Pengertian Kepegawaian, Manfaat, dan Fungsinya

Kepegawaian adalah proses perekrutan kandidat yang memenuhi syarat dalam organisasi atau perusahaan untuk posisi tertentu.

Dalam manajemen, arti dari kepegawaian adalah operasi merekrut karyawan dengan mengevaluasi keterampilan, pengetahuan mereka dan kemudian menawarkan mereka peran pekerjaan tertentu yang sesuai.

Mari kita cari tahu lebih lanjut tentang apa itu kepegawaian dan apa yang diperlukan beserta fungsi dan karakteristiknya dalam sebuah bisnis.

Apa itu Kepegawaian?

Definisi: Kepegawaian dapat didefinisikan sebagai salah satu fungsi manajemen yang paling penting. Ini melibatkan proses pengisian posisi kosong dari personel yang tepat pada pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat. Oleh karena itu, segala sesuatu akan terjadi dengan cara yang tepat.

Adalah suatu kebenaran bahwa sumber daya manusia adalah salah satu yang terbesar bagi setiap organisasi karena dalam organisasi mana pun semua sumber daya lain seperti uang, material, mesin, dll. dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan upaya positif dari sumber daya manusia.

Oleh karena itu sangat penting bahwa setiap orang harus mendapatkan posisi yang tepat dalam organisasi sehingga mendapatkan pekerjaan yang tepat, sesuai dengan kemampuan, bakat, bakat, dan spesialisasi mereka sehingga akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara yang tepat dengan kontribusi 100% tenaga kerja.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kepegawaian adalah fungsi penting dari setiap organisasi bisnis. Dari sini, kita dapat memahami apa itu kepegawaian?

Baca juga: Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview Beserta Tipsnya

Manfaat Kepegawaian

Mendapatkan kinerja yang efisien

Untuk kinerja yang efisien dari fungsi-fungsi manajemen lainnya, kepegawaian adalah kuncinya. Karena, jika organisasi tidak memiliki personel yang kompeten, maka organisasi tidak dapat melakukan fungsi-fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian dengan baik.

Penggunaan teknologi dan sumber daya lain yang efektif

Apa hubungan antara staf dan teknologi? Nah, faktor manusialah yang berperan penting dalam pemanfaatan efektif teknologi terbaru, modal, material, dll. Manajemen dapat memastikan jenis personel yang tepat dengan melakukan fungsi kepegawaian.

Pemanfaatan sumber daya manusia yang optimal

Tagihan upah dari perusahaan-perusahaan besar cukup tinggi. Juga, sejumlah besar uang dihabiskan untuk perekrutan, seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan.  Untuk mendapatkan output yang optimal, fungsi kepegawaian harus dilakukan dengan cara yang efisien.

Pengembangan sumber daya manusia

Fungsi lain dari kepegawaian berkaitan dengan kebutuhan sumber daya manusia. Karena manajemen dituntut untuk menentukan terlebih dahulu kebutuhan tenaga kerja.

Oleh karena itu, manajemen juga harus melatih dan mengembangkan personil yang ada untuk kemajuan karir. Hal ini akan memenuhi persyaratan perusahaan di masa depan.

Baca juga: Contoh Ucapan Perpisahan Kerja dan Tips Membuatnya

Motivasi sumber daya manusia

Dalam sebuah organisasi, perilaku individu dipengaruhi oleh berbagai faktor yang terlibat seperti tingkat pendidikan, kebutuhan, faktor sosial budaya, dll.

Oleh karena itu, aspek manusia dalam organisasi menjadi sangat penting dan agar para pekerja juga dapat termotivasi dengan insentif finansial dan non-finansial agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik dalam mencapai tujuan.

Aspek manusia dalam organisasi menjadi sangat penting dan agar para pekerja juga dapat dimotivasi dengan insentif finansial dan non-finansial agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik dalam mencapai tujuan.

Membangun semangat kerja yang lebih tinggi

Jenis iklim yang tepat harus diciptakan agar para pekerja dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Oleh karena itu, dengan menjalankan fungsi kepegawaian secara efektif dan efisien, manajemen dapat menggambarkan signifikansi dan kepentingan yang melekat pada personel yang bekerja di perusahaan.

Karakteristik Kepegawaian

Human centric

Kepegawaian secara luas dapat dilihat sebagai fungsi yang berpusat pada orang dan oleh karena itu relevan untuk semua jenis organisasi. Hal ini berkaitan dengan kategori personil dari atas ke bawah organisasi.

• Pekerja kerah biru (yaitu, mereka yang bekerja pada mesin dan terlibat dalam pemuatan, pembongkaran, dll.) Dan pekerja kerah putih (yaitu, karyawan klerikal).
• Manajerial dan non manajerial
• Profesional (mis. – Akuntan tersertifikasi, Sekretaris perusahaan)

Baca juga: Pengertian Insentif Karyawan, Contoh, Tips, dan Bedanya dengan Tunjangan

Memiliki manajer yang bertanggung jawab

Kepegawaian adalah fungsi dasar manajemen yang melibatkan bahwa manajer terus menerus terlibat dalam melakukan fungsi kepegawaian.

Mereka secara aktif terkait dengan perekrutan, seleksi, pelatihan, dan penilaian bawahannya. Oleh karena itu kegiatan tersebut dilakukan oleh kepala eksekutif, manajer departemen dan mandor dalam hubungannya dengan bawahan mereka.

Keterampilan manusia

Fungsi kepegawaian terutama berkaitan dengan berbagai jenis pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dan oleh karena itu para manajer harus menggunakan keterampilan hubungan manusia dalam memberikan bimbingan dan pelatihan kepada bawahannya.

Jika fungsi kepegawaian dilakukan dengan baik, maka hubungan manusia dalam organisasi akan menjadi ramah dan saling melakukan dengan cara yang terorganisir.

Fungsi Berkelanjutan

Fungsi kepegawaian harus dilakukan secara terus menerus yang sama pentingnya untuk organisasi baru dan mapan.

Karena dalam organisasi yang baru didirikan, harus ada rekrutmen, seleksi, dan pelatihan personel. Jika kita bandingkan dengan organisasi yang sudah berjalan, maka di tempat itu setiap manajer terlibat dalam berbagai kegiatan kepegawaian.

Oleh karena itu, dia bertanggung jawab untuk mengelola semua pekerja agar dapat menyelesaikan pekerjaan demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Baca juga: Administrasi Kepegawaian: Pengertian dan Lingkupnya dalam Bisnis

Apa saja Fungsi dari Kepegawaian?

Sebagai industri senilai $144 miliar, kepegawaian dan perekrutan adalah bidang yang berkembang pesat di sektor bisnis-ke-bisnis (B2B).

Jika perusahaan Anda tidak memiliki tim yang didedikasikan untuk perekrutan, Anda mungkin memilih untuk bekerja dengan agen kepegawaian atau perekrutan, yang mencocokkan bisnis yang merekrut dengan talenta yang mereka butuhkan untuk berhasil.

Setiap bisnis harus menetapkan rencana kepegawaian. Berapa banyak pekerja yang Anda butuhkan untuk berfungsi dengan baik? Keterampilan apa yang harus dimiliki para pekerja ini untuk peran mereka?

Kepegawaian dapat membuat bisnis sukses atau menghancurkan perusahaan. Bisnis Anda dapat mencapai tujuannya dengan mempekerjakan talenta yang tepat dan membuat mereka senang.

Kepegawaian memiliki lima fungsi inti, yang dapat Anda baca di bawah ini.

Perekrutan internal

Mengisi posisi secara internal berarti Anda mempromosikan seseorang dari dalam jajaran pekerja Anda saat ini ke dalam peran baru.

