasi serta menghemat waktu dan meningkatkan akurasi.
Software HR dapat membantu menghitung besaran benefit dan meningkatkan efisiensi karena langsung terintegrasi dengan proses penggajian.
Baca Juga: 10 Software HR Retail Terbaik dan Cara Tepat Memilihnya
13. Memanfaatkan Data SDM
Data memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan. Dengan menggunakan software HR, Anda akan lebih mudah untuk mengumpulkan dan memanfaatkan data untuk mengidentifikasi masalah dan meningkatkan proses bisnis.
Selain itu, penggunaan kecerdasan buatan dalam software HR juga membantu mengenali pola yang ada dalam data untuk memberikan wawasan tambahan mengenai SDM di perusahaan.
14. Membantu Rencana Pemulihan Bencana
Software HR berbasis cloud memungkinkan penyimpanan data yang aman dan dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi kehilangan data atau gangguan sistem akibat bencana dan masalah tertentu.
15. Akses Informasi secara Real-time
Manfaat software HR yang berbasis cloud juga menyediakan sumber informasi untuk semua pengguna yang diizinkan, terutama karyawan dan tim HR.
Software ini membantu Anda untuk mengontrol dan memperbarui dokumen secara rutin dan real time.
16. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Memiliki software HR yang sesuai dengan kebutuhan dapat membantu mempermudah pekerjaan HR dan karyawan, terutama untuk karyawan baru yang baru memulai kerja tanpa banyak panduan.
Apabila software HR tersebut juga menyediakan fitur employee self serviceatau disingkat ESS, karyawan juga dapat dengan mudah memperbarui informasi sendiri apabila diperlukan, serta melakukan berbagai kebutuhan administrasi.
Nah, salah satu software HR yang dilengkapi dengan fitur ESS adalah Gajihub.
Dengan fitur ini, karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri dengan tingkat akurasi yang tinggi, karena Gajihub memiliki sistem abuse detection yang dapat mendeteksi apabila karyawan menggunakan fake GPS ataupun fake IP.
Selain itu, karyawan juga dapat mengajukan cuti dan izin melalui aplikasi yang dapat diunduh melalui Google Playstore maupun Apps Store.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk cari tahu selengkapnya dan dapatkan gratis hingga 14 hari.
Baca Juga: 13 Rekomendasi Software HR untuk Perusahaan Kontraktor
Bagaimana Cara Memilih Software HR yang Tepat?
Memilih software HR bisa menjadi tugas yang cukup sulit. Dengan banyaknya opsi dan fitur-fitur menarik, penting untuk memastikan software tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan di masa depan.
Untuk mempermudah Anda, berikut tiga area kunci yang perlu Anda fokuskan saat memilih software HR:
1. Pertimbangkan Pertumbuhan Perusaahaan
Usaha Kecil
Gunakan software HR dasar untuk manajemen data karyawan, cuti, dan penggajian yang sederhana.
Perusahaan Besar
Pilih software HR yang dapat menangani fungsi SDM secara kompleks seperti administrasi benefit, pelacakan kepatuhan, dan manajemen kinerja.
Pertumbuhan Masa Depan
Jika Anda berencana untuk melakukan perekrutan besar-besaran, pilih HR yang dapat disesuaikan dengan perkembangan perusahaan.
2. Pahami Integrasi HR dengan Alat Bisnis Lain
Selanjutnya, identifikasi alat bisnis yang perlu berintegrasi dengan software HR, misalnya seperti software akuntansi. Pilihlah penyedia layanan dengan integrasi yang mudah dan dukungan pelanggan yang baik.
Contohnya seperti software HR Gajihub yang sudah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo. Melalui integrasi tersebut penggajian karyawan akan secara otomatis tercatat di Kledo.
Selain gaji, hutang piutang karyawan dan cicilan juga secara otomatis tercatat ke software akuntansi tersebut.
3. Bangun Rencana Penggunaan Software HR
Rencanakan penggunaan software HR, misalnya dalam hal transfer data dengan mempertimbangkan kebutuhan tim. Kemudian, komunikasikan dan terapkan proses baru tersebut kepada karyawan.
Di samping itu, Anda juga merencakan pelatihan untuk mempermudah karyawan beradaptasi dengan software HR yang digunakan.
Baca Juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa software HR memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, mengelola tugas-tugas SDM, dan berbagai manfaat lain, seperti menghemat biaya hingga pengambilan keputusan yang lebih baik.
Dengan memilih software secara tepat, Anda pun dapat merasakan berbagai manfaat software HR untuk menciptakan lingkungan kerja yang efisien, mematuhi aturan, dan meningkatkan pengalaman karyawan.
Salah satu software HR terbaik yang bisa Anda pilih adalah Gajihub. Dengan menggunakan software ini, seluruh urusan administrasi karyawan mulai dari absensi hingga payroll pun dapat dilakukan lebih mudah dan akurat.
Yuk, kunjungi tautan ini untuk coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: