Investigasi HR: Arti, Manfaat, Tahapan, Hingga Contoh Pertanyaan Selama Proses Interogasi

Investigasi HR merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Dengan melakukan investigasi HR yang efektif, perusahaan dapat mengungkap dan menangani masalah yang terjadi di tempat kerja.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang pengertian investigasi HR, pentingnya bagi perusahaan, ruang lingkup, tahapan, hingga contoh-contoh pertanyaan yang bisa diajukan saat proses investigasi.

Pengertian Investigasi HR

Investigasi HR merupakan penyelidikan internal dalam perusahaan yang biasa dilakukan setelah ada keluhan atau kekhawatiran mengenai perilaku karyawan.

Dalam jajak pendapat tahun 2021, 70% pengusaha mengatakan mereka telah melihat peningkatan aduan di tempat kerja, sehingga penting untuk memiliki kebijakan untuk menangani kasus-kasus tersebut melalui investigasi HR.

Investigasi tersebut bertujuan untuk mengumpulkan bukti dan fakta terkait keluhan yang diajukan, sehingga perusahaan dapat menentukan apakah diperlukan tindakan korektif.

Selain itu, investigasi HR juga menentukan terkait tindakan lebih lanjut, seperti tindakan disipliner, termasuk pemecatan apabila diperlukan.

Secara umum, investigasi ini terjadi ketika ada laporan terkait tindakan pelecehan atau diskiriminasi, pelanggaran kebijakan perusahaan atau negara, atau tindakan lain yang dapat mempengaruhi keamanan tempat kerja.

Investigasi yang dilakukan tergantung dengan jenis penyelidikan, ada yang diwawancari dan diminta memberikan dokumen seperti surel, pesan teks, atau keterangan dari saksi.

Selain itu, penyelidikan juga dapat melibatkan pemeriksaan rekaman pengawasan, catatan harian, atau dokumen perusahaan.

Baca Juga: People Analytics: Arti, Tipe, Komponen, Manfaat, Hingga Trennya

Pentingnya Investigasi HR bagi Perusahaan

Investigasi HR sangat penting bagi perusahaan karena alasan berikut:

1. Menjaga Kepatuhan Hukum

Investigasi HR membantu perusahaan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku terkait perlindungan karyawan. Dengan menginvestigasi dan menangani keluhan secara tepat, perusahaan dapat mencegah pelanggaran hukum yang dapat berdampak negatif pada reputasi dan stabilitas finansial perusahaan.

2. Mencegah dan Mengatasi Masalah Internal

Sebagai HR, penyelidikan yang Anda lakukan dapat membantu untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah internal, seperti pelecehan, diskriminasi, pelanggaran kebijakan perusahaan, atau konflik antarkaryawan.

Dengan mengatasi masalah ini secara proaktif, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat, aman, dan produktif.

3. Melindungi Karyawan

Investigasi HR melibatkan perlindungan hak-hak karyawan. Dengan menyelidiki keluhan dan melaksanakan tindakan yang sesuai, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan merasa didengar, dihormati, dan dilindungi.

Hal ini meningkatkan kepuasan karyawan, memperbaiki iklim kerja, dan meminimalkan risiko gangguan di tempat kerja.

4. Mencegah Dampak Negatif pada Kinerja dan Produktivitas

Masalah yang tidak ditangani dengan baik dapat mengganggu kinerja dan produktivitas karyawan. Dengan melakukan investigasi HR yang tepat waktu dan efektif, perusahaan dapat mengatasi permasalahan sebelum berdampak signifikan pada kinerja dan kepuasan karyawan.

5. Mencegah Risiko Hukum dan Biaya

Jika masalah internal tidak ditangani dengan bijak, perusahaan berisiko menghadapi tuntutan hukum yang dapat berujung pada biaya yang tinggi, termasuk denda, ganti rugi, dan biaya pengadilan.

Melalui penyelidikan yang komprehensif, Anda dapat membantu perusahaan untuk mengurangi risiko hukum dan meminimalkan biaya yang terkait dengan litigasi.

Baca Juga: Job Requisition: Arti, Tujuan, Manfaat, Hingga Tips Menulisnya

Baca Juga: Compensation Planning, Ketahui Arti, Tujuan, Hingga Tahapannya

Ruang Lingkup Investigasi HR

Investigasi di tempat kerja berfokus pada masalah-masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara pengusaha dan keryawan, serta kelangsungan kerja yang sukses.

Secara umum, investigasi yang dilakukan berfokus pada hal-hal berikut:

1. Diskriminasi
2. Pelecehan dan intimidasi
3. Pelecehan seksual
4. Perilaku/konduktivitas karyawan
5. Kekerasan di tempat kerja
6. Kinerja karyawan
7. Penipuan/pencurian
8. Pelanggaran kebijakan/peraturan/undang-undang

Investigasi HR bertujuan untuk mengumpulkan bukti dan fakta terkait keluhan yang diajukan, kemudian hasilnya akan menentukan apakah diperlukan tindkan korektif. Tindakan korektif ini bisa berupa sanksi, pelatihan, mediasi antara karyawan, atau perubahan kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Cara Membuat Prosedur Pengajuan Keluhan yang HR Harus Tahu

5 Tahapan dalam Investigasi HR

Sebagai HR, terdapat dalam 5 tahapan yang perlu Anda lakukan dalam menyelidiki suatu masalah.

1. Menilai Keluhan

Langkah pertama, Anda perlu mengevaluasi keluhan atau insiden yang terjadi untuk menentukan masalah apa yang terlibat dan apakah harus dilakukan investigasi.

Sebab, beberapa masalah dapat diselesaikan dengan cara yang lebih informal, seperti mediasi antara karyawan yang terlibat. Namun, ada juga kasus di mana perlu dilakukan investigasi formal.

2. Merencanakan Investigasi

Jika investasi diperlukan, Anda harus merencanakan langkah-langkah yang akan diambil, yaitu:

• Menentukan tujuan dan ruang lingkup investigasi
• Mencari tahu jenis dan sumber bukti yang diperlukan
• Menunjuk siapa yang akan memimpin investigasi
• Melibatkan departemen lain jika diperlukan, misalnya tim IT
• Menentukan kepada siapa hasil investigasi akan dilaporkan setelah selesai

Melalui perencanaan yang matang, tim investigator akan lebih memahami tugas mereka, menghindari hal-hal yang tidak relevan, dan menjaga konsistensi investigasi.

3. Mengumpulkan Fakta

Tahap utama dalam investigasi adalah mengumpulkan fakta-fakta terkait. Tim investigator akan meninjau data dan mewawancarai saksi, serta mencatat informasi penting yang ditemukan (pernyataan saksi).

Sebelum melakukan wawancara, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

1. Penyusunan skrip wawancara. Susun skrip tersebut sesuai dengan saran dari penasihat hukum untuk memastikan Anda memberikan informasi yang benar dan melindungi karyawan sekaligus perusahaan.
2. Melakukan wawancara dengan karyawan. Selama melakukan wawancara, usahakan untuk tetap netral, hindari pertanyaan yang mengarah, dan cukup bagikan informasi yang diperlukan kepada orang yang Anda wawancarai.
3. Pastikan untuk membuat catatan yang lengkap. Catatan ini akan sangat penting saat membuat kesimpulan dan menulis laporan akhir. 

Dalam hal ini, teknologi juga bisa digunakan untuk mencari dan menganalisis data, terutama jika melibatkan catatan digital yang banyak.

4. Mengevaluasi Klaim

Setelah fakta-fakta terkumpul, tim investigator harus mengevaluasi temuan mereka untuk mencapai keputusan akhir. Pada tahap ini, mereka akan memeriksa kembali keluhan atau masalah yang mendasari dan menentukan apakah bukti yang ada mendukung klaim tersebut serta apakah tindakan perbaikan diperlukan.

5. Melaporkan Hasil

Hasil investigasi dapat disampaikan secara lisan oleh investigator utama, namun pada kebanyakan kasus, disarankan untuk membuat laporan investigasi tertulis. Laporan ini biasanya mencakup informasi berikut:

• Nama semua orang yang terlibat dalam investigasi
• Ringkasan fakta yang relevan
• Penjelasan tentang fakta-fakta yang terungkap selama investigasi beserta sumbernya
• Informasi tambahan yang perlu diperhatikan, seperti faktor mitigasi atau pertanyaan yang belum terjawab, dan
• Rekomendasi dari tim investigator

Baca Juga: Pelanggaran Karyawan: Pengertian dan Tips Meminimalisirnya

Berapa Lama Proses Investigasi HR Berlangsung?

Proses investigasi umumnya membutuhkan waktu satu hingga dua minggu untuk selesai, tetapi hal tersebut tetap tergantung pada jenis masalah yang dihadapi dan kompleksitas fakta dan data yang terlibat.

Contohnya, investigasi pelecehan seksual bisa diselesaikan dengan melakukan wawancara dan meninjau email, yang bisa diselesaikan dengan cepat.

Namun, investigasi penipuan mungkin memerlukan penyelidikan yang lebih dalam dengan menyaring dan menganalisis banyak data untuk memahami di mana, kapan, dan bagaimana penipuan terjadi serta menemukan kelemahan dalam organisasi—semuanya itu memerlukan waktu lebih lama.

Namun, tidak peduli masalahnya seperti apa, investigasi harus segera dimulai setelah Anda menerima keluhan atau mengetahui adanya pelanggaran potensial.

Sebab, seorang profesional HR harus mengumpulkan informasi sebelum informasi itu hilang, dihapus, atau disembunyikan, serta mengatasi masalah yang sedang berkembang.

Baca Juga: Insubordinasi di Dunia Kerja: Arti, Contoh, Hingga Upaya Pencegahannya

Hak-Hak Karyawan Selama Investigasi HR

Sebagai karyawan, Anda memiliki beberapa hak selama penyelidikan HR, yaitu:

1. Hak Menolak Menandatangani Dokumen

Pengusaha mungkin meminta Anda untuk menandatangani dokumen yang mengakui keterlibatan Anda dalam penyeledikan dan kesepakatan untuk bekerja sama.

Perlu diketahui bahwa Anda tidak wajib untuk menandatanganinya. Jika tidak ingin melakukannya, Anda dapat dengan sopan menolak.

2. Hak Meminta Kehadiran Saksi Selama Investigasi

Jika Anda merasa investigasi yang dilakukan tidak adil, Anda dapat meminta agar seorang saksi hadir selama wawancara. Meskipun demikian, pengusaha juga bisa menolak permintaan terkait saksi tersebut.

3. Hak Menolak Menjawab Pertanyaan

Anda tidak diwajibkan untuk menajwab setiap pertanyaan selama investigasi, baik yang diajukan oleh pengusaha maupun dari orang yang mengajukan keluhan terhdaap Anda.

Namun, perlu diketahui bahwa menolak untuk berpartisipasi dalam investasi HR juga memiliki risiko tertentu.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Proses Interogasi

Investigasi HR bisa menjadi proses yang rumit dan sensitif. Oleh karena itu, Anda perlu melakukannya secara hati-hati dan profesional, terutama saat mengajukan pertanyaan.

1. Pertanyaan yang Diajukan Kepada Pelapor

Pelapor adalah orang yang melaporkan masalah kepada perusahaan atau HR, kemudian laporan tersebut menjadi dasar dari investigasi.

Berikut adalah beberapa pertanyaan penting yang dapat diajukan:

• Apa yang terjadi? Mintalah pelapor menjelaskan insiden atau perilaku yang mereka lihat atau alami secara detail.
• Kapan ini terjadi? Minta pelapor memberikan tanggal, waktu, dan lokasi insiden atau perilaku tersebut.
• Siapa yang terlibat? Mintalah pelapor untuk mengidentifikasi orang-orang yang terlibat dalam insiden atau perilaku tersebut.
• Apakah ada saksi? Tanyakan apakah ada orang lain yang menyaksikan insiden atau perilaku tersebut, dan minta informasi kontak mereka jika ada.
• Bagaimana hal ini mempengaruhi pelapor? Tanyakan kepadanya bagaimana insiden atau perilaku tersebut mempengaruhi mereka secara pribadi dan profesional.

2. Tips Menginterograsi Saksi

Menginterogasi saksi dalam investigasi HR merupakan langkah penting dalam mengumpulkan informasi dan memahami kejadian dari berbagai perspektif. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan:

1. Membangun hubungan: Mulailah dengan memperkenalkan diri dan menjelaskan tujuan investigasi. Pastikan saksi merasa nyaman dan memahami prosesnya.
2. Ajukan pertanyaan terbuka: Hindari pertanyaan yang mengarah dan fokuslah pada pertanyaan terbuka yang memungkinkan saksi memberikan informasi detail.
3. Dengarkan dengan aktif: Dengarkan dengan seksama jawaban saksi dan ajukan pertanyaan tindak lanjut untuk memperjelas atau meluaskan pernyataan mereka.
4. Bersikap hormat: Tunjukkan rasa hormat terhadap saksi dan sudut pandang mereka, meskipun versi kejadian mereka berbeda dengan pelapor.
5. Jaga kerahasiaan wawancara: Beri tahu saksi bahwa wawancara mereka bersifat rahasia dan mereka tidak boleh membicarakan detail investigasi dengan orang lain.
6. Catat dengan detail: Catat dengan sejelas mungkin jawaban saksi, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan individu yang terlibat yang relevan.
7. Ucapkan terima kasih: Sampaikan terima kasih kepada saksi atas waktu dan kesediaan mereka untuk memberikan informasi.

3. Pertanyaan yang Kepada Pihak yang Tertuduh

Menginterogasi pihak yang dituduh dalam investigasi HR adalah langkah penting untuk memperoleh semua versi cerita dan memahami kejadian dari berbagai sudut pandang.

Berikut adalah 20 contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada pihak yang dituduh:

1. Bisakan Anda menceritakan perspektif Anda tentang apa yang terjadi dalam kejadian tersebut?
2. Kapan dan di mana kejadian itu terjadi, dan siapa yang ada di sana?
3. Bagaimana perilaku atau tindakan Anda selama kejadian?
4. Apakah ada pernyataan atau tindakan dari orang lain yang membuat Anda merasa tidak nyaman atau khawatir?
5. Bisakah Anda jelaskan percakapan atau interaksi apa pun yang Anda miliki dengan pihak lain yang terlibat sebelum atau setelah kejadian?
6. Apakah Anda memiliki alasan atau motif tertentu untuk berperilaku seperti itu dalam kejadian tersebut?
7. Pernahkah ada kejadian serupa atau keluhan yang dilaporkan tentang Anda sebelumnya?
8. Apakah ada saksi atau bukti yang ingin Anda sampaikan?
9. Apakah ada hal lain yang menurut Anda penting bagi kami untuk tahu?
10. Bagaimana kronologi peristiwa yang mengarah ke kejadian tersebut?
11. Apakah Anda merasa tindakan Anda bisa dibenarkan? Mengapa atau mengapa tidak?
12. Apakah Anda merasa tidak nyaman atau terancam selama kejadian? Jika ya, bagaimana Anda menanggapinya?
13. Apakah Anda merasa diperlakukan dengan adil dan hormat oleh pihak lain yang terlibat?
14. Apakah ada kekhawatiran atau keluhan tentang perilaku pihak lain yang terlibat?
15. Apakah Anda mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan selama kejadian? Jika tidak, mengapa?
16. Apakah Anda mengetahui kebijakan dan prosedur perusahaan terkait perilaku tersebut sebelum kejadian?
17. Apakah Anda telah menerima pelatihan atau panduan mengenai cara menangani situasi serupa?
18. Apakah Anda tetap berhubungan dengan pihak lain yang terlibat sejak kejadian?
19. Apakah Anda membicarakan kejadian ini dengan orang lain? Jika ya, dengan siapa?
20. Apakah ada hal lain yang ingin Anda sampaikan atau jelaskan tentang kejadian atau perilaku Anda saat itu?

Pastikan untuk mendekati pihak yang dituduh dengan sikap hormat dan profesional, serta ajukan pertanyaan terbuka yang memungkinkan mereka memberikan informasi detail tentang perspektif mereka terhadap kejadian tersebut.

Tujuannya adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi guna membuat keputusan yang adil dan berdasarkan fakta.

Baca Juga: 18 Rekomendasi Buku Tentang HRM yang Wajib Dibaca HRD

Kesimpulan

Investigasi HR adalah penyelidikan internal dalam perusahaan yang dilakukan setelah adanya keluhan atau kekhawatiran terkait perilaku karyawan.

Tujuannya untuk mengumpulkan bukti dan fakta terkait keluhan tersebut untuk menentukan tindakan korektif yang diperlukan, termasuk tindakan disipliner atau pemecatan jika perlu.

Agar lebih fokus dalam proses investigasi HR, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang akan memudahkan Anda dalam pengelolaan data karyawan.

Dengan menggunakan software Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan data karyawan dengan mudah dan efisien.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.