Tugas HR Generalist dan Bedanya dengan HR Manager

Mempersiapkan diri untuk berkarir di bidang sumber daya manusia atau HR berarti menjelajahi berbagai kemungkinan pekerjaan yang tersedia bagi Anda. Dengan meninjau peran dan tanggung jawab unik dari pekerjaan seperti HR generalist dan perbedaannya dengan HR manager, Anda dapat menemukan jalur karier yang mungkin bisa Anda pertimbangkan.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu HR generalist, meninjau tanggung jawab dan keterampilan yang diperlukan dan menejelaskan perbedaannya dengan HR manager.

Apa yang Dimaksud dengan HR Generalist?

Seorang HR generalist adalah seorang profesional sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan mendasar dalam beragam topik yang terkait dengan tunjangan karyawan, kompensasi, perekrutan, orientasi dan evaluasi.

Para profesional ini bekerja di departemen SDM atau HR dalam perusahaan dan bekerja dengan direktur SDM untuk mendistribusikan informasi kepada kepala departemen tentang prosedur baru, perubahan penggajian atau kebutuhan perekrutan.

Baca juga: Karyawan Temporer: Pengertian dan Aturannya di Indonesia

Keterampilan yang Diperlukan Seorang HR Generalist

HR generalist membutuhkan berbagai keterampilan untuk menyesuaikan dengan tanggung jawab pekerjaan mereka yang beragam.

Berikut adalah beberapa keterampilan umum yang harus dimiliki individu jika mereka mempertimbangkan karier sebagai HR generalist:

Organisasi

Untuk menduduki jabatan ini Andaharus memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik untuk melacak informasi karyawan.

Departemen SDM yang terorganisir dapat membantu memastikan produktivitas di seluruh perusahaan. Misalnya, seorang HR generalist dapat membuat sistem pengarsipan digital yang memisahkan data pribadi karyawan berdasarkan departemen.

Ketika seorang anggota departemen akuntansi menelepon untuk mendapatkan informasi pajak karyawan, HR generalist dapat memberi mereka jawaban dalam hitungan detik.

Melek teknologi

Melek teknologi mengacu pada tingkat di mana seseorang dapat mengoperasikan komputer dan teknologi digital.

HR generalist perlu memiliki kemahiran dalam perangkat lunak komputer untuk menyelesaikan tugas pekerjaan sehari-hari mereka secara efektif.

Misalnya, sebagian besar pekerjaan mereka mengharuskan mereka untuk memasukkan data karyawan baru, memperbarui penggajian karyawan dan program tunjangan serta meninjau data kinerja menjelang evaluasi kinerja dengan karyawan pada software payroll dan HR seperti Gajihub.

Belum menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan payroll dan HR yang lebih mudah dan praktis dalam bisnis?

Anda bisa mencoba secara gratis Gajihub selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Gaji Pokok: Ketentuan dan Cara Mudah Menghitungnya

Komunikasi verbal dan tertulis

HR generalist harus memiliki keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik karena pekerjaan mereka mengharuskan mereka untuk berbicara dengan HR manager, rekan kerja dan karyawan perusahaan setiap hari. Mereka juga harus mampu menulis secara efektif untuk mengkomunikasikan ide-ide.

Misalnya, manajemen tingkat atas menetapkan program tunjangan baru yang akan mulai berlaku pada awal tahun baru.

HR generalist menyampaikan presentasi lisan kepada seluruh perusahaan sebelum mengirimkan dokumen tertulis yang menguraikan poin-poin utama presentasi.

Komunikasi antarpribadi

Komunikasi interpersonal adalah proses di mana seseorang dapat berkomunikasi secara efektif di antara kelompok orang yang berbeda.

Ini adalah keterampilan yang sangat penting bagi HR generalist, karena mereka harus berinteraksi dengan mereka yang berperan sebagai supervisor dan karyawan, sehingga mereka harus dapat memantau metode komunikasi mereka untuk memenuhi berbagai hubungan profesional.

Misalnya, seorang HR generalist mengambil peran otoritatif ketika berbicara dengan karyawan baru, sedangkan mereka mengambil peran bawahan ketika berinteraksi dengan HR manager.

Kerahasiaan

Kerahasiaan adalah proses di mana seseorang dapat menjaga kerahasiaan informasi sensitif. Ini adalah keterampilan penting bagi HR generalist karena perusahaan mempercayai mereka dengan informasi rahasia.

Misalnya, HR generalist memiliki akses ke informasi pribadi karyawan, termasuk nomor telepon, alamat dan informasi medis, tetapi mereka tidak dapat mengungkapkannya kepada personel yang tidak berwenang.

Baca juga: Pengertian Masa Probation dan Aturannya di Indonesia

Empati

Empati  adalah keterampilan penting bagi HR generalist karena karyawan mengandalkan mereka untuk mendengarkan kekhawatiran mereka dan bekerja untuk menemukan solusi yang meningkatkan pengalaman tempat kerja mereka.

Mereka yang dipekerjakan sebagai HR generalist harus peduli dengan karyawan perusahaan mereka dan kebahagiaan mereka karena hal ini dapat memotivasi perubahan positif dalam budaya tempat kerja.

Misalnya, beberapa karyawan bertemu dengan HR generalist untuk mendiskusikan kebutuhan mereka akan komunikasi yang lebih baik dengan manajemen perusahaan.

Dengan bantuan personil SDM lainnya, HR generalist bekerja untuk mengimplementasikan buletin bulanan dari eksekutif perusahaan bersama dengan saluran komunikasi digital di mana karyawan dapat berinteraksi langsung dengan eksekutif.

Kreativitas

Kreativitas membantu HR generalist mengidentifikasi cara-cara baru dan unik untuk memecahkan masalah dan meningkatkan proses orientasi.

Misalnya, HR generalist mungkin bekerja sama dengan personel lain untuk menghasilkan aktivitas team-building yang menyenangkan untuk hari orientasi karyawan.

Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan adalah keterampilan lain yang sangat baik bagi HR generalist karena HR manager mempercayai mereka untuk membuat keputusan mengenai operasi sehari-hari.

Misalnya, pengambilan keputusan bisa membantu mereka mengatasi keluhan karyawan dan memutuskan cara terbaik untuk menyelesaikan perselisihan antara rekan kerja tanpa melibatkan manajer mereka.

Baca juga: 10 Jurusan HRD yang Cocok untuk Anda Beserta Tugasnya

Apa yang Dimaksud dengan HR Manager?

HR manager mengawasi departemen sumber daya manusia. Mereka sering kali mengelola staf HR generalist, spesialis tunjangan, koordinator penggajian dan trainers untuk memastikan mereka melakukan semua fungsi yang diperlukan departemen.

Beberapa tanggung jawab umum mereka meliputi:

• Mengawasi proses perekrutan dengan merekrut, mewawancarai dan orientasi
• Menyelesaikan evaluasi kinerja untuk staf SDM
• Berkolaborasi dengan pimpinan perusahaan untuk membantu departemen merekrut dan mempertahankan bakat
• Mendukung HR generalist dan staf SDM lainnya untuk memecahkan masalah kompleks seperti investigasi
• Meneliti dan menganalisis tren industri untuk kompensasi, gaji, dan penawaran tunjangan
• Menciptakan peluang pembelajaran baru bagi karyawan
• Mengelola disiplin karyawan seperti keluhan dan pemutusan hubungan kerja
• Memastikan staf dan prosedur mematuhi peraturan dan kebijakan federal, lokal dan perusahaan
• Menulis kebijakan baru
• Meneliti teknologi baru dan tren pasar dalam sumber daya manusia

Baca juga: Tugas Admin HRD dan Skill yang Dibutuhkan

Perbedaan HR Generalist dan HR Manager

Tergantung pada ukuran perusahaan atau departemen, HR generalist dan HR manager dapat berbagi tugas.

Sering kali, generalis adalah karyawan SDM pertama yang dipekerjakan oleh perusahaan, tetapi seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan kebutuhan stafnya meningkat, tim SDM dapat berkembang. Kemudian perusahaan dapat mempekerjakan seorang HR manager.

Berikut adalah perbandingan peran HR generalist dan HR manager:

Fungsi

Generalis dan HR manager dapat melakukan beberapa tugas yang sama, tetapi manajer mengawasi departemen daripada melaksanakan tugas-tugas individu.

Misalnya, seorang HR manager mungkin merancang proses perekrutan dan wawancara perusahaan mereka, sementara HR generalist mungkin menjadwalkan dan melakukan wawancara dengan kandidat.

Demikian pula, seorang HR manager perusahaan dapat membuat strategi untuk departemen mereka, seperti memastikan turnover kurang dari 5%, dan seorang generalis dapat memantau data untuk memastikan departemen memenuhi tujuannya.

Ekspektasi

Para direktur SDM biasanya mengharapkan HR generalist untuk memelihara dan menganalisis data, mengelola file dan database karyawan, serta mengomunikasikan masalah atau kebutuhan apa pun yang dimiliki karyawan.

Meskipun HR manager sering kali memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang tugas dan informasi tim, mereka mungkin meminta HR generalist untuk memberikan detail yang dapat mereka komunikasikan kepada tim lain.

Karyawan tingkat tinggi seperti manajemen dan eksekutif mungkin mengharapkan HR manager untuk mengadakan acara pelatihan dan mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dengan mereka, sementara HR generalist sering bekerja dengan semua tingkatan staf.

Di banyak organisasi, karyawan dapat berharap untuk menghubungi generalis untuk pertanyaan atau untuk menyelesaikan masalah.

Baca juga: Contoh Pertanyaan yang Bisa Anda Tanyakan ke HRD Saat Wawancara

Kualifikasi

Di beberapa perusahaan, peran HR generalist mungkin merupakan posisi entry-level, sementara HR manager adalah posisi mid-level.

Untuk setiap pekerjaan, perusahaan mungkin memerlukan pengalaman sumber daya manusia sebelumnya. Namun demikian, perusahaan mungkin mengharapkan HR manager memiliki lebih banyak pengalaman daripada generalis, seperti tiga hingga lima tahun pengalaman SDM sebelumnya.

Para direktur SDM juga sering kali mengharuskan para manajer untuk memiliki pengalaman manajerial sebelumnya. Selain pengalaman, kedua peran ini biasanya memerlukan setidaknya gelar sarjana di bidang sumber daya manusia, komunikasi atau bidang terkait.

Keterampilan

Meskipun generalis dan HR manager memiliki banyak keterampilan yang sama, seperti keterampilan interpersonal, empati, komunikasi, dan mendengarkan secara aktif, setiap peran mungkin memerlukan beberapa keterampilan unik.

HR manager biasanya terampil dalam:

• Kepemimpinan: HR manager sering memimpin tim profesional SDM, jadi penting bagi mereka untuk dapat memotivasi tim mereka, mendelegasikan tugas dan memprioritaskan.
• Penganggaran: HR manager menangani anggaran departemen dan investasi potensial. Ini berarti memutuskan berapa banyak uang yang bisa dibelanjakan tim untuk teknologi baru atau sumber daya tambahan.
• Pengambilan keputusan: HR manager bekerja sama dengan tim kepemimpinan perusahaan untuk membuat keputusan tentang kepegawaian dan kebutuhan lainnya. Mereka sering menentukan strategi mana yang paling baik untuk mendukung staf mereka dan anggota staf lainnya.

Sebagai perbandingan, HR generalist mungkin memiliki keterampilan ini:

• Wawancara: Meskipun HR manager mungkin mewawancarai kandidat, HR generalist sering kali lebih sering melakukan wawancara, terutama ketika menyaring karyawan baru. Mengetahui cara mengajukan pertanyaan dan mencatat respons adalah tanggung jawab pekerjaan yang penting.
• Pelaporan: HR generalist sering menangani laporan dan file karyawan, jadi keterampilan administratif diperlukan. Kadang-kadang, HR generalist dapat membuat laporan tentang anggaran departemen, staf baru atau pergantian staf untuk membantu HR manager membuat keputusan strategis.
• Perekrutan: Sering kali, HR generalist secara aktif merekrut talenta baru untuk perusahaan mereka. Mereka mungkin mencari kandidat yang memenuhi syarat di situs pekerjaan, situs jaringan profesional atau database lainnya untuk membantu mereka menemukan karyawan baru untuk dipekerjakan.

Hierarki

Hierarki dalam departemen sumber daya manusia sering terlihat seperti ini:

• Asisten SDM
• HR generalist
• HR manager
• Direktur SDM

Tergantung pada ukuran departemen, sebuah perusahaan mungkin hanya memiliki generalis, atau mungkin tidak memiliki asisten atau direktur.

Asisten SDM membantu generalis dengan tugas-tugas administratif, seperti memelihara file karyawan atau mendistribusikan gaji. Dalam organisasi yang lebih besar, seorang direktur SDM mungkin mengawasi tim SDM di beberapa lokasi.

Baca juga: Apa Kekurangan Anda dan Jawaban Terbaik Menurut HRD

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai HR generalist, tugas, skill dan perbedaannya dengan HR manager yang berguna untuk Anda yang ingin mengembangkan karir dalam dunia HR atau sumber daya manusia.

Dalam dunia HR, teknologi telah membantu proses pengelolaan administrasi menjadi lebih mudah dan praktis, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HRIS yang modern dan memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Jika Anda ingin mengembangkan karir menjadi seorang profesional HR, ada baiknya Anda mempelajari berbagai software HR untuk menambah keterampilan Anda dalam proses kerja yang lebih baik. Salah satu software payroll dan HR yang bisa Anda coba adalah Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda akan mendapatkan solusi pengelolaan payroll yang terintegrasi dengan sistem pencatatan kehadiran, penghitungan tunjangan secara otomatis, terintegrasi dengan software akuntansi, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.