Memahami kekuatan, kelemahan, dan kebutuhan masa depan perusahaan dalam hal tenaga kerja merupakan hal yang penting, agar dapat membuat keputusan perekrutan yang lebih efektif. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu analisis kebutuhan tenaga kerja, pentingnya, dan langkah-langkahnya.
Apa Itu Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja?
Analisis kebutuhan tenaga kerja adalah proses untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memahami data tentang karyawan dalam perusahaan. Melalui informasi ini, perusahaan dapat merencanakan bagaimana menghadapi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
Kemudian, analisis ini juga mencocokkan antara jumlah karyawan yang ada saat ini dengan jumlah karyawan yang mungkin dibutuhkan kelak. Jika terdapat perbedaan, sebagai profesional HR Anda perlu mencari solusi yang tepat.
Analisis kebutuhan tenaga kerja memiliki cakupan yang lebih luas karena meliputi data keuangan dan pengembalian investasi atau return on investment (ROI), yang dapat menjadi dasar dalam pengambilan keputusan yang tepat dalam merekrut, mempertahankan, dan mengelola karyawan.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
Jenis Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Dalam analisis kebutuhan tenaga kerja, ada beberapa jenis analisis yang bisa Anda lakukan, yaitu:
1. Analisis Pasokan
Analisis Pasokan atau supply analysis menilai kondisi saat ini di perusahaan, seperti jumlah karyawan, keterampilan yang dimiliki, dan data tentang karyawan seperti usia dan jenis kelamin.
Melalui data-data tersebut, Anda dapat membuat prediksi bagaimana tenaga kerja di masa depan jika tidak ada perubahan dalam perekrutan atau pelatihan.
2. Analisis Permintaan
Analisis permintaan atau demand analysis memprediksi bagaimana tenaga kerja perusahaan di masa depan berdasarkan faktor, seperti rencana bisnis, persaingan, dan perubahan di pasar kerja.
Analisis ini melihat bagaimana tenaga kerja harus berkembang agar bisa mencapai tujuan bisnis.
3. Analisis Kesenjangan
Analisis kesenjangan atau gap analysis adalah saat Anda membandingkan hasil dari analisis pasokan dan analisis permintaan. Di sini, Anda akan menemukan perbedaan antara jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa depan dengan jumlah karyawan saat ini.
Hal tersebut dapat membantu Anda mengidentifikasi apakah ada kelebihan atau kekurangan tenaga kerja di perusahaan.
Baca Juga: Biaya Tenaga Kerja: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghematnya
Pentingnya Melakukan Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Seiring dunia bisnis yang semakin kompetitif, penting bagi perusahaan untuk melakukan analisis tenaga kerja.
Jadi, apabila perusahaan ingin terus berkembang, mereka harus selalu memperbarui strategi bisnis yang berdasarkan pada data tenaga kerja, untuk membuat keputusan yang lebih tepat.
Analisis kebutuhan tenaga kerja membantu perusahaan memahami lebih baik tentang karyawan mereka saat ini, yaitu dalam hal:
- Apakah biaya karyawan terlalu besar atau masih menguntungkan,
- Di mana terjadi kekurangan karyawan,
- Di posisi kunci, apa kekurangan keterampilan yang diperlukan,
- Karakteristik apa yang dimiliki oleh karyawan yang paling berkinerja baik,
- Jenis pelatihan apa yang memberikan hasil investasi paling tinggi,
- Di mana ada kekurangan pelatihan, dan
- Banyak hal lainnya.
Untuk lebih memahami tentang analisis ini, berikut penjelasan lengkap mengenai manfaatnya:
1. Biaya Rekrutmen dan Staffing
Analisis tenaga kerja dapat membantu mengetahui apakah biaya perekrutan dan staffing perusahaan sudah baik atau perlu ditingkatkan atau dikurangi.
Melalui analisis ini, Anda dapat mengidentifikasi strategi perekrutan yang kurang efektif, sehingga bisa menentukan langkah-langkah untuk menyusun strategi yang lebih baik.
2. Prediksi Staffing di Masa Depan
Selanjutnya, analisis ini juga membantu perusahaan mengetahui keterampilan dan perilaku kuci yang diperlukan untuk berhasil dalam suatu pekerjaan tertentu. Dengan begitu, perusahaan bisa merekrut karyawan yang sesuai dengan karakteristik di masa depan.
Hasil analisis juga membantu perusahaan menghindari keputusan perekrutan yang tidak adil, mengurangi upaya pelatihan yang tidak efektif, dan sebagainya.
Selain itu, dengan analisis ini perusahaan juga dapat mengidentifikasi kekurangan keterampilan dan kepemimpinan sejak awal, sehingga bisa merencanakan tindakan untuk mengatasinya.
Misalnya, perusahaan dapat memberikan pelatihan tambahan kepada karyawan yang sudah ada, mengembangkan potensi yang ada, menetapkan standar kinerja, dan merencanakan jalur penggantian untuk bakat-bakat dengan kinerja tinggi.
Baca Juga: Perilaku Organisasi: Arti, Teori, Hingga Tips Mengembangkannya
3. Membangun Budaya Perusahaan
Terakhir, analisis tenaga kerja juga membantu meningkatkan kekompakan tim dan perbaikan budaya perusahaan. Sebab, Anda bisa memantau berbagai metrik, seperti tingkat produktivitas, keterlibatan karyawan, dan sebagainya.
Melalui hasil analisis tersebut, perusahaan dapat meningkatkan retensi karyawan dengan mengidentifikasi penyebab pergantian karyawan, sehingga turut meningkatkan efisiensi.
Kemudian, analisis tenaga kerja juga membantu manajer memahami faktor-faktor apa yang dapat meningkatkan motivasi karyawan, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan karyawan dan semangat tim.
Baca Juga: Tenaga Kerja Terlatih: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
Metriks dalam Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Analisis kebutuhan tenaga kerja dapat mengukur berbagai hal untuk membantu perusahaan memahami kinerja karyawan. Ada tiga faktor utama yang dapat diukur, yaitu:
1. Produktivitas Karyawan
Metriks ini mengukur hal-hal penting seperti jam kerja karyawan, waktu pelatihan, dan tingkat keterampilan untuk melihat seberapa produktif karyawan dan tim kerjanya.
2. Keterlibatan Karyawan
Karyawan yang terlibat cenderung lebih berdedikasi dalam mencapai tujuan tim dan misi perusahaan.
Analisis ini melacak hal-hal penting yang menunjukkan tingkat keterlibatan karyawan, seperti work life balance, pencapaian dalam pekerjaan, kepuasan karyawan, dan jumlah karyawan yang keluar dari perusahaan.
3. Adaptabilitas Organisasi
Metriks ini membantu melacak seperti gaya kerja dan struktur organisasi, untuk membantu mengukur seberapa baik organisasi mampu beradaptasi dengan kondisi pasar yang berubah-ubah.
Baca Juga: Skill Mapping: Panduan Lengkap untuk HR
Langkah-Langkah Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda lakukan dalam analisis kebutuhan tenaga kerja:
1. Tentukan Masalah atau Tantangan yang Ingin Dipecahkan
Pertama, Anda perlu mengidentifikasi rencana dan tujuan bisnis perusahaan, serta mempertimbangkan faktor-faktor dari luar perusahaan, seperti persaingan, perluasan atau penurunan pasar, ketersediaan tenaga kerja di daerah tersebut, dan sebagainya.
Misalnya, apabila perusahaan Anda berencana meluncurkan produk baru dalam waktu 12 bulan, maka Anda perlu mengetahui berapa banyak karyawan baru yang dibutuhkan dan keterampilan apa yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam proyek tersebut.
Untuk membantu Anda, pertimbangkan beberapa pertanyaan berikut:
- Apakah karyawan saat ini memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk meluncurkan produk baru tanpa pelatihan tambahan?
- Bagaimana respon karyawan terhadap perubahan ini dan apakah mereka akan tetap setia pada perusahaan?
- Jika diperlukan merekrut lebih banyak karyawan, berapa banyak yang diperlukan?
- Apakah tersedia cukup karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan di pasar tenaga kerja?
- Bagaimana perusahaan dapat menarik dan mempertahankan karyawan dengan keterampilan tersebut?
- Apakah terjadi perubahan permintaan lain yang akan mempengaruhi kebutuhan jumlah karyawan?
2. Kumpulkan Data yang Relevan
Setelah mengetahui tantangan yang ingin dipecahkan, selanjutnya Anda perlu mengumpulkan data relevan yang diperlukan untuk mengukur hal tersebut.
Ini bisa mencakup data demografi tenaga kerja, data keterampilan, data kinerja, data pelatihan yang telah diselesaikan, dan hasil survei karyawan.
3. Pilih Metode Analisis yang Tepat
Langkah berikutnya adalah memilih metode analisis yang paling sesuai untuk masalah yang sudah Anda tentukan. Berikut adalah beberapa metode analisis yang paling umum digunakan:
Analisis Tren
Analisis tren artinya membandingkan data selama periode waktu tertentu di masa lalu untuk mengidentifikasi adanya tren. Anda dapat menggunakan tren yang kuat untuk membuat keputusan di masa depan.
Misalnya, hasil analisis menunjukkan bahwa bahwa produktivitas karyawan secara bertahap menurun dari waktu ke waktu
Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan hasil analisis tersebut untuk mencari penyebabnya dan meningkatkan strategi terkait produktivitas.
Analisis Korelasi
Analisis korelasi digunakan untuk mempelajari seberapa kuat hubungan antara dua variabel. Misalnya, perusahaan Anda ingin mengetahui apakah kurangnya pelatihan menyebabkan rendahnya keterlibatan karyawan.
Analisis Prediktif
Analisis prediktif menggunakan kombinasi data historis, algoritma, dan teknik machine learning untuk memprediksi kemungkinan di masa depan berdasarkan data masa lalu sehingga perusahaan dapat membuat ramalan yang akurat.
Hasil analisis sendiri umumnya tidak hanya berupa angka, melainkan juga berupa perilaku.
Analisis Preskriptif
Analisis preskriptif mengandalkan data historis. Biasanya digunakan setelah analisis prediktif untuk merencanakan tindakan yang paling sesuai bagi perusahaan guna mencapai tujuan mereka.
Analisis Diagnostik
Analisis diagnostik mengidentifikasi penyebab keberhasilan atau kegagalan dalam tenaga kerja, untuk memperbaiki kegagalan dan meningkatkan kinerja bisnis.
Misalnya, apabila terdapat tren tingkat retensi karyawan menurun seiring kenaikan tingkat promosi, maka analisis diagnostik akan membantu Anda untuk menemukan penyebabnya.
4. Analisis dan Sajikan Hasil
Setelah memilih metode analisis yang paling sesuai, langkah berikutnya adalah melakukan analisis untuk kemudian disajikan hasilnya kepada para pemimpin bisnis dan pemangku kepentingan yang relevan.
Anda dapat menampilkan hasilnya dalam bentuk dashboard atau laporan yang mudah dipahami. Gunakan elemen visual untuk menyampaikan ide-ide kompleks.
5. Tentukan Tindakan yang Akan Diambil
Langkah terakhir dalam melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja adalah menentukan tindakan yang paling sesuai untuk bisnis. Misalnya, jika hasil analisis menunjukkan adanya kesenjangan keterampilan dalam 12 bulan ke depan, maka susunlah strategi untuk menghindarinya.
Tindakan tersebut bisa berupa memberikan pelatihan kepada karyawan yang sudah ada atau merekrut karyawan baru dengan keterampilan yang tepat, kemudian integrasikan dengan tim yang sudah ada.
Baca Juga: Analisis Pekerjaan: Arti, Manfaat, Metode, Hingga Tahapannya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa analisis kebutuhan tenaga kerja penting bagi perusahaan untuk memahami kekuatan, kelemahan, dan kebutuhan masa depan perusahaan dalam hal tenaga kerja.
Dengan demikian, perusahaan pun dapat mengetahui apakah biaya tenaga kerja yang dikeluarkan sudah sesuai, keterampilan apa yang perlu ditingkatkan, jenis pelatihan apa yang memberikan ROI tinggi, dan sebagainya.
Dalam melakukan analisis, salah satu langkah pentingnya adalah mengumpulkan data yang relevan dengan masalah tenaga kerja. Untuk itu, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR guna memperoleh data yang dibutuhkan.
Selain itu, Gajihub juga memudahkan Anda dalam pengelolaan data SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: