Kinerja karyawan atau tim yang kurang baik dapat memberikan dampak siginifikan pada bisnis perusahaan. Untuk itu, Anda perlu memahami bagaimana cara mengelola kinerja yang buruk apa saja indikatornya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu kinerja buruk, manfaat mengelola kinerja yang buruk, apa saja yang perlu diperiksa, hingga tips mengatasinya.
Apa yang Dimaksud dengan Kinerja Buruk?
Kinerja yang buruk adalah ketika seorang karyawan gagal memenuhi ekspektasi atau tanggung jawab pekerjaannya. Selain itu, dikatakan berkinerja buruk jika karyawan tidak mampu mencapai tujuan atau pencapaian dalam jangka waktu tertentu.
Masalah kinerja juga dapat dikaitkan dengan cara seorang karyawan terlibat dan berperilaku di dalam timnya.
Pada dasarnya, kinerja buruk dapat ditunjukan dalam bentuk apapun, mulai dari selalu datang terlambat, melupakan tugas penting, hingga menimbulkan konflik di tempat kerja.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
Apa Saja Contoh Kinerja Buruk?
Kinerja yang kurang memuaskan di lingkungan kerja dapat berdampak negatif pada produktivitas dan semangat kerja seluruh tim. Meskipun dilakukan secara tidak sengaja, masalah tersebut harus segera di atasi.
Untuk itu, Anda perlu mengenali terlebih dahulu beberapa contoh dari kinerja buruk di tempat kerja:
1. Ketidaktepatan Waktu
Karyawan yang kinerjanya kurang baik sering kali tidak dapat memenuhi janji waktu, baik itu dalam rapat atau dalam memenuhi deadline pekerjaan.
2. Bersikap Negatif
Untuk bekerja sama di dalam tim, dibutuhkan sikap yang positif dan semangat untuk memngambil tanggung jawab proyek baru. Namun, karyawan dengan kinerja buruk biasanya cenderung mengeluh dan menciptakan konflik di dalam tim.
3. Gagal Menyelesaikan Tugas
Entah karena kurangnya keteramiplan atau semangat kerja, karyawan dengan kinerja buruk seringkali gagal menyelesaikan tugas dengan baik.
4. Tidak Responsif terhadap Masukan
Saat diberikan masukan agar lebih berkembang, karyawan berkinerja buruk mungkin tidak akan merspons atau bahkan mengabaikan masukan tersebut, yang menyebabkan terulangnya kesalahan yang sama.
5. Kurang Perhatian terhadap Detail
Karyawan dengan kinerja buruk terlihat kurang fokus dan tidak memperhatikan detail pekerjaan mereka, misalnya tidak membalas email penting atau melewatkan langkah-langkah krusial dalam menyelesaikan suatu proyek.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Apa yang Menyebabkan Kinerja Buruk Terjadi?
Sebelum mengetahui cara mengelola kinerja yang buruk, penting bagi Anda untuk memahami akar permasalahannya. Perlu Anda ingat, bahwa setiap karyawan memiliki keunikan masing-masing, sehingga kinerja buruk bisa terjadi karena berbagai faktor.
Namun, berikut adalah beberapa hal yang menyebabkan kinerja buruk terjadi di lingkungan kerja:
1. Masalah dalam Kehidupan Pribadi
Kehidupan pribadi yang bermasalah, seperti masalah kesehatan ataupun keluarga bisa berdampak besar pada kinerja karyawan. Jika hal-hal tersebut terjadi dan menghambat kerja karyawan, Anda bisa mencoba untuk bekerja sama untuk mencari solusi secepatnya.
2. Kelelahan atau Masalah Kesejahteraan Lainnya
Menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan atau dikenal dengan istilah work life balance bisa terasa sulit.
Kelelahan dapat menyebabkan masalah kinerja, dan diperlukan pendekatan khusus untuk membantu karyawan mengatasi kelelahan sambil memberikan dukungan untuk pemulihan.
3. Konflik di Tempat Kerja
Konflik antar rekan kerja, meksipun tidak selalu terlihat, dapat menyebabkan stres dan frustasi, sehingga berdampak buruk pada kinerja. Untuk itu, Anda perlu melakukan penanganan konflik dengan baik agar dapat menghasilkan solusi terbaik.
4. Kesenjangan Keterampilan
Karyawan mungkin diberi tanggung jawab yang tidak mereka ketahui cara mengatasinya, tapi mungkin ragu untuk mengakui bahwa mereka membutuhkan bantuan. Dalam situasi ini, manajer bisa memberikan pelatihan dan bimbingan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
5. Kurangnya Motivasi
Terkadang, karyawan kehilangan motivasi karena merasa pekerjaan mereka tidak memberikan dampak atau karena merasa tidak jelas tentang tanggung jawab mereka. Hal ini dapat mengurangi motivasi mereka untuk bekerja secara maksimal.
Baca Juga: 7 Indikator Motivasi Kerja dan Cara Meningkatkannya
Apa yang Perlu Diperiksa dalam Kinerja Buruk Karyawan?
Untuk mengidentifikasi kinerja buruk, Anda membutuhkan pengamatan tertentu agar dapat membedakan pola kinerja buruk atau kesalahan yang memang hanya terjadi sesekali.
Anda dapat melakukan pemeriksaan tentang kinerja karyawan melalui beberpa pertanyaan berikut:
1. Pencapaian tujuan
Identifikasi apakah karyawan tersebut gagal mencapai tujuan selama satu bulan atau lebih. Satu kali kegagalan mungkin masih dianggap wajar, namun jika terjadi secara konsisten, maka hal tersebut bisa menjadi pertanda bahaya yang perlu ditindaklanjuti.
2. Kualitas Tugas
Selanjutnya, pahami apakah kualitas tugas yang mereka kerjakan selalu di bawah standar, atau hanya terjadi pada satu tugas tertentu.
3. Tanggung Jawab dan Komunikasi
Dalam hal ini, Anda dapat memastikan apakah mereka gagal menyelesaikan tugas, tidak memenuhi tenggat waktu, atau kurang dalam berkomunikasi?
Kemudian, telusuri apakah mereka ecara konsisten menghambat kemampuan tim untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tidak memenuhi tanggung jawab mereka.
4. Konflik
Periksa apakah mereka memiliki pola konflik dengan rekan kerja atau atasan, atau hanya terlibat dalam satu perselisihan yang tidak biasanya terjadi.
5. Respon terhadap Feedback
Terakhir, ketahui bagaimana cara karyawan merespons feedback. Periksa apakah mereka langsung melakukan perubahan positif saat diminta, atau malah bersikap menolak dan tidak menerapkan kritik yang membangun.
Baca Juga: Employee Feedback: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Apakah Penting untuk Mengetahui Cara Mengelola Kinerja yang Buruk?
Ya, mengetahui cara mengelola kinerja yang buruk di tempat kerja sangat penting, terutama bagi setiap pemimpin tim. Berikut beberapa manfaat mengetahui cara mengatasi kinerja buruk:
1. Meningkatkan Produktivitas dan Efektivitas Tim
Mengelola kinerja buruk dengan sukses memungkinkan Anda memberikan dampak positif pada produktivitas dan efektivitas keseluruhan tim.
Anda dapat menggunakan teknik yang bisa memotivasi tim secara individu maupun sebagai kelompok untuk membangun kepercayaan dan meningkatkan komunikasi.
Saat Anda dapat mengelola kinerja yang buruk, karyawan juga cenderung meminta saran dari Anda yang dipercaya dapat membantu tim memprediksi dan mencegah masalah di masa depan, sehingga membantu meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.
2. Menetapkan Standar Tinggi untuk Harapan Tim
Ketika Anda berhasil mengelola kinerja yang buruk, Anda mendorong rekan kerja lain untuk melakukan pekerjaan dengan baik dan menilai metode kerja mereka.
Hal ini juga membantu karyawan lain untuk menyadari dan lebih memahami harapan yang perusahaan miliki terhadap kinerja mereka.
3. Membangun Kepercayaan
Membangun kepercayaan merupakan aspek yang sangat penting, terutama bagi seorang pemimpin tim yang bertanggung jawab dalam mengelola kinerja rekan kerja.
Selain itu, menjadi seorang profesoinal yang dapat dipercaya, mudah untuk dihubungi, dan mampu mengelola kinerja buruk adalah hal yang sangat krusial. Saat anggota tim menyadari bahwa Anda memiliki kemampuan tersebut, maka mereka akan merasa lebih nyaman untuk meminta bantuan Anda.
Kemudian, penting juga bagi karyawan untuk melihat bahwa Anda dapat menghargai kerja keras mereka dalam meningkatkan kinerja di lingkungan kerja.
Bagaimana Tips Mengelola Kinerja yang Buruk?
Setelah memahami manfaat dan apa saja yang perlu diperiksa dalam kinerja buruk karyawan, berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja mereka:
1. Identifikasi Masalah
Terkadang, saat memimin tim, Anda bisa merasa ada sesuatu yang salah, namun tidak tahu secara pasti apa masalahnya. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menemukan masalah kinerja yang dialami karyawan.
Melalui langkah ini, Anda juga bisa mengetahui seberapa krusial parah masalah tersebut dan sudah berapa lama terjadi.
2. Tangani Masalah Segera Mungkin
Saat Anda melihat ada anggota tim yang kinerjanya kurang baik, sebaiknya Anda segera menangani hal tersebut agar tidak mempengaruhi produktivitas tim. Terkadang, orang tersebut mungkin tidak menyadari bahwa kinerjanya di bawah harapan perusahaan.
Jadi, jelaskan masalahnya kepada mereka misalnya dalam meeting one-on-one.
3. Catat Prosesnya
Mencatat proses dalam mengelola kinerja dapat menjadi alat yang berguna jika Anda perlu melaporkan kinerja buruk seseorang ke manajemen perusahaan.
Anda bisa mencatat masalah-masalah yang terjadi di dalam tim dan langkah-langkah yang Anda ambil untuk membantu rekan kerja memperbaiki kinerjanya.
Dokumentasi ini juga bisa membantu Anda melatih manajer baru dan berbagi cara terbaik untuk mengatasi kinerja yang kurang baik di dalam perusahaan.
4. Ajukan Beberapa Pertanyaan
Mengelola kinerja yang kurang baik akan lebih mudah jika Anda memahami situasinya. Saat melihat pekerjaan seseorang tidak sesuai harapan perusahaan, tanyakan pada mereka apa yang mungkin menyebabkan hal tersebut bisa terjadi.
Tunjukkan bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan mereka dan ingin membantu mengatasi masalahnya.
5. Dorong Tanggung Jawab Bersama
Anggota tim akan lebih semangat bekerja keras jika tahu seluruh tim mengandalkan kinerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Untuk itu, dorong semua anggota tim agar saling mendukung, mau meminta bantuan, dan meningkatkan komunikasi.
Saat semua orang sadar betapa pentingnya pekerjaan mereka, mereka pun akan lebih bertanggung jawab dan terlibat dalam mencapai kesuksesan tim.
Baca Juga: 12 Tantangan Manajemen Kinerja yang Harus Dipahami
6. Akui Kelebihan Individu
Meskipun seseorang mengalami kesulitan, tetap akui hal-hal yang mereka lakukan dengan baik.
Misalnya, beri apresiasi pada anggota tim baru yang mungkin masih merasa kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan beban kerja, dan tunjukkan bahwa Anda menghargai keahlian mereka yang lainnya, misalnya dalam hal memperhatikan detail pekerjaan.
7. Berikan Feedback yang Jujur
Feedback yang jujur sangat penting untuk kinerja tim secara keseluruhan.Saat Anda mengetahui bahwa seseorang memiliki bakat khusus untuk departemen atau tim lain, diskusikan hal ini dengan mereka.
Hal tersebut menunjukkan bahwa Anda menghargai kekuatan dan berkomitmen untuk membantu menggunakan potensi penuh mereka dalam peran yang berbeda.
8. Buat Rencana Peningkatan Kinerja
Jika masalah kinerja muncul berkali-kali, pertimbangkan untuk membuat rencana perbaikan kinerja. Hal ini membantu mengatasi masalah umum di dalam tim, seperti motivasi karyawan yang rendah.
Selain itu, Anda juga bisa membuat rencana khusus untuk setiap orang yang membutuhkan peningkatan kinerja. Berikan mereka rencana yang jelas mengenai tujuan baru dan bantu mereka untuk memperbaiki kinerjanya.
9. Lakukan Tindak Lanjut
Lakukan tindak lanjut dengan anggota tim yang sedang berusaha memperbaiki kinerjanya. Dukung mereka dalam menjalani proses ini dan terus pantau kemajuannya.
Ingatlah bahwa dorongan dan perhatian dari tim juga sangat penting untuk membuat mereka merasa percaya diri dan nyaman di lingkungan pekerjaan.
10. Ambil Keputusan Jika Kinerja Tidak Membaik
Jika karyawan dengan kinerja buruk tersebut tidak kunjung membaik, hal tersebut dapat menyebabkan anggota tim lainnya merasa kesal dan putus asa.
Oleh karena itu, setelah memberikan mereka cukup waktu untuk memperbaiki diri, Anda perlu memikirkan opsi lain. Beberapa solusi yang biasanya diambil adalah pemindahan atau pemutusan hubungan kerja (PHK).
Pemindahan
Hal ini dilakukan karena mungkin karyawan tersebut lebih cocok untuk posisi di perusahaan dengan tanggung jawab yang berbeda. Menempatkan mereka pada posisi yang sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan mereka juga bisa menjadi solusi terbaik.
Pemutusan Hubungan Kerja
Jika Anda sudah mencoba semua cara dan tidak berhasil, Anda mungkin harus memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan tersebut.
Meskipun ini bukan pilihan yang diinginkan, namun dapat menjadi solusi terbaik untuk semua orang. Kemudian, ingatlah bahwa proses PHK bisa menjadi sangat rumit, sehingga Anda perlu mengikuti semua prosedur dan kebijakannya dengan hati-hati.
Baca Juga: 4 Jenis dan 17 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, dapat diketahui bahwa mengelola kinerja yang buruk dalam tim sangat penting untuk menjaga produktivitas dan meningkatkan efektivitas.
Namun, sebelum melakukan tindakan tertentu, Anda perlu memahami apa yang menjadi penyebab dari kinerja buruk tersebut, apakah karena masalah pribadi, kelelahan, konflik, kesenjangan keterampilan, atau kurangnya motivasi.
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan dalam mengelola kinerja buruk, mulai dari identifikasi masalah, penanganan secepatnya, hingga pengambilan keputusan seperti PHK jika karyawan tersebut tidak kunjung menunjukkan perubahan.
Untuk membantu Anda dalam mengelola kinerja karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memungkinkan Anda untuk memantau kedisiplinan karyawan.
Software ini sangat bermanfaat terutama jika karyawan yang berkinerja rendah tersebut memiliki masalah seperti sering terlambat masuk bekerja.
Dengan fitur absensi Gajihub, Anda dapat memastikan bahwa presensi yang dilakukan oleh karyawan akurat karena software ini sudah dilengkapi dengan alat pendeteksi fake GPS dan juga presensi menggunakan selfie.
Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi jam kerja, bahkan jika pekerjaan tersebut dilakukan secara jarak jauh.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
Catatan Kaki: