Mempekerjakan karyawan baru adalah proses yang melibatkan pelatihan, membiasakan mereka dengan tempat kerja, dan menyambut mereka ke dalam tim. Buddy system memasangkan karyawan yang sudah mapan dengan karyawan baru untuk membantu memudahkan integrasi mereka ke tempat kerja.
Memahami apa itu buddy system dan apa yang diharapkan dari sistem ini akan sangat membantu saat mempertimbangkan untuk membangunnya di tempat kerja Anda.
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu buddy system, membuat daftar manfaat penggunaannya, serta menawarkan tips bermanfaat untuk membangun buddy system di tempat kerja Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Buddy System di Tempat Kerja?
Buddy system di tempat kerja adalah bagian dari proses orientasi dan onboarding karyawan baru. Organisasi menugaskan seorang buddy kepada karyawan baru, yang merupakan karyawan saat ini yang sudah mengenal proses, prosedur, budaya dan kebijakan perusahaan. Seorang buddy melakukan tugas-tugas berikut ini:
- Menyambut karyawan baru
- Membantu karyawan baru berkenalan dengan tempat kerja yang baru
- Berbagi pengetahuan mereka tentang perusahaan
Buddy system bekerja dua arah. Perusahaan juga mendorong karyawan baru untuk berbagi pengetahuan yang telah mereka peroleh tentang bidang mereka dari pengalaman sebelumnya yang mungkin dapat membantu meningkatkan prosedur di tempat kerja baru mereka.
Baca juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
Manfaat Menggunakan Buddy System di Tempat Kerja
Buddy system menawarkan banyak manfaat bagi tempat kerja, termasuk:
Menyambut karyawan baru
Sistem ini membantu karyawan baru merasa diterima di tempat kerja baru mereka dengan memberi mereka seorang mitra.
Mitra mereka dapat menjawab pertanyaan mereka, membantu mereka menemukan jalan di tempat kerja, memperkenalkan mereka kepada rekan kerja lain, dan memberi mereka seseorang untuk diajak bicara.
Menawarkan peluang pelatihan
Seorang rekan kerja dapat mengamati karyawan baru dan menawarkan wawasan tentang cara memahami proses perusahaan dengan lebih baik.
Mereka juga dapat menunjukkan kepada karyawan baru praktik terbaik untuk menyelesaikan tugas, di mana menemukan perlengkapan dan peralatan, serta membantu mereka mempelajari prosedur tempat kerja lainnya.
Meningkatkan kepercayaan diri karyawan baru
Teman-teman dalam bisnis tersebut dapat menawarkan umpan balik tentang kinerja karyawan baru dan wawasan tentang cara bekerja lebih baik.
Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri karyawan baru terhadap pekerjaan mereka dan meyakinkan mereka bahwa mereka dapat belajar cara menyesuaikan diri dengan tempat kerja baru melalui bantuan buddy mereka.
Baca juga: Tips Saat Melakukan HR Interview Beserta Contoh Pertanyaan dan Jawaban
Meningkatkan moral di tempat kerja
Dengan memberikan seseorang untuk diajak bicara dan curhat, sistem buddy membantu menciptakan hubungan kerja yang dapat mengarah pada interaksi positif dan meningkatkan moral di tempat kerja.
Meningkatkan produktivitas
Karena karyawan baru dapat mempelajari proses dan prosedur lebih cepat, mereka dapat menjadi lebih produktif di tempat kerja lebih cepat daripada jika mereka harus belajar sendiri.
Mengurangi turnover karyawan
Karena buddy system dapat meningkatkan moral dan membangun hubungan di tempat kerja, maka hal ini membantu karyawan baru merasa positif tentang pekerjaan baru mereka.
Kepositifan ini dapat meningkatkan peluang karyawan baru untuk bertahan dalam jangka waktu yang lama, sehingga meningkatkan retensi karyawan.
Meningkatkan proses kerja
Karyawan baru dapat berbagi wawasan yang diperoleh dari pengalaman sebelumnya yang dapat diintegrasikan oleh buddy mereka di tempat kerja yang baru, sehingga dapat meningkatkan proses yang ada saat ini.
Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja
Ekspektasi untuk Buddy di Tempat Kerja
Ketika menugaskan seorang buddy kepada karyawan baru, organisasi dapat mengharapkan hal-hal berikut ini:
- Menugaskan buddy untuk mengurangi pekerjaan saat mereka melakukan tugas buddy mereka
- Berkurangnya ketersediaan buddy untuk melakukan tugas sehari-hari
- Waktu penyelesaian yang lebih lama untuk tugas karyawan baru saat mereka membiasakan diri dengan proses baru
Karyawan yang ditugaskan sebagai buddy dapat memiliki ekspektasi untuk:
- Memfokuskan perhatian mereka pada karyawan baru saat mereka belajar tentang tempat kerja baru mereka
- Bekerja dengan cukup lambat untuk memberi karyawan baru waktu untuk menyesuaikan diri
- Beradaptasi dengan gaya belajar karyawan baru
- Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan dan tempat kerja
- Meneruskan pertanyaan yang tidak bisa mereka jawab kepada manajer mereka
- Membimbing kebiasaan karyawan baru agar sesuai dengan budaya tempat kerja
- Mengidentifikasi bidang-bidang perbaikan bagi karyawan baru
Baca juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
Karakteristik Buddy yang Baik
Menjalankan tugas sebagai buddy yang baik di tempat kerja memerlukan seperangkat keterampilan dan karakteristik yang dapat membantu karyawan baru mempelajari dan merasa nyaman di tempat kerja baru mereka.
Beberapa karakteristik ini meliputi:
- Setidaknya satu tahun pengalaman di tempat kerja
- Kesabaran
- Sikap positif
- Keakraban dengan budaya dan proses perusahaan
- Kinerja yang kuat dalam posisi mereka
- Memahami deskripsi pekerjaan karyawan baru
- Keterampilan komunikasi yang efektif
- Kesediaan untuk membimbing dan mengajar orang lain
- Kemampuan untuk menyeimbangkan waktu antara membantu teman mereka dan melaksanakan tugas
- Ramah dan sopan
- Sikap profesional
- Reputasi positif di antara rekan kerja dan manajer
Baca juga: Key Result Area: Pengertian, Cara Membuatnya, dan Manfaatnya
Tips untuk Menyiapkan Buddy System di Tempat Kerja
Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan keberhasilan integrasi buddy system di tempat kerja Anda, seperti:
Menetapkan tujuan sistem
Akan sangat membantu jika Anda menetapkan tujuan sistem teman penolong dan mengomunikasikannya dengan jelas kepada mereka yang ditugaskan sebagai seorang buddy.
Hal ini membantu mereka memahami pentingnya pekerjaan mereka dan memandu keputusan yang mereka buat saat menjadi buddy.
Kelola ekspektasi buddy
Biarkan buddy mengetahui apa yang diharapkan selama proses pelaksanaan tugas mereka. Hal ini dapat meminimalkan kejutan dan mempersiapkan mereka untuk mengatasi tantangan apa pun yang mungkin mereka hadapi.
Tentukan karyawan mana yang menjadi buddy terbaik
Buddy system yang sukses membutuhkan karyawan yang memiliki karakteristik yang dibutuhkan untuk melakukan tugasnya dengan baik.
Pertimbangkan untuk mewawancarai calon buddy atau mencatat ketika karyawan menunjukkan karakteristik tersebut untuk referensi di masa mendatang.
Baca juga: Pengertian People Development, Manfaat, dan Contohnya
Pastikan buddy dapat diakses
Buddy system bekerja paling baik jika buddy tersedia kapan pun karyawan baru membutuhkan bantuan mereka. Memastikan Anda memiliki buddy yang tersedia di bagian tempat kerja Anda di mana Anda mengharapkan karyawan baru memastikan mereka dapat merespons karyawan baru dengan cepat dan mudah.
Mencocokkan kepribadian yang sama
Akan sangat membantu jika buddy dan karyawan baru mereka akur, jadi pertimbangkanlah untuk melakukan yang terbaik untuk menemukan buddy dengan kepribadian yang mirip dengan karyawan baru.
Tetapkan akuntabilitas
Karena karyawan baru belum mengetahui detail proses di tempat kerja, maka penting untuk menetapkan pedoman akuntabilitas selama periode pelatihan dan orientasi.
Baca juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
Kesimpulan
Itulah pengertian lengkap mengenai buddy system dalam sebuah bisnis, manfaat, berserta tips dalam melakukan buddy sistem dalam lingkungan kerja Anda.
Proses ini juga sangat penting untuk pengenalan budaya kerja bagi karyawan baru dan memastikan mereka memahami tanggung jawab mereka pada posisi tersebut nantinya.
Selain budaya kerja yang baik, karyawan baru juga memerlukan sistem HR modern untuk kemudahan mereka dalam melakukan semua proses HR seperti pencatatan data karyawan, cara absensi, hingga penerbitan slip gaji setiap bulan nantinya.
Untuk kemudahan proses ini, Anda bisa mencoba menggunakan software Payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau dan cocok untuk semua skala bisnis.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru”