Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

Saat ini, meningkatkan produktivitas di tempat kerja bisa menjadi tantangan; tempat kerja telah mengalami beberapa perubahan drastis selama setahun terakhir, beberapa di antaranya mungkin mengubah cara kita bekerja selamanya. Bagi banyak karyawan, membiasakan diri dengan cara kerja seperti ini bisa jadi sulit.

Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, Anda perlu memiliki sistem yang mendorong motivasi dalam tim Anda dan menginspirasi mereka untuk mengerahkan 100% ke dalam segala hal yang mereka lakukan.

Saat ini, produktivitas di tempat kerja dan moral karyawan sangat sulit; banyak organisasi yang bekerja dari rumah, yang berarti karyawan mengalami gangguan tanpa henti dan kurangnya koneksi dapat membahayakan produktivitas karyawan.

Di tempat kerja modern, Anda harus proaktif dalam pemikiran Anda. Anda perlu menginspirasi karyawan Anda, menunjukkan kepada mereka manfaat produktivitas di tempat kerja dan memandu mereka cara untuk memaksimalkan produktivitas karyawan.

Tanpa basa-basi lagi, inilah tips yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan yang bisa Anda adopsi dalam bisnis atau diri Anda sendiri.

Apa yang Dimaksud Dengan Produktivitas  Kerja Karyawan?

Produktivitas karyawan, juga dikenal sebagai produktivitas di tempat kerja atau produktivitas kerja, adalah ukuran output karyawan secara individu.

Misalnya, sebuah perusahaan yang memproduksi botol artistik ingin mengetahui berapa banyak botol artistik yang dapat diproduksi oleh seorang karyawan dalam periode waktu tertentu – angka ini adalah output karyawan secara individu.

Baca juga: Cara Hitung PPh Progresif Beserta Aturannya

Pentingnya Produktivitas Kerja Karyawan

Tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk menjadi sukses – dan kita telah menetapkan bahwa produktivitas karyawan dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan sebuah perusahaan.

Ada dua faktor yang menentukan apakah karyawan berhasil dalam pekerjaan mereka:

• Produktivitas – jumlah pekerjaan yang diselesaikan
• Efektivitas – jumlah upaya yang dicurahkan ke dalam pekerjaan itu

Beberapa orang mungkin menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan sejumlah kecil pekerjaan – orang-orang ini lebih efektif daripada produktif.

Orang lain mungkin menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang sedikit – orang-orang ini lebih produktif daripada efektif.

Anda harus selalu memaksimalkan produktivitas dan efektivitas Anda – usahakan untuk mengerahkan upaya maksimal dalam pekerjaan Anda, dan selesaikan sebanyak mungkin pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin.

Ada beberapa manfaat dari produktivitas karyawan yang tinggi yang membuktikan pentingnya produktivitas di perusahaan Anda – jika karyawan produktif, bisnis:

• Menjadi lebih menguntungkan
• Bertumbuh
• Memenuhi permintaan konsumen
• Tetap kompetitif

Intinya, produktivitas karyawan yang tinggi memastikan perusahaan tetap relevan di pasar.

Baca juga: Siklus Rekrutmen: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan

Untuk mengukur produktivitas kerja karyawan, pertama-tama Anda harus berbicara dengan karyawan Anda dan menentukan standar yang akan Anda gunakan untuk membandingkan hasil kerja karyawan secara individu. Anda bisa mengukur produktivitas karyawan dengan:

Mengukur jumlah penjualan

Bukti bahwa Anda memiliki produktivitas yang tinggi: Jumlah penjualan yang tinggi.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan jumlah penjualan per bulan yang perlu dilakukan karyawan Anda, kemudian Anda membandingkan hasil bulanan mereka dengan angka ini.

Misalnya, Anda memutuskan bahwa setiap karyawan harus melakukan 100 panggilan per bulan, membuat 20 kontak, dan 10 penjualan. Jika seorang karyawan membuat 120 panggilan, tetapi hanya 5 penjualan, dia tidak mencapai standar. Jika seorang karyawan melakukan 80 panggilan, tetapi 15 penjualan, dia telah mencapai standar yang ditetapkan.

Mengukur pencapaian sasaran

Bukti bahwa Anda memiliki produktivitas yang tinggi: Tingginya jumlah sasaran yang terpenuhi.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan jumlah sasaran per bulan yang harus dicapai karyawan Anda, dan kemudian Anda membandingkan hasil bulanan mereka dengan angka ini.

Mengukur laba

Bukti Anda memiliki produktivitas tinggi: Laba yang tinggi.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan laba tahunan yang ideal untuk perusahaan Anda. Jika Anda mencapai atau melampaui itu, Anda telah membuktikan produktivitas karyawan Anda. Jika Anda gagal, karyawan Anda tidak mencapai persentase produktivitas yang diharapkan.

Baca juga: Contoh Pertanyaan Tes EQ dalam Proses Interview Karyawan

Mengukur jumlah pekerjaan yang diselesaikan

Bukti bahwa Anda memiliki produktivitas yang tinggi: Jumlah tugas yang diselesaikan tinggi.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan jumlah tugas per minggu yang harus diselesaikan karyawan Anda, kemudian Anda membandingkan hasil bulanan mereka dengan angka ini.

Mengukur kualitas pekerjaan yang diselesaikan

Bukti bahwa Anda memiliki produktivitas yang tinggi: Semua proyek, berapa pun jumlahnya, diselesaikan dengan cara yang berkualitas.

Bagaimana Anda mengukurnya? Anda menentukan parameter yang mendefinisikan proyek yang sudah selesai sebagai proyek yang berkualitas dan sukses, kemudian Anda menentukan berapa banyak proyek Anda yang sudah selesai sesuai dengan parameter ini.

Misalnya, ketika Anda mengembangkan aplikasi, proyek dianggap berhasil dan berkualitas jika aplikasi itu fungsional, jika memenuhi semua persyaratan klien, dan jika klien puas.

Mengukur waktu yang dihabiskan

Bukti bahwa Anda memiliki produktivitas yang tinggi: Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek.

Bagaimana Anda mengukurnya? Tetapkan perkiraan waktu yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan semua tugas yang terkait dengan proyek Anda, dan berikan tenggat waktu proyek kepada klien berdasarkan perkiraan tersebut.

Instruksikan karyawan Anda untuk melacak waktu yang mereka gunakan untuk tugas-tugas ini. Jika Anda selesai sebelum tenggat waktu, berarti tim Anda produktif dengan waktu (dan jadwal) mereka.

Baca juga: Pengertian Kesehatan dan Keselamatan Kerja dan Cara Menjadi K3 Spesialis

Bagaimana cara Menghitung Produkvitas Kerja Karyawan?

Untuk memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas karyawan, Anda harus menghitung kondisi produktivitas karyawan saat ini terlebih dahulu.

Ada berbagai cara untuk melakukan hal ini, tetapi metode yang paling umum biasanya melibatkan perbandingan kinerja karyawan terhadap biaya relatif yang ia bawa ke perusahaan – tujuan utamanya adalah untuk menerima nilai lebih dari karyawan daripada yang dibayarkan kepadanya, tetapi, seperti yang telah kita lihat di bagian sebelumnya dalam postingan ini, ada lebih banyak indikator produktivitas karyawan yang tinggi.

Anda juga bisa menghitung persentase kemungkinan produktivitas karyawan dalam perusahaan Anda jika Anda mengikuti 4 langkah berikut ini:

Langkah 1: Tentukan standar

Anda akan mengukur semua tingkat produksi Anda terhadap standar ini.

Langkah 2: Tentukan berapa banyak waktu yang Anda miliki dalam satu minggu kerja

Jika Anda memiliki lima hari kerja dalam seminggu, dengan norma harian 8 jam, Anda memiliki 40 jam, atau 2400 menit waktu setiap minggu.

Langkah 3: Kurangi semua waktu “tidak produktif” dari minggu kerja Anda

Ini termasuk semua istirahat makan siang, istirahat sejenak, rapat, dan aktivitas serupa. Misalnya, jika Anda menghabiskan sekitar 30 menit untuk istirahat makan siang, 30 menit untuk istirahat sejenak, dan 1 jam untuk rapat setiap hari, itu berarti 10 jam atau 500 menit yang harus Anda kurangi dari total waktu kerja Anda dalam seminggu. Itu menyisakan 1.900 menit waktu produktif Anda.

Langkah 4: Hitung persentasenya

Bagilah jumlah waktu produktif yang tersedia (1.900) dengan jumlah waktu kerja yang tersedia per minggu (2.400), kemudian kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentase produktivitas Anda (1.900/2.400*100 = 79%).

Ketika menghitung persentase produktivitas Anda, ingatlah 2 hal penting:

• Anda tidak akan pernah bisa 100% produktif
• Persentase produktivitas Anda hanyalah angka ideal – karyawan perlu fokus dan menghindari gangguan untuk mencapai persentase produktivitas maksimum perusahaan sebesar 79%.

Baca juga: Cara Menghitung Produktivitas dan Rumus Menghitungnya

Mengapa Produktivitas Kerja Karyawan Rendah?

Jika Anda telah mengidentifikasi adanya masalah dengan produktivitas di tempat kerja, langkah pertama adalah memahami bagaimana produktivitas dapat terpengaruh.

Ada beberapa faktor yang memengaruhi produktivitas yang berada di luar kendali Anda. Tetapi untuk faktor-faktor yang bisa Anda kendalikan, Anda harus menganalisis situasinya dan mencari cara untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Beban kerja

Produktivitas karyawan mungkin kurang karena beban kerja yang Anda berikan kepada karyawan Anda terlalu rendah atau terlalu tinggi.

Beban kerja yang tinggi bisa sangat membebani kesehatan mental, yang pada akhirnya menyebabkan kelelahan staf. Atau, beban kerja yang rendah bisa menyebabkan kebosanan dan menimbulkan kelelahan.

Jika ada masalah dengan beban kerja di organisasi Anda, penting untuk duduk bersama karyawan Anda dan mendiskusikan cara-cara untuk membuat beban kerja lebih mudah dikelola.

Manfaatkan aplikasi manajemen dokumen yang dapat diintegrasikan ke dalam platform intranet perusahaan Anda, seperti Monday.com dan Trello. Aplikasi-aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat struktur tugas yang jelas yang perlu dilakukan dan kapan tugas-tugas itu harus diselesaikan.

Dinamika yang bertentangan

Mari kita hadapi fakta, dalam bisnis apa pun, ada perselisihan dan konflik antar karyawan. Tetapi ketika konflik itu tumbuh dan menjadi sangat buruk sehingga karyawan Anda tidak bekerja sama dengan baik, inilah saatnya untuk turun tangan.

Konflik di tempat kerja dapat merusak produktivitas karyawan karena menurunkan moral dan dapat berdampak negatif pada kesehatan mental.

Jika Anda merasa ada masalah yang muncul di tempat kerja, cobalah untuk menyelesaikannya secepat mungkin; ajaklah semua karyawan untuk menyelesaikan perbedaan mereka dan mencari solusi untuk masalah tersebut.

Baca juga: Mengenal Beberapa Jabatan Perusahaan di Indonesia

Motivasi tim

Semangat dan motivasi yang rendah adalah pembunuh diam-diam di tempat kerja, hal ini dapat berdampak pada kinerja individu karyawan atau bahkan seluruh tim.

Indikator utama rendahnya semangat kerja karyawan termasuk perubahan sikap, kurangnya inisiatif dan kinerja yang buruk.

Jika Anda melihat salah satu dari faktor-faktor ini muncul di tempat kerja, Anda perlu memastikan bahwa Anda langsung mengatasinya untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

10 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan

Setelah Anda mengidentifikasi mengapa tingkat produktivitas tenaga kerja Anda mungkin rendah, langkah berikutnya adalah memikirkan solusi untuk masalah tersebut.

Dilaporkan bahwa 61% karyawan merasakan burn-out pada pekerjaan mereka saat ini. Faktanya, burn-out adalah faktor besar yang memengaruhi tingkat produktivitas karyawan dan tentu saja hal ini merupakan sesuatu yang dapat diatasi secara langsung.

Kami telah mengumpulkan 10 tips teratas tentang cara meningkatkan tingkat produktivitas di tempat kerja, dengan gabungan pendekatan jangka pendek dan jangka panjang.

1. Tingkatkan orientasi karyawan

Banyak perusahaan yang masih memiliki pola pikir bahwa begitu kontrak ditandatangani, mereka menjamin kesetiaan karyawan baru mereka.

Mentalitas kerja tradisional ini tidak lagi berlaku untuk talenta generasi baru. Dibutuhkan program orientasi yang efektif untuk berhasil mengintegrasikan mereka ke dalam budaya perusahaan.

Perusahaan kehilangan 17% karyawan baru mereka dalam 90 hari pertama karena strategi orientasi yang tidak efektif. Padahal, program orientasi yang baik meningkatkan retensi hingga 50%.

Elemen dasar orientasi yang efektif terdiri atas pelatihan ekstensif, umpan balik, check-in, dan dukungan langsung. Selain itu, penting bagi intranet perusahaan untuk membuatnya cepat dan mudah bagi karyawan untuk belajar sebanyak mungkin tentang kolega mereka.

2. Berhenti melakukan micromanaging

Banyak pemimpin berpikir bahwa micromanaging dan mendelegasikan tugas kepada karyawan adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas, tetapi pada kenyataannya, ini tidak bisa jauh dari kebenaran.

Pemberdayaan karyawan adalah di mana bisnis memberikan kepercayaan kepada karyawannya untuk mengontrol tugas mereka sendiri dan aktivitas sehari-hari di tempat kerja.

Meskipun banyak bisnis yang mungkin takut memikirkan meninggalkan karyawan mereka untuk mengelola tugas mereka sendiri, karyawan yang diberdayakan lebih cenderung produktif dan 23% lebih cenderung menawarkan ide dan solusi kepada tim mereka.

3. Mendorong kerja fleksibel dan agile

Seiring dengan munculnya pola kerja yang fleksibel, semakin banyak perusahaan yang harus terbuka terhadap peluang kerja yang agile.

Hal ini memberikan karyawan Anda fleksibilitas kapan, di mana, dan bagaimana Anda bekerja, agar sesuai dengan kebutuhan mereka dan memiliki keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih terstruktur untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Tempat kerja yang lincah memberdayakan tim Anda untuk mengambil alih kepemilikan proyek, mengelola waktu mereka sendiri, dan bekerja sesuai dengan kekuatan mereka.

Sebuah laporan oleh akademisi di universitas Cardiff dan Southampton menunjukkan bahwa mayoritas orang yang bekerja dari rumah sama produktifnya, jika tidak lebih.

Mendorong karyawan Anda untuk mengambil cuti pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas seluruh tenaga kerja Anda. Jika karyawan Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk bekerja dan tidak memberikan waktu istirahat, maka kapasitas mereka untuk fokus dan kualitas pekerjaan akan terpengaruh.

Baca juga: Karyawan Swasta: Pengertian, Masa Kerja, Hak dan Kewajiban

4. Pekerjakan orang, bukan CV

Sangat mudah untuk terjebak dalam proses perekrutan tradisional yang sudah ketinggalan zaman, di mana pendidikan yang baik, pengalaman kerja yang relevan, dan set keterampilan yang tepat adalah semua yang Anda cari. Namun, ada kriteria lain yang sama pentingnya, jika tidak lebih. Kesesuaian budaya.

Mempekerjakan untuk kesesuaian budaya adalah tentang membawa karyawan ke dalam perusahaan yang keyakinan, perilaku, dan nilai-nilainya selaras dengan organisasi Anda.

Mengkomunikasikan budaya perusahaan Anda sejak awal membantu kandidat memahami apa yang bisa mereka harapkan sebagai karyawan, sehingga mereka bisa membuat keputusan yang tepat, apakah akan menerima tawaran pekerjaan atau tidak.

Jika hal ini tidak didiskusikan dan kesesuaian budaya bukan bagian dari strategi perekrutan Anda, karyawan kemungkinan besar akan meninggalkan perusahaan atau menjadi tidak produktif, sehingga menyebabkan konflik di tempat kerja.

5. Mendorong kolaborasi tim

Tingkat inovasi yang lebih tinggi mengarah pada peningkatan produktivitas dan pertumbuhan bisnis. Akibatnya, menerapkan tempat kerja digital dan kolaboratif sangat penting bagi perusahaan mana pun yang ingin sepenuhnya mengkolaborasikan tenaga kerja mereka.

Memiliki aplikasi seluler untuk intranet perusahaan Anda juga merupakan cara yang baik untuk berbagi berita perusahaan dengan feed sosial dan fitur timeline – ini memungkinkan organisasi Anda untuk menerapkan perubahan atau mengumpulkan umpan balik karyawan yang berharga, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

6. Bangun komunikasi tim yang baik

Semua pemimpin tahu bahwa komunikasi yang jelas adalah kunci kesuksesan. Sebuah artikel oleh Smarp menemukan bahwa 72% karyawan tidak sepenuhnya memahami strategi perusahaan mereka, membuat mereka merasa tidak mengetahui informasi penting perusahaan dan terputus dari organisasi mereka.

Memiliki fitur ‘Profil Karyawan’ di intranet Anda membantu karyawan baru dan mendukung mereka untuk mengenal perusahaan lebih baik dengan dapat mengakses semua orang dari departemen yang berbeda secara efisien.

Profil karyawan juga membantu pengguna untuk saling mengenal satu sama lain pada tingkat yang lebih pribadi dan memudahkan manajemen untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan yang mungkin mereka miliki tentang aktivitas karyawan di ruang kerja virtual, yang pada akhirnya meningkatkan komunikasi di seluruh tempat kerja.

Baca juga: Contoh Kompensasi dan Jenisnya yang Wajib HR Ketahui

7. Fokus pada pelatihan karyawan

Pelatihan karyawan Anda memainkan peran yang sangat besar dalam seberapa siap tim Anda untuk pekerjaan mereka. Semakin siap mereka – semakin produktif mereka.

Pelatihan perlu memungkinkan karyawan untuk menjadi terbiasa dengan perusahaan baru mereka jauh lebih cepat daripada jika mereka hanya menelitinya sendiri.

Misalnya, perusahaan mungkin memiliki alat bantu internal mereka sendiri, sehingga pelatihan akan sangat penting bagi karyawan untuk memahami sumber daya spesifik.

Sebuah laporan yang diselesaikan oleh Gallup menyatakan bahwa 88% karyawan berpikir bahwa atasan mereka melakukan pekerjaan yang buruk dengan proses orientasi dan pelatihan. Tidak menempatkan fokus yang cukup pada pelatihan dan orientasi dapat menyebabkan peningkatan pergantian karyawan dan hilangnya produktivitas.

8. Meminta umpan balik

Umpan balik karyawan sangat penting bagi manajemen untuk meningkatkan strategi komunikasi internal, komunikasi, dan lainnya.

Oleh karena itu, memiliki survei yang dapat diisi oleh karyawan di intranet perusahaan Anda sangat penting. Pimpinan bisa mendapatkan umpan balik yang dibutuhkan dengan cara yang ringkas dan kolaboratif.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya

9. Bersikaplah apresiatif

Pengakuan adalah motivator utama bagi karyawan dan memberi mereka rasa pencapaian dan membuat mereka merasa dihargai atas kerja keras dan upaya mereka.

Apresiasi tidak hanya membuat karyawan merasa lebih percaya diri, tetapi juga meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Ketika seorang karyawan menerima pujian atas kerja kerasnya, hal ini memperkuat perilaku mereka dan membuat mereka lebih mungkin untuk melanjutkan perilaku tersebut.

10. Transparansi nilai

Sebagai seorang pemimpin, penting untuk bersikap jelas dan ringkas dengan karyawan Anda dalam hal mendelegasikan tugas.

Jika Anda memiliki proyek besar yang akan datang, pastikan Anda menguraikan ‘SMART’ goals dari tugas tersebut kepada karyawan Anda; dengan cara ini mereka akan mengetahui apa yang diperlukan tugas tersebut, apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka dapat mengukur keberhasilan mereka.

Tanpa memberikan serangkaian tujuan di balik tugas, karyawan Anda kemungkinan besar akan mempertanyakan keabsahan tugas tersebut yang dapat merusak produktivitas karyawan.

Baca juga: Kode Etik Profesi: Pengertian, Pentingnya, Contoh, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Setelah Anda memahami pentingnya produktivitas kerja karyawanbagi keberhasilan perusahaan, Anda perlu menerapkan langkah-langkah yang tepat untuk mengukur, menghitung, dan yang paling penting, meningkatkan sumber daya bisnis yang berharga ini.

Untuk melakukannya, Anda harus memberikan perhatian yang sama terhadap apa yang bermanfaat bagi perusahaan Anda dan apa yang bermanfaat bagi karyawan Anda.

Jika Anda memiliki masalah dengan proses pengukuran dan rumus penghitungan produktivitas kerja dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan solusi HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa mengurangi beban kerja bagian HRD dalam proses penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Jadikan proses penghitungan produktivitas lebih mudah dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan dengan Gajihub dan proses pendistribusian feedback yang menyeluruh secara online hanya dalam satu aplikasi yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.