Rekrutmen internal hampir selalu lebih murah dan lebih cepat daripada mencari di luar perusahaan Anda. Ini juga bisa menjadi motivator yang hebat bagi staf Anda dan mempromosikan loyalitas kepada perusahaan.

Rekrutmen internal sudah memiliki pengetahuan tentang bisnis Anda dan operasinya, umumnya membuat mereka lebih mudah dilatih.

Sekitar 75% rekrutan internal berhasil dalam peran barunya, dan sekitar 47% bertahan dalam peran ini setidaknya selama tiga tahun.

Tentu saja ada beberapa kerugian. Jika Anda mempromosikan seseorang, Anda harus mengisi posisi mereka sebelumnya – jadi tidak menghilangkan kebutuhan untuk perekrutan tambahan.

Dan dengan berfokus secara internal, Anda mungkin kehilangan kandidat inovatif dari luar perusahaan Anda.

Baca juga: Metode STAR dalam Interview, Berikut Penjelasan Lengkapnya

Rekrutmen eksternal

Rekrutmen eksternal melibatkan pencarian kandidat yang berkualitas dari luar perusahaan Anda. Posisi-posisi ini mungkin diisi dengan menggunakan agen kepegawaian, papan pekerjaan online, jaringan, rujukan pekerja, atau acara perekrutan pekerjaan.

Jenis perekrutan ini membutuhkan biaya lebih besar, dan prosesnya biasanya memakan waktu lebih lama daripada memindahkan kandidat internal ke posisi baru. Rekrutmen dari luar ini juga datang dengan pengetahuan yang lebih sedikit tentang merek dan budaya perusahaan Anda.

Namun, rekrutmen eksternal memberi Anda kesempatan untuk memilih dari kumpulan talenta yang lebih luas dan membawa perspektif baru untuk peran tersebut.

Fitur ini sangat berharga jika Anda mencari keahlian khusus. Perekrutan dari luar juga dapat membantu meningkatkan keragaman tenaga kerja.

Seleksi

Proses seleksi dimulai setelah resume, surat lamaran, dan aplikasi untuk posisi terbuka diterima. Semua materi yang dikirimkan oleh kandidat ditinjau untuk menentukan apakah mereka cocok untuk pekerjaan tersebut.

Agen kepegawaian atau anggota tim internal mungkin melakukan wawancara penyaringan untuk mempersempit daftar kandidat.

Dari sana, Anda akan memutuskan apakah setiap individu harus mendapatkan wawancara formal yang lebih terstruktur dengan manajer perekrutan atau orang lain di tim Anda. Selama langkah ini, kandidat akan ditanyai pertanyaan spesifik.

Jika Anda memiliki beberapa kandidat yang menjanjikan, perusahaan Anda mungkin melakukan beberapa putaran wawancara atau bahkan tes penilaian untuk keterampilan tertentu.

Anda mungkin memiliki kebijakan yang mengharuskan pemeriksaan referensi, tes narkoba, atau tes kesehatan untuk mempersempit daftar kandidat.

Penawaran kerja

Mulailah proses perekrutan setelah Anda melakukan seleksi. Ini berarti membuat penawaran kerja formal yang mencakup tanggal mulai, kompensasi yang ditawarkan, jam kerja yang diharapkan, dan segala tunjangan yang diberikan. Jika posisinya adalah penugasan jangka pendek, Anda juga akan menyertakan durasi kontrak.

Sementara itu, perusahaan Anda harus mempersiapkan tanggal mulai bekerja bagi pekerja baru. Pada hari itu, pastikan Anda memiliki semua yang mereka butuhkan, mulai dari seragam dan lencana keamanan perusahaan hingga komputer, perangkat lunak, dan persyaratan teknologi lainnya.

Baca juga: Perencanaan Kepegawaian: Pengertian dan Tahapannya

Pelatihan

Beberapa hari atau bahkan minggu pertama anggota tim baru dengan perusahaan Anda harus fokus pada pelatihan.

Pelatihan ini lebih dari sekadar mempelajari keterampilan dan prosedur operasional yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan baru mereka. Konten juga harus mencakup orientasi, kebijakan dan prosedur organisasi, hukum dan kepatuhan, budaya tempat kerja, serta sejarah dan misi perusahaan.

Pelatihan sangat penting bagi karyawan baru untuk memahami bisnis Anda dan memastikan kecocokan bagi kedua belah pihak. Perusahaan dengan proses orientasi dan pelatihan yang kuat dapat meningkatkan retensi pekerja hingga 82%.

Baca juga: Stress Interview: Pengertian, Persiapan, dan Contoh Pertanyaannya

Mempertahankan

Seorang pekerja mungkin meninggalkan perusahaan karena sejumlah alasan. Untuk mengurangi turnover, bisnis harus mendengarkan kekhawatiran dari anggota staf dan mengatasi masalah apa pun.

Lagipula, sepertiga dari pekerja baru telah berhenti bekerja hanya dalam waktu enam bulan setelah dipekerjakan. Cara terbaik untuk mempertahankan pekerja adalah dengan membuat mereka merasa dihargai.

Perusahaan dapat memanfaatkan berbagai metode retensi, seperti:

• Pelatihan yang berkelanjutan
• Membangun budaya yang positif dan mendukung
• Menawarkan peluang pertumbuhan dalam perusahaan
• Menyediakan lingkungan kerja dengan stres yang lebih rendah, dengan opsi termasuk bekerja dari rumah dan jam kerja yang fleksibel

Apa itu Manajemen Kepegawaian?

Manajemen kepegawaian mengacu pada proses dan strategi yang digunakan oleh perusahaan Anda untuk merekrut dan mempertahankan pekerja.

Banyak perusahaan memiliki tim manajemen sumber daya manusia yang didedikasikan untuk mengawasi anggota tim dan praktik yang digunakan untuk merekrut dan mempertahankan staf yang berkualitas.

Bahkan ketika sebuah bisnis bekerja dengan perusahaan perekrutan dari luar untuk perekrutan, perusahaan akan memiliki anggota staf internal yang menangani orientasi, pelatihan, retensi, tunjangan, dan masalah terkait pekerja lainnya.

Apa itu Perencanaan Kepegawaian?

Perencanaan kepegawaian mempertimbangkan semua kebutuhan perekrutan perusahaan Anda. Sementara proses rekrutmen berfokus pada satu lowongan pekerjaan atau kebutuhan proyek, rencana kepegawaian menilai kebutuhan pekerjaan di semua departemen dan tingkat bisnis Anda.

Rencana manajemen kepegawaian Anda melihat setiap departemen dan menentukan berapa banyak dan jenis pekerja serta keterampilan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan.

Rencana seperti ini dapat membantu bisnis Anda mengatasi beban kerjanya dan mempersiapkan diri untuk pertumbuhan atau tuntutan musiman. Menempatkan perencanaan kepegawaian sejak dini memberikan waktu untuk membawa pekerja dan melatih mereka sebelum kebutuhan menjadi kritis.

Baca juga: 20 Jenis Jadwal Kerja yang Bisa Perusahaan Terapkan

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai kepegawaian dan juga beberapa fungsi pentingnya dalam sebuah bisnis. Proses pengelolaan kepegawaian dalam sebuah bisnis adalah hal yang sangat penting untuk memastikan seluruh karyawan Anda memiliki produktivitas yang tinggi dan bekerja dengan optimal.

Jika Anda kesulitan dalam pengelolaan HR dan kepegawaian usaha, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll, absensi, dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software HR terintegrasi yang sangat mudah digunakan baik untuk tim HR dan juga seluruh karyawan Anda dalam melakukan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, dan proses HR lainnya.

Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub, Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini,