Manajemen proyek adalah cara perusahaan dapat menyelesaikan tugas secara efektif, apakah mereka ingin mengembangkan produk, menyediakan layanan, atau mengimplementasikan aktivitas lainnya.
Ini adalah filosofi yang memberikan struktur dan efisiensi pada alur kerja. Manajer dan pemimpin tim lainnya dapat menggunakan kerangka kerja ini untuk menggunakan sumber daya dengan sukses dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran.
Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu manajemen proyek, bagaimana menggunakannya, dan apa tugas dan keterampilan manajer proyek.
Mengapa Berguna untuk Mengetahui Jawaban atas “Apa itu manajemen proyek?”
Sangat berguna untuk mengetahui jawaban atas “Apa itu manajemen proyek?” karena ini dapat membantu Anda memutuskan apakah karier di bidang ini tepat untuk Anda.
Bahkan jika Anda tidak menjadi manajer proyek secara tepat, Anda dapat menggunakan keterampilan manajemen proyek dalam berbagai pekerjaan lain di industri yang berbeda.
Anda bahkan mungkin dapat menggunakan kemampuan ini dalam kehidupan pribadi Anda untuk merencanakan dan mengimplementasikan proyek seperti renovasi rumah, pesta, atau perjalanan liburan.
Baca juga: 8 Tips Mengoptimalkan Manajemen Penilaian Karyawan
Jadi, apa itu manajemen proyek?
Manajemen proyek adalah proses di mana perusahaan mengalokasikan sumber daya untuk menyelesaikan tugas. Sumber daya ini mungkin tidak material, seperti pengetahuan, keterampilan, teknik, waktu, dan tenaga kerja, atau materi, seperti uang, peralatan, bahan, dan ruang.
Pengorganisasian rencana dan upaya dapat membantu tim mencapai tujuan mereka. Ada berbagai jenis manajemen proyek yang memenuhi kebutuhan industri yang berbeda, termasuk:
Waterfall project management
Dalam pendekatan ini, anggota tim menyelesaikan tugas proyek secara berurutan. Hanya setelah menyelesaikan satu tugas, tim dapat memulai yang lain.
Agile project management
Tidak seperti gaya air waterfall searah, agilemanagement project adalah pendekatan berulang, di mana tim yang berbeda melakukan fase proyek sekaligus.
Populer di industri TI, kerangka kerja ini bertujuan untuk mengadaptasi bisnis ke lingkungan operasi yang dinamis.
Lean project management
Tujuan dari lean project management adalah untuk meminimalkan waktu dan sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan proyek.
Mereka yang menggunakan pendekatan ini percaya bahwa tidak perlu banyak biaya untuk memberikan nilai kepada pelanggan.
Terlepas dari industrinya, manajemen proyek melibatkan pembagian aktivitas yang kompleks menjadi proses yang lebih kecil dan dapat dikelola, masing-masing dengan hasil yang spesifik. Pencapaian hasil proses memungkinkan proyek untuk melanjutkan ke fase berikutnya.
Baca juga: Jam Kerja Fleksibel: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya
Baca Juga: 10 Tips Membangun Manajemen Tim di Lingkungan Kerja
Apa Tujuan Manajemen Proyek?
Setelah memahami apa itu manajemen proyek, simak beberapa tujuannya berikut:
1. Menyelesaikan Pekerjaan Tepat Waktu
Dalam mengelola proyek, hal paling penting adalah menyelesaikan pekerjaan sesuai batas waktu yang ditentukan.
Untuk mengelola waktu, banyak manajer proyek menggunakan alat manajemen tugas untuk melacak perkembangan tugas, ketergantungan, dan pencapaian penting.
Agar dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, Anda perlu menetapkan target yang jelas dalam mengelola proyek.
Tentukan berapa lama setiap tugas akan diselesaikan dan bagaimana tugas-tugas tersebut saling tergantung satu sama lain. Ini akan membantu Anda lebih baik mengatur waktu dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
2. Mengendalikan Anggaran
Sama seperti tujuan pertama, mengendalikan anggaran proyek juga sangat penting. Setiap manajer proyek harus memantau biaya proyek dan membuat penyesuaian jika diperlukan agar tidak melebihi anggaran.
3. Meningkatkan Kerjasama dan Komunikasi Tim
Untuk meningkatkan kerjasama tim, tentukan tujuan manajemen proyek yang konkret. Misalnya, dengan membuat grup pesan di WhatsApp, mengadakan pertemuan Skype mingguan, atau menggunakan aplikasi kerjasama tim.
4. Meningkatkan Produktivitas
Untuk meningkatkan produktivitas, pertimbangkan penggunaan perangkat lunak manajemen proyek. Alat-alat ini memudahkan manajemen tugas kompleks dan menyatukan anggota tim, materi konten, dan file dalam satu tempat.
5. Mengelola Ekspektasi Pihak Terkait
Penting bagi manajer proyek untuk memastikan harapan pihak terkait terpenuhi atau bahkan melebihi. Sediakan pertemuan rutin, laporkan kemajuan secara teratur, dan berikan nilai tambah secara berkala.
Baca Juga: Manajemen Produksi: Arti, Fungsi, Hingga Ruang Lingkupnya
6. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Proyek
Tetapkan tujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas, seperti anggaran, waktu, dan orang, agar proyek berjalan efisien.
7. Meningkatkan Efektivitas Rapat Tim
Jika ingin membuat pertemuan tim lebih efektif, Anda bisa menetapkan tujuan SMART dan pertimbangkan pengurangan frekuensi atau penyusunan agenda yang jelas.
8. Membangun Budaya Berbasis Data
Buat tujuan untuk membangun budaya berbasis data di organisasi, di mana pengambilan keputusan didasarkan pada data yang teruji dan terpercaya.
9. Menyederhanakan Komunikasi & Kolaborasi dengan Klien
Sederhanakan kerja sama dengan klien melalui cara yang mudah dan jelas. Tetapkan tujuan untuk memastikan kepercayaan, visibilitas, dan feedback yang bisa membangun.
10. Mempelajari Praktik Baru
Jaga profesionalisme dengan terus belajar dan mengikuti tren terbaru. Tetapkan tujuan untuk mengikuti kursus, membaca blog, dan bergabung dengan acara pendidikan manajemen proyek.
Baca Juga: Manajemen Karir: Arti, Tujuan, Manfaat, hingga Tantangannya
Apa Saja Tahapan Dalam Manajemen Proyek?
Setiap proyek adalah unik, sebagian tergantung pada tujuannya.
Misalnya, proyek TI berbeda dari proyek konstruksi karena tujuan dan kendalanya yang berbeda.
Sementara komponen spesifik proyek bervariasi di seluruh industri, berikut adalah beberapa fase khas manajemen proyek:
1. Inisiasi
Pada fase inisiasi, seorang manajer dan tim membuat konsep ide proyek dengan menentukan tujuan perusahaan dan menguraikan aktivitas, sumber daya, dan waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Mereka mengembangkan piagam proyek, sebuah dokumen yang menjelaskan semua tugas proyek. Inisiasi juga melibatkan identifikasi pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan dalam hasil proyek.
2. Perencanaan
Pada fase perencanaan, tim mengembangkan rencana manajemen proyek, mendefinisikan ruang lingkup, dan menyusun pekerjaan.
Mereka juga menghitung perkiraan berapa lama setiap tugas dapat berlangsung dan mengidentifikasi sumber daya keuangan dan lainnya yang mereka butuhkan. Kegiatan lain pada tahap ini meliputi:
- Merencanakan pengadaan persediaan
- Mengidentifikasi potensi risiko
- Mengelola harapan pemangku kepentingan
- Perencanaan untuk manajemen mutu
- Perencanaan untuk manajemen komunikasi
Persiapan dan perencanaan adalah salah satu fase terpenting dari sebuah proyek, karena dapat menentukan keberhasilan proyek. Ini bermanfaat untuk menghabiskan banyak waktu pada detail kecil dan besar dalam langkah ini. Tim juga dapat menyesuaikan perencanaan dan tujuan saat mereka maju melalui tugas mereka.
Baca juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya
3. Eksekusi
Pada tahap pelaksanaan, tim mengimplementasikan kegiatan yang telah mereka rencanakan dengan memperhatikan tenggat waktu dan batasan biaya.
Tim harus terus melacak, melaporkan, dan berbagi informasi untuk mengukur kemajuan mereka dan memastikan kepatuhan terhadap tujuan keseluruhan.
Komunikasi dan kolaborasi sangat penting dalam fase ini untuk memastikan anggota tim mendapat dukungan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka.
4. Pemantauan dan pengendalian
Tahap pemantauan dan pengendalian melibatkan mencari tahu apakah proyek berjalan sesuai dengan rencana. Tahap ini memerlukan melakukan pemeriksaan kualitas dan memvalidasi ruang lingkup proyek, garis waktu, dan sumber daya.
Bergantung pada kapasitas mereka, sumber daya mereka, dan kecepatan kemajuan mereka, tim mungkin perlu menyesuaikan tujuan proyek, mengubah tenggat waktu, atau melibatkan kembali pemangku kepentingan untuk memastikan keberhasilan.
5. Penutup
Setelah tim telah sepenuhnya mencapai tujuan proyek, proyek berakhir.
Kemudian, para pemimpin dan anggota tim melakukan evaluasi untuk menetapkan tingkat keberhasilan proyek dan mengamati setiap pelajaran untuk masa depan.
Jika sebuah tim tidak mencapai tujuan mereka, mereka mungkin merencanakan proyek baru untuk mencoba lagi.
Baca juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Prosesnya
Apa itu Manajer Proyek?
Seorang manajer proyek adalah seorang profesional yang memimpin dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian, dan penutupan proyek.
Mereka yang memiliki peran ini bertanggung jawab untuk mengumpulkan sumber daya dan menentukan ruang lingkup dan jadwal kegiatan. Mereka memastikan proyek mencapai tujuan yang diinginkan.
Dalam kasus kegagalan proyek, manajer proyek mendokumentasikan alasan kegagalan untuk menginformasikan tindakan korektif untuk memandu upaya masa depan.
Manajer proyek mengawasi berbagai anggota tim yang mengelola aspek-aspek tertentu dari proyek.
Misalnya, dalam proyek pemasaran, satu anggota tim dapat menangani iklan media sosial, yang lain mungkin memantau anggaran, dan yang lain mungkin fokus pada keterlibatan situs web.
Setiap orang yang mengerjakan sebuah proyek bergantung pada masukan dan sumber daya orang lain untuk mencapai tujuan mereka.
Baca juga: Sistem Manajemen Bisnis: Pengertian, Kompenen, dan Fungsinya
Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?
Terlepas dari industrinya, pekerjaan manajer proyek melibatkan gagasan, membuat rencana dan anggaran, memantau proyek, dan melaporkan kemajuan kepada pemangku kepentingan yang relevan.
Mereka juga mengalokasikan sumber daya untuk bekerja menuju tujuan perusahaan mereka. Manajer proyek menyampaikan informasi antara eksekutif puncak, investor, dan tim pelaksana proyek.
Mereka yang memegang peran kepemimpinan ini adalah kunci dalam memfasilitasi keputusan strategis. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab khas seorang manajer proyek:
- Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek
- Kelola sumber daya proyek secara efektif dan efisien
- Kembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang untuk proyek
- Lacak biaya proyek dalam kaitannya dengan anggaran
- Kelola kontrak pengadaan dan hubungan dengan vendor dan pemasok
- Tetapkan pengembangan proyek dan sesuaikan jadwal
- Patuhi praktik dan teknik terbaik industri
- Tetapkan tanggung jawab kepada staf yang paling memenuhi syarat untuk menyelesaikannya
- Tentukan tindakan terbaik untuk memastikan kemajuan proyek
- Menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan proyek
Baca juga: Project Management Plan: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
Skill Penting yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek
Untuk memastikan keberhasilan proyek dari awal hingga akhir, manajer proyek memerlukan sifat-sifat berikut:
- Komunikasi: Manajer proyek perlu berkomunikasi dalam bentuk lisan dan tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pemangku kepentingan proyek. Mereka juga membutuhkan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk memahami kekhawatiran rekan kerja, supervisor, dan klien mereka.
- People management: Proyek melibatkan banyak orang, jadi manajer proyek perlu menemukan cara untuk berkoordinasi dan berkolaborasi dengan mereka. People management seperti keramahan dan kasih sayang dapat membantu anggota tim bekerja sama untuk menghasilkan produk akhir berkualitas tinggi.
- Pemecahan masalah: Terkadang, proyek tidak berjalan sesuai rencana karena faktor seperti penundaan pendanaan, kesalahan, atau salah perhitungan. Seorang manajer proyek membutuhkan keterampilan berpikir kreatif dan kritis untuk menghadapi tantangan dengan percaya diri dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
- Keterampilan persuasi: Mereka yang memiliki peran ini mungkin perlu membujuk investor dan eksekutif tentang perlunya mengimplementasikan proyek atau menyusun proyek dengan cara tertentu. Keterampilan persuasi yang kuat dapat membantu manajer mendapatkan sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting.
- Keterampilan teknis: Manajer proyek perlu memiliki keterampilan teknis dasar untuk melaksanakan proyek. Sangat penting bahwa mereka dapat menggunakan sistem manajemen proyek digital, komputer, dan teknologi lainnya untuk mengatur anggota tim dan menyelesaikan tugas dengan cepat dan akurat.
- Resolusi konflik: Ada dapat menyebabkan konflik dalam tim proyek, yang dapat mengganggu kemajuan proyek. Manajer proyek membutuhkan keterampilan resolusi konflik yang sangat baik untuk memecahkan masalah pribadi dan mempertahankan momentum proyek.
- Ketajaman bisnis: Proyek berorientasi pasar sangat penting dalam meningkatkan daya saing perusahaan. Seorang manajer proyek membutuhkan kecerdasan bisnis yang sangat baik untuk memanfaatkan dinamika pasar untuk pengembalian investasi yang maksimal.
- Manajemen waktu: Waktu merupakan faktor integral dalam keberhasilan proyek. Seorang manajer proyek perlu menyadari waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sub-tugas karena mereka menentukan garis waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.
- Keterampilan motivasi: Manajer proyek membutuhkan keterampilan motivasi yang sangat baik untuk mendorong tim mereka. Tim yang termotivasi lebih mungkin untuk mencapai tonggak proyek tepat waktu dan sesuai anggaran yang ditetapkan.
- Akuntabilitas: Manajer proyek mengelola sumber daya proyek yang sangat besar dan memiliki otoritas yang luas. Mereka harus bertanggung jawab atas penanganan yang tepat dari sumber daya ini dan juga bertanggung jawab atas tindakan mereka kepada anggota tim mereka.
Baca juga: Motivasi Melamar Kerja dan Cara Menjawabnya Saat Wawancara
Apa Saja Kesalahan dalam Mengelola Manajemen Proyek?
Berikut adalah 12 contoh kesalahan yang mungkin Anda temui saat mengelola manajemen proyek:
1. Kurangnya Komunikasi
Salah satu keterampilan paling penting yang harus dimiliki oleh manajer proyek adalah kemampuan berkomunikasi dengan baik.
Komunikasi yang buruk dengan tim, klien, dan pemangku kepentingan bisa menyebabkan kekeliruan, penundaan, dan kegagalan proyek.
Oleh karena itu, penting bagi manajer proyek untuk menjaga komunikasi yang baik dan memberi tahu semua pihak tentang perubahan, pembaruan, atau masalah apa pun.
2. Menunda Pekerjaan
Tugas-tugas yang ditunda dan dibiarkan menumpuk oleh manajer proyek bisa menyebabkan tenggat waktu terlewat dan meningkatkan stres.
Untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, prioritas harus diberikan pada kegiatan penting dan membuat rencana untuk menanganinya secepat mungkin.
3. Gagal Membangun Kepercayaan
Sebuah tim tanpa kepercayaan bisa mengalami komunikasi yang buruk, kurangnya penerimaan, dan akhirnya kegagalan proyek.
Oleh karena itu, tanggung jawab manajer proyek untuk menciptakan lingkungan yang dipenuhi kepercayaan di antara tim, pemangku kepentingan, dan klien.
4. Kurangnya Keluwesan
Manajer proyek harus bisa beradaptasi dengan perubahan dan bergerak sesuai kebutuhan untuk menjaga kelancaran proyek. Bersikap kaku bisa menghambat perkembangan dan mencegah tim menyelesaikan masalah yang muncul.
5. Perencanaan yang Buruk
Perencanaan proyek yang efektif sangat penting untuk menghindari risiko dan mencegah kegagalan. Manajer proyek harus memiliki rencana proyek yang komprehensif dan siap menyesuaikannya jika diperlukan.
6. Hubungan dengan Pemangku Kepentingan
Manajemen pemangku kepentingan yang efektif adalah tugas penting dalam manajemen proyek. Kegagalan dalam hal ini bisa mengakibatkan kesalahpahaman, kurangnya kerjasama, dan akhirnya kegagalan proyek.
7. Mengetahui Batasan Diri
Seorang manajer proyek yang sukses akan memahami kemampuan dan keterbatasan dirinya sendiri.
Tanpa memahami batasan diri terkait pekerjaan bisa mengakibatkan tenggat waktu terlewat dan meningkatkan stres.
8. Terlalu Stres
Manajer proyek harus mengelola tingkat stres dengan baik agar tidak mengalami kelelahan, pengambilan keputusan buruk, dan kegagalan proyek.
Untuk itu, mengontrol tingkat stres dan menjaga keseimbangan kerja merupakan keterampilan yang penting.
9. Mengabaikan Kesalahan Tim
Kesalahan bisa terjadi, dan penting bagi manajer proyek untuk mengakui dan menanggapi mereka dengan cara yang baik dan konstruktif. Mengabaikan kesalahan tim bisa merusak budaya di mana kualitas tidak dihargai.
10. Prioritas
Manajer proyek harus memberikan prioritas pada tugas berdasarkan pentingnya, tingkat urgensi, dan dampaknya pada kinerja proyek. Dengan membuat struktur prioritas, manajer proyek dapat memastikan fokus, waktu, dan sumber daya dialokasikan dengan baik.
Baca Juga: 12 Tantangan Manajemen Kinerja yang Harus Dipahami
Kesimpulan
Mengelola manajemen proyek memang bukanlah perkara mudah, terutama jika Anda memiliki tim yang memiliki kualifikasi khusus. Hal yang perlu Anda perhatikan adalah mulai dari proses perekrutan, pencatatan upah, sampai mencatat kehadiran.
Oleh sebab itu, ada baiknya Anda menggunakan solusi HR modern yang akan memudahkan alur perencanaan dan manajemen personil dalam proyek Anda berjalan dengan optimal. Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajhihub.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21, BPJS, proses akuntansi, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub untuk proses manajemen proyek yang lebih mudah secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya”