Download Contoh Offer Letter Gratis Disini

offer letter banner

Di dunia rekrutmen yang semakin kompetitif, offer letter memiliki peran penting dalam menarik dan mempertahankan bakat terbaik. Dokumen ini memberikan informasi terperinci tentang gaji, manfaat, dan komponen lain yang membentuk kesepakatan kerja.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu offer letter, pentingnya dalam proses rekrutmen, komponen, hingga langkah-langkah pembuatannya.

Apa itu Offer Letter?

Offer letter atau surat penerimaan kerja adalah dokumen yang berisi syarat-syarat kerja untuk seorang karyawan baru. Dokumen ini berisi informasi terkait gaji, benefit, dan informasi penting lainnya yang membantu mereka untuk mempertimbangkan apakah harus menerima pekerjaan tersebut atau tidak.

Dalam proses rekrutmen, offer letter merupakan hal yang perlu Anda baca baik-baik sebelum menerima dan menandatanganinya untuk kemudian mulai bekerja.

Biasanya, pihak HRD perusahaan akan menghubungi Anda melalui telepon atau secara langsung, dan setelahnya barulah mengirim surat tawaran pekerjaan secara resmi.

Ketika surat penawaran kerja tersebut telah ditandatangani oleh pihak perusahaan dan calon karyawan, maka surat tersebut menjadi sah secara hukum.

Baca Juga: Employee Referral: Arti, Manfaat, dan Tips Sukses Membangunnya

Pentingnya Offer Letter dalam Proses Rekrutmen

Surat penawaran kerja berfungsi memberikan gambaran realistis tentang apa yang diharapkan. Bahkan, 75% rekruter mengakui bahwa mereka pernah melihat seorang kandidat berubah pikiran setelah menandatangani surat penawaran.

Penawaran kerja juga memiliki kekuatan untuk menarik bakat terbaik, dibuktikan dengan satu survei yang mengungkapkan bahwa 81% karyawan akan mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan mereka jika mendapat penawaran yang tepat.

Penting untuk membuat surat penawaran yang jelas dan mudah dipahami. Surat tersebut membantu perusahaan meningkatkan citra positif di mata calon karyawan, menarik bakat terbaik, mengurangi penolakan penawaran pekerjaan, dan memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.

Bagi karyawan yang bekerja secara jarak jauh, surat penawaran juga sangat penting karena berfungsi sebagai perjanjian tertulis yang melindungi hak-hak mereka dan menjadi bukti pekerjaan yang sah.

offer letter

Baca Juga: Investigasi HR: Arti, Manfaat, Tahapan, Hingga Contoh Pertanyaan Selama Proses Interogasi

Apakah Offer Letter Sama dengan Kontrak Kerja?

Meskipun sekilas terlihat sama, namun offer letter dan kontrak kerja memiliki beberapa perbedaan, seperti:

1. Pengertian Offer Letter dan Kontrak Kerja

Offer letter merupakan dokumen resmi dari perusahaan yang menawarkan pekerjaan kepada seseorang. Isinya mencakup informasi dasar, seperti job title, tanggal mulai, dan kompensasi.

Surat ini bertujuan memberikan pemahaman awal kepada calon karyawan tentang pekerjaan yang ditawarkan.

Sementara kontrak kerja adalah perjanjian antar perusahaan dan karyawan yang bersifat hukum dan mencakup rincian lebih lengkap. Di dalamnya terdapat informasi tentang tugas pekerjaan, harapan, manfaat, klausa pemutusan, dan hal lain yang terkait dengan kondisi kerja.

2. Status Hukum

Offer letter umumnya dianggap sebagai undangan untuk membuat kontrak dibandingkan kesepakatan yang mengikat hukum. Sebaliknya, kontrak kerja adalah dokumen hukum yang sah, sehingga dapat menjadi perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.

3. Isi dan Tingkat Detail

Offer letter memberikan gambaran ringkas mengenai pekerjaan, seperti job title, tanggal mulai, dan kompensasi. Sementara itu, kontrak kerja memberikan gambaran yang lebih rinci dan komprehensif, seperti tanggung jawab epkerjaan, benefit, dan berbagai ketentuan lainnya.

4. Fleksibilitas

Offer letter bersidat lebih fleksibel dan bisa disesuaikan berdasarkan negosiasi dengan kandidat. Di sisi lain, kontrak kerja cenderung lebih mengikat setelah ditandatangani, sehingga diperlukan persetujuan bersama apabila ingin melakukan perubahan.

Baca Juga: 10 Contoh Cover Letter Yang Bisa di Unduh dan Bedanya dengan Resume

5. Durasi dan Berakhirnya Kerja

Surat tawaran mungkin menyebutkan durasi pekerjaan, namun tidak merinci secara jelas mengenai ketentuan pemutusan hubungan kerja.

Sementara itu, kontrak kerja menjelaskan hal-hal yang lebih rinci, seperti periode pemberitahuan, paket pesangon, dan aspek lain yang berkaitan dengan berkahirnya hubungan kerja.

6. Benefit dan Kompensasi

Surat  tawaran memberikan gambaran umum tentang kompensai dasar dan mungkin beberapa detail awal terkait benefit yang ditawarkan. Kontrak kerja memberikan pandangan lebih mendalam tentang benefit, seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan klaim kompensasi lainnya.

7. Peran

Offer letter memainkan peran kunci dalam proses penerimaan karyawan sebagai tawaran pekerjaan resmi.

Di sisi lain, kontrak kerja berlaku setelah offer letter diterima dan menjadi landasan hukum untuk hubungan kerja, yakni dengan menetapkan syarat serta ketentuan yang harus diikuti oleh kedua belah pihak.

Komponen Penting di dalam Offer Letter

Merekrut karyawan berkuaitas tinggi menjadi salah satu kunci pertumbuhan perusahaan. Oleh karena itu, sebagai HR, Anda harus menyusun offer letter yang jelas dan memuat seluruh informasi yang dibutuhkan oleh calon karyawan.

Berikut adalah komponen penting yang harus ada dalam surat penawaran kerja:

1. Job title dan Deskripsi Pekerjaan

Job title, deskripsi pekerjaan, dan nama atasan karyawan baru merupakan hal dasar yang wajib ada dalam offer letter. Pastikan juga untuk menyebutkan apakah posisi tersebut adalah full-time atau part-time, serta berikan deskripsi singkat tentang proses pencatatan waktu kerja, persyaratan cuti, dan kebijakan upah lembur.

Kemudian, bagikan jadwal kerja karyawan dan ringkasan singkat mengenai tugas dan tanggung jawab mereka. Selain tidak perlu menuliskannya secara rinci, informasikan bahwa mungkin saja terjadi perubahan pada tugas-tugas karyawan.

Terakhir, cantumkan informasi terkait lokasi tempat kerja dan sistem kerja, apakah on-site, remote, atau hybrid. 

2. Tanggal Penting

Jelaskan secara rinci tanggal mulai bekerja kandidat, serta tanggal onboarding di dalam surat tawaran kerja. Lalu, sertakan juga tanggal berakhirnya tawaran. Sebab, kandidat perlu mengetahui berapa lama mereka memiliki waktu untuk mempertimbangkan tawaran tersebut.

Melalui hal tersebut, Anda juga akan terbantu untuk melakukan perencanaan kembali jika tawaran tersebut ditolak dan harus diberikan kepada kandidat lain.

3. Kompensasi

Kompensasi dalam surat penawaran kerja merujuk pada gaji dan manfaat yang ditawarkan kepada calon karyawan. Ini mencakup jumlah gaji yang akan diterima, tunjangan kesehatan, asuransi jiwa, program pensiun, cuti berbayar, cuti sakit, hari libur, dan manfaat lainnya.

Selain itu, jika perusahaan memiliki kebijakan kenaikan gaji atau program bonus, hal ini juga dijelaskan dalam surat penawaran untuk memberikan gambaran tentang potensi kenaikan pendapatan di masa depan.

4. Kebijakan dan Budaya Perusahaan

Pada bagian ini, Anda tiadk perlu menulis seluruh panduan karyawan atau kebijakan perusahaan. Cukup sertakan hubungan kerja dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku. Anda bisa menambahkan beberapa kata tentang budaya perusahaan agar calon karyawan dapat mengetahui tentang lingkungan perusahaan.

Baca Juga: Download Contoh Surat Rekomendasi Karyawan dan Template Gratisnya

5. Pernyataan Mengenai Pekerjaan Berdasarkan Keinginan

Hindari membuat kesepakatan kontrak di dalam surat penawaran kerja. Sebaliknya, informasikan bahwa hubungan kerja berdasarkan keinginan, yang artinya perusahaan atau karyawan dapat mengakhiri hubungan kerja tersebut kapanpun.

Selain itu, hindari informasi terkait durasi kerja (kecuali untuk posisi sementara), dan hal-hal terkait pengakhiran kerja, pengunduran diri, promosi, dan sebagainya. Anda juga bisa menginformasikan bahwa surat tersebut bukan kontrak yang mengikat.

6. Perjanjian Kerahasiaan Karyawan

Perjanjian kerahasiaan karyawan dan klausa nonkompetisi seringkali ada dalam surat penawaran kerja. Perjanjian kerahasiaan ini berarti karyawan harus menjaga kerahasiaan informasi perusahaan, sedangkan klausa nonkompetisi melarang mereka bekerja untuk pesaing langsung setelah mereka meninggalkan perusahaan.

Hal ini biasanya terjadi di level eksekutif, namun saat ini semakin banyak digunakan untuk secara umum. Pastikan surat penawaran kerja menyatakan bahwa karyawan tidak boleh menggunakan informasi rahasia dari pekerjaan sebelumnya dan harus menginformasikan apabila mereka telah menandatangani perjanjian nonkompetisi dengan perusahaan sebelumnya.

Tawaran kerja juga harus bersyarat pada penandatanganan perjanjian kerahasiaan dan penugasan penemuan. Ini penting untuk menghindari masalah hukum di masa depan.

7. Ketentuan-Ketentuan Tambahan

Pastikan untuk menyebutkan bahwa tawaran tersebut bersyarat dengan dilakukannya pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan referensi, dan sebagainya. Anda mungkin juga membutuhkan ketentuan tambahan untuk peran tertentu; misalnya, lisensi mengemudi yang valid atau sertifikasi aktif adalah beberapa yang paling umum.

Meskipun surat tawaran kerja mungkin tidak diwajibkan secara hukum, ada banyak alasan untuk menggunakannya. Dengan mengirimkannya kepada setiap kandidat, Anda mengurangi risiko, memberikan kejelasan, dan dapat menyatukan harapan antara karyawan dan perusahaan.

offer letter

Baca Juga: Cara Menolak Tawaran Kerja melalui Email, WhatsApp dan Telepon

Langkah-Langkah Menulis Offer Letter

Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis offer letter: 

1. Sampaikan Penawaran Secara lisan

Sebelum menulis surat penawaran kerja, usahakan untuk berbicara terlebih dahulu dengan calon karyawan dan informasikan kepada mereka mengenai tawaran pekerjaan melalui telepon. Setelah calon karaywan memberikan jawaban lisan atau ingin bernegosiasi, buatlah surat penawaran.

2. Gunakan Subjek yang Jelas

Saat mengirim offer letter melalu email, tulis subjek yang pendek namun jelas agar pesan Anda terlihat. Dalam kurang lebih 50 karakter, calon karyawan akan langsung mengetahui isi email hanya dengan membaca subjek.

3. Pilih Salam yang Tepat

Untuk surat penawaran resmi, gunakan salam seperti “Yth.” dan sapaan seperti “Bapak”, “Ibu, atau “Dr.”. Namun, apabila surat penawaran ingin dibuat lebih informal, cukup gunakan nama depan dan nama belakang calon karyawan. Kemudian, pilihlah yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda.

Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya

4. Sertakan Tiga atau Lebih Paragraf pada Isi

Tidak ada aturan pasti berapa paragraf yang harus ada dalam offer letter tetapi pastikan Anda menyampaikan semua informasi penting dalam tiga paragraf atau lebih. Pastikan paragraf-paragraf tersebut jelas, singkat, dan mencakup semua informasi yang relevan.

5. Akhiri dengan Kalimat Penutup yang Kuat

Di akhir surat, sampaikan kepada calon karyawan bahwa mereka harus menandatangani surat tersebut apa bila menerima tawaran pekerjaan. Buatlah kalimat penutup yang sederhana dan tidak bertele-tele.

6. Sertakan Informasi Pendukung yang Menarik

Anda juga bisa menyertakan informasi tambahan yang membantu calon karyawan dalam membuat keputusan penerimaan. Beberapa dokumen yang bisa ditambahkan sebagai lampiran email adalah kebijakan perusahaan, informasi tentang manfaat kerja, kontrak, dan dokumen lain yang mungkin menarik minat calon karyawan untuk menerima tawaran.

7. Kirim Melalui Email dengan Lampiran

Cara standar untuk mengirim surat penawaran diera digital adalah melalui email dengan lampiran. Sertakan surat penawaran dan dokumen-dokumen lainnya dan jelaskan mengenai maksud perusahaan kepada calon karyawan. Misalnya, “Berikut ini adalah surat penawaran dan dokumen-dokumen terlampir. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kontak yang tertera. Saya berharap bisa bekerja sama dengan Anda.”

gajihub 3

Baca Juga: Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru

Contoh Offer Letter

Berikut adalah beberapa contoh offer letter yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

1. Contoh Offer Letter dalam bahasa Inggris

Dear Mr. Morris,

Jackson Enterprises is happy to present you with an offer of employment for the position of Staffing Assistant. Please review our formal offer letter and return your reply as soon as possible.

The position that we are offering you is a full-time role as a Staffing Assistant in the Jackson Enterprises corporate office, located at 501 W. Kennedy Blvd. Tampa, FL 33609. You will report to Rosa Munoz, VP President of Staffing. The hours of operation for our position are 9 a.m. to 6 p.m. Monday, Wednesday and Friday, and 11 a.m. to 8 p.m. Tuesday and Thursday. Your first day of employment will be March 30, 2020.

Jackson Enterprises will compensate you at a rate of $30,000 per year. You will be paid on a bi-monthly basis beginning on April 15, 2020. As part of your competitive compensation package, you are eligible for commission and bonuses. The commission rate is 5% and bonuses are $2,000 per quarter, beginning after 90 days, and are applied when your team meets quarterly goals. You are also eligible to apply for a company health insurance plan, dental plan, 401(k) and will receive 30 hours of paid time off upon offer acceptance.

By signing below, you indicate that you agree to the terms of this offer.

Sincerely,

Leslie Knipe
Senior Human Resources Recruiter | Jackson Enterprises
(555) 554-5457

2. Contoh Offer Letter dalam bahasa Indonesia

                                                                                                                                                                                  Jakarta, 14 Juni 2022

Yth. Saudara Cahaya Purnama

Jl. Mampang Prapatan XI No. 17

Jakarta Selatan, Indonesia

Tanpa mengurangi rasa hormat,

Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda sebagai karyawan tetap di posisi Content Writer untuk Bima Digital Agency dengan tanggal bekerja mulai 1 Juli 2022. Untuk langkah selanjutnya, Anda bisa langsung melaporkan penerimaan kepada supervisor kami dengan kontak yang sudah kami lampirkan.

Kami yakin Anda mampu mengemban tugas di posisi tersebut guna berkontribusi dan berkembang dengan kami. Gaji awal untuk posisi yang akan Anda dapatkan ini adalah sejumlah Rp XXX yang nantinya akan dibayarkan per tanggal XX dengan metode transfer bank.

Selain rincian gaji ini, Anda juga akan mendapat beberapa benefit lain yang sudah kami jabarkan di lampiran. Anda sebagai karyawan akan memiliki hak dan tanggung jawab yang sepadan dengan karyawan lainnya dalam hal penyelesaian kerja.

Jadi, Anda bisa mengajukan keberatan jika nantinya hak Anda tidak terpenuhi dan kewajiban perusahaan tidak dilaksanakan.

Dengan senang hati, kami akan menerima konfirmasi Anda atas penawaran kerja ini. Penandatanganan akan dilaksanakan setelah Anda melakukan konfirmasi. Apabila ada pertanyaan lanjutan, mohon segera kontak kami.

Hormat kami,

Amelia Wijaya

Baca Juga: Tips Memilih Kandidat Karyawan Terbaik

Download Template Offer Letter

Untuk memudahkan Anda dalam menyusun offer letter untuk calon karyawan baru, berikut template yang bisa Anda unduh secara gratis:

Download Template Offer Letter bahasa Indonesia

Download Template Offer Letter bahasa Inggris

Kapan Sebaiknya Mengirim Kembali Offer Letter?

Offering letter umumnya dikirim oleh tim SDM perusahaan setelah calon karyawan ditanyakan berhasil pada tahap terakhir dari proses rekrutmen, misalnya setelah background check dan reference check oleh tim SDM.

Setelah surat tawaran tersebut dikirim, biasanya pihak SDM akan memberikan Anda waktu 24 jam hingga satu minggu untuk meresponsnya. Apabila Anda setuju dengan tawaran tersebut, Anda bisa langsung menandatangani dan mengirimkannya kembali.

Namun, ingatlah untuk benar-benar memahami semua syarat dan ketentuan yang tercantum dalam offering letter. 

Selain itu, Anda juga berhask untuk bernegosisasi dan mengusulkan perubahan atau penyesuaian tertentu jika ada hal yang perlu diubah. Selanjutnya, tim SDM akan mengirimkan draf offer letter yang telah diperbarui untuk ditinjau dan ditandatangani.

Pada intinya, hindari untuk menunda-nunda dalam mengirim kembali offering letter lebih dari satu hari. Jika terlalu lama, dikhawatirkan perusahaan akan menganggap Anda tidak sepenuhnya tertarik untuk bergabung.

Baca Juga: Surat Paklaring Kerja: Arti, Fungsi, Syarat hingga Templatenya

Kesimpulan

Dalam proses rekrutmen, offer letter merupakan dokumen penting yang menjadi bahan pertimbangan calon karyawan untuk memutuskan apakah akan mengambil tawaran tersebut atau tidak.

Dokumen ini berisi informasi terkait gaji, manfaat, dan informasi penting lainnya yang membantu mereka memutuskan apakah harus menerima pekerjaan tersebut atau tidak.

Setelah calon karyawan setuju untuk bekerja di perusahaan Anda, selanjutnya Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebagai software payroll dan HR untuk mengelola data karyawan.

Dengan menggunakan software Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan data karyawan dengan mudah dan efisien.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *