Employee referral telah menjadi salah satu metode favorit dan paling produktif untuk mencari bakat. Program referral karyawan dinilai dapat meningkatkan metrik rekrutmen, seperti waktu, biaya, dan kualitas rekrutmen, serta retensi karyawan.
Pada artikel kali ini Gajihub akan membahas tenang apa itu employee referral, pentingnya bagi perusahaan, manfaat, hingga implementasinya di dunia kerja.
Apa yang Dimaksud dengan Employee Referral?
Employee referral adalah ketika seseorang merekomendasikan calon pekerja untuk sebuah lowongan kerja, baik melalui seorang karyawan yang sudah ada di perusahaan maupun relasi dari calon tersebut.
Umumnya, CV calon pekerja akan dikirimkan oleh orang yang merekomendasikan, dengan kemungkinan bahwa calon tersebut cocok untuk posisi yang sedang dibuka. Hal ini bisa terjadi secara informasl atau bagian dari insentif program referral karyawan.
Baca Juga: Compensation Planning, Ketahui Arti, Tujuan, Hingga Tahapannya
Pentingnya Program Employee Referral
Dibandingkan beberapa tahun yang lalu, sekarang calon pekerja memiliki kekuatan yang lebih besar dalam mencari pekerjaan.
Menurut penelitian dan pengalaman sehari-hari rekruter dan profesional HR, saat ini 90% pasar kerja dikendalikan oleh calon pekerja. Artinya, bukan perusahaan yang memilih karyawan, melainkan merekalah yang memilih perusahaan.
Oleh karena itu, menemukan dan merekrut calon pekerja yang ideal, terutama yang memiliki keterampilan menjadi sangat sulit, mahal, dan memakan waktu.
Untuk mencoba mengatasi masalah tersebut, banyak rekruter modern mulai melibatkan karyawan yang sudah ada dalam proses rekrutmen dan perekrutan, yaitu dengan mengakan program employee referral.
Baca Juga: Talent Acquisition Analytics: Pengertian, Manfaat Perusahaan, Hingga Langkah Implementasinya
Manfaat Program Employee Referral
Berikut adalah alasan mengapa Anda perlu mempertimbangkan membangun program referral karyawan di perusahaan Anda:
1. Proses Rekrutmen Lebih Cepat
Saat rekan kerja merekomendasikan seseorang yang mereka kenal, artinya sebagai HR, Anda bisa melewati tahap pemasangan iklan lowongan pekerjaan dan screening CV.
Dengan demikian, Anda pun dapat langsung berbicara dengan calon yang direkomendasikan melalui interview atau yang lainnya. Statistik menunjukkan bahwa calon yang direkomendasikan cenderung lebih mudah menerima tawaran pekerjaan.
2. Hemat Biaya
Melalui program employee referral, Anda dapat meminta rekan kerja untuk merekomendasikan orang-orang dengan keterampilan sesuai. Hal ini membuat proses rekrutemen menjadi lebih cepat, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan posisi kosong tersebut.
3. Cocok dengan Budaya Perusahaan
Calon yang direkomendasikan biasanya sudah memiliki gambaran tentang budaya perusahaan, dan telah memutuskan untuk menjadi bagian darinya. Hal ini meningkatkan kemungkinan calon tersebut untuk bertahan dalam pekerjaan.
Selain itu, karyawan yang merekomendasikan juga cenderung bertahan lebih lama di perusahaan.
4. Membantu Mengisi Posisi Sulit
Dalam beberapa kasus, mencari calon yang sesuai untuk posisi tertentu bisa menjadi sulit. Pada situasi ini, rekan kerja dapat membantu dengan mengidentifikasi calon potensial dari relasi yang mereka miliki.
5. Calon Pekerja dengan Kualitas Lebih Tinggi
Karyawan yang sudah bekerja di perusahaan tentu sangat mengenal budaya perusahaan. Oleh karena itu, mereka dapat mengerti dengan baik kualitas bakat yang diinginkan oleh perusahaan.
Selain itu, orang yang direkomendasikan karyawan tersebut kemungkinan memiliki keterampilan dan minat karier yang serupa. Menurut penelitian erinapp, 82% karyawan menganggap employee referral lebih baik daripada pilihan sumber kandidat lainnya dalam memberikan hasil investasi terbaik.
6. Meningkatkan Produktivitas
Calon yang direkomendasikan biasanya memiliki motivasi ekstra untuk membuktikan kemampuan mereka di perusahaan. Oleh karena itu, tidak jarang calon tersebut memiliki produktivitas yang tinggi.
Selain itu, penelitian juga menunjukkan bahwa calon yang direkomendasikan lebih cepat dalam beradaptasi di perusahaan dibandingkan dengan calon dari sumber lain.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda
Cara Membangun Program Employee Referral
Untuk mendapatkan manfaat dari program rekomendasi karyawan, Anda perlu menyesuaikan dengan strategi rekrutmen secara menyeluruh. Berikut adalah panduan untuk membangun program rekomendasi karyawan yang efektif:
1. Tentukan Kapan Harus Meminta Rekomendasi
Pertama, tentukan kapan Anda ingin menggunakan rekomendasi untuk mencari kandidat berkualitas. Apakah Anda akan meminta rekomendasi pada awal proses rekrutmen atau akan mencoba metode perekrutan seperti iklan lowongan pekerjaan terlebih dahulu?
Apakah Anda ingin menggunakan rekomendasi untuk setiap posisi yang tersedia atau hanya untuk posisi tertentu yang sulit diisi?
Pertanyaan-pertanyaan ini akan lebih mudah dijawab setelah Anda menetapkan tujuan perekrutan Anda. Misalnya, jika Anda ingin merekrut kandidat lebih cepat dari biasanya, maka masuk akal jika Anda meminta rekomendasi, karena rekomendasi terbukti dapat mengurangi waktu rekrutmen secara keseluruhan.
2. Komunikasikan Program Employee Referral
Keberlangsungan program rekomendasi karyawan bergantung pada seberapa terlibat karyawan Anda dalam proses tersebut.
Oleh karena itu, Anda perlu menginformasikan tentang bagaimana cara merekomendasikan orang yang tepat, apa saja persyaratan untuk posisi yang dibutuhkan, dan sebagainya.
Susun dan komunikasikan rencana prosesnya secara efektif agar karyawan dapat merespons dengan baik, sehingga program ini bisa berjalan lancar.
3. Motivasi dan Berikan Hadiah kepada Karyawan
Seorang karyawan tentunya memiliki tugas masing-masing, sehingga mereka tidak selalu memiliki rekomendasi calon karyawan untuk mengisi posisi yang sedang kosong.
Hal inilah yang membuat Anda mungkin perlu memberikan insentif dalam proses tersebut. Program bonus rekomendasi karyawan dapat sangat membantu dalam memotivasi rekan-rekan Anda.
Jumlah bonus rekomendasi karyawan tidak perlu terlalu besar. Insentif sederhana dan terjangkau seperti tiket acara tertentu atau hari libur tambahan dapat dengan mudah memotivasi karyawan.
4. Lacak Rekomendasi Karyawan
Terakhir, untuk mengevaluasi keberhasilan atau kegagalan dari program employee referral, Anda perlu melacak dan menganalisis beberapa metrik SDM yang menckaup:
- Jumlah total rekomendasi vs. jumlah rekomendasi yang dipekerjakan
- Jumlah rekomendasi per posisi/departemen
- Angka turnover dan tingkat retensi kandidat yang direkomendasikan dibandingkan dengan karyawan dari sumber lain.
5. Membangun Kepercayaan
Dengarkan karyawan Anda dan tanggapi dengan baik untuk membangun kepercayaan mereka. Sebab, karyawan yang merasa dipercaya dan dihargai cenderung lebih sering merekomendasikan perusahaan kepada orang lain.
Hal ini juga membantu menjaga karyawan tetap tinggal di perusahaan dalam jangka waktu yang lebih lama.
Baca Juga: Perbedaan Atrisi dan Retensi Karyawan yang Harus HR Tahu
Kelemahan Employee Referral
Selain mendatangkan manfaat bagi perusahaan, program rekomendasi karyawan ini juga memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah:
1. Kurangnya Keberagaman
Karyawan yang sudah bekerja cenderung membawa calon pekerja yang memiliki latar belakang sama dengan mereka, misalnya berasal dari sekolah atau daerah yang sama. Hal ini dapat menyebebkan tim terlalu seragam dan kurang insklusif.
Untuk mengatasinya, Anda harus menggunakan rekomendasi sebagai salah satu dari beberapa sumber kandidat, bukan menjadi satu-satunya atau yang utama.
Selain itu, Anda juga bisa mendorong karyawan untuk merekomendasikan orang yang berkualitas.
2. Kurangnya Transparasi
Kurangnya transparansi dalam proses rujukan karyawan dapat menjadi masalah. Misalnya, seorang karyawan merekomendasikan teman untuk posisi pekerjaan di perusahaan mereka.
Namun, tidak ada komunikasi yang jelas dari tim rekrutmen kepada orang yang direkomendasikan tadi. Dengan demikian, orang tersebut tidak tahu apakah mereka dipertimbangkan atau ditolak.
Akhirnya, mereka mungkin mengetahui bahwa perusahaan memilih orang lain untuk posisi tersebut. Ini dapat mengecewakan dan membingungkan bagi kedua belah pihak.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda dapat melakukan hal-hal berikut:
- Menggunakan sumber kandidat lain selain rujukan karyawan untuk memastikan keberagaman dalam tim.
- Mendorong karyawan untuk merujuk orang berkualitas yang tidak mereka kenal secara pribadi.
- Membangun sistem rujukan yang teratur untuk menjaga proses rekrutmen tetap teratur dan transparan.
- Memberikan umpan balik yang jelas kepada kandidat yang dirujuk, baik mereka diterima atau ditolak.
- Memberikan apresiasi kepada karyawan yang memberikan rujukan yang sukses dan melibatkan mereka dalam proses seleksi.
Baca Juga: Testimoni Karyawan: Pengertian, Pentingnya bagi Karyawan, hingga Contohnya
Tips Membangun Employee Referral
Employee referral merupakan salah satu cara yang paling efektif dan efisien dalam merekrut bakat untuk perusahaan Anda. Program ini dapat membantu Anda menarik kandidat yang berkualitas, mengurangi pergantian karyawan, dan meningkatkan citra perusahaan Anda sebagai tempat kerja yang baik.
Namun, agar program ini berhasil, Anda perlu menjaga keterlibatan dan motivasi karyawan agar mereka mau berpartisipasi. Berikut beberapa tips untuk membuat program employee referral berhasil:
1. Tetapkan Tujuan yang Jelas dan Realistis
Pertama, Anda perlu berkomunikasi mengenai jenis kandidat yang perusahaan cari, berapa banyak rekomendasi yang dibutuhkan, serta jadwal dan bagaimana prosesnya.
Selain itu, berikan feedback dan update mengenai status rekrutmen kepada calon pekerja, sehingga mereka mengetahui apakah berhasil atau tidak. Dengan menetapkan tujuan yang realistis, Anda dapat membantu karyawan untuk memahami nilai dan dampak dari rekomendasi mereka.
2. Tawarkan Insentif yang Menarik
Tawarkan insentif yang menarik untuk karyawan. Selain menarik, pastikan insentif yang diterima karyawan secara tepat waktu, sehingga karyawan merasa dihargai dan diakui.
Insentif tersebut dapat berupa uang tunai, hadiah, hari libur tambahan, atau bahkan kesempatan pengembangan karier. Intinya, Anda harus membuat insentif yang relevan, adil, dan menarik bagi karyawan.
3. Promosikan Program Employee Referral
Langkah selanjutnya, Anda perlu membuat program rekomendasi karyawan dapat terlihat dan diakses oleh para karyawan. Manfaatkan berbagai media komunikasi, seperti email, internet, media sosial, dan sebagainya.
Di samping itu, Anda juga bisa membagikan cerita keberhasilan, menyoroti karyawan yang memberikan rekomendasi terbanyak, serta menampilkan manfaat dari program employee referral bagi perusahaan dan karyawan.
4. Berikan Pelatihan dan Dukungan
Dalam hal ini, Anda bisa membekali karyawan dengan skill-skill dan tools terkait bagaimana cara menarik calon pekerja. Tawarkan sesi pelatihan, webinar, atau panduan tentang cara mengidentifikasi, mendekati, dan merujuk kandidat potensial.
Selain itu, dukunglah karyawan sepanjang proses referral dengan menjawab pertanyaan mereka, mengatasi kekhawatiran mereka, dan meminta masukan dari mereka.
Dengan memberikan pelatihan dan dukungan kepada karyawan Anda, Anda dapat membantu mereka menjadi penrujuk yang percaya diri dan kompeten, serta meningkatkan kualitas dan jumlah rujukan mereka.
5. Ajukan Masukan dan Ukur Hasilnya
Langkah kelima adalah meminta masukan dan mengukur hasilnya. Anda perlu meminta pendapat dan saran dari karyawan Anda mengenai cara meningkatkan program rujukan karyawan, dengan melakukan survei, kelompok fokus, atau wawancara.
Anda juga perlu mengukur hasil dari program rekomendasi karyawan, dengan melacak metrik, seperti tingkat rujukan, tingkat konversi, tingkat retensi, dan biaya per perekrutan.
Dengan meminta masukan dan mengukur hasilnya, Anda dapat mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan program tersebut, serta melakukan penyesuaian dan perbaikan yang diperlukan.
6. Jadikan Program Employee Referral Menyenangkan
Terakhir, Anda perlu menjaga minat dan antusiasme karyawan terhadap program rekomendasi karyawan, dengan memperkenalkan tantangan-tantangan terbaru.
Kemudian, informasikan secara rutin mengenai program rekomendasi karyawan, dengan mengirimkan newsletter, pengumuman, atau pengingat.
Dengan menjadikannya menyenangkan, Anda dapat menjaga momentum dan antusiasme program employee referral, serta mencegah program tersebut menjadi monoton atau membosankan.
Baca Juga: Training Karyawan Baru: Tujuan, Jenis, dan Metodenya
Kesimpulan
Program employee referral memiliki beberapa manfaat, seperti meningkatkan kecepatan proses rekrutmen, menghemat biaya, membantu mengisi posisi sulit, mendapatkan calon pekerja dengan kualitas lebih tinggi, dan meningkatkan produktivitas.
Untuk mengoptimalkan program employee referral, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebagai software payroll dan HR.
Software ini akan membantu Anda dalam pengelolaan data karyawan, terkait gaji, absensi, cuti, dan lain-lain, sehingga Anda dapat lebih fokus pada strategi membangun program employee referral yang menarik.
Coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahan serta efisiensinya.
1 thought on “Employee Referral: Arti, Manfaat, dan Tips Sukses Membangunnya”