Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya

perencanaan tenaga kerja 1

Perencanaan tenaga kerja sering disebut-sebut – namun jarang dijelaskan. Apa itu perencanaan tenaga kerja, dan bagaimana Anda melakukannya?

Jika digunakan dengan baik, perencanaan tenaga kerja strategis memungkinkan SDM untuk merencanakan kemampuan yang mereka butuhkan di masa depan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu perencanaan tenaga kerja, prosesnya, memberikan beberapa contoh, dan diakhiri dengan toolkit mengenai cara memulai perencanaan tenaga kerja.

Apa itu Perencanaan Tenaga Kerja?

Perencanaan tenaga kerja, atau yang juga disebut workforce planning, adalah tentang memastikan bahwa orang yang tepat berada di pekerjaan yang tepat pada saat yang tepat.

Ini berarti tidak ada terlalu banyak orang yang tersedia (kelebihan staf) atau terlalu sedikit (kekurangan staf).

Dengan demikian, perencanaan tenaga kerja dapat memecahkan masalah kepegawaian untuk saat ini dan di masa depan.

Menurut Evers (2014), perencanaan tenaga kerja strategis menjadi semakin penting karena beberapa alasan.

Perubahan demografis

Tenaga kerja yang menua menimbulkan sejumlah masalah yang berbeda, termasuk kurangnya keterampilan yang dibutuhkan, tantangan pelatihan ulang, dan pensiun massal.

Pengurangan biaya

Meningkatnya persaingan global memaksa perusahaan untuk bekerja lebih cerdas. Di saat yang sama, tenaga kerja yang menua adalah tenaga kerja yang lebih mahal – tetapi belum tentu lebih produktif.

Manajemen talenta

Karyawan yang berbakat membentuk keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Memiliki orang-orang dengan dorongan yang tepat dan menyusun jalur talenta untuk menggantikan kelompok manajemen senior dan eksekutif yang menua di perusahaan sangatlah penting.

Fleksibilitas

Lanskap persaingan saat ini membutuhkan inovasi yang lebih cepat dan lebih agile. Pendapatan yang dihasilkan oleh produk yang berusia kurang dari beberapa tahun telah meningkat pesat dalam beberapa dekade terakhir.

Di saat yang sama, taktik yang membawa kita ke sini tidak akan membawa kita ke tempat yang harus kita tuju selanjutnya.

Dalam hal perencanaan tenaga kerja, ada empat kriteria.

  • Sasaran ukuran berkisar pada jumlah orang dan peran pekerjaan. Jumlah tenaga kerja yang terlalu banyak akan menyebabkan kelebihan staf dan bekerja secara tidak efisien, sementara jumlah tenaga kerja yang terlalu sedikit berarti perusahaan tidak menghasilkan apa yang seharusnya bisa dihasilkan. Hal ini dapat ditunjukkan dengan adanya lowongan yang berlebih.
  • Tujuan dari bentuk berkisar pada memiliki kompetensi yang dibutuhkan hari ini dan esok (dalam bentuk perencanaan suksesi).
  • Tujuan biaya berkisar pada pencapaian biaya tenaga kerja yang optimal. Terlalu banyak akan membuat perusahaan bangkrut, namun terlalu sedikit akan mengakibatkan pekerjaan tidak terselesaikan.
  • Tujuan agility adalah memiliki tenaga kerja yang ramping dan fleksibel serta dapat beradaptasi dengan perubahan permintaan pasar.

Oleh karena itu, perencanaan tenaga kerja strategis berkisar pada memastikan bahwa tenaga kerja perusahaan memiliki ukuran, bentuk, biaya, dan kelincahan yang tepat untuk masa depan.

Baca juga: Visi Misi Perusahaan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya

gajihub 2

Perencanaan Tenaga Kerja dan HR Analisis

Di blog ini, kami banyak menulis tentang HR analisis. Anda mungkin bertanya-tanya: apa perbedaan antara perencanaan tenaga kerja dan HR analisis?

Perbedaan ini tidak selalu mudah untuk didefinisikan – dan mungkin lebih bersifat metodologis daripada yang lainnya.

HR analytics atau didefinisikan sebagai pendekatan berbasis data untuk mengelola orang di tempat kerja.

Perencanaan tenaga kerja sesuai dengan definisi yang sudah kami ungkapkan diatas, sehingga dapat dianggap sebagai salah satu alat di dalam bidang analis data SDM.

Namun, di mana HR analytic sebagian besar berfokus pada analisis hubungan antara pendorong sumber daya manusia dan hasil bisnis, perencanaan tenaga kerja strategis memiliki fokus yang jauh lebih jangka panjang dan strategis serta sebagian besar berhubungan dengan formasi karyawan. Ini juga merupakan perbedaan utama di antara keduanya.

Perencanaan tenaga kerja tidak boleh disamakan dengan analisis tenaga kerja, yang sebagian besar digunakan sebagai sinonim dari analisis sumber daya manusia.

Baca juga: 7 Tahap dalam Membuat Leadership Development Plan

Proses Perencanaan Tenaga Kerja

Jadi bagaimana cara melakukan perencanaan tenaga kerja? Ada beberapa pendekatan untuk perencanaan tenaga kerja, namun prosesnya biasanya serupa.

Namun, sebelum kita masuk ke dalam prosesnya, mari kita mulai dengan beberapa prinsip panduan dasar.

Prinsip-prinsip dasar perencanaan tenaga kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah dinamika antara apa yang kita miliki saat ini dan apa yang kita butuhkan besok.

Oleh karena itu, formasi (karyawan) kita saat ini menjadi relevan saat kita membuat keputusan tentang formasi ideal untuk masa depan.

Berikut adalah tiga prinsip dasar perencanaan tenaga kerja strategis

  • Perencanaan tenaga kerja strategis sejalan dengan strategi organisasi. Strategi organisasi adalah rencana jangka panjang yang menentukan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam lima hingga sepuluh tahun ke depan. Ini adalah pedoman yang sangat baik untuk merencanakan tenaga kerja Anda.
  • Perencanaan tenaga kerja yang baik mengikuti prinsip Pareto 80/20. 80% dari hasil yang dicapai hanya dari 20% pekerjaan. Ketika Anda terlibat dalam perencanaan tenaga kerja strategis, fokuslah pada fungsi-fungsi utama organisasi (disebut juga: peran kritis). Inilah yang paling berkontribusi terhadap hasil organisasi. Overhead dan manajemen menjadi perhatian sekunder.
  • Perencanaan tenaga kerja bersifat strategis. Hal ini berfokus pada keputusan taktis dan strategis dan oleh karena itu memiliki fokus jangka panjang.

Baca juga: Mengetahui Klasifikasi Karyawan Untuk Para Praktisi HR

Proses perencanaan tenaga kerja

Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, perencanaan tenaga kerja strategis sejalan dengan strategi organisasi. Namun, strategi organisasi bukanlah titik awal.

Strategi organisasi ditentukan oleh sumber daya dan kapabilitas perusahaan saat ini, serta pasar yang lebih luas.

Dengan kata lain, jika sebuah perusahaan sangat ahli dalam memproduksi cat mobil, maka perusahaan tersebut akan memperoleh sumber daya yang berharga dan mengembangkan kemampuan yang unik.

Perusahaan ini akan memiliki mesin-mesin mahal yang dapat membuat dan mencampur warna cat yang berbeda, memiliki pengetahuan tentang komposisi kimiawi cat, tahu apa yang harus dicampurkan untuk membuat cat lebih baik pada berbagai jenis bahan, dan memiliki manajer dan pekerja berpengalaman yang mengetahui industri dan proses produksi.

Hampir tidak mungkin bagi perusahaan ini untuk menjadi perusahaan pemasaran digital: perusahaan ini tidak memiliki konfigurasi yang tepat untuk melakukan hal lain yang sama sekali berbeda.

Ini berarti bahwa tenaga kerja yang ada saat ini memengaruhi arah perusahaan di masa depan, bersama dengan produk dan persaingannya saat ini. Kekuatan-kekuatan ini akan mengarahkan perusahaan ke arah tertentu.

Jadi strategi organisasi dibentuk oleh pasar, produk, dan persaingan.

Perencanaan tenaga kerja strategis dibentuk oleh strategi organisasi. Jika sebuah perusahaan ingin menggandakan pendapatannya dalam dua tahun ke depan, hal ini akan berdampak pada tenaga kerja.

Dengan menggunakan data saat ini, Anda dapat menghitung berapa banyak tenaga penjualan yang Anda perlukan untuk memfasilitasi pertumbuhan ini. Hal ini membantu dalam merencanakan jalur rekrutmen Anda.

Baca juga: Mengetahui Pentingnya Six Sigma dalam Proses HR

Contoh Perencanaan Tenaga Kerja

perencanaan tenaga kerja 2

Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan dengan tiga lini produk. Dewan direksi telah menetapkan sejumlah target pendapatan per lini produk.

Salah satu lini produk berkembang sangat cepat dan diharapkan untuk terus berkembang, sementara lini produk C – yang dulunya merupakan produk unggulan perusahaan – perlahan-lahan berkurang.

Model perhitungan sederhana dapat terlihat seperti ini. Kita mengetahui angka-angka tahun 2018 dan berdasarkan potensi dari ketiga lini produk tersebut, kami telah membuat target pendapatan untuk tahun depan, 2019.

Dengan menempatkan semua angka ini dalam satu tinjauan umum, kami memiliki cara yang relatif sederhana untuk menilai bagaimana staf kami akan tumbuh.

perencanaan tenaga kerja gambar 3

Seperti yang Anda lihat, beberapa lini produk lebih menguntungkan daripada yang lain. Kami tidak tahu persis biaya personalia (kami dapat dengan mudah menghitungnya dan menambahkannya ke model), namun, jika biaya staf antar departemen sama, lini produk B jauh lebih menguntungkan daripada lini produk C.

Pendapatan per karyawan di B adalah $ 1,6 juta dibagi dengan 8 orang, yang merupakan pendapatan $ 200.000 per karyawan. Untuk C, pendapatannya adalah $113.000 per karyawan.

Berdasarkan persentase pertumbuhan, Anda dapat memperkirakan pertumbuhan staf per departemen. Angka pastinya sulit untuk ditentukan.

Namun, dengan asumsi tidak ada peningkatan mendadak dalam penjualan dan efisiensi dukungan, Anda harus mempekerjakan antara 12 dan 18 orang untuk departemen B.

Berdasarkan informasi ini, Anda juga akan tahu bahwa lini produk C tidak mungkin berkembang. Bahkan, orang-orang yang akan menjadi mubazir di lini produk C dapat pindah ke lini produk B – selama mereka memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat.

Jika tidak, Anda bisa melatih mereka kembali, atau membiarkan mereka pergi dari perusahaan.

Seperti yang Anda lihat, melalui perencanaan tenaga kerja strategis, Anda dapat mengetahui tantangan tenaga kerja di masa depan.

Berdasarkan informasi ini, Anda sudah dapat mulai melatih kembali beberapa pekerja di departemen C untuk bekerja di lini produk B.

Hal ini akan memastikan suksesi yang lebih baik dan Anda akan memiliki orang-orang yang siap ketika Anda membutuhkannya.

Tentu saja, ini bukan berarti Anda langsung mempekerjakan 18 orang. Angka-angka pertumbuhan ini adalah proyeksi.

Namun, ini berarti Anda harus memperhatikan indikator-indikator utama untuk pertumbuhan ini sepanjang tahun 2019. Contoh indikator tersebut adalah prospek produk baru.

Jika jumlah prospek pada Januari 2019 tumbuh tajam dibandingkan Desember 2018, itu adalah pertanda baik bahwa Anda harus mulai merekrut segera sehingga Anda akan memiliki orang untuk menindaklanjuti prospek baru ini pada bulan Maret.

Ini adalah model yang sangat sederhana dengan hanya beberapa faktor saja. Kita bisa memasukkan lebih banyak informasi, termasuk pergantian karyawan, karyawan yang berpindah lini produk, pendapatan per karyawan, tingkat fungsi, atau jenis dan masih banyak lagi.

Hal ini akan membuat model kita menjadi jauh lebih rumit, namun juga lebih berguna.

Langkah-langkah dalam Perencanaan Tenaga Kerja – Template yang dapat dikerjakan sendiri

Pada bagian ini, kami akan menyajikan template perencanaan tenaga kerja dengan berbagai langkah yang terlibat.

Perencanaan tenaga kerja berpusat pada tiga langkah utama. Yang pertama adalah analisis tenaga kerja saat ini. Yang kedua adalah konseptualisasi masa depan. Yang ketiga adalah analisis tenaga kerja di masa depan. Mari kita bahas satu per satu,

Baca juga: Pengertian Desain Organisasi dan Prinsip Membuat Organisasi Efektif

1. Analisis formasi tenaga kerja saat ini

Perencanaan tenaga kerja dimulai dengan formasi karyawan saat ini. Hal ini menjawab pertanyaan tentang orang dan keterampilan apa yang dimiliki perusahaan saat ini.

Ada dua area yang perlu ditelusuri saat mengukur formasi tenaga kerja saat ini. Ini adalah kualitas tenaga kerja dan kuantitas tenaga kerja.

Kualitas tenaga kerja

Kualitas tenaga kerja adalah tentang kinerja saat ini dan potensi di masa depan. Kita semua tahu istilah berkinerja tinggi dan berpotensi tinggi.

Mereka adalah orang-orang yang berkinerja sangat baik saat ini, atau yang diharapkan berkinerja sangat baik dalam waktu dekat.

Menilai kualitas tenaga kerja menjadi dasar bagi manajemen talenta yang efektif. Manajemen talenta berkisar pada pemanfaatan potensi penuh karyawan.

Untuk mencapai hal ini, perusahaan menghabiskan waktu dan uang untuk membuat karyawannya berkinerja baik.

Pada langkah pertama analisis formasi tenaga kerja saat ini, kualitas tenaga kerja dinilai. Karyawan dinilai berdasarkan kinerja mereka saat ini dan potensi masa depan.

Contoh yang baik untuk hal ini adalah 9 box matrix. Ini membantu dalam memetakan tenaga kerja. Peta ini berguna karena memungkinkan SDM untuk mengelola talenta secara efektif.

Bagian dari peran perencana tenaga kerja strategis adalah memetakan seperti apa masa depan, yang mencakup pertimbangan tren pasar dan kemampuan yang muncul.

Misalnya, jika perusahaan ingin memperluas kemampuan pembelajaran mesinnya, kinerja dan potensi saat ini tidak sama dengan kinerja dan potensi di masa depan. Memetakan potensi karyawan terhadap jalur yang berbeda jauh lebih menantang.

Potensi tinggi dan kinerja rendah Potensi tinggi dan kinerja sedang Potensi tinggi dan kinerja tinggi
Potensi sedang dan kinerja rendah Potensi sedang dan kinerja sedang Potensi sedang dan kinerja tinggi
Potensi rendah dan kinerja rendah Potensi rendah dan kinerja sedang Potensi rendah dan kinerja tinggi

Kelompok orang yang berbeda membutuhkan kebijakan manajemen talenta yang berbeda.

  • Karyawan dengan potensi tinggi membutuhkan pembinaan dan pelatihan
  • Manajer berpotensi tinggi membutuhkan pengembangan manajemen
  • Karyawan yang berkinerja tinggi dengan potensi rendah tidak boleh mendapatkan kenaikan gaji atau promosi, karena mereka tidak dapat berkembang lebih jauh. Hal itu akan membuat organisasi menjadi sangat berat. Selain itu, jika orang berhenti berkinerja baik, tidak ada insentif yang mereka dapatkan karena mereka dibayar sesuai dengan hasil pekerjaan. Sektor perbankan cenderung bergelut dengan masalah-masalah seperti ini.
  • Karyawan yang berkinerja rendah dengan potensi rendah seharusnya tidak mendapatkan kenaikan gaji atau promosi. Mereka adalah orang-orang yang harus Anda pisahkan karena mereka mungkin akan lebih bahagia di pekerjaan lain.

Kita bisa menulis sebuah buku tentang strategi manajemen talenta yang berbeda berdasarkan peta kualitas 9 box matrix ini. Tujuan dari contoh ini adalah untuk menunjukkan betapa bergunanya latihan perencanaan tenaga kerja yang sederhana untuk menyusun proses yang kompleks seperti manajemen talenta.

Kuantitas tenaga kerja

Langkah selanjutnya adalah menilai kuantitas tenaga kerja dengan menggunakan matriks aliran personel. Matriks ini mencakup karyawan baru, pergantian karyawan, dan promosi internal.

Seperti yang Anda lihat di bawah ini, matriks ini membagi karyawan ke dalam empat kategori, yaitu manajemen puncak, manajemen menengah, staf produksi, dan staf pendukung.

Matriks ini menunjukkan berapa banyak karyawan dari setiap kategori yang ada pada tanggal 1-1-2018. Misalnya, ada 45 orang di manajemen puncak (kategori A).

Sebanyak 28 orang di antaranya tetap bertahan hingga 1-1-2019, 15 orang berhenti, dan 2 orang diturunkan ke manajemen menengah.

perencanaan tenaga kerja gambar 4

Model ini menunjukkan faktor-faktor risiko dalam organisasi. Dalam hal ini, pergantian di antara manajemen puncak sangat tinggi. Model ini juga menunjukkan mobilitas internal, mobilitas eksternal, dan memberikan gambaran tentang perubahan terbesar dalam organisasi.

Model ini cukup sederhana. Informasi tambahan dapat ditambahkan (seperti total penggantian internal), kategori dapat diubah ke dalam departemen yang berbeda, data dapat disaring berdasarkan karyawan dengan atribut atau keahlian yang berbeda.

Sebagai contoh, ini akan memberikan gambaran yang bagus dalam hal keragaman dalam mobilitas internal jika Anda membandingkan gambaran ini untuk kedua jenis kelamin.

Data juga dapat disaring berdasarkan jenis fungsi. Tidak semua orang dalam organisasi memiliki misi yang kritis. Berfokus pada fungsi-fungsi kritis, misalnya, akan masuk akal. Ini adalah 20% dari organisasi yang menyumbang 80% dari hasilnya.

Contohnya adalah Johnson & Johnson. Dari 30.000 karyawannya, 150 peran kritis menghasilkan 80% dari nilai perusahaan. Bayangkan nilai dari gambaran umum untuk 150 peran ini!

Baca juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle

2. Mengantisipasi masa depan: Memanfaatkan analisis skenario untuk merencanakan potensi masa depan

Mengetahui posisi Anda saat ini adalah hal yang baik. Namun, untuk siap menghadapi masa depan, Anda harus memiliki gambaran tentang apa yang akan terjadi.

Masa depan tidak mungkin diprediksi, tetapi Anda dapat membuat skenario tentang kemungkinan hasil di masa depan. Hal ini dapat membantu Anda membuat rencana tindakan sebelumnya.

Salah satu pelopor perencanaan skenario adalah Peter Schwartz. Dalam klip singkat ini, dia menjelaskan proses perencanaan skenario dan memberikan contoh kehidupan nyata yang berkaitan dengan bantuan digital.

Schwartz memelopori filosofi perencanaan skenario di Shell. Antisipasi terhadap kemungkinan masa depan ini telah lama ada dalam DNA perusahaan. Menurut artikel HBR tahun 2013 yang berjudul “Living in the future“:

Skenario memiliki kekuatan untuk melibatkan dan membuka pikiran para pengambil keputusan sehingga mereka memperhatikan sinyal-sinyal perubahan yang baru, kurang nyaman, dan lebih lemah, serta mempersiapkan diri untuk menghadapi ketidaksinambungan dan kejutan.

Ketika krisis minyak pada bulan Oktober 1973 melanda, komite direktur pelaksana Shell telah mempertimbangkan skenario yang sebanding. Seperti yang dikatakan oleh salah satu anggota tim skenario, “Dan kemudian, tentu saja, harga minyak yang tinggi datang, dan semua orang berkata, ‘Anda sangat pintar, Anda benar. Dan kami semua berkata, ‘Tidak, salah. Kami bukan peramal. Kami adalah ‘pelatih pribadi’ Anda.”

Shell adalah salah satu dari sedikit perusahaan minyak yang bereaksi secara proaktif terhadap krisis ini dan mampu memanfaatkannya untuk membangun keunggulan kompetitif.

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

3. Analisis formasi tenaga kerja di masa depan

Langkah terakhir adalah menganalisis formasi tenaga kerja di masa depan. Terdapat perbedaan antara formasi yang diharapkan dan formasi yang diinginkan.

Formasi yang diharapkan di masa depan

Formasi yang diharapkan adalah formasi dalam 3-5 tahun ke depan jika perusahaan tetap melakukan apa yang dilakukan saat ini.

Matriks arus personel yang kami tunjukkan sebelumnya sangat membantu dalam hal ini karena memungkinkan kita untuk memperkirakan angka-angka ini dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Namun, pertanyaannya adalah apakah formasi yang diharapkan di masa depan sejalan dengan formasi yang diinginkan.

Formasi yang diinginkan di masa depan

Contohnya adalah sektor transportasi. Sebuah laporan terbaru dari International Transport Forum memperkirakan bahwa permintaan akan pengemudi akan berkurang sebesar 50-70% di Amerika Serikat dan Eropa pada tahun 2030.

Dalam sebuah percakapan baru-baru ini dengan seorang teman yang bekerja di sebuah konsultan teknologi perkeretaapian, dia menunjukkan bahwa kereta api mampu mengemudi secara otonom dan peran operator kereta api telah dikurangi menjadi seseorang yang perlu berada di sana jika terjadi keadaan darurat. Dalam waktu dua hingga tiga tahun, operator tidak akan dibutuhkan lagi.

Perkembangan seperti ini merupakan tantangan bagi tenaga kerja. Formasi yang diharapkan akan memberi tahu Anda bahwa tenaga kerja operator kereta Anda masih akan signifikan dalam 2-3 tahun.

Namun, pekerjaan mereka akan terotomatisasi pada saat itu sehingga formasi yang Anda inginkan akan sangat berbeda.

Mengetahui kesenjangan ini akan membantu Anda dalam menyelesaikannya. Terutama di negara-negara yang berserikat, akan membutuhkan waktu yang lama sebelum pekerjaan ini dapat dihilangkan.

Mengetahui apa yang akan terjadi melalui perencanaan tenaga kerja yang cerdas akan membantu Anda mengantisipasi kesulitan-kesulitan ini dan mengambil tindakan yang tepat pada waktu yang tepat.

Baca juga: Cara Membuat HR Strategy yang Efektif di Tahun Ini

Kesimpulan

Tujuan dari perencanaan tenaga kerja adalah memiliki orang yang tepat di pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Hal ini terjadi dengan mengetahui kemampuan tenaga kerja saat ini, merencanakan skenario masa depan, menentukan tenaga kerja yang diinginkan, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelaraskan tenaga kerja masa depan dengan tenaga kerja yang diinginkan.

Perencanaan tenaga kerja bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan dengan mudah. Ini adalah sebuah latihan kompleks yang membutuhkan agregasi data dan perencanaan yang cermat.

Namun, jika dilakukan dengan baik, perencanaan tenaga kerja adalah alat yang fantastis dan sangat berharga yang dapat membantu membangun keunggulan kompetitif bagi organisasi Anda.

Untuk membantu hal tersebut, Anda bisa menggunakan sistem HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan manajemen data karyawan, mengelola proses payroll, dan memudahkan karyawan dalam melakukan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, dan melihat slip gaji melalui smartphone.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

2 thoughts on “Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *