Seorang Admin HRD memberikan dukungan administratif dalam departemen Sumber Daya Manusia suatu organisasi. Tugas utama mereka termasuk membantu proses perekrutan, membantu membuat dan menjadwalkan pelatihan karyawan dan memasukkan catatan karyawan ke dalam database perusahaan.
Human Resource (HR) atau biasa disebut sumber daya manusia (SDM) sendiri adalah departemen penting di sebagian besar bisnis, dan ada berbagai pekerjaan di bidang SDM yang dapat disesuaikan dengan keahlian yang berbeda.
Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan apa itu admin HRD beserta dengan tugas dan juga skill yang dibutuhkan untuk menjadi admin HRD yang baik.
Apa yang Dimaksud dengan Admin HRD?
Admin HRD adalah seorang profesional yang mengelola operasi SDM untuk suatu organisasi.
Mereka dapat menegosiasikan dan mengelola tunjangan dan kompensasi, mendokumentasikan proses perekrutan, menetapkan dan mengkomunikasikan kebijakan internal, dan memastikan organisasi tetap mematuhi peraturan ketenegakerjaan dan pengupahan di Indonesia.
Tanggung jawab mereka dapat bervariasi, tergantung pada perusahaan mereka, tetapi para profesional ini biasanya menangani sebagian besar kebutuhan administratif departemen SDM, sementara anggota tim yang lebih senior, seperti direktur SDM, mengawasi keputusan strategis.
Di beberapa organisasi, admin HRD mungkin juga memiliki beberapa tanggung jawab manajerial.
Lingkungan kerja admin HRD
Sebagian besar admin HRD bekerja di lingkungan kantor, melakukan tugas sehari-hari mereka di komputer.
Beberapa admin HRD menghadiri acara-acara seperti bursa kerja atau mengunjungi perguruan tinggi dan universitas untuk membantu dalam upaya perekrutan.
Para profesional ini biasanya bekerja pada jam kantor standar pada hari kerja, meskipun sesekali lembur dapat terjadi di beberapa posisi.
Baca juga: 360 Degree Feedback: Pengertian Lengkap dan Contoh Pertanyaannya
Tugas dan Tanggung Jawab Admin HRD
Setiap admin HRD memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, tergantung pada industri dan organisasi mereka. Namun, itu juga tergantung pada apakah mereka bekerja penuh waktu atau paruh waktu.
Namun demikian, setiap peran admin HRD melibatkan administrasi kebijakan perusahaan, mengevaluasi hubungan karyawan, manajemen data, dan manajemen sumber daya manusia, bersama dengan HR manager.
Beberapa tanggung jawab utama yang harus diawasi oleh administrator sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
- Mengatur dan memelihara catatan personalia, memasukkan data baru, dan memperbarui data karyawan sebelumnya dalam database SDM internal.
- Meninjau, merevisi, dan memperbarui kebijakan perusahaan.
- Menyiapkan berbagai dokumen SDM, termasuk panduan perekrutan baru, kontrak kerja, daftar kompensasi, dan banyak lagi.
- Membantu perekrut, tim akuisisi talenta, dan staf SDM lainnya dengan berbagai aktivitas, seperti orientasi rekrutmen baru.
- Menjadi titik kontak pertama dengan mitra eksternal, seperti vendor asuransi, untuk memastikan kepatuhan hukum.
- Menjawab setiap pertanyaan karyawan tentang orang atau masalah terkait SDM, dan membantu mereka menyelesaikannya secara internal, jika memungkinkan.
- Membuat presentasi dan laporan rutin tentang metrik SDM, seperti tingkat perputaran, tingkat retensi, dan lainnya.
- Mengatur akomodasi perjalanan dan mengurus formulir pengeluaran dengan berkomunikasi antar departemen.
- Membantu departemen penggajian dengan memberikan informasi terkini tentang semua karyawan, termasuk cuti sakit, cuti, jam lembur, jadwal kerja, dan banyak lagi.
- Berperan aktif dalam proyek-proyek SDM, seperti job fair, rekrutmen, dan banyak lagi.
- Mengelola dan menjalankan perangkat lunak HRIS organisasi, dan memastikannya diperbarui.
- Membantu HR manager dalam mengelola dan mengadministrasikan anggaran SDM.
Daftar tugas di atas hampir tidak lengkap karena organisasi yang lebih besar dengan kebutuhan sumber daya manusia yang lebih kompleks harus menambahkan lebih banyak tanggung jawab ke dalam deskripsi pekerjaan.
Baca juga: Perbedaan PPh 21 dan 23 yang Harus Diketahui HR
Keterampilan apa yang Dibutuhkan oleh Seorang Admin HRD?
Berikut ini beberapa keterampilan yang mungkin berguna dalam profesi ini:
Komunikasi
Dalam peran ini, Anda mungkin menafsirkan dan menjelaskan kebijakan dan peraturan, membuat materi instruksional, membantu pelatihan dan menjawab pertanyaan karyawan, sehingga keterampilan komunikasi bisa sangat membantu.
Keterampilan berorganisasi
Jika Anda dapat menyimpan catatan yang teliti, mengkoordinasikan jadwal dan menyimpan file secara teratur, Anda mungkin akan berkembang dalam karier ini.
Keterampilan teknis
Memahami cara menggunakan perangkat lunak HRIS dan alat manajemen data dapat membuat Anda menjadi kandidat yang menarik untuk pekerjaan admin HRD.
Misalnya dengan kemajuan teknologi yang berkembang pesat seperti saat ini, pastikan seorang admin HR menguasai software payroll dan sistem HRIS yang modern.
Salah satu software HR dan payroll yang banyak digunakan oleh banyak bisnis di Indonesia dan bisa Anda gunakan dalam proses pengelolaan HR yang lebih baik adalah Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HRIS yang sangat mudah digunakan, memiliki harga terjangkau, dan telah digunakan oleh banyak perusahaan dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Etika
Sebagian besar organisasi mengharapkan para profesional SDM untuk menjaga kerahasiaan informasi rahasia, bertindak dengan kesopanan, dan membuat keputusan etis yang mencerminkan baik pada perusahaan dan melindungi hak-hak karyawan.
Baca juga: Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi
Apa Perbedaan Antara Admin HRD dan Koordinator HR ?
Meskipun kedua profesi ini mungkin terdiri dari beberapa tugas yang sama, namun ada juga perbedaan di antara keduanya.
Admin HRD mungkin memiliki tanggung jawab kepemimpinan, dan biasanya merupakan peran yang lebih senior.
Seperti halnya admin HRD, koordinator SDM mengelola operasi harian untuk tim SDM, tetapi tugas mereka sering kali terbatas pada tugas-tugas administratif.
Anda dapat mempertimbangkan bekerja sebagai koordinator SDM sebelum mengejar pekerjaan sebagai admin HRD.
Baca juga: HR Recruiter: Pengertian dan Tanggung Jawabnya
Hal Lain yang Perlu Anda Ketahui Tentang Jobdesk Admin HRD
Apakah Admin HRD memiliki tanggung jawab yang berbeda di industri yang berbeda?
Peran Admin HRD akan tetap sama di sebagian besar industri. Namun, industri akan mempengaruhi kebijakan dan prosedur yang diharapkan untuk mereka ketahui dan terapkan.
Misalnya, seorang Admin HRD di rumah sakit harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang hukum kesehatan dan bagaimana industri medis beroperasi dalam hal nilai gaji, liburan dan pensiun.
Bagaimana Anda bisa membuat deskripsi tugas pekerjaan Admin HRD yang baik?
Buatlah daftar elemen kompetitif yang membuat perusahaan Anda unik seperti gaji, pensiun, peluang pelatihan dan pengembangan, opsi kerja yang fleksibel, dan hari libur.
Soroti lingkungan kerja yang akan mereka harapkan untuk membantu mengembangkan dan menjunjung tinggi sebagai anggota departemen SDM Anda.
Baca juga: Tugas HRD dan Kualifikasi HRD yang Wajib Anda Ketahui
Apa yang harus Anda cari dalam CV Admin HRD?
Seorang admin HR menangani tugas-tugas yang membutuhkan ketelitian luar biasa, seperti penggajian dan melacak ketidakhadiran karyawan. Oleh karena itu, CV tanpa kesalahan tata bahasa adalah cerminan yang jelas dari perhatian mereka yang menyeluruh terhadap detail.
Selain itu, carilah CV yang memperluas keterampilan teknis mereka dan menyertakan software tertentu yang mereka kenal, seperti Gajihub, Kronos, Workday, Cornerstone dan ADP.
Ini adalah kesempatan bagi karyawan untuk menjelaskan bagaimana pengalaman kerja mereka sebelumnya telah mempersiapkan mereka untuk peran ini, jadi carilah pemahaman tentang bagaimana keterampilan yang dipelajari dalam pekerjaan mereka sebelumnya akan diterjemahkan ke organisasi Anda.
Kepada siapa seorang admin HRD melapor?
Ini akan tergantung pada ukuran dan hierarki perusahaan. Seorang HR Administrator di perusahaan kecil mungkin bekerja sendiri dan hanya perlu melapor kepada HR manager atau Manajer Kantor.
Admin HRD yang bekerja di perusahaan besar akan menjadi salah satu dari banyak karyawan di departemen Sumber Daya Manusia yang melapor kepada HR manager atau Direktur SDM.
Mereka mungkin harus melapor melalui update harian atau mungkin hanya dalam rapat mingguan, tergantung pada organisasinya.
Baca juga: Apa Itu HRD: Pengertian, Manfaat, dan Tips Suksesnya
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai admin HRD beserta tugas dan juga skill yang diperlukan untuk menjadi admin HRD profesional.
Seperti yang sudah kita bahas diatas, posisi ini memerlukan beberapa keterampilan agar bisa menyelesaikan tugas dengan benar dan efisien.
Salah satu hal yang perlu Anda kuasai jika ingin menjadi Admin HRD yang baik adalah dengan menguasai pengoperasian sistem HR modern, salah satunya software payroll dan HR Gajihub.
Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan payroll dan HRIS yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.