Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan, tentu dibekali dengan berbagai keterampilan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan skill mapping guna mengetahui dengan jelas semua kemampuan dan skill yang dimiliki karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang maksud dengan talent mapping, manfaat, metriks, hingga prosesnya.
Apa yang Dimaksud dengan Skill Mapping?
Skill mapping atau pemetaan keterampilan adalah proses yang digunakan untuk memetakan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan baik dalam suatu peran, serta membandingkannya dengan keterampilan yang tersedia saat ini.
Melalui perbandingan tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi skill gap atau kesenjangan keterampilan yang telah dihadapi oleh 43% organisasi.
Dengan membuat gambaran jelas tentang keterampilan karyawan dan menyelaraskannya dengan peran tertentu dalam organisasi, perusahaan dapat memahami dengan lebih baik kemampuan karyawan.
Hal tersebut membantu Anda, sebagai profesional HR untuk mengembangkan strategi yang tepat guna meningkatkan keterampilan karyawan yang sesuai dengan tujuan utama perusahaan.
Baca Juga: Apa itu Skills Inventory? Simak Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
7 Manfaat Skill Mapping
Menurut sebuah studi oleh Deloitte pada tahun 2020, perusahaan yang paling berhasil adalah yang menginvestasikan waktu dan usaha dalam mengembangkan kesempatan kerja dan jalur karier bagi karyawan mereka.
Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan skill mapping sebagai upaya pengembangan karyawan. Selain itu, pemetaan tersebut juga memiliki beberapa manfaat lainnya, yaitu:
1. Mengidentifikasi Kesenjangan Keterampilan
Dengan melakukan skill mapping, Anda dapat melihat semua keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan di perusahaan. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan penilaian atau ulasan dari manajer untuk mencari tahu keterampilan apa yang perlu dikembangkan.
Informasi ini penting untuk menentukan pelatihan apa yang dibutuhkan guna mengatasi kurangnya keterampilan.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
2. Succession Planning yang Lebih Siap
Succession planning atau perencanaan suksesi adalah proses memilih dan mengembangkan karyawan yang penting untuk memastikan kelangsungan peran-peran krusial dalam perusahaan.
Oleh karena itu, ketika ada karyawan yang resign dari perusahaan, tentu Anda membutuhkan seseorang yang bisa menggantikannya.
Melalui skill mapping, Anda bisa mengidentifikasi karyawan mana yang memiliki potensi untuk mengambil suatu posisi, khususnya posisi kepemimpinan.
3. Meningkatkan Keterlibatan dan Retensi Karyawan
Pemetaan keterampilan juga dapat meningkatkan kepuasan kerja dan keterampilan karyawan, sehingga membantu pertumbuhan bisnis dan produktivitas. Selain itu, karyawan juga bisa melihat jalan karier di perusahaan.
Dengan demikian, mereka akan lebih termotivasi untuk berpartisipasi dalam pelatihan dan mencapai keterampilan yang dibutuhkan.
Baca Juga: 20 Strategi untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
4. Talent Management
Talent management atau manajemen bakat sendiri merupakan proses strategis untuk menarik, memotivasi, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan yang memiliki kinerja tinggi.
Melalui skill mapping, Anda bisa melihat kemampuan dan skill setiap karyawan, sehingga mempermudah Anda dalam mengatur strategi terkait talent management.
5. Memantau Kemajuan Tim Tertentu
Untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik, Anda perlu memantau kemajuan tim.
Dalam hal ini, pemetaan keterampilan dapat membantu Anda melihat posisi di mana karyawan berada, bagaimana tim-tim yang memiliki berbedaan kinerja, serta membandingkan kemajuan dari satu departemen dengan yang lain.
6. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Pemetaaan keterampilan membantu Anda dan tim HR untuk membuat keputusan yang lebih baik. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukan program pelatihan, mencari karyawan baru, dan menentukan bagaimana sumber daya digunakan dengan lebih baik.
Dengan demikian, perusahaan bisa menjadi lebih kompetitif.
7. Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Efisien
Skill mapping membantu perusahaan untuk membagi tugas kepada karyawan secara tepat berdasarkan keterampilan dan kemampuan mereka. Melalui cara ini, tugas-tugas bisa dikerjakan dengan lebih efisien, produktivitas meningkat, dan kesalahan dapat diminimalisir.
Baca Juga: Analisis Pekerjaan: Arti, Manfaat, Metode, Hingga Tahapannya
Matriks dalam Skill Mapping
Pemetaan keterampilan adalah proses yang bisa dilihat dengan mudah, sehingga matriks menjadi alat yang dapat membantu Anda untuk menggambarkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dan mengidentifikasi kekurangan keterampilan yang mungkin ada.
Terdapat beberapa jenis matriks yang digunakan dalam pemetaan keterampilan, yaitu:
1. Matriks Kemampuan
Matriks kemampuan digunakan untuk menunjukkan harapan kinerja untuk setiap peran pekerjaan. Matriks ini membantu pimpinan tim untuk melihat keterampilan, keahlian, dan tingkah laku anggota tim, serta melacak kekurangan keterampilan.
Selain itu, matriks kemampuan juga memberikan informasi dan data yang membantu organisasi merencanakan strategi bakat jangka panjang dan pertumbuhan bisnis.
2. Matriks Kompetensi
Matriks kompetensi sering kali dianggap sama dengan skill matrix Keduanya adalah kerangka tabel yang membantu menunjukkan tingkat atau peringkat keterampilan karyawan.
Melalui meteriks ini, perusahaan dapat mengelola keterampilan yang diinginkan dan yang dimiliki, serta mencocokkan keterampilan dengan proyek-proyek tertentu dan melihat apakah karyawan mampu menangani tugas-tugas tersebut.
Apabila matriks kemampuan menunjukkan seberapa baik seseorang melakukan tugas, matriks kompetensi menunjukkan seberapa baik mereka dalam menguasai keterampilan untuk tugas tersebut.
3. Matriks Keterampilan
Matriks keterampilan atau skill matrix digunakan perusahaan untuk mengenali dan menilai keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan oleh setiap peran dan tim, termasuk para karyawan yang sudah ada.
Matriks keterampilan ini membantu Anda melihat secara visual peta keterampilan di seluruh tim, peran, dan individu.
Dengan matriks keterampilan, Anda dapat melihat keterampilan apa saja yang dimiliki oleh karyawan saat ini, dan juga bisa dengan cepat menemukan keterampilan yang masih kurang atau perlu ditingkatkan.
Matriks ini biasanya menampilkan daftar keterampilan di satu sisi, dan di sisi lainnya terdapat daftar peran atau nama-nama karyawan.
Jadi, setiap kali ada titik pertemuan antara peran dan karyawan, Anda bisa melihat keterampilan apa saja yang diperlukan untuk peran atau posisi tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menilai sejauh mana kemahiran karyawan dalam setiap keterampilan yang ada.
Contohnya, dalam matriks di atas, terlihat peran-peran yang ada dan keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk masing-masing peran.
Matriks keterampilan ini sering digunakan oleh perusahaan untuk merencanakan kebutuhan perekrutan di masa depan, memberikan pelatihan yang tepat bagi karyawan, dan memastikan bahwa kita memiliki karyawan yang memiliki keterampilan yang diperlukan ketika diperlukan.
Matriks keterampilan juga membantu Anda dalam mengidentifikasi karyawan yang berpotensi untuk mendapatkan promosi atau pindah ke posisi lain di perusahaan berdasarkan keterampilan yang mereka miliki saat ini.
Matriks ini juga membantu Anda memahami tentang di mana karyawan mampu bekerja dengan baik dan di mana mungkin mereka memerlukan pelatihan tambahan.
Penggunaan matriks keterampilan secara konsisten dapat membantu mengoptimalkan perencanaan SDM yaitu dengan memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki karyawan dengan keterampilan yang tepat dan sesuai.
Baca Juga: Pelatihan Kepemimpinan: Arti, Manfaat, dan Strateginya
Langkah Melakukan Skill Mapping
Untuk melakukan skill mapping, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Tentukan Peran Kunci
Mulailah dengan mengidentifikasi peran-peran penting dalam perusahaan yang ingin Anda lakukan petakan keterampilannya. Peran kunci ini bisa berupa jabatan pekerjaan atau departemen tertentu.
Anda bisa memulainya dari departemen kecil yang perannya sudah dipahami dengan baik. Pastikan juga terdapat penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan untuk peran-peran tersebut karena akan sangat membantu dalam pemetaan keterampilan.
2. Susun Daftar Keterampilan yang Dibutuhkan
Buatlah daftar keterampilan khusus untuk masing-masing peran. Daftar ini biasanya dibuat berdasarkan deskripsi pekerjaan atau masukan dari manajer dan karyawan.
Sebaiknya, Anda juga melibatkan manajer dalam proses ini, karena merekalah yang menilai kinerja suatu peran dan memahami kontribusi apa yang telah diberikan oleh peran tersebut.
Baca Juga: Skills Taxonomy: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
3. Cocokkan Keterampilan dengan Model
Model keterampilan dapat membantu menilai dan mengevaluasi peran, tim, serta keteramiplan karaywan. Ada beberapa model keterampilan yang bisa digunakan dengan masing-masing kelebihan dan kekurangannya.
Oleh karena itu, penting bagi ada untuk mempertimbangkan dengan baik model mana yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan.
Kemudian, ketika Anda mencatat keterampilan yang diperlukan untuk suatu peran, mungkin hasilnya belum selaras dengan model keterampilan yang telah ditentukan sebelumnya, artinya perlu dilakukan sedikit penyesuaian.
Gunakan model keterampilan yang telah Anda pilih, dan cocokkan setiap keterampilan yang dibutuhkan dengan keterampilan yang relevan dalam model tersebut.
4. Tinjau Peran dalam Tim
Setelah keterampilan dipetakan ke peran, tinjau peran yang ada dalam tim yang sama dan pastikan bahwa keterampilan yang terkait menunjukkan variasi. Misalnya, peran yang lebih senior harus terkait dengan lebih banyak atau keterampilan tingkat tinggi, dan peran-peran lain harus berbeda dalam keterampilan yang dibutuhkan.
Jika Anda menemukan bahwa setiap peran dalam tim memerlukan semua keterampilan atau hampir sama, itu menjadi tanda untuk meninjau kembali peran-peran tersebut dan menentukan apa yang membuat setiap peran berbeda.
5. Tinjau Matriks Keterampilan dengan Tim
Setelah mengidentifikasi keterampilan dalam berbagai peran, serta mengonfirmasi variasi keterampilan yang dibutuhkan dan bermanfaat di antara peran-peran tersebut, tunjukkan draft skill mapping Anda kepada tim yang menjalankan pekerjaan dan mintalah masukan dari mereka.
Hal tersebut akan membantu And auntuk melihat draft tersebut telah mencerminkan keterampilan yang mereka gunakan dalam menjalankan peran mereka.
Baca Juga: 10 Manfaat Komunikasi Internal dalam Perusahaan dan Tips Membangunnya
Tips Melakukan Skill Mapping
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda melakukan pemetaan keterampilan dengan efektif:
1. Lakukan Tes Penilaian Keterampilan
Mulailah dengan memberikan tes penilaian keterampilan kepada karyawan. Fokus pada keterampilan yang paling penting yang ingin Anda nilai, dan buatlah tes sesuai dengan itu. Pertanyaan dalam tes tergantung pada keterampilan yang ingin Anda petakan.
2. Tetap Objektif
Saat melakukan skill mapping, uusahakan untuk bersikap objektif. Mintalah masukan dari berbagai sumber tentang tingkat keterampilan karyawan untuk hasil yang adil dan tidak memihak.
Anda bisa meminta karyawan memberikan ulasan tentang rekan kerja mereka dan mengadakan tes kompetensi untuk menilai kemampuan individu.
3. Fokus pada Keterampilan yang Terpenting
Identifikasi keterampilan yang paling relevan untuk perusahaan, departemen, proyek, atau tugas, dan pertimbangkan tujuan pemetaan keterampilan saat memutuskan keterampilan mana yang akan dimasukkan.
Hal ini termasuk keterampilan yang lebih sedikit tetapi lebih relevan akan memudahkan karyawan dan manajer dalam memahami matriks keterampilan.
4. Sertakan Soft Skill dan Hard Skill
Pastikan Anda menyertakan kombinasi soft skill dan hard skill. Soft skill sendiri dapat mencakup komunikasi tertulis dan lisan, pemecahan masalah, mendengarkan dengan aktif, dan masih banyak lagi.
Sementara hard skill adalah keterampilan yang dapat diukur dan diperoleh melalui pelatihan atau pendidikan tertentu, seperti keterampilan design grafis, mengedit video, menulis artikel, dan masih banyak lagi.
5. Batasi Jumlah Karyawan dalam Matriks
Pertimbangkan untuk membuat matriks keterampilan terpisah untuk setiap departemen, tim, atau jenis karyawan agar pemetaan keterampilan lebih tertarget dan spesifik.
Hal ini akan sangat membantu untuk perusahaan besar dengan banyak karyawan. Anda juga bisa membuat matriks terpisah untuk menganalisis soft skill dan hard skill, yang akan memudahkan visualisasi tingkat keterampilan setiap karyawan.
Baca Juga: 10 Skill Teknis yang Wajib di Kuasai oleh Tim HR
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat disimpulkan bahwa skill mapping merupakan gambaran jelas mengenai keterampilan karyawan yang dicocokkan dengan peran tertentu, sehingga perusahaan dapat memahami dengan lebih baik kemampuan karyawan.
Agar lebih fokus dalam penyusunan strategi skill mapping, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur.
Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: