Setiap perusahaan perlu untuk melakukan analisis pekerjaan, agar dapat memahami sifat suatu pekerjaan, mengembangkan program pelatihan lebih efektif, serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat.
Oleh karena itu, sebagai profesional HR Anda perlu memahami proses analisis pekerjaan secara menyeluruh.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu analisis pekerjaan, manfaat, metode, tahapan, serta perbedaannya dengan deskripsi pekerjaan.
Apa yang Dimaksud dengan Analisis Pekerjaan?
Analisis pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menentukan tanggung jawab, persyaratan, dan sifat pekerjaan secara detail.
Proses ini memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil, mengumpulkan data untuk setiap bagian, dan menganalisis data tersebut guna menentukan keterampilan serta kompetensi yang diperlukan dalam peran tersebut.
Proses analisis ini juga membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lain, menentukan pendidikan yang diperlukan, serta mengetahui lingkungan kerja dari suatu pekerjaan.
Kemudian, perlu Anda ingat bahwa menganalisis suatu pekerjaan berfokus pada posisi pekerjaan itu sendiri, bukan individu yang melakukannya. Oleh karena itu, proses ini akan lebih efektif jika menggunakan standar profesional yang sama, tanpa memandang industri atau perusahaan.
Selain itu, untuk mengungkapkan semua fakta dan detail penting suatu pekerjaan, Anda juga fokus
- Tugas dan aktivitas: Jenis, frekuensi, dan kompleksitas dalam menjalankan tugas dan aktivitas tertentu.
- Lingkungan: Lingkungan kerja, seperti suasana, aroma, dan sikap ramah orang-orang.
- Alat dan peralatan: Alat dan peralatan yang digunakan untuk menjalankan pekerjaan dengan sukses.
- Hubungan: Hubungan dengan orang-orang baik internal dan eksternal perusahaan.
- Persyaratan: Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dengan sukses.
Baca Juga: Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang
Pentingnya Melakukan Analisis Pekerjaan
Melakukan analisis pada suatu pekerjaan sangat penting karena memberikan manfaat yang banyak. Berikut adalah alasan mengapa Anda harus melakukan analisis ini:
1. Perencanaan Tenaga Kerja
Analisis pekerjaan membantu Anda dalam melakukan perencanaan tenaga kerja, yaitu dengan mengidentifikasi keterampilan dan persyaratan pekerjaan secara jelas. Hal ini memudahkan pengaturan tugas dan tanggung jawab di dalam perusahaan.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Melalui proses analisis ini, Anda dapat memahami persyaratan pekerjaan dengan lebih baik. Hal ini dapat membantu untuk mencari kandidat yang sesuai dan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.
3. Pengembangan Karyawan
Analisis pekerjaan membantu dalam perencanaan program dan pengembangan yang efektif. Dengan memahami persyaratan dari suatu pekerjaan, Anda pun dapat menyusun program yang sesuai guna meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan.
4. Evaluasi Kinerja
Proses ini juga berperan dalam menerapkan standar kinerja yang jelas untuk setiap pekerjaan. Dengan patokan yang jelas, manajemen dapat melakukan evaluasi kinerja karyawan secara objektif dan memberikan feedback yang membangun.
5. Keselamatan dan Kesehatan Pekerjaan
Menganalisis suatu pekerjaan dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi risiko dan bahaya yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan guna menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat.
6. Pengembangan Karier
Melalui proses analisis ini, Anda dapat memahami tanggung jawab dan persyaratan pekerjaan yang diperlukan untuk kemajuan karier. Dengan demikian, Anda dapat merencanakan jalur karier yang jelas dan memberikan peluang pengembangan yang sesuai.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Tujuan Analisis Pekerjaan
Sebelum melakukan analisis pada suatu pekerjaan tentu, penting bagi Anda untuk menentukan penggunaan hasil analisis tersebut. Hal ini membantu Anda dalam memilih metode analisis yang paling efektif.
Berikut adalah beberapa tujuan analisis pekerjaan secara umum:
1. Deskripsi Pekerjaan
Sebagai profesional HR, Anda dapat menggunakan hasil analisis untuk membuat deskripsi pekerjaan atau job description yang merupakan rangkuman dari tanggung jawab, aktivitas, kualifikasi, dan keterampilan terkait suatu peran.
Deskripsi pekerjaan yang dibuat berdasarkan data dari analisis pekerjaan membantu Anda untuk menempatkan seseorang pada posisi yang tepat.
2. Klasifikasi Pekerjaan
Klasifikasi pekerjaan adalah proses menempatkan satu atau lebih pekerjaan ke dalam kelompok atau kategori posisi yang serupa. Di sini, data hasil analisis berfungsi untuk menentukan tugas, tanggung jawab, cakupan, dan kompleksitas pekerjaan.
Tujuan dari klasifikasi pekerjaan sendiri untuk menetapkan tingkat gaji dan menggunakan data tersebut dalam memilih karyawan.
3. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan adalah proses menentukan peringkat relatif dari pekerjaan yang berbeda di dalam suatu organisasi. Hal ini bertujuan untuk menciptakan transparansi dan keadilan dalam pembayaran gaji.
Peringkat suatu pekerjaan ditentukan berdasarkan tanggung jawab dan tugas yang diberikan. Misalnya, posisi senior memiliki persyaratan kinerja dan kemampuan yang lebih tinggi. Dalam hal ini, analisis pekerjaan membantu Anda untuk memahami karakteristik dari pekerjaan tersebut.
4. Perancangan Pekerjaan
Perancangan pekerjaan atau job design adalah proses menciptakan pekerjaan yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan, serta dapat memotivasi karyawan.
Pekerjaan yang memotivasi karyawan biasanya berkaitan dengan variasi keterampilan, yakni sejauh mana pekerjaan tersebut membutuhkan berbagai keterampilan. Melalui data yang dihasilkan dari analisis, Anda dapat menentukan variasi dalam pekerjaan.
5. Persyaratan Tenaga Kerja
Sebagai profesional HR, Anda dapat menggunakan hasil analisis untuk menetapkan kualifikasi atau persyaratan minimum untuk peran-peran dalam organisasi. Hal ini tentunya juga akan membantu proses rekrutmen.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
6. Penilaian Kinerja
Selanjutnya, hasil analisis dapat memberikan masukan untuk penilaian kinerja individu yang menjalankan posisi tersebut. Untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan, Anda perlu memahami persyaratan terkait suatu peran terlebih dahulu.
Dengan demikian, hasil analisis dapat membantu menentukan detail-detail yang dibutuhkan.
7. Pelatihan Karyawan
Data yang dihasilkan dari analisis dapat menjadi dasar untuk mengetahui kebutuhan pelatihan. Setelah Anda mengetahui pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan.
8. Mobilitas Karyawan
Setiap orang dan pekerjaannya harus memiliki kecocokan satu sama lain. Melalui analisis yang dilakukan, Anda dapat mengindentifikasi pengetahuan, skill, kemampuan, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu peran.
Selanjutnya, data analisis tersebut bisa Anda cocokkan dengan karyawan internal maupun eksternal.
9. Efisiensi
Tujuan lain dari proses analisis ini adalah meningkatkan efisiensi kerja, dengan menganalisis aktivitas dan mengoptimalkan cara seseorang dalam melaksanakan peran pada pekerjaan tertentu.
10. Persyaratan Hukum
Dengan menganalisis suatu pekerjaan, Anda dapat memastikan bahwa semua kegiatan dalam suatu pekerjaan mematuhi aturan hukum yang berlaku.
Baca Juga: UU Ketenagakerjaan Terbaru, Ketahui Poin-Poin Pentingnya
Metode Analisis Pekerjaan
Berikut ini adalah beberapa metode yang bisa Anda gunakan utuk menganalisis pekerjaan:
1. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang tanggung jawab pekerjaan mereka. Anda dapat menanyakan tentang tugas-tugas spesifik yang dapat dilakukan dan memperoleh deskripsi tentang tugas yang diberikan kepada mereka.
Metode wawancara bisa dilakukan dengan pertanyaan terbuka atau melalui wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
2. Observasi
Pada metode observasi, Anda akan mengamati karyawan saat mereka menjalankan tugas-tugas terkait posisi pekerjaan. Selanjutnya, Anda mencatat aktivitas yang dilakukan oleh karyawan tersebut dan keterampilan apa yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
Observasi ini dinilai efektif untuk pekerjaan yang melibatkan tugas secara fisik dan menghasilkan produk.
Pendekatan observasi dapat efisien jika analis pekerjaan memiliki keterampilan yang cukup untuk memahami apa yang harus diamati, bagaimana menginterpretasikan hasil observasi kepada karyawan, dan mengidentifikasi hal-hal yang diamati.
Baca Juga: Behavioral Observation Scale: Arti, Kelebihan, Hingga Contohnya
3. Survei
Metode ini melibatkan penggunaan survei untuk mengumpulkan informasi tentang frekuensi penyelesaian tugas tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Survei dapat berupa kuesioner terstruktur, di mana karyawan menjawab pertanyaan terkait pekerjaan menggunakan skala tertentu. Selain itu, metode ini juga dapat dilakukan secara informal dengan mengumpulkan tanggapan karyawan melalui pertanyaan terbuka.
4. Catatan Kerja atau Log
Metode catatan kerja atau log mencatat aktivitas pekerjaan karyawan dalam bentuk catatan harian atau mingguan. Catatan tersebut biasanya berisi informasi tentang frekuensi dan waktu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan.
Sebagai tim HR, Anda akan memeriksa catatan tersebut, menemukan pola-pola tertentu, dan menggunakan informasi tersebut untuk membuat deskripsi pekerjaan.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa metode ini dapat menghasilkan jumlah data yang besar, sehingga proses analisisnya mungkin menjadi lebih sulit.
Baca Juga: Pengertian Job Enlargement, Manfaat, dan Contohnya
Tahapan Proses Analisis Pekerjaan
Berikut adalah langkah-langkah dalam menganalisis suatu pekerjaan:
1. Tujuan Analisis Pekerjaan
Langkah pertama adalah menentukan tujuan dari analisis pekerjaan. Mengapa Anda perlu melakukan analisis ini?
Tujuan ini akan mempengaruhi bagaimana analisis pekerjaan dilakukan, termasuk anggaran, orang yang memimpin proyek, dan orang-orang yang terlibat.
Menurut Matt Erhard, Managing Partner dari perusahaan rekrutmen Summit Search Group, salah satu tujuan utama dari analisis pekerjaan adalah untuk mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi pertumbuhan atau ekspansi yang signifikan.
Selain itu, tujuan analisis pekerjaan juga bisa beragam, seperti membuat deskripsi pekerjaan yang lengkap, menentukan kebutuhan pelatihan karyawan, atau merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
2. Metode Analisis Pekerjaan
Pilihan metode analisis pekerjaan tergantung pada tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Metode yang dipilih akan mempengaruhi cara pengumpulan data.
3. Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data adalah tahap yang memakan waktu paling lama dalam proses analisis pekerjaan. Metode analisis pekerjaan yang digunakan akan menentukan cara pengumpulan data.
4. Proses Analisis
Setelah data terkumpul, lakukan proses analisis untuk mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan yang lebih rinci.
5. Dampak
Langkah terakhir adalah memastikan bahwa analisis pekerjaan berdampak nyata pada pengelolaan SDM. Analisis pekerjaan harus digunakan untuk meningkatkan proses dan keputusan manajemen sumber daya manusia.
Selain itu, penting untuk menyadari bahwa analisis harus diperbarui secara berkala sesuai dengan perkembangan industri dan organisasi. Ini akan memastikan bahwa deskripsi pekerjaan tetap relevan dengan kebutuhan saat ini dan di masa depan.
Baca Juga: Apa itu Skills Inventory? Simak Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Contoh Analisis Pekerjaan
Untuk lebih memahami proses menganalisis pekerjaan, simak contohnya berikut ini:
Detail Pekerjaan Sales
Judul pekerjaan: sales representative
Klasifikasi: karyawan full time
Departemen: Manufaktur
Lokasi: Jakarta
Golongan Gaji: Level III, gaji pokok, dan komisi
Ringkasan posisi
- Mengidentifikasi dan mengejar pelanggan baru yang sesuai dengan target audiens produk industri perusahaan.
- Membuat dan mengikuti proses penjualan yang meliputi menghubungi calon pelanggan, melakukan tindak lanjut dengan pelanggan baru dan yang sudah ada, menyajikan produk, dan menyelesaikan penjualan.
- Mencatat semua kontak pelanggan dan angka penjualan secara digital, serta membuat laporan dan proyeksi penjualan. Harus mencapai target penjualan tahunan.
Tugas pekerjaan
- Mencari pelanggan baru di wilayah tengah
- Membuat daftar klien
- Menghubungi calon pelanggan
- Melakukan tindak lanjut secara teratur dengan pelanggan yang sudah ada dan calon pelanggan
- Melakukan presentasi penjualan
- Mengunjungi calon klien Melakukan penjualan
- Mencatat laporan penjualan
Keterampilan
- Mahir dalam Ms.Office
- Terampil menggunakan software manajemen hubungan pelanggan
- Keterampilan layanan pelanggan
- Keterampilan interpersonal
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan
- Mampu beradaptasi dengan perubahan pasar
- Kemampuan untuk melakukan penjualan
Struktur Pelaporan
- Melapor langsung kepada manajer penjualan
- Tidak ada yang melapor kepada posisi ini
- Harus menghadiri pertemuan penjualan tahunan
Persyaratan Karyawan
- Pendidikan setidaknya gelar sarjana di bidang bisnis, keuangan, pemasaran, ekonomi, atau bidang terkait
- Minimal lima tahun pengalaman penjualan
Lingkungan
- Setting kantor dengan volume pekerjaan tinggi
- Duduk di meja untuk waktu yang lama
- Perjalanan untuk bertemu dengan klien sebanyak 30% dari waktu kerja
Faktor-faktor keberhasilan
- Meningkatkan penjualan berdasarkan referensi dari 18% menjadi 25% dalam satu tahun pertama
- Meningkatkan penetrasi saluran pasar sebesar 20% dalam satu tahun pertama
- Mengembangkan departemen penjualan
- Melatih setidaknya satu orang sales associate junior baru
- Meningkatkan jumlah presentasi penjualan setidaknya 10% per tahun
- Menurunkan biaya perjalanan sebesar 10% per tahun dengan memindahkan presentasi penjualan dari tatap muka menjadi berbasis online
Baca Juga: Job Enrichment: Pengertian, Contoh, dan Bedanya dengan Job Enlargement
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa analisis pekerjaan menjadi salah satu metode terbaik untuk mengoptimalisasi SDM.
Sebagai profesional HR Anda dapat memanfaatkan hasil analisis untuk membuat keputusan rekrutmen yang lebih baik, meningkatkan kinerja karyawan melalui pelatihan yang tepat, dan melakukan manajemen kinerja lebih efektif.
Untuk lebih berfokus dalam melakukan analisis pekerjaan, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub, Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki:
2 thoughts on “Analisis Pekerjaan: Arti, Manfaat, Metode, Hingga Tahapannya”