Setiap perusahaan perlu untuk mempertimbangkan penggunaan software SDM, seperti HRIS, HRMS, HCM agar dapat mengelola karyawan dengan lebih efisien dan efektif. Namun, sebelumnya Anda harus memahami terlebih dahulu tentang perbedaan HRIS, HRMS, HCM.
Dengan mengetahui perbedaan ketiga jenis software tersebut, Anda pun dapat mempertimbangkan software mana yang paling dibutuhkan oleh perusahaan Anda.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian masing-masing dari HRIS, HRMS, dan HCM serta perbedaannya.
Apa itu HRIS, HRMS, dan HCM?
Sebagai profesional SDM, mungkin Anda kerap merasa bingung dengan perbedaan HRIS, HRMS, HCM dan letak kesaamaannya. Agar lebih memahaminya, berikut pengertian dari masing-masing kegita tools tersebut:
1. Human Resources Information System (HRIS)
HRIS adalah software atau platform digital yang digunakan untuk mengumpulkan data, memantau, dan mengelola semua proses SDM di dalam sebuah organisasi.
Sistem ini memberikan akses ke database yang berfungsi dengan baik, sehingga semua sistem SDM daapat berjalan dengan lancar, baik yang menggunakan server perusahaan, cloud, atau vendor pihak ketiga.
Sebagian besar sistem HRIS menawarkan database pusat untuk mengumpulkan dan mengatur data karyawan. Dengan demikian, Anda bisa memasukkan data karyawan ke dalam sistem secara mudah.
2. Human Resources Management System (HRMS)
HRMS adalah software dan tools digital yang membantu tim HR untuk mengelola sebagian besar tugas SDM, seperti pengorganisasian data karyawan dan pembuatan laporan berdasarkan data.
Sistem ini menghilangkan penggunaan dokumen kertas dan juga memudahkan beberaa kegiatan SDM dengan satu solusi.
3. Human Capital Management (HCM)
HCM membantu mengotomatisasi dan mengelola sistem yang berkaitan dengan karyawan, biasanya memiliki sistem berbasis cloud dan terintegrasi. Tujuannya sendiri adalah membantu perusahaan untuk lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan strategi dibandingkan tugas administratif yang harus dilakukan manual atau berulang-ulang.
HCM Perangkat lunak Manajemen Modal Manusia (HCM) mengotomatisasi dan mengelola sistem yang berkaitan dengan karyawan, biasanya dalam lingkungan berbasis awan yang terintegrasi.
Tujuannya adalah membantu organisasi untuk fokus pada inisiatif strategis daripada tugas administratif yang berulang atau manual.
Dengan menggunakan HCM, data akan dikumpulkan dari berbagai sumber untuk menghasilkan laporan yang mudah dipahami oleh tim HR, pihak manajemen lainnya, atau karyawan.
Fitur-fitur HCM juga mencakup dasbor data, kecerdasan buatan, dan otomatisasi alur kerja untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Bagaimana Evolusi Teknologi SDM?
Untuk lebih memahami tentang perbedaan HRIS, HRMS, HCM Anda perlu mengetahui perkembangan teknologi SDM. Berikut penjelasannya:
1. Munculnya HRIS
Sejak tahun 1960-an, HRIS sangat berkaitan dengan pengelolaan data dari berbagai proses SDM, termasuk penggajian, benefit, dan hal-hal penting SDM.
Ketika tim SDM mengambil tanggung jawab tambahan, seperti mencari bakat dan perekrutan, HRIS membantu dalam menjaga, mengelola, dan memproses detail karyawan serta peraturan terkait SDM.
Saat ini, hampir semua HRIS menjadi sistem manajemen informasi interaktif yang mengatur proses dan tugas sambil memungkinkan dokumentasi dan pelaporan yang akurat.
Saat tini, banyak orang yang masih menggunakan istilah HRIS, meskipun terdapat pilihan yang lebih cnaggih seperti HRMS dan HCM.
2. Transisi ke HRMS
Pada tahun 1990-an, HRMS berkembang dari HRIS untuk menjadi software yang lebih kuat dalam mengelola fungsi SDM internal.
HRMS dapat membantu Anda mengawasi berbagai tugas-tugas seperti pengelolaan data karyawan, administrasi penggajian, perekrutan, kompensasi, pelatihan, dan kehadiran karyawan.
Software ini dapat membantu perusahaan membangun tenaga kerja yang lebih modern dan memberikan data tentang aset terpenting dalam sebuah perusahaan.
3. Munculnya HCM
HCM telah menjadi semakin populer dalam beberapa tahun terakhir. Hal ini adalah rangkaian lengkap aplikasi SDM berbasis cloud yang bertujaun untuk meningkatkan pengalaman karyawan.
Solusi yang ditawarkan HCM saat ini seringkali mencakup asisten virtual, artifficial intelligence (AI), dan berbagai alat lain yang memungkinkan kerja sama dan berbagi data antar tim pengguna.
Selain itu, software ini juga bisa mengelola manajemen kinerja, pembelajaran, succession planning, data compensation planning, hingga alat perencanaan bisnis, dan masih banyak lagi.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Semua Jenis Usaha
Apa Saja Perbedaan HRIS, HRMS, HCM?
Ada beberapa aspek yang perlu Anda ketahui untuk memahami perbedaan HRIS, HRMS, HCM, yaitu:
1. Perbedaan Waktu Menggunakannya
Perbedaan utama antara ketiga software tersebut adalah bagaimana mereka sesuai untuk digunakan dan jenis kebutuhan organisasi yang mereka dukung.
HRIS Digunakan untuk Tugas SDM yang membutuhkan Banyak Data
HRIS dapat digunakan untuk menyimpan data terkait tenaga kerja, seperti nama, tanggal lahir, nomor Kartu Identitas Kependudukan (NIK), serta berbagai sistem informasi lain yang mendukung berbagai fungsi SDM.
HRIS merupakan tools yang palling sederhana untuk menyimpan dan mengelola data karyawan, yang biasanya mencakup administrasi penggajian, benefit, dan pelacakan waktu.
HRMS Digunakan untuk Kebutuhan Data yang Terintegrasi
HRMS menggunakan berbagai data yang ada dalam HRIS untuk membantu Anda tim HR dalam membuat keputusan berdasarkan data, seperti perekrutan dan mempertahankan bakat terbaik.
Hal ini juga membantu pengembangan karyawan dengan fitur manajemen kinerja. Selain itu, dengan manajemen data yang terintegrasi memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan para karyawan untuk bekerja sesuai feedback dari manajemen.
HCM Digunakan untuk Manajemen SDM yang Beragam
HCM mewakili tingkat kompleksitas software SDM yang tertinggi. Anda bisa meningkatkan hasil investasi dan tenaga kerja dengan mengembangkan dan memanfaatkan potensi karyawan dalam skala yang jauh lebih besar.
Perbedaan utama antara solusi HCM dan HRMS adalah fitur-fitur yang lebih rumit, sehingga cocok untuk perusahaan dengan tenaga kerja yang lebih besar.
Sebagai contoh, software HCM mungkin menawarkan fitur analitik SDM yang canggih yang memudahkan hubungan antara bakat dan strategi perusahaan secara luas.
2. Perbedaan Skala Penggunaannya ya
Karena memiliki beberapa perbedaan fitur, maka skala penggunanya pun akan berbeda-beda. Berikut penjelasannya:
HRIS Cocok untuk Tim yang Sangat Kecil atau Sangat besar
HRIS adalah pilihan tepat untuk bisnis kecil dengan satu orang SDM atau departemen SDM yang kecil, yang memerlukan fungsi dasar seperti administrasi penggajian dan benefit, serta pelacakan waktu.
Sebaliknya, perusahaan yang lebih besar dapat menggunakan HRIS dengan sistem lain. Data yang tersimpan dalam HRIS dapat digunakan oleh para HR untuk mempercepat dan mengotomatisasi tugas operasional SDM, termasuk penggajian.
HRMS untuk Perusahaan Menengah
HRMS melengkapi HRIS dengan fitur tambahan dengan menggunakan data dari HRIS, sehingga cocok untuk perusahaan menengah atau bisis yang mengalami pertumbuhan cepat.
Hal ini memiliki kemampuan tambahan, seperti manajemen kinerja dan rekrutmen, yang membantu perusahaan berkembang atau startup.
HCM Cocok untuk Perusahaan Besar
Perusahaan besar, terutama yang memiliki karyawan, tersebar di berbagai wilayah dunia, memerlukan platform HCM.
Hal ini memungkinkan perusahaan internasional untuk memperoleh wawasan analitik yang lebih kompleks dibandingkan yang disediakan oleh HRIS atau HRMS.
Sebaliknya, HCM menggabungkan data dari setiap modul ke dalam platform terpusat untuk memberikan wawasan yang lebih baik dibandingkan HRIS atau HRMS.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HR yang Cocok untuk Usaha Dagang
3. Perbedaan dari Segi Fitur
Berikut beberapa perbedaan fitur yang dimiliki ketiga software tersebut:
HRIS Membantu Tim SDM mengeleola Data Operasional
Fitur utamanya meliputi:
- Pelacakan personil: Mengelola direktori karyawan digital, termasuk data pribadi, informasi kontak, jabatan, dan lainnya.
- Penggajian: Menghitung gaji dan upah, mengurangkan jumlah yang tepat untuk pajak dan manfaat, dan membuat cek atau deposit langsung.
- Administrasi benefit: Memungkinkan karyawan mendaftar dalam manfaat, seperti asuransi kesehatan, mengelola data, dan memantau kepatuhan.
- Waktu dan kehadiran: Memantau jam kerja karyawan dan absensi yang disebabkan oleh liburan, sakit, dan alasan lainnya.
- Pelacakan pelamar: Memposting posisi terbuka di berbagai saluran, mengevaluasi pelamar, menjalankan wawancara, dan membantu peralihan dari pelamar menjadi karyawan.
HRMS Menggabungkan HRIS dengan Aktivitas SDM Tambahan
Fitur utamanya meliputi:
- Onboarding dan offboarding: Mengoptimalkan proses penerimaan dan pemutusan hubungan kerja dengan fitur seperti daftar periksa email, paket selamat datang, dan tanda tangan digital dari kandidat.
- Dasar HRIS: Memastikan bahwa data yang tepat dimasukkan ke dalam profil karyawan dan menggunakan diagram organisasi untuk menentukan hierarki manajerial.
- Manajemen bakat: Bersama dengan manfaat, gaji, waktu dan kehadiran, dan perekrutan, alat pengembangan tenaga kerja meliputi penilaian kinerja dan perencanaan suksesi.
- Layanan mandiri: Memungkinkan anggota staf mengedit data pribadi mereka, mengajukan permintaan cuti, menetapkan dan melacak tujuan mereka sendiri, dan memberi mereka rasa memiliki terhadap data mereka.
- Otomatisasi rekrutmen: Mengotomatisasi proses dasar seperti posting pekerjaan, pelacakan pelamar, dan pengiriman aplikasi secara online.
HCM Dapat Mendukung Seluruh Kebutuhan SDM
Fitur utamanya meliputi:
- Administrasi SDM: Mengelola informasi karyawan, insentif, gaji, evaluasi kinerja, dan lainnya, termasuk portal layanan mandiri karyawan.
- Manajemen bakat: Menggabungkan tugas perekrutan, induksi, pelatihan, pemantauan aplikasi, dan berbagi pekerjaan berbasis web.
- Manajemen tenaga kerja dan pekerjaan: Menggunakan fitur taktis seperti manajemen waktu dan kehadiran, penjadwalan, opsi layanan mandiri, dan perencanaan keuangan.
- Integrasi: Menyediakan berbagai alat SDM terintegrasi yang memanfaatkan teknologi cloud dan mobile untuk menganalisis data dari berbagai sumber SDM atau non-SDM.
- Analitik: Dasbor memfasilitasi pengambilan keputusan berdasarkan data dengan wawasan berbasis analitik tentang keterlibatan karyawan, efisiensi, kesejahteraan, biaya, dan kesehatan organisasi.
4. Perbedaan dari Segi Manfaat
Setiap software SDM memiliki manfaat yang sedikit berbeda-beda, yaitu:
hRIS Membantu Mengelola Data yang Besar
HRIS dapat membantu perusahaan menemukan dan menganalisis data secara efisien dengan memusatkan informasi dan analitik.
Hal ini menghasilkan keputusan yang lebih cerdas dalam hal rekrutmen, pemecatan, gaji, promosi, dan tugas SDM inti lainnya. Dalam sebagian besar kasus, HRIS meningkatkan efektivitas dan produktivitas tim HR.
HRMS Memperkuat Kemampuan Data dan Memperkenalkan Sentralisasi dan Otomatisasi
Keuntungan utama menggunakan HRMS adalah peningkatan keamanan data karyawan. Selain itu, otomatisasi SDM yang mengurangi kemungkinan human error, sehingga mampu menjaga keaslian informasi karyawan.
HRMS juga membantu mengerjakan tugas-tugas manual menjadi lebih sederhana.
HCM Membantu Beradaptasi dengan Era Cloud dan Analitik Data
Dengan menggabungkan informasi ke basis data t erpusat yang dihosting melalui sistem cloud, HCM dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik.
Hal tersebut memungkinkan fleksibilitas, meningkatkan efisiensi tenaga kerja, dan menciptakan peluang baru untuk peningkatan keterlibatan karyawan.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software HR Usaha Jasa dengan Fitur Terbaik
Apa Saja Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih HRIS, HRMS, atau HCM?
Ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan sebelum memutuskan menggunakan HRIS, HCM, atau HRMS, seperti:
1. Ukuran Perusahaan
Pahami seberapa besar perusahaan Anda, yaitu dengan melihat jumlah karyawan untuk dapat menentukan sistem yang tepat. Bisnis kecil mungkin akan lebih baik menggunakan HRIS sederhana, sementara bisnis besar membutuhkan fitur yang lebih canggih dari HCM.
2. Kebutuhan Bisnis
Selanjutnya, ketahui apa saja kebutuhan perusahaan. Apakah Anda membutuhkan pengelolaan data dasar karyawan, mengotomatisasi proses SDM, atau mengoptimalkan pengelolaan SDM? Dengan demikian, Anda dapat menentukan jenis software SDM secara tepat.
3. Kemampuan Skalabilitas
Pastikan sistem yang Anda pilih dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda. Sebuah solusi yang fleksibel dan dapat disesuaikan bisa menjadi pilihan terbaik.
4. Kematangan Bisnis
Bisnis yang masih muda mungkin akan memilih HRIS untuk mengelola data karyawan, sementara bisnis yang lebih mapan mungkin membutuhkan HRMS atau HCM untuk mengatasi tugas-tugas yang lebih kompleks.
5. Kebutuhan SDM
Jika Anda menghadapi masalah dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi, mungkin Anda mebutuhkan alat rekrutmen dan pengelolaan yang canggih seperti yang terdapat dalam HRMS atau HCM.
6. Masalah Efisiensi
Identifikasi masalah-masalah utama dengan sistem HR yang Anda miliki saat ini dan cari tahu apakah solusi baru dapat membantu mengatasi masalah tersebut.
7. Kemampuan Teknologi
Pertimbangkan kemampuan teknis tim Anda dan apakah mereka dapat mengelola sistem tertentu. Misalnya, jika Anda tidak dapat menyimpan data di cloud, mungkin Anda perlu mempertimbangkan solusi lainnya.
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga penting bagi Anda untuk mempertimbangkan hal tersebut sebelum memilih sistem HR yang tepat.
Baca Juga: 10 Software HR Retail Terbaik dan Cara Tepat Memilihnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa terdapat beberapa perbedaan HRIS, HRMS, HCM.
Pada dasarnya, HRIS merupakan software yang digunakan untuk sistem informasi, HRMS berkaitan dengan pengelolaan operasional SDM, dan HCM bertujuan untuk membantu memaksimalkan SDM.
Dengan memahami perbedaan antara ketiganya, Anda pun dapat menemukan jenis software HR terbaik Anda.
Apabila saat ini perusahaan Anda sudah memutuskan untuk menggunakan HRIS, salah satu software paling recommended yang bisa Anda coba adalah Gajihub.
Gajihub merupakan software payroll dan HR yang dapat membantu Anda untuk mengelola data karyawan dengan lebih canggih dan sederhana.
Software ini juga dilengkapi dengan fitur payroll yang memungkinkan Anda untuk melakukan proses penggajian secara otomatis hingga menyediakan slip gaji untuk karyawan yang dapat diunduh dalam format PDF.
Tak hanya itu, Gajihub juga dilengkapi dengan fitur employee self service yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri serta mengajukan cuti dan izin.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi dan pertimbangan.
Tertarik untuk menggunakannya? Yuk, coba gratis hingga 14 hari dengan klik tautan ini.
Catatan Kaki: