Manfaat Pemantauan Produktivitas Karyawan dan Caranya

Mengetahui cara pemantauan produktivitas bisa membantu Anda mengevaluasi kinerja Anda sendiri dan karyawan Anda.

Dengan meninjau perubahan produktivitas atau membandingkan angka produktivitas aktual dengan sasaran yang ada, Anda juga bisa menghitung keberhasilan strategi dan upaya manajemen tertentu.

Mengukur kinerja bisa menjadi penting untuk mengevaluasi kinerja dari waktu ke waktu dan melacak pertumbuhan.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu produktivitas pekerja, menjelaskan cara-cara yang dapat Anda gunakan untuk melakukan pemantauan produktivitas karyawan, membuat daftar alasan mengapa mengukur produktivitas itu penting, menjelaskan cara mengukur produktivitas, dan memberikan contoh yang menunjukkan bagaimana produktivitas pekerja diukur.

Apa yang Dimaksud dengan Produktivitas Pekerja?

Produktivitas pekerja atau karyawan mengacu pada seberapa banyak yang dapat dicapai oleh seorang karyawan dalam jangka waktu tertentu.

Produktivitas dapat terlihat berbeda untuk individu dan peran yang berbeda. Misalnya, seorang tukang bangunan mungkin mengukur produktivitas mereka dalam hal berapa banyak yang mereka bangun atau seberapa cepat mereka menyelesaikan proyek mereka.

Seorang penulis mungkin melihat jumlah kata yang mereka tulis, dan seorang wiraniaga mungkin melihat jumlah penjualan yang mereka hasilkan.

Sebagian besar perusahaan memiliki ekspektasi produktivitas bagi karyawan mereka. Kemampuan karyawan untuk memenuhi atau melampaui harapan tersebut bisa berarti produktivitas mereka memuaskan.

Bagi mereka yang tidak mencapai sebanyak yang seharusnya, akan membantu untuk mengukur kinerja mereka saat ini sehingga manajer dapat membantu mereka mengembangkan strategi untuk meningkatkan produktivitas.

Adalah normal jika produktivitas lebih tinggi pada waktu-waktu tertentu dan lebih rendah pada waktu-waktu lainnya, tetapi penurunan produktivitas dalam jangka waktu yang lama mungkin perlu dikhawatirkan.

Baca juga: 7 Indikator Motivasi Kerja dan Cara Meningkatkannya

Bagaimana Cara Melakukan Pemantauan dan Pengukuran Produktivitas Karyawan?

Peran yang berbeda bisa memiliki strategi unik untuk mengukur produktivitas. Sering kali, bisnis mengembangkan key performance indicator (KPI), yang merupakan metrik yang menunjukkan seberapa baik kinerja seseorang atau perusahaan.

Dengan mengidentifikasi penanda produktivitas yang dapat diukur, perusahaan dapat lebih memahami aktivitas dan kebutuhan orang-orang yang bekerja untuk mereka.

Berikut ini beberapa contoh metrik yang mungkin dilacak oleh bisnis untuk menentukan produktivitas karyawan:

• Email yang dikirim
• Waktu yang dihabiskan secara online
• Waktu yang dihabiskan di telepon
• Jumlah tugas yang diserahkan
• Jam kerja
• Jumlah prospek yang dihasilkan
• Jumlah penjualan yang dilakukan
• Pendapatan yang diperoleh
• Jumlah barang yang dihasilkan
• Jumlah layanan yang diselesaikan

Baca juga: Mengetahui Tugas Staff Payroll dan Skill yang Dibutuhkan

Mengapa Melakukan Pemantauan dan Pengukuran Produktivitas Karyawan itu Penting?

Memantau dan mengukur produktivitas karyawan penting karena berbagai alasan, termasuk:

Membantu karyawan memahami kinerja mereka sendiri

Memantau produktivitas bisa menjadi penting untuk menetapkan sasaran pribadi dan memahami kinerja saat ini. Karyawan dapat menggunakan peningkatan produktivitas sebagai argumen untuk mendapatkan kompensasi atau tanggung jawab tambahan.

Penting juga untuk memperhatikan penurunan produktivitas, karena hal ini terkadang bisa menjadi indikator kejenuhan, dukungan yang tidak tepat atau frustrasi.

Memperhatikan perubahan-perubahan ini dapat mempermudah manajer dan karyawan untuk bekerja sama mengembangkan solusi bermanfaat yang meningkatkan hasil.

Ini membantu pemberi kerja mengevaluasi keberhasilan karyawan

Penting juga bagi pemberi kerja dan manajer untuk melihat produktivitas untuk memastikan karyawan dan tim mereka menyelesaikan pekerjaan mereka dengan sukses.

Sering kali, manajer melaporkan keberhasilan dan aktivitas tim mereka. Produktivitas tim bisa menjadi indikator kinerja manajer itu sendiri.

Melakukan pemantauan produktivitas juga bisa membantu atasan mengetahui ketika karyawan melebihi ekspektasi.

Mengakui perubahan positif ini dengan kompensasi tambahan, apresiasi verbal atau peluang kemajuan dapat membantu karyawan merasa dilihat dan dihargai.

Demikian pula, penurunan produktivitas dapat berarti karyawan sedang berjuang dan membutuhkan sumber daya tambahan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Dalam kasus-kasus ekstrem, mengukur produktivitas membantu perusahaan mendokumentasikan kinerja yang tidak memuaskan jika mereka perlu memperingatkan karyawan tentang tindakan disipliner yang akan datang atau mengakhiri pekerjaan mereka.

Ini membantu perusahaan memahami kebutuhan pekerja

Terakhir, melacak kinerja dan produktivitas dapat membantu perusahaan mengumpulkan data penting yang dapat membantu mereka memahami output dan pertumbuhan mereka sendiri.

Hal ini membantu mereka menetapkan sasaran kinerja, mengetahui berapa banyak orang yang perlu mereka pekerjakan untuk menjalankan fungsinya dengan sukses dan meningkatkan skala operasi mereka secara efektif.

Dengan memiliki rata-rata, perusahaan bisa mengetahui kapan individu atau tim berkinerja kurang atau lebih.

Baca juga: Aturan Usia Pensiun Menurut UU Ketenagakerjaan

Cara Menghitung Produktivitas Karyawan

Jika Anda tertarik untuk mengukur produktivitas Anda sendiri atau produktivitas karyawan atau tim, berikut ini beberapa langkah yang bisa Anda ambil:

1. Tentukan tujuan Anda

Menentukan tujuan yang jelas bisa membantu Anda menentukan apa arti “menjadi produktif” bagi Anda. Penting untuk melacak metrik yang secara akurat mencerminkan nilai, sasaran dan budaya tempat kerja Anda.

Misalnya, beberapa perusahaan mengukur produktivitas dengan melihat berapa lama karyawan aktif di komputer mereka.

Meskipun hal ini dapat memberikan wawasan tentang jumlah pekerjaan yang mereka lakukan, namun hal ini tidak benar-benar mencerminkan pencapaian mereka.

Seseorang mungkin memiliki jumlah waktu aktif online yang lebih singkat namun masih menghasilkan lebih banyak daripada seseorang yang online tetapi tidak menyelesaikan tugas.

Pengukuran yang lebih baik yang mencerminkan tujuan tertentu mungkin melihat interaksi pelanggan atau penjualan yang diselesaikan.

Dengan menentukan sasaran spesifik yang Anda miliki untuk diri sendiri, karyawan, atau perusahaan, Anda dapat menentukan dengan lebih baik di mana prioritas utama Anda dan di mana Anda ingin karyawan memfokuskan perhatian mereka.

2. Tetapkan metrik yang andal

Dengan mempertimbangkan sasaran Anda, kembangkan metrik yang dapat Anda catat secara akurat dan wajar. Metrik-metrik ini kemungkinan akan berubah tergantung pada peran yang dimiliki seseorang dalam perusahaan.

Untuk tim penjualan, sasaran Anda mungkin untuk menghasilkan pendapatan. Metrik yang baik untuk mengukur produktivitas bisa berupa jumlah prospek atau penjualan yang dapat dilakukan karyawan dalam seminggu atau sebulan.

Untuk kru kebersihan, Anda mungkin melihat berapa banyak pekerjaan yang diselesaikan seorang karyawan dalam sehari.

Tentukan apa yang ingin Anda lacak dan seberapa sering Anda ingin melacaknya, tetapi ketahuilah juga, bahwa tidak semua produktivitas dapat diukur.

Metrik yang Anda lacak bisa memberikan wawasan yang berharga, tetapi sering kali penting untuk mengambil pendekatan holistik ketika mengukur kinerja karyawan.

Meskipun pelacakan kinerja bisa menjadi alat evaluasi yang efektif, namun itu bukan satu-satunya cara untuk memantau keberhasilan karyawan.

Cobalah untuk mengembangkan hubungan dengan karyawan yang memungkinkan Anda memantau kinerja dan sikap mereka di luar metrik ini juga.

3. Pahami dasar-dasar produktivitas

Mungkin perlu waktu untuk mengembangkan baseline untuk produktivitas tim dan individu. Penting untuk menetapkan sasaran bagi tim yang ambisius namun dapat dicapai.

Menemukan apa yang akan dijadikan sasaran ini bisa memerlukan pelacakan yang konsisten. Jika Anda mengukur produktivitas Anda sendiri atau orang lain, cobalah untuk menemukan rata-rata metrik yang Anda pilih setelah sebulan dan pertimbangkan faktor luar yang dapat memengaruhi angka-angka tersebut.

Jika Anda sudah memiliki pengukuran produktivitas atau sasaran berdasarkan pekerjaan karyawan lain, pastikan Anda mengomunikasikan sasaran tersebut dan undang karyawan untuk berbicara dengan Anda jika mereka memiliki kekhawatiran tentang pemenuhan kuota atau ekspektasi yang ditetapkan.

Memasukkan umpan balik dan keadaan di luar ke dalam ekspektasi Anda dapat memastikan karyawan tetap termotivasi tanpa merasa frustrasi atau kewalahan.

Baca juga: Surat Penolakan Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, dan Contohnya

4. Lacak bagaimana strategi yang berbeda memengaruhi produktivitas

Memiliki pengukuran produktivitas itu penting, tetapi belajar menganalisis dan menafsirkan metrik tersebut bisa jadi lebih penting lagi.

Dengan pelacakan yang konsisten, Anda dapat menemukan korelasi antara strategi manajemen dan produktivitas karyawan.

Cobalah untuk menemukan alasan yang mendasari produktivitas mungkin lebih tinggi dari rata-rata atau lebih rendah dari rata-rata.

Misalnya, menawarkan peluang bonus bagi karyawan yang memenuhi sasaran tertentu dapat mendorong peningkatan produksi.

Perubahan dalam kebijakan atau prosedur perusahaan dapat menurunkan produktivitas sementara karyawan menyesuaikan diri.

Dengan mempelajari apa yang bekerja dengan baik untuk diri sendiri atau tim Anda, Anda bisa menerapkan lebih banyak perilaku dan strategi yang tampaknya memberikan hasil yang lebih baik, sementara menghentikan strategi yang merugikan atau tidak memengaruhi produktivitas.

5. Mengembangkan prosedur pelaporan yang lebih baik

Belajar menyajikan data Anda dapat membantu Anda melaporkan produktivitas karyawan dengan cara yang dapat dengan mudah diinterpretasikan dan diakses oleh tim manajemen.

Misalnya, jika Anda mengukur produktivitas Anda sendiri sebelum percakapan tentang kenaikan upah, pastikan Anda menggunakan metrik yang sama dan memadatkan data Anda sehingga mudah dipahami.

Bagi manajer, menggunakan grafik dalam presentasi dan laporan bisa menjadi cara yang baik untuk mengomunikasikan peningkatan produktivitas atau perubahan secara visual.

Menemukan opsi pelaporan terbaik untuk data Anda dapat membantu Anda membentuk tindakan yang dapat ditindaklanjuti yang mendukung produktivitas dan meningkatkan kinerja perusahaan.

Contoh Pengukuran Produktivitas Karyawan

Berikut ini contoh bagaimana pemberi kerja mungkin merepresentasikan pengukuran produktivitas karyawan:

Produktivitas Q4 Mika

Bulan	Target	Aktual	Aktual
Oktober	40 artikel ditulis	47 artikel ditulis	117.5%
November	40 artikel ditulis	45 artikel ditulis	112.5%
Desember	40 artikel ditulis	32 artikel ditulis	80%

Karena kinerja Mika di bulan Desember secara signifikan lebih rendah daripada kinerja di bulan Oktober dan November, manajer mereka mungkin ingin menyelidiki penyebab penurunan tersebut.

Baca juga: Perencanaan Kepegawaian: Pengertian dan Tahapannya

Kesimpulan

Melakukan pemantauan produktivitas karyawan sangat penting bagi Anda pemilik bisnis atau tim HR untuk memastikan seluruh karyawan Anda bekerja dengan optimal. Hal ini juga bisa menjadi pertimbangan bagi Anda untuk menerapkan insentif sesuai dengan tingkat produktivitas karyawan tersebut.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan penghitungan tunjangan dan insentif berdasarkan tingkat produktivitas karyawan, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR yang modern dan mudah digunakan seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll, absensi dan HR terintegrasi yang memungkinkan Anda atau tim HR melakukan proses penggajian, penghitungan tunjangan, pemeriksaan data kehadiran, sampai menghitung pajak penghasilan karyawan dengan lebih mudah dan praktis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.