Selama proses rekrutmen, perusahaan dapat membatasi kumpulan kandidat untuk suatu posisi untuk memilih kandidat yang paling memenuhi syarat. Hal ini mungkin mengharuskan mereka untuk mengirimkan surat penolakan lamaran kerja untuk menginformasikan kandidat dengan sopan bahwa mereka tidak lagi dipertimbangkan oleh perusahaan untuk posisi tersebut dan memberi tahu mereka bahwa mereka dapat melanjutkan pencarian kerja mereka.
Jika Anda bekerja di bidang rekrutmen atau sumber daya manusia, mempelajari cara membuat surat penolakan yang bijaksana dan sopan dapat membantu Anda merampingkan proses rekrutmen dengan lebih baik.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu surat penolakan lamaran kerja, berbagi situasi ketika Anda mungkin ingin mengirim surat seperti itu, menjelaskan apa yang harus disertakan dalam surat Anda untuk menunjukkan profesionalisme Anda, dan memberikan beberapa contoh surat untuk Anda tinjau jika Anda memilih untuk menolak kandidat.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Penolakan Lamaran Kerja?
Surat penolakan lamaran keraj adalah dokumen profesional yang menginformasikan kandidat bahwa pemberi kerja tidak memilih mereka untuk suatu kesempatan kerja.
Perekrut, manajer perekrutan, atau profesional sumber daya manusia biasanya mengirimkan surat penolakan melalui email atau surat elektronik untuk memberikan informasi yang diperlukan kandidat untuk melanjutkan pencarian kerja mereka dan melamar posisi lain.
Sangat penting dalam surat tersebut memuat bahasa yang seprofesional dan sesopan mungkin untuk memberikan kesan positif kepada kandidat tentang perusahaan, bahkan jika mereka tidak cocok dengan kriteria organisasi untuk kandidat yang ideal.
Surat penolakan lamaran kerja membantu menginformasikan kandidat tentang status perekrutan mereka sehingga mereka dapat melanjutkan pencarian kerja mereka dan berfungsi untuk memastikan bahwa perusahaan mempertahankan hubungan positif dengan kandidat, bahkan jika tidak memilih mereka untuk peran tertentu.
Format khusus surat penolakan ini bisa bervariasi, tetapi banyak perusahaan memilih untuk menggunakan bahasa yang positif dan menginspirasi untuk mendorong kandidat melanjutkan pencarian kerja mereka.
Surat-surat ini juga bisa menjadi kesempatan yang bermanfaat untuk meminta kandidat memberikan umpan balik kepada perusahaan tentang bagaimana perusahaan dapat meningkatkan proses lamaran dan perekrutan.
Baca juga: Tips Sukses di Jabatan Baru Ini Wajib Anda Lakukan
Kapan Harus Mengirim Surat Penolakan Kerja?
Sangat bermanfaat untuk mengirim surat penolakan lamaran kerja kepada kandidat yang tidak Anda pertimbangkan untuk posisi tersebut sesegera mungkin.
Setelah membuat keputusan, informasikan status pencalonan mereka dan dorong mereka untuk terus mencari posisi yang diinginkan di tempat lain untuk menunjukkan profesionalisme Anda.
Tergantung pada proses perekrutan pemberi kerja Anda, mungkin berguna untuk menunggu beberapa hari sebelum Anda mengirim surat penolakan melalui email untuk menyampaikan kepada kandidat bahwa Anda telah memikirkan keputusan tersebut dengan hati-hati.
Berikut ini adalah situasi umum ketika Anda mungkin mengirimkan surat penolakan kepada kandidat:
Di awal proses lamaran
Anda dapat memilih untuk mengirim surat penolakan kepada kandidat yang tidak memiliki keterampilan atau kualifikasi tertentu yang diperlukan untuk posisi tersebut dalam lamaran mereka.
Mengirimkan surat penolakan di awal proses lamaran bisa menginformasikan bahwa Anda tidak memilih mereka untuk tahap berikutnya dalam proses tersebut.
Setelah phone screening
Phone screening melibatkan penilaian latar belakang kandidat secara lebih rinci melalui satu atau beberapa panggilan telepon.
Mungkin perlu mengirim surat penolakan kepada kandidat yang tidak lolos penyaringan telepon untuk memberi tahu mereka bahwa perusahaan tidak memilih mereka untuk wawancara.
Setelah wawancara
Sangat penting untuk menginformasikan kepada kandidat yang tidak lolos dalam proses perekrutan setelah wawancara tentang status mereka dengan mengirimkan surat penolakan.
Cobalah untuk mengirimkan surat ini dalam jangka waktu dua minggu untuk menunjukkan pertimbangan Anda atas waktu mereka.
Baca juga: Perencanaan Kepegawaian: Pengertian dan Tahapannya
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Penolakan Lamaran Kerja
Cobalah untuk menyertakan hal-hal berikut ini dalam surat penolakan Anda untuk memastikan bahwa kandidat memahami tujuan surat tersebut dengan jelas:
Tanggal surat
Untuk melacak kapan Anda mengirim surat dengan lebih mudah, pastikan untuk menyertakan tanggal di bagian atas dokumen.
Kandidat mungkin juga ingin melacak informasi ini, jadi dengan menyertakan tanggal dapat membantu Anda menunjukkan profesionalisme Anda dan menghindari potensi kebingungan tentang garis waktu penolakan.
Beberapa kandidat mungkin juga memutuskan untuk menindaklanjuti dengan perusahaan tentang peluang lain setelah beberapa waktu, sehingga mencantumkan tanggal pada surat dapat membantu mereka menentukan tanggal yang berguna untuk melakukannya.
Nama kandidat
Cantumkan nama kandidat dalam salam di bagian atas surat dan seluruh isinya. Hal ini dapat lebih menonjolkan profesionalisme Anda dan membantu Anda mempersonalisasi surat sekaligus menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kandidat dan pencarian kerja mereka.
Hal ini juga bisa menunjukkan bahwa perusahaan memandang kandidat dengan hormat.
Alasan penolakan
Jujurlah tentang mengapa Anda memilih untuk tidak memilih kandidat untuk posisi tersebut, tetapi usahakan agar alasan Anda singkat.
Berikan umpan balik konstruktif yang dapat membantu mereka ketika mereka melamar peluang lain. Menyertakan umpan balik dapat membantu mendorong kandidat untuk meningkatkan kualitas lamaran mereka agar berpotensi melamar pekerjaan lain di organisasi di kemudian hari.
Alasan Anda memilih kandidat lain
Jika Anda tidak memiliki umpan balik yang konstruktif untuk diberikan kepada kandidat dalam surat Anda, Anda bisa memilih untuk mendiskusikan mengapa Anda memilih orang lain untuk posisi tersebut.
Misalnya, Anda bisa menjelaskan bahwa orang yang Anda pilih sebelumnya bekerja sebagai karyawan magang di perusahaan dan menyebutkan bagaimana perusahaan lebih suka mempromosikan dari dalam organisasi.
Cobalah untuk menjaga alasan Anda sesingkat dan seobjektif mungkin untuk menghindari menunjukkan favoritisme atau bias apa pun.
Baca juga: Pengertian Kepegawaian, Manfaat, dan Fungsinya
Bahasa yang positif dan memberdayakan
Cobalah untuk menyertakan bahasa yang positif dan memberdayakan di seluruh surat Anda untuk memberikan dorongan kepada kandidat.
Misalnya, Anda bisa menggunakan kata “ditolak” dalam surat Anda daripada “ditolak” ketika menyebutkan bahwa perusahaan memilih untuk tidak melanjutkan proses perekrutan kandidat tersebut.
Hal ini akan segera memberi tahu kandidat tentang tujuan surat tersebut dan membantu Anda menghindari bahasa yang lebih kasar yang dapat memengaruhi persepsi mereka tentang perusahaan.
Apresiasi Anda
Pastikan untuk berterima kasih kepada kandidat karena telah melamar dan atas waktu yang mereka habiskan selama proses perekrutan. Anda juga bisa berterima kasih kepada mereka karena telah meluangkan waktu untuk berpartisipasi dalam wawancara jika Anda sudah mewawancarai mereka.
Hal ini membantu menunjukkan apresiasi Anda terhadap kandidat, bahkan jika Anda tidak memilih mereka untuk posisi tersebut, yang dapat meningkatkan kemungkinan kandidat mempertahankan hubungan positif dengan Anda.
Pesan yang jelas
Usahakan untuk sesederhana mungkin dalam surat penolakan Anda agar kandidat tahu bahwa Anda memilih untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain.
Menggunakan pesan yang jelas membantu memastikan bahwa tidak ada kebingungan tentang status kandidat, yang dapat membantu Anda menghemat waktu dalam proses perekrutan.
Bergantung pada alasan Anda memilih untuk tidak memilih mereka untuk posisi tersebut, Anda dapat mengundang mereka untuk melamar posisi lain yang tersedia di papan lowongan kerja perusahaan yang mungkin lebih cocok untuk mereka.
Nama dan jabatan Anda
Akhiri surat penolakan dengan tanda tangan dan jabatan Anda di perusahaan. Selain menggambarkan profesionalisme Anda, ini bisa memberikan cara tambahan bagi kandidat untuk menghubungi Anda untuk peluang di masa depan.
Pertimbangkan untuk menambahkan nomor telepon profesional dan alamat email Anda di bawah judul Anda untuk memudahkan mereka mengajukan pertanyaan tentang surat penolakan atau memberi Anda umpan balik yang bermanfaat tentang proses aplikasi.
Baca juga: Surat Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, Cara Buat dan Contohnya
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja
Gunakan contoh-contoh berikut untuk memandu Anda dalam menulis surat penolakan Anda sendiri:
Contoh 1: Surat penolakan lamaran kerja setelah kandidat mengajukan lamaran
15 September 2022
Ibu Rina yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar posisi desainer grafis di Raving Graphics. Kami menerima lamaran dari lebih dari 100 orang. Setelah meninjau semua kandidat, kami memutuskan untuk tidak mengundang Anda untuk wawancara saat ini.
Kami mengundang Anda untuk melamar posisi di masa depan dengan Raving Graphics yang mungkin memenuhi syarat untuk Anda dan berharap yang terbaik untuk Anda dalam pencarian kerja Anda. Kami yakin dengan kemampuan Anda untuk menemukan posisi yang tepat untuk Anda.
Salam hangat,
Adinda Rianti
Direktur Pemasaran Kreatif
Baca juga: Contoh CV Fresh Graduate Tanpa Pengalaman Kerja Terbaik
Contoh 2: Surat penolakan lamaran kerja setelah wawancara
31 Agustus 2022
Riano yang terhormat,
Kami menghargai ketertarikan Anda pada posisi pelatih perusahaan di HealthWorks Studios. Sungguh menyenangkan bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan posisi dan kualifikasi serta pencapaian Anda. Saat ini, kami memutuskan untuk tidak memilih Anda untuk langkah selanjutnya dalam proses perekrutan kami.
Ada banyak profesional pelatihan yang melamar posisi ini, dan merupakan tantangan untuk memilih dari sekumpulan kandidat yang berbakat dan terhormat.
Kami berencana untuk menyimpan resume Anda pada file untuk posisi di masa depan yang kami rasa mungkin lebih sesuai dengan kualifikasi unik Anda, dan kami harap Anda mempertimbangkan untuk melamar di HealthWorks Studios lagi.
Kami berharap Anda beruntung saat Anda melanjutkan pencarian kerja Anda dan berharap kita dapat mendiskusikan aspirasi karier Anda lagi di masa depan.
Terbaik,
Marsha Dahlan
Manajer Sumber Daya Manusia
Baca juga: 25+ Contoh Pertanyaan Interview Kerja Beserta Cara Menjawabnya
Contoh 3: Surat penolakan lamaran kerja dengan feedback
1 Oktober 2022
Yang terhormat Tn. Amir,
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas minat Anda pada posisi Lead Digital Marketing di Lenda Agency dan atas waktu yang Anda luangkan untuk wawancara dengan tim kami untuk peran tersebut.
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami memutuskan untuk tidak menawarkan posisi tersebut kepada Anda. Meskipun pengalaman Anda mengesankan, kandidat yang kami pilih untuk posisi tersebut memiliki pengalaman yang lebih relevan dalam peran yang sama.
Kami berencana untuk menyimpan resume Anda dan mempertimbangkan Anda untuk posisi lain yang mungkin lebih cocok untuk Anda ketika tersedia.
Kami akan senang jika Anda melamar kembali untuk posisi ini jika tersedia di masa depan dan Anda mendapatkan pengalaman tambahan dalam industri digital marketing.
Atas nama perusahaan kami, sekali lagi terima kasih atas kesabaran Anda selama proses perekrutan. Kami berharap Anda beruntung dalam pencarian kerja Anda.
Hormat kami,
Rina Anita
Internal Recruiter
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai surat penolakan lamaran kerja beserta komponen dan juga contohnya yang bisa Anda gunakan dalam proses rekruitmen karyawan.
Sebagai bagian tim HR atau pemilik bisnis, penting bagi Anda untuk mengetahui cara membuat surat penolakan ini untuk memastikan bahwa Anda tidak memberikan harapan palsu pada seluruh kandidat yang telah Anda wawancarai.
Pastikan juga Anda mengelola setiap data karyawan dalam sistem yang modern dan terintegrasi seperti mengguanakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software HR dan payroll berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika Anda tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.