Mengetahui Pentingnya Six Sigma dalam Proses HR

HR merupakan divisi penting di dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas pengelolaan SDM yang diberikan kepada mereka demi tercapainya tujuan dan sasaran organisasi. Saat ini semua perusahaan besar menerapkan Six Sigma ke dalam pendekatan sitem HR mereka untuk meningkatkan produktivitas, penugasan peran, dan penilaian di perusahaan mereka.

Para profesional HR dengan sertifikasi Six Sigma dapat memulai pengambilan keputusan di tingkat strategis dan taktis dalam sebuah organisasi, para pemimpin biasanya menerima pelatihan tingkat tinggi tentang aspek teknis Six Sigma.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas pengelolaan HR dengan metode Six Sigma untuk proses yang lebih baik.

Apa itu Six Sigma dalam HR

Six Sigma adalah sebuah metodologi pengelolaan kualitas yang fokus pada pengurangan variabilitas dan kesalahan dalam suatu proses bisnis.

Tujuannya adalah untuk mencapai tingkat kualitas yang sangat tinggi dengan meminimalkan jumlah cacat atau kesalahan dalam produksi atau pengiriman produk dan layanan.

Dalam konteks HR, Six Sigma dapat membantu meningkatkan efisiensi, kualitas, dan produktivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia dan manajemen tenaga kerja.

Pada dasarnya, Six Sigma adalah metodologi berbasis data untuk meningkatkan kualitas suatu proses (yaitu fungsi bisnis yang berulang) dengan mengurangi variasi di sekitar rata-rata proses.

Dengan kata lain, memastikan bahwa proses tersebut berada dalam rentang toleransi yang dapat diterima (sejauh mungkin). Hal ini disebut sebagai “process entitlement level” dalam Six Sigma.

Secara teori, nilai sempurna dalam Six Sigma adalah 6. Ini berarti 99,7% dari semua titik data berada dalam rentang toleransi. Namun, dalam praktiknya, skor sigma yang baik bergantung pada dinamika proses tertentu yang dimaksud.

Proyek Six Sigma biasanya melibatkan kerangka kerja DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve & Control) yang terdokumentasi dengan baik.

Baca juga: 15 Alasan Resign Terbaik dan Tetap Profesional

Komponen Six Sigma dalam Proses HR

Define atau mendefinisikan

Six Sigma mendorong para profesional SDM untuk menantang status quo dengan mengevaluasi nilai dari proses dan sistem yang ada.

Setiap prosedur dan alat yang menghambat efisiensi atau kualitas waktu, tenaga dan sumber daya adalah kandidat untuk perubahan di bawah model Six Sigma.

Lihatlah cara kerja yang dilakukan dalam operasional bisnis Anda. Pertimbangkan staf, sistem, dan langkah-langkah yang terlibat dalam prosedur SDM. Identifikasi bagian atau proses apa saja yang diduplikasi atau yang memerlukan peninjauan ulang atau pengerjaan ulang. Area-area ini mewakili kesenjangan kinerja.

Measure atau pengukuran

Setelah kesenjangan kinerja SDM ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengukur tingkat kesenjangan dalam kaitannya dengan kebutuhan bisnis.

Pertimbangkan bagaimana waktu atau sumber daya ekstra yang dibutuhkan untuk tugas tersebut mempengaruhi keuntungan, tidak hanya secara moneter namun juga dalam hal penyampaian layanan internal dan eksternal.

Sebagai contoh, perusahaan dapat kehilangan kandidat karyawan yang paling berkualitas karena proses perekrutan SDM yang terlalu lama atau rumit. Fase pengukuran pada dasarnya menentukan korelasi antara sebab dan akibat – atau antara kesenjangan kinerja dan implikasi bisnis.

Analisis

Selama fase analisis Six Sigma, para profesional HR harus bekerja untuk mengidentifikasi penyebab mendasar di balik kesenjangan kinerja.

Akar penyebabnya bisa sesederhana kebiasaan proses atau serumit visibilitas proses yang terhambat, aksesibilitas sistem, atau alokasi sumber daya.

Apa pun penyebabnya, penting untuk mengadopsi pendekatan analisis yang tidak bias untuk menentukan secara akurat faktor-faktor yang menyebabkan kesenjangan kinerja. Setelah faktor-faktor tersebut diketahui, analisis dapat beralih ke penilaian solusi potensial.

Baca juga: Pengertian Desain Organisasi dan Prinsip Membuat Organisasi Efektif

Improve atau meningkatkan

Solusi prospektif yang diidentifikasi selama tahap analisis dipertimbangkan, diuji, dan dipilih selama tahap peningkatan Six Sigma.

Sebagai contoh, kesenjangan kinerja call center yang mengakibatkan hilangnya panggilan dan ketidakpuasan pelanggan mungkin terkait dengan waktu tunggu yang lama selama tahap analisis.

Berbagai solusi, seperti menambah staf, menambah shift kerja atau meningkatkan fungsi sistem, dievaluasi selama fase peningkatan untuk menentukan pendekatan mana yang menawarkan potensi terbaik untuk peningkatan proses yang efektif.

Solusi yang dipilih diujicobakan dan disempurnakan sesuai kebutuhan selama fase Six Sigma ini.

Control

Langkah terakhir dalam model Lean Six Sigma adalah mempertahankan peningkatan kinerja melalui kontrol proses yang berkelanjutan.

Secara khusus, hal ini berarti memastikan bahwa peningkatan proses SDM terus memberikan nilai tambah bagi unit bisnis dan perusahaan secara keseluruhan.

Tujuannya adalah memastikan orang dan sumber daya yang tepat berada di tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Merupakan tanggung jawab para profesional HR yang menggunakan Six Sigma untuk terus menilai kinerja dan mencari peluang untuk mengurangi pemborosan dan mengimplementasikan peningkatan.

Buatlah scorecarf bisnis yang mengaitkan proses HR dengan tujuan organisasi untuk membantu melacak status kinerja yang sedang berlangsung.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle

4 Penggunaan Six Sigma untuk Pengelolaan HR yang Profesional

Proses HR dan Six Sigma jarang disebutkan bersamaan, dan ada alasan yang bagus. SDM sulit untuk dianalisis secara objektif.

Ini bukan proses produksi atau proses penjualan. Begitu banyak pekerjaan yang tidak dapat diukur.

Kebahagiaan karyawan, misalnya, tidak bisa diukur dengan angka atau laporan. Merekrut talenta terbaik tidak hanya tentang angka dan jumlah, namun juga tentang kepribadian dan budaya.

Jadi, bagaimana seorang profesional HR menggunakan Six Sigma untuk membuat pekerjaannya lebih mudah?

Sederhana. Gunakan pada apa yang dapat diukur!

Berikut adalah beberapa penggunaan Six Sigma dalam proses pengelolaan HR yang optimal

Pendefinisian ulang peran HR

Six Sigma adalah alat yang menantang status quo dalam Manajemen. Proses pemikiran yang terlibat dalam Six Sigma memberikan ruang bagi profesional HR untuk mengevaluasi bagaimana sistem yang ada saat ini memberikan nilai tambah bagi peran mereka.

Jika ada prosedur yang menghambat karyawan, membuang waktu mereka, atau mengurangi kualitas output mereka, maka prosedur tersebut dapat ditinjau ulang dan dikeluarkan dari sistem.

Ini adalah perubahan paradigma dalam peran HR departement. Lean Six Sigma mendefinisikan ulang SDM sebagai badan yang menghubungkan karyawan dengan pelanggan mereka.

Proses perekrutan dan onboarding

Prosedur perekrutan karyawan baru dibanjiri dengan berbagai macam dokumen. Beberapa kuesioner harus diisi dan formulir ditandatangani.

Dan karena dokumen semacam itu sering kali merupakan persyaratan hukum, maka hal tersebut tidak dapat diabaikan.

Namun, dengan menyadari bahwa proses seperti itu bisa dipindahkan secara online, membuat proses HR menjadi lebih mudah. Berkas-berkas dapat disimpan di portal online dan bukannya ditumpuk di lemari arsip fisik. Hal ini juga memungkinkan pengurangan biaya dengan membuat lingkungan tanpa kertas.

Lalu pastikan juga proses onboarding karyawan lebih mudah. Dapatkah Anda mengirimkan dokumen karyawan baru melalui email kepada karyawan baru pada akhir pekan sebelum tanggal mulai kerja dan menghemat waktu satu jam bagi semua orang yang terlibat?

Dapatkah Anda memberikan semua informasi yang diperlukan karyawan di portal online, sehingga dia dapat memperbaruinya tanpa harus bertanya kepada Anda?

Untuk proses seperti ini, Anda bisa menggunakan solusi employee self service atau ESS dari software payroll Gajihub yang memudahkan karyawan mengakses informasi dan melakukan pencatatan kehadiran secara mandiri.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

Pengukuran kinerja

Penting bagi seorang Profesional HR untuk dapat menilai kinerja karyawan secara individu, tetapi juga bagaimana kinerja sistem secara keseluruhan.

Jika ada kesenjangan dalam proses penciptaan nilai bisnis, Anda harus bergerak dan memenuhinya baik dengan menciptakan pekerjaan baru atau mendelegasikannya kepada karyawan saat ini.

Six Sigma membantu dalam mengevaluasi kesenjangan yang ada dalam operasi. Dan karena mengandalkan penggunaan data untuk memastikan kesenjangan ini, Anda dapat menetapkan nilai korelasi yang erat antara kesenjangan kinerja dan implikasi bisnisnya.

Proses kompensasi

Bergantung pada ukuran bisnis Anda atau jumlah karyawan yang Anda miliki di perusahaan, berbagai bentuk proses kompensasi dapat digunakan.

Yang penting di sini adalah memastikan bahwa kompensasi diberikan tepat waktu, karena keterlambatan pembayaran gaji dapat berdampak negatif pada motivasi karyawan.

Pertanyaan penting yang dapat diajukan untuk mengevaluasi siklus kompensasi adalah: Apakah prosesnya dapat dipindahkan ke solusi online?

Apakah terlalu banyak waktu yang terbuang untuk kasus-kasus yang belum terselesaikan? Apakah karyawan baru dipindahkan ke dalam sistem kompensasi secara efektif?

Untuk proses pengelolaan payroll dan kompensasi yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll Gajihub yang memiliki fitur terintegrasi dengan sistem pencatatan kehadiran, manajemen data karyawan, dan pajak penghasilan.

Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Baca juga: Cara Membuat HR Strategy yang Efektif di Tahun Ini

Kesimpulan