Desain organisasi adalah seni sekaligus ilmu pengetahuan. Proses menciptakan sistem di mana orang-orang dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama sangatlah kompleks, dan tidak ada satu cara untuk melakukannya dengan benar.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu desain organisasi, apa yang mendorong desain organisasi, bagaimana cara mendesain organisasi, dan bagaimana Anda dapat mengukur desain organisasi dalam hal efektivitas organisasi.
Jadi, baca terus artikel ini sampai selesai
Apa itu Desain Organisasi?
Mari kita mulai dengan mengetahui apa itu desain organisasi: Desain organisasi adalah administrasi dan pelaksanaan rencana strategis organisasi. Ini berarti strategi organisasi menentukan desain organisasi yang optimal.
Jadi, ini adalah tentang menciptakan kecocokan terbaik antara pilihan strategis organisasi dan pengaturan organisasi.
Desain organisasi ditentukan oleh arah strategis perusahaan, alias visi, misi, dan tujuan perusahaan. Hal ini mengarah pada strategi yang digunakan perusahaan untuk bersaing, yang diaktifkan melalui desain organisasi.
Sebagai contoh, Perusahaan A beroperasi di pasar yang sudah mapan dan ingin mempertahankan posisinya. Perusahaan ini akan memiliki strategi kepemimpinan berbiaya rendah yang berfokus pada efisiensi.
Dalam hal desain organisasi, perusahaan ini akan memiliki otoritas yang kuat, terpusat, kontrol yang ketat, dan banyak prosedur operasi standar.
Disisi lain, perusahaan B adalah organisasi yang inovatif dan berkembang pesat yang menekankan pada pembelajaran. Perusahaan ini akan memiliki desain yang lebih cair dan fleksibel, struktur yang lebih terdesentralisasi, dan kontrol yang longgar. Karyawan bekerja secara langsung dengan pelanggan dan dihargai untuk kreativitas dan pengambilan risiko.
Di perusahaan A, pengambilan risiko dan kegagalan akan mendapatkan konsekuensi, sementara di perusahaan B, kemungkinan besar akan dihargai, dievaluasi, dan pembelajaran dari proyek yang gagal akan digunakan sebagai batu loncatan untuk proyek baru.
Baca juga: 5 Cara Membuat Portofolio yang Menarik, Apa Saja?
Apa yang Dihasilkan oleh Inisiatif Desain Organisasi?
Menurut Dr. Dieter Veldsman, Chief HR Scientist AIHR, inisiatif desain organisasi yang baik harus memberikan hal-hal berikut ini:
- Tujuan strategis yang jelas: Apa yang ingin kita capai?
- Prinsip-prinsip panduan: Apa saja prinsip-prinsip yang mendasari keputusan desain kita?
- Peta kemampuan: Kapabilitas apa saja yang kita perlukan untuk mewujudkan tujuan strategis, dan bagaimana perbedaannya dalam hal kepentingan strategis?
- Cetak biru model operasi: Bagaimana kapabilitas ini akan bekerja sama untuk dieksekusi?’
- Desain kerja: Apa saja tim, pekerjaan, dan keterampilan yang diperlukan untuk mewujudkannya, dan bagaimana kita mengaturnya?
- Rencana tenaga kerja: Apa strategi kita untuk mendapatkan sumber daya untuk struktur tersebut?
- Ukuran kinerja: Bagaimana kita akan tahu bahwa desain tersebut berhasil?
Peran HR dalam Desain Organisasi
Pada tahun-tahun sebelumnya, HR hanya terlibat dalam desain organisasi di akhir proses dengan fokus yang sempit pada pembuatan profil dan implementasi pekerjaan.
Saat ini, kemampuan dan keterampilan desain organisasi telah menjadi sangat penting bagi setiap HR Generalist, dengan HR lebih banyak diminta untuk memimpin dan memfasilitasi proses desain organisasi.
Keahlian spesialis yang lebih dalam dalam desain organisasi juga menjadi lebih menonjol dalam model operasi yang lebih baru, dengan banyak struktur Center of Excellence yang sekarang memiliki akses ke tim pengembangan organisasi yang berdedikasi.
Ini merupakan langkah positif, karena tantangan kinerja bisnis sering kali disebabkan oleh desain organisasi yang buruk. Menciptakan keselarasan yang lebih dekat antara fungsi pengembangan organisasi, Talenta, Penghargaan, dan Kinerja akan memberikan nilai positif bagi organisasi.
Perkembangan lain yang perlu diperhatikan adalah gerakan menuju pekerjaan yang bermakna dan memastikan bahwa karyawan dapat menemukan tujuan dalam pekerjaan mereka.
Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan perspektif baru dalam desain organisasi yang melihat organisasi tidak hanya dari sudut pandang proses dan hasil, namun juga dari sudut pandang perilaku manusia.
Kita sering kali langsung mendefinisikan kondisi organisasi yang akan datang, namun saya menemukan bahwa memulai dengan kondisi saat ini sangat penting untuk mendapatkan wawasan yang akan menginformasikan desain di masa depan.
Berbasis data sangatlah penting, dan analisis as-is harus mengumpulkan beberapa titik data untuk memahami kekuatan dan keterbatasan desain saat ini.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle
Lima Prinsip Desain Organisasi
Salah satu hal tersulit dalam desain organisasi adalah apa yang sedang kita rancang. Jawaban yang paling mudah adalah “organisasi”.
Namun, apa sebenarnya yang sedang kita rancang tentang organisasi tersebut? Di sinilah lima prinsip desain organisasi berperan.
Titik awal kami untuk ini adalah buku Goold & Campbell yang berjudul Designing Effective Organizations: How to Create Structured Networks.
Goold dan Campbell mengusulkan lima prinsip desain organisasi. Desain organisasi merupakan tarik ulur antara kelima prinsip ini. Setiap prinsip memiliki pengujiannya sendiri untuk melihat apakah situasi saat ini valid.
Ini akan sedikit rumit, jadi bertahanlah! Kita akan membuatnya lebih konkret dengan contoh-contoh yang berbeda nantinya.
Prinsip spesialisasi
Prinsip ini menyatakan bahwa batasan-batasan harus ada untuk mendorong pengembangan keterampilan spesialis.
Yang diuji di sini adalah apakah setiap budaya spesialis, yang merupakan entitas yang harus berbeda dari bagian lain dari organisasi, memiliki perlindungan yang cukup dari pengaruh budaya dominan.
Prinsip koordinasi
Prinsip ini menyatakan bahwa kegiatan yang dilakukan harus dikoordinasikan dalam satu unit. Unit ini dapat berupa unit bisnis, fungsi bisnis, unit hamparan (koordinasi horizontal), sub bisnis, unit sumber daya inti, unit layanan bersama, unit proyek, atau unit induk.
Tantangannya di sini adalah jika perlu ada koordinasi antar departemen yang sulit dilakukan. ‘Hubungan yang sulit’ ini adalah hubungan di mana jaringan normal tidak akan memberikan manfaat koordinasi.
Dalam hal ini, koordinasi harus dibuat lebih mudah, atau tanggung jawab harus dimasukkan ke dalam satu unit. Ada banyak unit berbeda yang dapat digunakan dalam desain organisasi, seperti yang akan kami tunjukkan di bawah ini.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle
Prinsip pengetahuan dan kompetensi
Prinsip ini menyatakan bahwa tanggung jawab harus dialokasikan kepada orang atau tim yang paling cocok untuk melakukannya.
Ini berarti bahwa tugas-tugas dipertahankan oleh tingkat yang lebih tinggi berdasarkan pengetahuan dan keunggulan kompetitif mereka. Jika tidak demikian, mereka harus diposisikan lebih rendah dalam organisasi.
Misalnya, CEO tidak boleh terlibat dalam setiap keputusan – terutama keputusan yang melibatkan para spesialis yang memiliki pengetahuan yang lebih luas.
CEO ada untuk memberikan gambaran besar dan menyeimbangkan keputusan-keputusan kompleks yang berdampak pada organisasi dan strategi.
Prinsip kontrol dan komitmen
Prinsip ini adalah tentang memiliki kontrol yang efektif di satu sisi sambil mempertahankan keterlibatan dan komitmen di sisi lain.
Hal ini harus selalu seimbang. Ujiannya adalah memiliki proses kontrol yang selaras dengan tanggung jawab unit, hemat biaya untuk diterapkan, dan memotivasi orang-orang di dalam unit tersebut.
Ini berarti bahwa CEO tidak memberikan ‘persetujuan’ atas keputusan pembelian keyboard seharga 30.000 rupiah – ini akan sangat mendemotivasi, dan kontrol atas pengeluaran sekecil itu harus diletakkan lebih rendah dalam organisasi agar dapat beradaptasi.
Prinsip inovasi dan adaptasi
Prinsip ini menyatakan bahwa struktur organisasi harus cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan dunia yang terus berubah.
Pengujiannya di sini adalah bahwa desain organisasi akan membantu pengembangan strategi baru dan adaptasi terhadap perubahan di masa depan.
Di akhir artikel ini, kami akan memberikan sebuah studi kasus mengenai sebuah organisasi yang tidak mampu beradaptasi dengan lingkungan yang berubah dengan cepat, sehingga merugikan proses internal dan keuntungannya.
Kelima prinsip ini dipengaruhi oleh berbagai faktor dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Sebelumnya, kita telah membahas tentang strategi.
Perusahaan A yang disebutkan sebelumnya bertujuan untuk mempertahankan pangsa pasar dan mengoptimalkan margin keuntungannya.
Perusahaan ini akan mendapatkan keuntungan dari (1) spesialisasi yang lebih tinggi untuk mengurangi ketidakefisienan, (2) koordinasi yang lebih rendah, (3 & 4) tanggung jawab dan kontrol berada lebih tinggi dalam organisasi, dan (5) struktur organisasi akan lebih kaku.
Kelima prinsip ini memungkinkan perancang organisasi untuk (kembali) mendesain dan menyelaraskan organisasi dengan faktor-faktor kunci yang mempengaruhi desain organisasi.
Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu
Lima Faktor yang Mempengaruhi Desain Organisasi
Ada lima faktor yang sangat mempengaruhi desain organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Strategi
Strategi organisasi adalah titik awal yang paling penting untuk struktur dan desain organisasi. Hal ini di luar cakupan artikel ini untuk menjelaskan bagaimana strategi dibuat – kami memiliki artikel bagus tentang HR strategy jika Anda ingin membacanya.
Michael E. Porter mengusulkan bahwa organisasi dapat bersaing melalui biaya yang lebih rendah atau melalui kemampuan untuk menawarkan produk dan layanan yang berbeda dengan harga premium.
Langkah kedua adalah menentukan apakah organisasi memiliki ruang lingkup yang sempit atau luas. Ini berarti bahwa organisasi bersaing di banyak atau di segmen pelanggan tertentu.
Hal ini menghasilkan kerangka kerja Strategi Kompetitif Porter, di mana empat strategi kompetitif diidentifikasi: kepemimpinan biaya, fokus biaya, diferensiasi, dan diferensiasi terfokus.
Strategi yang berbeda membenarkan desain organisasi yang berbeda. Sebagai contoh, sebuah perusahaan minuman yang menjual minuman kesehatan premium. Fokusnya di sini adalah segmen pasar tertentu (pelanggan kaya yang minum wiski) dengan strategi diferensiasi yang melibatkan merek yang kuat.
Dalam organisasi ini, produksi mungkin merupakan unit bisnis khusus yang berfokus pada satu hal: memproduksi produk teknologi khusus untuk alat kebugaran.
Ada beberapa spesialisasi di departemen produksi, namun inovasi yang sesungguhnya terjadi di dalam tim produk khusus di mana R&D dan pemasaran selalu berhubungan dengan pelanggan untuk mengembangkan fitur dan produk baru yang dibutuhkan pasar.
Demikian pula, penjualan dan pemasaran adalah unit bisnis. Mereka memiliki unit-unit yang berbeda, bekerja sama, dan berkoordinasi secara horizontal di bawahnya – misalnya, branding dan sponsor, pemasaran digital, hubungan masyarakat, video/multimedia.
Unit-unit ini sangat kolaboratif satu sama lain dan selalu berhubungan dengan pasar, sehingga menghasilkan koordinasi yang tinggi.
Para spesialis memiliki tanggung jawab yang tinggi, dan meskipun ada prosedur penandatanganan formal untuk kampanye pemasaran, banyak kampanye yang terjadi dalam tim proyek terdesentralisasi yang terdiri dari orang-orang dari berbagai unit hamparan yang saling berkomunikasi satu sama lain karena pasarnya adalah pasar khusus yang membutuhkan pemasaran yang terkoordinasi dengan baik.
Bandingkan dengan strategi kepemimpinan biaya rendah dengan target biaya yang luas. Kita ambil contoh sebuah perusahaan produksi sabun.
Mereka memproduksi ratusan sabun – dan meskipun mereka melakukan beberapa pemasaran dan penjualan ke toko-toko ritel untuk beberapa produk mereka, sebagian besar sabun diproduksi untuk merek eksternal.
Pengaturan organisasinya sangat terkotak-kotak dan tidak diharapkan untuk berubah.
Ketika kita menerapkan hal ini pada lima prinsip desain organisasi, terdapat: (1) spesialisasi yang tinggi antara produksi dan penjualan, (2) koordinasi yang rendah, (3 & 4) pengetahuan dan kontrol berada pada tingkat yang relatif tinggi di dalam organisasi, dan (5) kolaborasi yang sedikit antar departemen.
Memang, ketika sebuah lini sabun baru diperkenalkan, hal-hal yang spesifik dikomunikasikan kepada departemen produksi, dan setelah beberapa kali uji coba, perusahaan akan memproduksi sabun tersebut untuk tahun-tahun mendatang.
Lebih lanjut, baca artikel ini untuk mengetahui tentang porter five forces dalam proses pembuatan strategi bisnis.
Baca juga: Mengetahui GRPI Model untuk Efektivitas Kinerja Tim
2. Lingkungan
Lingkungan juga mempengaruhi struktur dan desain organisasi. Industri, bahan baku, pasar (tenaga kerja), pemerintah, dan pengaruh sosial budaya semuanya membentuk desain yang diperlukan pada tingkat yang berbeda.
Faktor yang paling penting adalah stabilitas lingkungan. Ada dua dimensi yang mempengaruhi stabilitas lingkungan:
Simple-complex dimension (Dimensi sederhana-kompleks)
Hal ini mengacu pada sejauh mana faktor eksternal mempengaruhi organisasi dan persaingan. Hal ini berlaku untuk perusahaan besar seperti Tekom atau Excel Axiata, di mana semua faktor yang disebutkan sebelumnya berpengaruh.
Sebagai perbandingan, sebuah toko milik keluarga di pinggiran kota menghadapi kompleksitas lingkungan yang rendah.
Stable-unstable dimension (Dimensi stabil-tidak stabil)
Hal ini mengacu pada elemen-elemen dalam lingkungan yang dinamis. Merek konsumen besar seperti McDonald’s dipengaruhi oleh media online.
Mereka sangat terlihat di platform seperti Twitter, Instagram, dan TikTok, dan satu tweet atau posting blog yang blunder dapat sangat merusak merek.
Di sisi lain, perusahaan utilitas publik telah stabil untuk waktu yang lama. Contohnya adalah PLN atau Pertamina.
Lingkungan yang sangat stabil dan serupa membenarkan proses organisasi yang terstandardisasi dan tidak dinamis. Contohnya seperti produsen sabun atau produsen wadah.
Di sisi lain, lingkungan yang sangat tidak stabil dan kompleks mengharuskan organisasi untuk beradaptasi secara konstan. Contohnya termasuk pembuat chip dan perusahaan kedirgantaraan.
3. Teknologi
Teknologi sangat mempengaruhi desain organisasi. Kami melihat hal ini melalui krisis COVID, di mana banyak perusahaan dengan mudah beralih ke digital, dan beberapa bahkan menutup kantor mereka.
WordPress, sebuah platform blogging yang populer, memiliki 100% tenaga kerja remote. Hal ini dimungkinkan melalui penggunaan teknologi yang ekstensif dan kolaborasi berbasis teknologi.
Teknologi Informasi juga memungkinkan organisasi menjadi lebih terdesentralisasi, meningkatkan koordinasi horizontal melalui intranet, dan kolaborasi eksternal menjadi mungkin melalui ekstranet.
Bahkan, Slack, salah satu alat kolaborasi yang paling banyak digunakan, memungkinkan kolaborator internal dan eksternal untuk bergabung dengan tim yang sama melalui saluran internal dan eksternal yang berbeda, sehingga memungkinkan komunikasi yang cepat.
Baca juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager
4. Ukuran & siklus hidup
Ukuran adalah faktor lain yang memengaruhi desain organisasi. Organisasi kecil biasanya responsif, fleksibel, datar, organik, dan berjiwa wirausaha.
Organisasi besar menciptakan nilai melalui efisiensi, memiliki jangkauan dan merek global, pasar yang lebih stabil, dan lebih menekankan pada manajer. Hal ini menyebabkan pilihan desain organisasi yang berbeda.
Ketika organisasi tumbuh, mereka melewati berbagai tahap perkembangan. Mengetahui tahap siklus hidup organisasi mana yang sedang dilalui perusahaan dapat membantu menemukan ketidakselarasan antara tujuan dan strategi organisasi dengan struktur organisasi. Selain itu, hal ini juga membantu mengidentifikasi krisis yang mungkin dihadapi organisasi.
5. Budaya
Setiap organisasi memiliki budaya yang unik berdasarkan nilai, asumsi, kepercayaan, sikap, perasaan, cerita, pahlawan, simbol, bahasa, dan kebiasaan. Budaya-budaya ini paling baik dirangkum dalam kerangka kerja nilai-nilai yang bersaing.
Kerangka kerja budaya ini mengusulkan bahwa ada sejumlah nilai yang bersaing dalam sebuah organisasi: fleksibilitas vs stabilitas, dan fokus internal vs eksternal.
Nilai-nilai tersebut saling bersaing, yang berarti bahwa tidak mungkin untuk menjadi stabil sekaligus fleksibel, atau fokus internal dan eksternal.
Budaya yang berbeda menghasilkan struktur organisasi yang berbeda pula. Organisasi yang berfokus pada internal akan memiliki lebih banyak kolaborasi, sementara organisasi yang berfokus pada eksternal akan memiliki lebih banyak kelompok proyek dan unit bisnis yang berhadapan dengan pelanggan.
Demikian pula, organisasi yang sangat stabil memiliki unit bisnis yang didefinisikan dengan jelas, sementara organisasi yang fleksibel memiliki lebih banyak unit hamparan horizontal yang berfokus pada pasar yang menggunakan spesialis yang berbeda untuk menciptakan nilai pelanggan.
Baca juga: Pengertian ADDIE Model Dalam Proses Pelatihan dan Cara Membuatnya
Efektivitas Organisasi
Setelah Anda membuat desain organisasi yang sesuai dengan lima faktor yang telah kami sebutkan sebelumnya, hasilnya adalah organisasi yang efektif. Ini berarti organisasi yang mampu mencapai misi dan tujuannya.
Keefektifan organisasi sulit untuk diukur. Namun, ketika kita memahaminya dengan baik, sinyal-sinyal yang ada di dalam organisasi dapat memberikan kita masukan untuk perbaikan organisasi. Mari kita simpulkan artikel ini dengan tiga pendekatan untuk mengukur efektivitas organisasi.
Pendekatan-pendekatan tersebut sesuai dengan fase-fase yang berbeda dari proses produksi. Ini adalah model input – proses – output (IPO). Pada setiap langkah, efektivitas organisasi dapat diukur.
Indikator pertama dari efektivitas organisasi adalah pendekatan berbasis sumber daya
Pendekatan ini melihat input dan menilai efektivitas dengan mengevaluasi apakah organisasi secara efektif memperoleh sumber daya yang diperlukan untuk kinerja tinggi.
Pendekatan proses internal melihat proses produksi dan menilai efektivitas dengan menggunakan kesehatan internal dan efisiensi ekonomi.
Contohnya termasuk budaya yang kuat, komunikasi yang saling percaya, pengambilan keputusan yang cepat, komunikasi yang tidak terdistorsi, dan interaksi antara organisasi dan bagian-bagiannya.
Indikator ketiga adalah pendekatan tujuan
Pendekatan ini menilai efektivitas dengan melihat seberapa baik organisasi mencapai tujuannya. Kuncinya di sini adalah fokus pada tujuan operasional, karena ini lebih mudah ditentukan dan diukur.
Baca juga: Pengertian Training Needs Analysis, Contoh, dan Cara Membuatnya
Studi Kasus
Untuk mengilustrasikan hal ini, izinkan saya membagikan studi kasus tentang sebuah perusahaan produksi biji kopi.
Perusahaan ini terkadang kesulitan untuk memasok biji kopi yang dibutuhkan untuk produksi. Hal ini menyebabkan masalah pasokan, dan setelah perusahaan meleset dari target penjualan kuartalan terakhirnya, sebuah penyelidikan dilakukan.
Ternyata ada ketidakselarasan antara lanskap politik yang semakin tidak stabil di negara-negara produksi kopi yang menyebabkan gangguan pasokan, dan struktur organisasi yang tetap.
Penyelidikan lebih lanjut terhadap proses pengambilan keputusan, menunjukkan bahwa keputusan untuk mengalihkan jalur pasokan harus disetujui oleh C suite, yang menyebabkan penundaan kemampuan pengambilan keputusan. Hambatan ini adalah alasan utama target penjualan kuartalan tidak tercapai.
Untuk mengatasinya, organisasi memutuskan untuk meletakkan tanggung jawab untuk bagian manajemen rantai pasokan dan departemen pengadaan di tingkat yang lebih rendah dalam organisasi.
Hal ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat, sehingga membuat organisasi lebih fleksibel dalam merespons perubahan lingkungan eksternal.
Dalam studi kasus ini, kami melihat gejala pada ketiga level: input, proses, dan output. Dalam sistem yang ideal, Anda perlu mengenali gejala-gejala ini pada tingkat input atau proses sebelum mempengaruhi hasil.
Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan perlindungan dan membuat sistem peringatan dini.
Baca juga: 4 Jawaban Terbaik “Mengapa Kami Harus Menerima Anda?”
Kesimpulan
Kesimpulannya, desain dan struktur organisasi adalah tentang membuat keputusan yang seimbang yang akan memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dan akan membantunya mencapai tujuannya.
Ketika sebuah organisasi disusun dan dirancang dengan cara yang sesuai dengan tujuannya, maka akan menghasilkan efektivitas organisasi.
Efektivitas organisasi mencakup perolehan sumber daya yang menjadi daya saing perusahaan (yaitu perusahaan memiliki kapabilitas untuk menjadi kompetitif), efisiensi (yaitu optimalisasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan, yang berarti ada proses operasional yang lancar dengan sedikit pemborosan), dan efektivitas (yaitu pencapaian tujuan strategis).
Bahkan sebelum memulai proyek desain apa pun, tim HR perlu terlibat dengan para pemangku kepentingan dan bertanya, “Mengapa kita perlu memikirkan kembali desain organisasi kita?”, “Bagaimana desain ini berhubungan dengan strategi kita?” dan “Apakah desain ulang organisasi merupakan solusi terbaik untuk mengatasi masalah yang sedang kita hadapi?”
Upaya desain organisasi membutuhkan banyak sumber daya dan waktu untuk melakukannya dengan benar, jadi sangat penting untuk menentukan apakah solusi ini akan memberikan hasil yang diinginkan.
Selain itu, untuk memastikan desain organisasi berjalan dengan optimal, Anda memerlukan tools untuk mempermudah Anda dalam mengambil keputusan terkait proses HR. Salah satu tools yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software HR dan payroll dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll yang memungkinkan Anda untuk melakukan manajemen data karyawan, mengelola payroll, dan memantau data kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan lebih baik.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
1 thought on “Pengertian Desain Organisasi dan Prinsip Membuat Organisasi Efektif”