Orientasi karyawan penting bagi karyawan baru dan perusahaan itu sendiri. Tidak hanya menyesuaikan karyawan baru dengan lingkungan, tetapi juga memberikan wawasan berharga bagi perusahaan yang berkontribusi pada pertumbuhan dan peningkatan program yang berkelanjutan.
Meskipun memiliki sistem untuk menyambut karyawan baru secara universal diketahui bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan, banyak perusahaan berjuang untuk menemukan kombinasi aktivitas yang ideal untuk membuat karyawan merasa diterima dan memberi mereka awal yang kuat untuk pekerjaan baru mereka.
Pada artikel ini, kita akan membahas pengertian orientasi karyawan, mengapa itu penting dan bagaimana merancang program orientasi karyawan yang baik.
Apa itu Program Orientasi Karyawan?
Proses orientasi karyawan terjadi pada beberapa hari pertama pekerjaan karyawan baru. Ini melibatkan memperkenalkan mereka ke tim mereka, menunjukkan kepada mereka ruang kerja mereka dan mengelola dokumen karyawan baru.
Karyawan biasanya akan menghabiskan sebagian dari orientasi pekerjaan mereka untuk meninjau informasi orientasi seperti aturan berpakaian, tunjangan, dan gaji.
Seorang karyawan baru juga akan menghabiskan proses orientasi pekerjaan mereka di dalam departemen tempat mereka bekerja.
Anda dapat menghabiskan waktu ini untuk menjelaskan tugas sehari-hari mereka, membiasakan mereka dengan perangkat lunak atau peralatan yang akan mereka gunakan dan membuat mereka berkenalan dengan anggota tim mereka akan berkolaborasi.
Proses orientasi ini harus nyaman dan membuat karyawan barus merasa diterima dan bersemangat untuk memulai tugas mereka.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya
Fungsi Program Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan baru adalah peluang besar bagi perusahaan untuk membuat kesan pertama yang positif pada karyawan yang baru direkrut.
Karyawan baru sering merasa gugup tentang hari pertama mereka, dan orientasi dapat membantu mereka merasa diterima dan mendapat informasi tentang aspek positif dari perusahaan baru mereka.
Alasan yang baik untuk menerapkan rencana orientasi yang efektif termasuk bahwa hal itu dapat:
Mengurangi kecemasan
Tergantung pada orangnya, kecemasan dapat menghambat kemampuan untuk mempelajari rutinitas dan tanggung jawab pekerjaan baru secara efektif.
Orientasi membantu memudahkan karyawan baru ke tempat kerja sambil membimbing mereka melalui hari-hari canggung pertama di tempat kerja.
Mengurangi biaya
Manfaat dari orientasi yang tepat jauh lebih besar daripada biayanya, karena dapat membantu karyawan menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan budaya tempat kerja jauh lebih cepat, mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan mempelajari pekerjaan tersebut.
Mengurangi turnover
Turnover karyawan sering meningkat ketika karyawan tidak merasa dihargai atau pada dasarnya diatur untuk gagal dalam pekerjaan mereka. Orientasi berfungsi untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dihargai oleh organisasi dan mendukung kesuksesan mereka dengan menyediakan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan.
Baca juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tahapan, dan Skill yang Dibutuhkan
Menghemat waktu
Ketika sumber daya manusia memberikan orientasi awal yang mencakup semua topik, supervisor dan rekan kerja cenderung tidak meluangkan waktu untuk mengajari karyawan tentang kebijakan perusahaan, di mana segala sesuatu berada dan bagaimana bekerja dengan peralatan yang diperlukan. Ketika item ini telah dibahas, manajemen dan rekan kerja hanya perlu membantu memperkuat konsep.
Membuat garis besar ekspektasi
Ketika seorang karyawan belajar di awal, mereka dapat memiliki ekspektasi dan apa yang diharapkan dari orang lain, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari tahu hal-hal ini melalui tebakan dan coba-coba dan lebih banyak waktu dihabiskan untuk mendapatkan nilai uang perusahaan dari karyawan tersebut.
Jenis Program Orientasi Karyawan
Ada berbagai jenis pelatihan orientasi yang berbeda yang bergantung pada tingkat keterampilan karyawan dan jenis pekerjaan di mana mereka dipekerjakan.
Jika organisasi Anda memiliki sistem atau softawre HR sendiri, kebijakan atau prosedur yang tidak biasa, atau pekerjaan yang memerlukan pengetahuan khusus, maka pelatihan menjadi lebih penting. Beberapa jenis pelatihan orientasi antara lain:
- Program pembelajaran online mandiri untuk informasi seperti prosedur keselamatan, keterampilan perangkat lunak, atau keterampilan teknis lainnya
- Pertemuan one-on-one untuk membahas pekerjaan dan memberikan umpan balik yang membangun
- Mentoring untuk memberi karyawan baru sumber daya utama dalam perusahaan yang dapat mereka kunjungi terus menerus untuk pertanyaan dan umpan balik
- Pelatihan langsung untuk mempelajari cara menggunakan mesin dan peralatan
- Pelatihan kelompok tatap muka untuk melatih karyawan tentang soft skill seperti layanan pelanggan, pembangunan tim, manajemen klien, dan pelatihan
- Kursus formal tersedia melalui vendor luar tentang bisnis dan topik lainnya
Baca juga: Jam Kerja Fleksibel: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya
Tips Merancang Proses Orientasi Karyawan Bagi Perusahaan
Sebagian besar perusahaan memulai program orientasi karyawan mereka dengan menyambut karyawan ke dalam tim, diikuti dengan garis besar kebijakan dan prosedur dasar perusahaan.
Ekspektasi harus ditetapkan dengan jelas dan karyawan baru harus bersemangat untuk menjadi anggota tim yang produktif. Untuk memetakan proses orientasi untuk mendapatkan hasil maksimal, coba ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memulai:
1. Menyambut karyawan
Sejak karyawan baru masuk, fokusnya harus pada meredakan kecemasan mereka. Memiliki agenda yang digariskan untuk beberapa hari pertama akan membantu karyawan mengetahui apa yang diharapkan.
Mereka harus dikawal di sekitar kantor untuk diperkenalkan kepada semua orang di tim mereka, dan supervisor langsung mereka harus memiliki waktu berduaan dengan mereka, lebih disukai makan siang di luar lokasi, di mana kedua belah pihak dapat merasa lebih nyaman.
2. Sediakan buku pegangan karyawan
Buku pegangan atau employee handbook harus mencakup kompensasi/tunjangan, perincian tentang periode pembayaran, setoran langsung, pemotongan gaji, asuransi kesehatan, kebijakan kehadiran/cuti dan keselamatan/keamanan dan aturan perilaku apa pun, termasuk anti-pelecehan, aturan berpakaian, kebijakan obat-obatan dan alkohol, komputer , penggunaan media sosial dan telepon serta bergaul dengan rekan kerja.
3. Pelajari kebijakan
Karyawan baru harus segera mengetahui peraturan dan kebijakan untuk membantu mereka menghindari kesalahan karena secara tidak sengaja melakukan sesuatu yang memalukan.
Topik dasar yang harus dibahas harus mencakup parkir, masuk (jika ada), istirahat, etiket, dan kebijakan lain yang sangat penting untuk diikuti oleh setiap karyawan.
Baca juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya
4. Jelaskan detail pekerjaan secara menyeluruh
Dalam beberapa hari pertama, penting untuk menyentuh dan memperkuat apa yang Anda bicarakan selama proses wawancara untuk memungkinkan karyawan membentuk rasa hubungan dengan perusahaan.
Proses ini membantu karyawan baru memahami harapan, nilai, dan misi perusahaan sehingga mereka dapat menghubungkan pekerjaan spesifik mereka dengan pencapaian tujuan ini.
5. Tetapkan tujuan dan langkah tindakan
Selama minggu pertama mereka bekerja, karyawan baru harus bertemu dengan atasan mereka untuk berdiskusi secara mendalam tentang tanggung jawab dan tujuan pekerjaan.
Karyawan harus siap untuk mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang harapan, tugas, dan prioritas mereka.
6. Tentukan dengan jelas harapan yang menyeluruh
Manajemen harus menanamkan pemahaman penuh kepada karyawan baru tentang tujuan strategis perusahaan dan bagaimana tujuan karyawan selaras dengan mendukung visi keseluruhan ini.
Mengetahui apa yang akan mereka evaluasi akan memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik, dan ketika mereka didorong untuk mencapai tujuan yang sejalan dengan tujuan yang lebih besar, karyawan akan merasakan tujuan dan kepentingan mereka dalam organisasi dan mengejar tujuan perusahaan. sebagai milik mereka.
Baca juga: Job Specification: Pengertian, Elemen, dan Bedanya dengan Job Description
Tips Melakukan Orientasi bagi Karyawan Baru
Memulai pekerjaan baru bisa menyenangkan. Ketika Anda mulai, Anda mungkin akan dipandu melalui proses orientasi, di mana Anda akan bertemu kolega Anda, mencari tahu di mana kantor Anda, belajar tentang manfaat dan menandatangani banyak dokumen.
Berikut adalah beberapa tip untuk membuat prosesnya sebebas mungkin dari kecemasan:
1. Datang tepat waktu
Atau, lebih baik lagi, lebih awal. Kesan pertama adalah kesan abadi. Untuk memastikan kedatangan Anda tepat waktu, rencanakan dengan tepat.
Lakukan mengemudi ke kantor di pagi hari saat lalu lintas sedang ramai untuk mengukur berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk meninggalkan diri Anda sendiri. Catat setiap rute sekunder yang tersedia jika terjadi penyumbatan jalan.
2. Berpakaian yang rapi dan tepat
Kesan pertam itu penting, jadi pastikan Anda berpakaian dengan tepat. Anda pasti ingin merasa nyaman dan mematuhi aturan berpakaian, yang seharusnya sudah Anda ketahui selama penjadwalan orientasi.
Jika tidak, gunakan cara aman yaitu dengan mengenakan sesuatu yang mirip dengan apa yang Anda kenakan saat wawancara.
Aturan yang baik untuk diikuti selama beberapa minggu pertama di tempat kerja adalah mencocokkan gaya yang dikenakan karyawan lain, tetapi lebih formal. Ini akan mengatur nada waktu Anda di pekerjaan ini.
3. Lakukan persiapan
Hari pertama di pekerjaan baru sering kali membuat Anda kewalahan karena Anda dibanjiri informasi yang sangat banyak. Pastikan Anda membawa pena dan buku catatan kecil untuk mencatat.
Anda akan mengisi banyak dokumen dasar, jadi pastikan Anda membawa apa yang Anda butuhkan untuk memastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan di ujung jari Anda.
Adalah cerdas untuk membawa sedikit uang tunai, jika Anda perlu minum kopi, makan siang, atau apa pun yang mungkin muncul.
Baca juga: Pasar Tenaga Kerja: Pengertian, Komponen, Jenis dan Tips Analisanya
4. Lakukan riset Anda
Karena Anda sudah dipekerjakan, sebaiknya Anda berasumsi bahwa Anda mengetahui satu atau dua hal tentang perusahaan tersebut.
Disarankan agar Anda melakukan lebih banyak penggalian pada malam sebelum orientasi Anda dimulai. Jika mereka memberi Anda buku pegangan karyawan sebelum orientasi, pastikan Anda membaca semuanya dengan seksama dan menyiapkan pertanyaan Anda.
5. Tidur yang cukup
Dapat dimengerti untuk merasa cemas dan mungkin gelisah sebelum Anda memulai pekerjaan baru, tetapi pastikan Anda mendapatkan jumlah tidur yang disarankan, karena Anda akan bangun lebih berenergi, dengan kulit yang lebih baik dan pikiran yang lebih tajam untuk membantu Anda mencerna banyak hal. informasi yang akan Anda terima. Anda akan membutuhkan energi ekstra, pasti.
7. Ajukan pertanyaan
Tujuan dari orientasi ini adalah untuk memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan untuk berhasil sejak hari pertama. Ingatlah hal ini jika Anda gugup mengajukan pertanyaan.
Dengarkan baik-baik dan perhatikan, tetapi tanyakan apakah Anda tidak memahami sesuatu, karena itu bisa menjadi sangat penting nantinya. Anda diharapkan untuk mengajukan pertanyaan—pastikan itu perlu dan cerdas.
Baca juga: Motivasi Melamar Kerja dan Cara Menjawabnya Saat Wawancara
Tips yang Dilakukan Setelah Orientasi Karyawan
Seorang supervisor atau profesional sumber daya manusia harus memeriksa dengan karyawan baru pada titik-titik yang telah ditentukan untuk memastikan mereka merasa nyaman dan berhasil dalam pekerjaan mereka.
Poin-poin ini biasanya dua minggu, sebulan, dua bulan. Setiap perusahaan dapat memilih interval yang paling sesuai dengan keadaan.
Hal yang harus Anda cek adalah dengan menjawab pertanyaan berikut:
- Apakah mereka merasa telah dipersiapkan dengan baik untuk peran baru mereka?
- Apakah mereka memahami perusahaan dan perannya dalam organisasi?
- Apakah ada pertanyaan yang belum terjawab?
- Apakah komunikasi dengan manajer mereka telah produktif?
- Gagasan apa yang mereka miliki tentang pengembangan karyawan di masa depan?
- Apakah pelatihan khusus pekerjaan yang mereka terima bermanfaat? Apakah itu mencakup area yang tepat dan apakah sepadan dengan waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk itu?
Baca juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai orientasi karyawan dan juga tips yang bisa Anda lakukan, baik Anda seorang pemilik bisnis maupun karyawan.
Harus Anda ingat, tujuan orientasi karyawan adalah untuk memberikan informasi dasar untuk mempersiapkan karyawan baru untuk berkontribusi secara aktif pada organisasi. Karena karyawan adalah investasi jangka panjang, penting bagi mereka untuk diperlakukan seperti itu.
Untuk proses orientasi karyawan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda akan mendapatkan solusi menyeluruh dan terintegrasi mulai dari proses talent management, payroll, absensi, penghitungan pajak, dan masih banyak lagi.
Tertarik menghadirkan proses orientasi karyawan yang lebih baik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
6 thoughts on “Orientasi Karyawan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Tips Melakukannya”