Pada minggu-minggu awal bekerja, setiap karyawan baru wajib diperkenalkan kepada budaya perusahaan, berbagai tugas yang harus dilakukan, cara bekerja yang efektif, dan sebagainya. Itulah mengapa penting bagi perusahaan untuk melakukan proses induksi karyawan.
Melalui proses tersebut, karyawan akan mendapatkan panduan dan pelatihan yang tepat, serta mereka dalam beradaptasi dengan pekerjaan dan mengurangi stres.
Namun, sebenarnya apa yang dimaksud dengan induksi karyawan? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas definisi, manfaat, tahap, hingga tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Induksi Karyawan?
Induksi karyawan adalah proses di mana karyawan baru belajar dan menyesuaikan diri dengan aturan serta harapan yang berlaku di organisasi, agar dapat dengan segera mencapai tingkat produktivitas secara optimal.
Induksi karyawan juga diartikan sebagai tahap awal dalam membangun komitmen dari seorang karyawan.
Dalam kegiatan induksi, karyawan baru akan diperkenalkan dengan tugas dan pekerjaan, serta tim yang sudah ada sebelumnya. Selain itu, mereka juga akan diberikan informasi terkait gaji, di mana mereka harus bekerja, serta mempelajari berbagai aturan perusahaan.
Dalam proses ini, karyawan juga akan dikenalkan dengan atasan, klien, staf, dan tim yang akan menjadi rekan kerja mereka.
Baca Juga: Pahami Pengertian Upah Borongan, Keuntungan dan Kerugiannya
Apakah Induksi Karyawan dan Onboarding itu Sama?
Tidak, induksi onboarding tidaklah sama. Saat membaca definisi induksi di atas, mungkin istilah onboarding juga ikut terlintas dalam benak Anda. Meskipun sama-sama bertujuan untuk memperkenalkan karyawan kepada lingkungan kerja, ternyata keduanya memiliki sedikit perbedaan.
Secara umum, induksi hanya berlangsung selama satu hari dan tidak banyak perusahaan yang melakukannya lebih dari seminggu. Sementara onboarding bisa dimulai sebelum hari pertama karyawan bekerja dan berlangsung selama beberapa minggu atau bulan.
Induksi cenderung lebih berfokus pada tugas-tugas, seperti pelatihan mengisi formulir dan memahami aturan perusahaan, sementara onboarding lebih berfokus pada penyesuaian budaya, hubungan sosial, dan mencapai produktivitas.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Apakah Induksi Karyawan Memberikan Manfaat?
Ya, ada banyak manfaat dari induksi karyawan baik bagi karyawan baru dan juga perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Mengenalkan Budaya Perusahaan
Bagian terpenting dari proses induksi adalah memperkenalkan karyawan baru pada sejarah perusahaan, budaya perusahaan, dan fisolofi-fisofinya.
Bagian ini tidak hanya tentang pelatihan pekerjaan, melainkan induksi merupakan persiapan bagi karyawan baru agar lebih memahami nilai-nilai dan struktur organisasi perusahaan.
Dengan memperkenalkan budaya perusahaan kepada karyawan baru sejak awal, akan membantu mereka untuk lebih memahami dan menerima, serta terlibat dalam budaya perusahaan.
Hal ini menciptakan struktur organisasi yang lebih seragam dan bisa meningkatkan semangat kerja, kerjasama tim, dan produktivitas.
2. Menghemat Waktu dan Uang
Proses induksi berfokus untuk memastikan karyawan baru memiliki semua sumber daya dan pengetahuan yang diperlukan untuk berhasil dalam peran mereka.
Apabila karyawan baru memiliki semua informasi dan pelatihan yang dibutuhkan, mereka pun bisa bekerja lebih baik. Selain itu, proses induksi juga dapat meminimalisir kesalahan mereka dan mampu menyelesaikan tugas secara tepat waktu.
Dengan demikian, produktivitas karyawan baru pun akan meningkat, serta menghemat waktu dan usaha manajer dalam menangani tugas-tugas mereka. Hal ini meningkatkan kinerja keseluruhan karyawan, meningkatkan kualitas kerja, dan menghemat biaya.
3. Menjamin Konsistensi Semua Karyawan Baru
Melalui program induksi yang sukses, setiap karyawan baru dapat dengan sukses memulai pekerjaannya dengan pengetahuan, metode, dan informasi yang sama seperti karyawan lain.
Program induksi dapat memastikan bahwa semua anggota tim baru diberikan panduan secara tepat. Hal ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih seragam, dan meningkatkan kinerja karyawan baru, serta meningkatkan produktivitas tim.
4. Meningkatan Retensi Karyawan
Program induksi yang efektif akan membantu karyawan baru merasa cocok dan nyaman di lingkungan barunya.
Mereka akan dikenalkan pada kebijakan dan prosedur perusahaan, yang bisa membuat mereka merasa didukung, sehingga mampu melakukan transisi secara lancar ke peran baru mereka.
Hal ini juga bisa secara signifikan meningkatkan produktivitas, membuat karyawan merasa lebih nyaman, dan menciptakan kesan pertama yang baik tentang perusahaan.
Berbagai hal tersebut dapat berkontribusi pada pengalaman kerja yang lebih memuaskan, sehingga membantu mengurangi pergantian dan meningkatkan retensi karyawan.
5. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Proses induksi memberikan pelatihan dan informasi penting yang diperlukan karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan pelatihan lanjutan.
Selain itu, karyawan akan lebih memahami kebijakan dan prosedur organisasi dengan baik. Mereka akan mengetahui cara kerja tim.
6. Membuat Karyawan Baru Merasa Lebih Nyaman
Proses induksi membantu karyawan baru belajar lebih cepat, menumbuhkan rasa kepercayaan diri, serta pemahaman yang lebih baik tentang semua proses perusahaan. Hal ini membuat proses penyesuaian dengan peran baru menjadi lebih mudah.
Baca Juga: Training Karyawan Baru: Tujuan, Jenis, dan Metodenya
Siapa yang Bertanggung Jawab dalam Proses Induksi Karyawan?
Proses induksi karyawan melibatkan beberapa orang. Namun, umumnya tim HR harus memimpin proses ini.
Tim HR bertanggung jawab untuk membagikan informasi seperti kontrak kerja (mengumpulkan informasi seperti detail gaji, menandatangani formulir, kontak darurat, dll.), kebijakan perusahaan, dan kode etik.
Atasan atau manajer karyawan juga harus terlibat dalam proses induksi, misalnnya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh karyawan baru.
Selain itu, rekan kerja dalam tim juga berperan penting dalam membantu karyawan baru beradaptasi dengan tim dan peran baru mereka secara cepat. Apabila karyawan tersebut memiliki rekan kerja yang baik, maka proses adaptsi mereka akan semakin lancar.
Baca Juga: Pahami Peran Penting HR dalam Penerapan Etika Organisasi
Bagaimana Cara Membuat Induksi Karyawan yang Efektif?
Proses induksi yang berhasil melibatkan elemen-elemen praktis dengan kegiatan, yang memungkinkan karyawan dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja. Berikut adalah elemen atau tahapan penting yang wajib ada dalam proses induksi:
1. Berkenalan dengan Rekan Kerja
Kenalkan kepada karyawan baru dengan siapa mereka akan bekerja, untuk membuat mereka merasa nyaman dan mengurangi kekhawatiran pada hari pertama bekerja.
Perkenalkan mereka kepada tim dan pertimbangkan untuk menerapkan buddy system atau rekan kerja yang akan membantu mereka dalam beradaptasi. Dengan demikian, mereka akan merasa lebhi bersemangat dalam bekerja.
2. Lakukan Tur Tempat Kerja
Selain kepada rekan kerja, penting bagi karyawan untuk mengenal lingkungan kerja mereka, dengan menunjukkan tempat-tempat penting, seperti toilet, pintu keluar darurat, dan berbagai fasilitas kantor.
Kemudian, pastikan bahwa tempat kerja dan fasilitas kerja mereka sudah siap sebelum hari pertama bekerja. Melalui beragai hal tersebut, mereka akan merasa dihargai oleh perusahaan dan tim.
3. Kesehatan dan Keselamatan
Pada hari pertama proses induksi, karyawan baru harus diberi pemahaman mengenai prosedur kesehatan dan keselamatan, serta menerima pelatihan yang diperlukan.
Jenis pekerjaan yang berbeda akan memerlukan tingkat pelatihan yang berbeda, namun secara umum, karyawan harus mengetahui bagaimana upaya meminimalisir risiko-risiko umum di tempat kerja, serta mengetahui prosedur darurat.
Baca Juga: Pengertian Kesehatan dan Keselamatan Kerja dan Cara Menjadi K3 Spesialis
4. Urus Semua Dokumen yang Diperlukan
Semua karyawan harus menerima dan menandatangani pertanyaan tertulis tentang pekerjaan mereka, umumnya dalam bentu kontrak kerja. Selain itu, sebagai HR Anda juga perlu mengumpulkan salinan kontrak kerja, rincian rekening bank terkait penggajian, serta berbagai hal lainnya.
Setelah mengumpulkan berbagai informasi di atas, selanjutnya Anda dapat mengolah data-data tersebut dengan menggunakan software payroll dan HR yang saat ini sudah banyak tersedia, salah satunya Gajihub.
Dengan software ini, Anda mengelola data karyawan secara rinci serta mempersiapkan proses penggajian mereka secara otomatis melalui fitur payroll yang dimiliki Gajihub.
Selain itu, Anda juga dapat memantau kehadiran mereka dengan fitur absensi yang tersedia, sehingga Anda dapat mengetahui tingkat produktivitas mereka sebagai karyawan baru.
Tertarik untuk mencobanya? Klik gambar di bawah ini dan rasakan coba gratis selama 14 hari.
5. Pahami Kebijakan Perusahaan
Berikan juga buku panduan karyawan, yang mencakup semua kebijakan dan prosedur perusahaan. Buku panduan tersebut biasanya menjelaskan syarat dan kebijakan perusahaan, misalnya seperti aturan berpakaian, cuti tahunan, absensi, dan berbagai hal penting lainnya.
6. Pahami Peran Mereka
Pada awal proses induksi, penting untuk mengundang karyawan pada meeting yang menjelaskan tanggung jawab utama dan peran baru mereka, apa yang diharapkan perusahaan dari mereka, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada perusahaan secara keseluruhan.
Hal ini akan memberi mereka gambaran yang baik untuk memulai dan mendorong mereka untuk bekerja keras, serta berprestasi dalam peran mereka.
7. Identifikasi Pelatihan yang Dibutuhkan
Pada akhir proses induksi, kemungkinan Anda sudah memiliki gambaran tentang seberapa baik karyawan baru bisa menjalani perannya dan telah mengidentifikasi celah-celah dalam kemampuan mereka.
Melalui cara tersebut, Anda bisa mengatur pelatihan tambahan atau tugas-tugas untuk memastikan mereka siap di masa yang akan datang.
8. Atur Pertemuan Mengenai Evaluasi Masa Proabation
Memberikan feedback kepada karyawan baru sangat penting untuk memastikan mereka berada di jalur yang benar, serta dapat memberikan motivasi untuk menjaga standar kerja yang tinggi.
Pastikan Anda menetapkan tanggal untuk pertemuan untuk evaluasi masa probation pertama mereka dan mintalah mereka menjawab beberapa pertanyaan, agar Anda dapat memahami sejauh mana karyawan baru dapat beradaptasi.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
6 Tips Membuat Program Induksi Berhasil
Selain mengikuti berbagai cara di atas, Anda juga dapat melakukan berbagai tips tambahan berikut ini:
1. Menyesuaikan dengan Latar Belakang Karyawan
Program induksi standar mungkin terasa kurang personal dan tampak seolah tidak ada kaitannya dengan karyawan yang baru saja bergabung.
2. Menyediakan Beragam Jenis Sesi
Sediakan berbagai macam sesi seperti on one on dan juga diskusi kelompok agar karyawan baru tidak cepat merasa jenuh.
3. Menyampaikan Secara Bertahap
Perusahaan bisa memberikan informasi kepada karyawan mengenai proses induksi sebelum tanggal mulai bekerja. Hal ini membuat karyawan baru lebih siap untuk memulai hari pertamanya.
4. Melibatkan Rekan Kerja
Membangun hubungan kerja yang positif dengan rekan-rekan kerja sangat penting bagi karyawan baru, sehingga penting bagi perusahaan untuk melibatkan rekan kerja, misalnya dengan menyediakan buddy untuk karyawan baru.
5. Meningkatkan Kreativitas dalam Lingkungan Bekerja
Perusahaan dapat melakukan proses induksi yang lebih modern dan kreatif, misalnya memberikan sesi yang membahas tentang cara meredakan stres dalam bekerja atau melalu media hiburan-hiburan lainnya.
6. Mendorong Feedback Karyawan
Beberapa perusahaan menggunakan masukan atau feedback dari karyawan untuk memperbaiki program induksi di masa mendatang.
Baca Juga: 360 Degree Feedback: Pengertian Lengkap dan Contoh Pertanyaannya
Kesimpulan
Melalui penjelasan dalam artikel di atas, dapat Anda pahami bahwa program induksi karyawan memegang peranan penting bagi karyawan sekaligus perusahaan.
Bagi karyawan, program induksi dapat membantu mereka untuk bisa beradaptasi dengan lebih cepat, serta menciptakan keterlibatan sebagai karyawan baru, sementara bagi perusahaan program ini dapat meningkatkan kinerja dan retensi karyawan.
Agar Anda lebih berfokus pada optimalisasi proses induksi, Anda dapat mengandalkan Gajihub untuk mengelola data karyawan, absensi, hingga proses payroll.
Yuk, kunjungi tautan ini untuk menikmati beragam fiturnya dan coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: