Onboarding dan offboarding merupakan tahap awal dan akhir saat seseorang bekerja di suatu perusahaan. Tahapan ini dimulai saat seseorang menerima tawaran pekerjaan dan berakhir pada hari terakhir bekerja. Namun, apa perbedaan onboarding dan offboarding?
Dengan memahami kedua proses tersebut, Anda dapat membantu perusaahaan menciptakan pengalaman terbaik bagi karyawan, yang juga bermanfaat bagi seluruh perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan onboarding dan offboarding, perbedaan antara keduanya, hingga langkah-langkah efektifnya.
Apa yang Dimaksud dengan Onboarding dan Offboarding?
Onboarding dan offboarding karyawan adalah membantu karyawan baru untuk bergabung dengan perusahaan dan juga membantu mereka ketika harus berpisah dari karyawan.
Setiap perusahaan penting untuk mengelola proses-proses tersebut dengan baik agar karyawan merasa senang dan meningkatkan produktivitas, yang juga baik untuk perusahaan.
Lebih jelas lagi, onboarding karyawan adalah tentang membantu mereka beradaptasi dengan perusahaan sejak awal, mulai dari saat mereka menerima tawaran kerja sampai mereka benar-benar mulai bekerja.
Sementara offboarding adalah proses saat seorang karyawan harus berhenti bekerja di perusahaan, entah karena mengundurkan diri, dipecat, atau pensiun.
Baca Juga: Pengertian Overwhelmed Karyawan, Penyebab, dan Dampaknya
Apakah Onboarding dan Offboarding itu Penting?
Ya, sangat penting, sebab onboarding bukan hanya sekadar penganalan dasar, hal ini melibatkan pengenalan karyawan baru ke budaya perusahaan untuk memastikan mereka menjadi produktif, terlibat, dan merasa terhubung.
Proses ini sangat penting untuk menjaga karyawan tetap tinggal di perusahaan, dan merpakan langkah awal yang akan mempengaruhi seluruh proses profesional karyawan di perusahaan.
Di sisi lain, offboarding adalah prosedur yang terstrukur ketika ada seorang karyawan yang keluar dari perusahaan. Proses ini juga menjadi cara untuk menjaga pengetahuan organisasi, memastikan transisi peran, dan mengakhiri pekerjaan karyawan.
Saat ini, pentingnya onboarding telah berkembang secara signifikan, yang turut mempengaruhi retensi karyawan dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan. Sebuah studi menunjukkan bahwa proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan sebanyak 80%.
Untuk menjelaskan lebih lanjut, bayangkan jika gambaran perusahaan selama proses perekrutan tidak sesuai dengan kenyataan yang dialami oleh karyawan baru. Hal ini dapat berdampak buruk pada semangat mereka.
Misalnya, jika perusahaan dikenal sebagai tempat kerja yang didukung oleh kecanggihan teknologi, namun ternyata saat proses onboarding karyawan tetap harus menggunakan formulir kertas yang saat ini sudah ketinggalan zaman.
Sementara itu, offboarding tidak hanya melibatkan proses perpisahan, tetapi juga menjadi kesempatan untuk menjaga pengetahuan perusahaan, mendapatkan feedback untuk perbaikan organisasi, dan menjaga citra perusahaan yang positif.
Saat offboarding dilakukan dengan baik, hal ini dapat memastikan transisi yang lancar, sehingga memungkinkan karyawan membagikan pengetahuan penting sebelum meninggalkan perusahaan.
Selain itu, proses offboarding yang terstruktur dapat menciptakan hubungan yang harmonis antar mantan karyawan, di mana mereka dapat memperkenalkan perusahaan kepada relasi, menjadi mitra kerja, atau bahkan kembali bekerja di perusahaan.
Dengan demikian, Anda perlu menciptakan proses offboarding dengan baik untuk menguatkan komitmen perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan dan profesionalisme, bahkan ketika hubungan resmi sudah berakhir.
Baca Juga: Perbedaan Induksi Karyawan dan Onboarding, serta Tahapannya
Apa Saja Perbedaan Onboarding dan Offboarding?
Setelah memahami pengertian dari keduanya, berikut perbedaan onboarding dan offboarding yang perlu Anda perhatikan:
1. Offboarding Bisa Terjadi Tiba-Tiba
Offboarding dapat terjadi tiba-tiba dan seringkali harus berjalan dengan cepat, sementara onboarding bisa berlangsung perlahan karena perusahaan ingin membantu karyawan baru beradaptasi.
Setiap perusahaan tentunya ingin mengakhiri hubungan dengan karyawan secara baik, namun terkadang, kepergian karyawan tidak selalu berjalan lancar. Ada banyak alasan mengapa karyawan bisa meninggalkan pekerjaan, seperti masalah gaji, ketidakpuasan dengan atasan, atau bahkan pemecatan.
Dalam situasi-situasi tersebut, perusahaan sering ingin segera mengakhiri hubungan dengan karyawan dan menghapus akses karyawan secara cepat.
Hal itulah yang menyebbakan proses offboarding bisa terjadi tiba-tiba, dan seringkali Anda tidak mengetahui kapan karyawan akan meninggalkan perusahaan.
2. Jalannya Proses Onboarding dan Offboarding
Onboarding dan offboarding merupakan kebalikan satu sama lain. Ketika seorang karyawan baru datang bekerja di sebuah perusaahaan, mungkin ia akan menggunakan inventaris kantor sebagai alat bekerja, misalnya seperti laptop dan sebagainya.
Nantinya, saat karyawan tersebut memutuskan untuk pergi dari perusahaan selama proses offboarding, dia harus mengembalikan alat inventaris kantor.
3. Proses Offboarding Bisa Terasa Lebih Sulit
Baik perusahaan maupun karyawan ingin mengakhiri hubungan dengan baik, karena karyawan mendapat pengalaman baru. Seluruh perusahaan juga berharap karyawan merasa senang dengan waktu yang dihabiskan, teman-teman yang dikenal, dan pengetahuan baru yang didapat.
Hanya saja, terkadang hubungan tidak selalu berjalan lancar. Karyawan bisa merasa tidak puas dengan gaji yang diberikan perusahaan, atau perusahaan bisa menemukan masalah seperti penipuan atau pencurian dokumen.
Hal ini bisa menyebabkan hubungan yang tidak baik antara karyawan dan perusahaan.
Bahkan jika diperlukan, perusahaan bisa melibatkan polisi, dan karyawan yang merasa kesal bisa memberi ulasan buruk tentang perusahaan kepada teman, kenalan, atau di forum tertentu untuk mengungkapkan kekecewaannya.
4. Proses Onboarding Lebih Lama Dibanding Offboarding
Ketika seorang karyawan baru mulai bekerja, dia mungkin membutuhkan beberapa minggu untuk beradaptasi. Mereka mungkin harus mengikuti pelatihan untuk memahami lebih banyak tentang perusahaan.
Semakin besar perusahaan tersebut, semakin banyak yang perlu dipelajari oleh karyawan baru. Selain itu, mereka juga perlu waktu untuk mengisi formulir kerahasiaan, kesepakatan gaji, dan dokumen lain dengan tim HR. Mereka juga harus berkenalan dengan berbagai departemen.
Karyawan baru juga perlu waktu untuk mengisi formulir kerahasiaan, kesepakatan gaji, dan dokumen lain dengan tim SDM. Mereka mungkin harus mengunjungi kantor dan berkenalan dengan berbagai departemen.
Di sisi lain, karyawan yang meninggalkan perusahaan mungkin hanya memerlukan satu atau dua jam untuk mengakhiri hubungannya dengan perusahaan. Mereka hanya perlu membawa barang-barang pribadi mereka dan mengisi beberapa dokumen sederhana.
Dengan demikian, meskipun proses onboarding dan offboarding sama-sama penting, proses onboarding membuat karyawan seperti mereka memulai babak baru dan mereka antusias.
Sementara proses offboarding bisa membuat karyawan merasa furtasi, namun hal ini juga menjadi langkah awal bagi karyawan untuk bekerja di perusahaan lain.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Apa Saja yang Perlu Dilakukan dalam Proses Onboarding?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa terdapat perbedaan onboarding dan offboarding dalam prosesnya.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan dalam proses onboarding:
1. Kirim Email Pengantar
Sebelum karyawan baru benar-benar memulai pekerjaan, kirimkan email pengantar yang berisi informasi penting, seperti tanggal memulai kerja, jam kerja, alamat kantor, dan hal-hal yang perlu mereka lakukan hari pertama.
Berikan juga salinan manual karyawan, panduan tentang cara berpakaian, dan rincian kontak manajer atau supervisor.
2. Persiapkan Tempat Kerja
Jika karyawan baru bekerja di kantor, pastikan Anda telah menyiapkan tempat kerja mereka. Hal ini melbatkan persiapan komputer, email, dan akses ke alat bisnis lainnya.
Pastikan juga mereka memiliki akses ke hardware dan software yang mereka butuhkan. Terutama jika proses onboarding dilakukan secara virtual.
3. Kumpulkan Dokumen
Selanjutnya, kumpulkan semua dokumen yang perlu diisi oleh karyawan baru pada hari pertama, seperti dokumen pajak, kontrak, dan informasi gaji. Berikan salinan buku panduan karyawan dan informasi tentang paket benefit.
Pastikan karyawan segera menyelesaikan dokumen ini.
4. Informasikan kepada Tim
Pastikan Anda telah menginformasikan tentang adanya karyawan baru. Bagikan informasi tentang latar belakang dan pengalaman karyawan baru. Hal ini membantu tim lain untuk lebih mudah berinteraksi dengan karyawan baru.
5. Lakukan Tur Kantor
Berikan tur kantor kepada karyawan baru dan jika memungkinkan buatlah peta yang dapat memandu mereka ke area penting seperti ruagn kerja, ruang makan, kamar mandi, dan ruang pertemuan.
Hal ini membantu mereka lebih familiar dengan lingkungan kerja.
6. Sediakan Seorang Mentor
Tetapkan mentor atau buddy yang bisa membantu karyawan baru dalam beberapa minggu pertama. Mentor ini harus bisa menjawab pertanyaan, memperkenalkan karyawan baru pada rekan-rekan, dan memberikan bantuan pelatihan.
7. Ceritakan Kisah Perusahaan
Kenalkan karyawan baru dengan sejarah, misi, dan tujuan perusahaan. Hal ini membantu mereka memahami visi perusahaan dan membuat mereka lebih termotivasi.
8. Lakukan Follow Up
Setelah beberapa minggu, jadwalkan pertemuan dengan karyawan baru untuk mengetahui bagaimana mereka beradaptasi dan apakah ada masukan tentang proses onboarding. Hal ini juga membantu memperbaiki proses onboarding di masa mendatang.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
Apa Saja yang Perlu Dilakukan dalam Proses Offboarding?
Selanjutnya, Anda juga perlu memahami apa saja yang dilakukan dalam proses offboarding:
1. Ucapkan Terima Kasih
Ucapkan terima kasih kepada karyawan atas kerja keras dan dedikasinya selama bekerja di perusahaan. Lalu, sampaikan harapan yang terbaik untuk langkah selanjutnya dalam karier mereka.
Bakan jika karyawan tersebut diberhentikan atau pergi secara mendadak, langkah ini memastikan bahwa hubungan kerja berakhir dengan baik.
2. Sampaikan kepada Tim
Penting untuk berkomunikasi dengan tim yang ada karena rumor dan kabar tak sedap bisa mengganggu lingkungan kerja. Informasikan kepada semua orang bahwa karyawan tersebut akan pergi, dan jika memungkinkan, jelaskan mengapa mereka pergi dan siapa yang akan mengambil alih tugas mereka.
3. Siapkan Transfer Pengetahuan
Jika Anda sudah memiliki seseorang yang akan menggantikan karyawan yang resign, langkah berikutnya adalah bekerja sama dengan mereka untuk menyiapkan dokumen, alur kerja, dan daftar kontak penting untuk orang yang akan menggantikannya.
4. Siapkan Transfer Aset
Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, Anda harus memastikan bahwa semua aset yang dimiliki perusahaan yang ada pada mereka dikembalikan sebelum mereka pergi.
Hal ini bisa mencakup perangkat elektronik seperti laptop atau ponsel, seargam, dan kunci loker kantor.
5. Selesaikan Pembayaran dan Dokumentasi
Selanjutnya, Anda perlu memahami bahwa tim HR atau keuangan sudah menangani semua aspek terkait pembayaran dan penyelesaian akhir untuk karyawan yang akan pergi.
Untuk memudahkan hal ini, berikan mereka semua informasi yang relevan, termasuk tanggal pemutusan hubungan kerja, periode pemberitahuan, atau cuti yang harus dibayarkan.
Karyawan yang pergi juga mungkin akan meminta surat rekomendasi atau surat keterangan kerja untuk mendaftar di perusahaan selanjutnya.
6. Ubah Izin Sistem, Kata Sandi, dan Kontrol Akses
Sebagai tim HR, Anda harus memberi tahu departemen IT tentang kepergian karyawan agar mereka dapat melaksanakan pekerjaan mereka dalam proses offboarding.
Ingatlah bahwa kata sandi untuk akun bersama juga harus diperbarui untuk menghindari pelanggaran keamanan. Sebelum menonaktifkan akun email, tim IT juga harus memastikan bahwa email penting dari klien sudah ter-backup.
7. Lakukan Exit Interview
Exit interview adalah komponen penting dari proses perpisahan. Exit interview bisa berupa percakapan tatap muka atua kuesioner tertulis yang diisi oleh karyawan yang akan pergi.
Pertanyaan dalam wawancara ini sebaiknya singkat dan to the point, serta informasi yang diperoleh dapat digunakan untuk mencegah karyawan berkinerja tinggi meninggalkan perusahaan dan untuk meningkatkan proses dan pengalaman karyawan di tempat kerja.
Baca Juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa onboarding dan offboarding adalah dua tahap penting dalam perjalanan seorang karyawan di perusahaan.
Jika onboarding merupakan proses penerimaan dan penyambutan seorang karyawan baru ke perusahaan, offboarding adalah proses ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, baik karena mengundurkan diri, dipecat, atau pensiun.
Dengan memahami perbedaan onboarding dan offboarding dan langkah-langkah penting dari kedua proses tersebut, Anda dapat menciptakan pengalaman terbaik bagi karyawan dan mencapai kesuksesan organisasi.
Untuk mengoptimalkan proses onboarding maupun offboarding, Anda dapat mengandalkan software payroll dan HR dari Gajihub agar dapat mengelola data karyawan secara lebih mudah.
Software ini juga memiliki fitur employee self service (ESS) yang memudahkan karyawan baru dalam melakukan presensi melalui aplikasi yang dapat diunduh melalui smartphone. Dengan demikian, karyawan baru bisa lebih fokus dalam proses onboarding.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan coba gratis hingga 14 hari.
Catatan Kaki: